Aufsichtsdienst für die Bremer Bürgerschaft, V0194/2023, FHB - Bürgerschaft (Landtag)

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Vertrages ist die Durchführung eines kombinierten Empfangs-, Pforten-, Auf-sichts- und Kontrolldienst sowie Öffnungs- und Schließdienst, Telefondienst, Postdienst und Be-flaggung.
Dem AG ist daran gelegen, dass die Leistung von eingearbeitetem Stammpersonal wahrgenommen wird. Der AN setzt einen festen Kreis von max. 12 Mitarbeitern zur Erbringung der Leistung ein, die zu Beginn der Vertragslaufzeit eingearbeitet werden. Die Einarbeitung erfolgt durch Mitarbeiter des AG oder wird durch den AG sichergestellt.
Das zu erwartende jährliche Auftragsvolumen für die Empfangs-, Pforten-, Aufsichts- und Kontroll-dienstleistungen beträgt ca. 10.349 Stunden.
Bei der Umsetzung des Auftrags und dem Einsatz des Personals sind die sich aus den einschlägi-gen Gesetzen und Normen (z. B. DIN EN ISO 9001, DIN 77200-1, Gewerbeordnung, DGUV Vor-schrift 23, BewachV in der jeweils gültigen Fassung) ergebenden Anforderungen zu beachten. So-fern während der Vertragslaufzeit neue Regelungen in Kraft treten, die für die Leistungserbringung relevant sind, werden diese in den Vertrag mit einbezogen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Freie Hansestadt Bremen - Bremische Bürgerschaft - als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Dienstleistungsvertrages für Empfangs-, Pforten-, Aufsichts- und Kontrolldienst-leistungen zu vergeben.
Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen geeigneten Auftragnehmer (AN) für die Empfangs-, Pforten-, Aufsichts- und Kontrolldienstleistungen zu beauftragen.
Der Auftrag wird als Gesamtauftrag vergeben.
Das zu erwartende jährliche Auftragsvolumen für die Empfangs-, Pforten-, Aufsichts- und Kontroll-dienstleistungen beträgt ca. 10.349 Stunden.
Durch den Abschluss dieses Vertrages entsteht kein Anspruch des AN gegen den AG auf Abruf einer bestimmten Mindeststundenmenge. Zu erbringen ist der tatsächliche Bedarf.
Ortsbesichtigung:
Die Besichtigung der Räumlichkeiten "Haus der Bürgerschaft, Am Markt 20, 28195 Bremen sowie Teile des Gebäudes Börsenhof A, Am Dom 5A, 28195 Bremen" ist Voraussetzung für die Teilnahme am Ausschreibungsverfahren.
Angeboten werden Termine am 11.10.2023 von 08:00 Uhr bis 09:30 Uhr sowie am 12.10.2023 von 08:00 Uhr bis 09:30 Uhr. Die Teilnahme an der Objektbesichtigung ist auf maximal 2 Vertreter pro Bieter beschränkt, ebenso die max. Anzahl der Teilnehmer pro Termin. Interessenten treffen sich jeweils 10 Minuten vor dem vereinbarten Termin im Haus der Bürgerschaft. Für die Begehung ist ca. 1 Stunde einzuplanen. Details zur Begehung (Begehungsplan) werden Ihnen vor Ort ausgehändigt.
Zur Koordination der Besichtigungstermine, benötigt der AG die verbindliche Anmeldung zur Teil-nahme an der Objektbesichtigung per E-Mail an Anmeldung@buergerschaft.bremen.de bis 05.10.2023; 10:00 Uhr eingehend. Eine verbindliche Terminbestätigung erfolgt nach Anmeldung.
Der Vertreter des Bieters muss namentlich benannt werden und sich vor Ort ausweisen können.
Stellen Bieter bei der Ortsbesichtigung Tatsachen, Umstände, Mängel etc. fest, die für ihre Ange-botsabgabe von Bedeutung sind oder sein können, sind sie aufgefordert, entsprechende Fragen zu stellen. Fragen im Zusammenhang mit der Ortsbesichtigung sind innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss des Ortsbesichtigungstermins per E-Mail an
Ausschreibungsdienst@immobilien.bremen.de zu stellen und werden in Textform beantwortet und allen teilnehmenden Bietern zur Verfügung gestellt. Mündliche Auskünfte, Hinweise und/oder sons-tige Informationen an die Bieter während der Ortsbesichtigung von Vertretern des AG und/oder sonstigen Dritten sind unmaßgeblich und nicht verbindlich.
Als Nachweis über die Teilnahme an der Ortsbesichtigung ist die Anlage 3 "Nachweis Teilnahme an der Ortsbesichtigung" vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Angebot einzureichen.
Anzubieten ist ein Stundenverrechnungssatz für das einzusetzende Personal unter Beachtung des genannten Umfangs ab Ziffer 4 ff. in der Leistungsbeschreibung. Zuschläge für z. B. Nachtstunden (23:00 Uhr bis 06:00 Uhr), Sonntage und Feiertage sind gesondert anzugeben (Anlage 2 - Preis-blatt).
Mit Abgabe des Angebots ist anzugeben, ob Nachunternehmer zur Leistungserbringung eingesetzt werden, oder ob der Bieter sich bei der Leistungserbringung der Kapazitäten Dritter bedient - sog. Eignungsleihe. Nähere Informationen sind der Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 ff. zu entnehmen.
Im Falle von Bietergemeinschaften ist bereits mit Angebotsabgabe die vollständig ausgefüllte Er-klärung (Formblatt 234) einzureichen. Zusätzlich muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 1 - Eigenerklärungen zur Eignung) mit dem Angebot abgeben.
Der AG weist darauf hin, dass die nachträgliche Bildung von Bietergemeinschaften unzulässig ist und zum zwingenden Ausschluss eines von dieser Bietergemeinschaft abgegebenen Angebot führt.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag verlängert sich bis zu zwei Mal jeweils um ein weiteres Jahr, bis maximal 31.01.2028, sofern der AG jeweils mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit dem AN schriftlich mitteilt, dass er von der Verlängerungsoption Gebrauch macht.

Zusätzliche Informationen

Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen:
Bieter können Auskünfte zum Vergabeverfahren einholen. Entsprechende Fragen und Anfor-derung weiterer Informationen (Bieterfragen) sind ausschließlich in Textform über das Verga-beportal https://vergabe.bremen.de zu stellen, spätestens bis zum 18.10.2023.
Bis zu diesem Zeitpunkt eingereichte Fragen und Antworten werden in anonymisierter Form allen Bietern über die Internetseite, über die auch die Ausschreibungsunterlagen zum Download zur Verfügung gestellt werden, bereitgestellt. Die Bieter sind verpflichtet, diese Antworten bei der Erstellung, Kalkulation und Einreichung ihres Angebotes zu berücksichtigen.
Danach eingehende Fragen sind nicht mehr rechtzeitig nach § 20 Abs. 3 VgV gestellt und bleiben unbeantwortet. Die Vergabestelle wird die rechtzeitig gestellten Fragen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantworten.
Telefonisch eingereichte Fragen sind unzulässig und werden nicht beantwortet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die Anlage 1 "Eigenerklärungen zur Eignung" sowie -falls zutreffend- die entsprechenden Formblätter vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.
Mit Abgabe des Angebots ist anzugeben, ob Nachunternehmer zur Leistungserbringung eingesetzt werden, oder ob der Bieter sich bei der Leistungserbringung der Kapazitäten Dritter bedient - sog. Eignungsleihe (siehe Ziffer 2.2 ff. Rahmenvereinbarung). Dies gilt auch für Nachweise gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3).
Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Die gilt auch für Nachweise gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3).
Angaben zum Bieter (Firmenprofil) (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500,00 Euro belegt worden ist. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass ihr Unternehmen Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass Ihrem Unternehmen für die Ausführung der Leistungen erforderlichen
Beschäftigten zur Verfügung stehen (Formblatt 2).
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über den Nachweis der Eintragung im Berufs- oder
Handelsregister verfügt (nicht älter als 3 Monate). (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet (Formblatt 2)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die Anlage 1 "Eigenerklärungen zur Eignung" sowie -falls zutreffend- die entsprechenden Formblätter vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.
Eigenerklärung zum Umsatz Ihres Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das absehbare jährliche Rechnungsvolumen des vorgesehenen Angebotes nicht mehr als 1/3 des Geschäftsumsatzes meines Unternehmens ausmacht. (Formblatt 4)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: 2.500.000,00 Euro Personen- und Sachschäden pauschal; 250.000,00 Euro für Vermögensschäden, insbesondere nach gültigem Datenschutzrecht;
250.000,00 Euro für Abhandenkommen bewachter Sachen; 250.000,00 Euro Abhandenkommen Schlüssel/Codekarten; 250.000,00 Euro Bearbeitungs-/Tätigkeitsschäden und 2.500.000,00 Euro für Umwelthaftpflichtschäden (Formblatt 2)
oder
Eigenerklärung, dass das Unternehmen im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung ab-schließen wird, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: 2.500.000,00 Euro Personen- und Sachschäden pauschal; 250.000,00 Euro für Vermögensschäden, insbesondere nach gültigem Da-tenschutzrecht; 250.000,00 Euro für Abhandenkommen bewachter Sachen; 250.000,00 Euro Abhandenkommen Schlüssel/Codekarten; 250.000,00 Euro Bearbeitungs-/Tätigkeitsschäden und 2.500.000,00 Euro für Umwelthaftpflichtschäden
Eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen, ist mit dem Angebot einzureichen. (Formblatt 2)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die Anlage 1 "Eigenerklärungen zur Eignung" sowie -falls zutreffend- die entsprechenden Formblätter vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einreichen.
Eigenerklärung, dass dem Unternehmen für die Ausführung der Leistungen die erforderlichen Be-schäftigten zur Verfügung stehen. (Formblatt 2)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen die Anforderungen nach DIN 77200-1 erfüllt. (Formblatt 2)
Der Nachweis, dass die Anforderungen nach DIN 77200-1 erfüllt werden, kann mit einer aktuellen Zertifizierung nach EN-, DIN- und ISO-Normen oder gleichwertig, die den Mindestanforderungen nach DIN 77200-1 entsprechen bzw. andere geeignete Beweismittel, wie Prüfberichte anerkannter Stellen, erfolgen. Der Nachweis ist mit dem Angebot einzureichen.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem, z.B. EN ISO 9001 oder eine andere gleichwertige Bescheinigung verfügt. (Formblatt 2)
Die aktuellen Zertifikate /Nachweise/Bescheinigungen sind mit dem Angebot einzureichen.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) die drei angegebenen Referenzen mit den Anforderungen des AG zum Auftragsgegenstand "Empfangs-, Pforten-, Aufsichts- und Kontrolldienstleistungen" vergleichbar sind, u. a. unter Angabe des Auftragswertes und der Leistungsart. (Formblatt 3)
(Hinweis: "Vergleichbar" heißt nicht "gleich"; die Referenzen müssen sich aber auf Aufträge bezie-hen, die nach Art und Umfang dem ausgeschriebenen Auftrag inhaltlich entsprechen!) Um eine Vergleichbarkeit herstellen zu können, müssen die angegebenen Referenzobjekte folgende Mindestanforderung erfüllen:
• Erfahrungen mindestens im Bereich Empfangs-, Aufsichts- und Kontrolldienstleistungen gemäß den ausgeschriebenen Leistungsinhalten (Ziffer 4 ff. der Leistungsbeschreibung) in politischen, kulturellen, künstlerischen, religiösen Einrichtungen oder NGO’s (Nichtregie-rungsorganisationen), die auch für den Publikumsverkehr geöffnet sind.
Ohne Nennung von Referenzen, kann Ihre Eignung nicht überprüft werden. Für Sie als Bieter sollte sich die Notwendigkeit ergeben, die Einwilligung der Weitergabe der Kontaktdaten Ihrer Referenzen einzuholen. Ein Verweis auf die DSVGO entbindet Sie nicht von der Verpflichtung, Referenzprojekte anzugeben. Ohne Referenzen kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag nicht gewertet werden.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen im Besitz einer gültigen Erlaubnis nach § 34a Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) ist. Die entsprechenden Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen. (Formblatt 5)
Eigenerklärung, dass die Leitung des Betriebes oder der zuständigen Zweigniederlassung über den Sachkundenachweis nach § 34a Abs. 1 Satz 3 Nummer 3 bzw. Abs. 1a Satz 2 GewO in Verbindung mit §§ 9 bis 12 der Verordnung über das Bewachungsgewerbe verfügt. Die entsprechenden Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen. (Formblatt 5)
Eigenerklärung, dass die eingesetzten Personen zur Durchführung der ausgeschriebenen Tätigkei-ten über die folgenden Qualifikationsanforderungen verfügen (Grundanforderungen nach DIN 77200-1 Anhang A, Tabelle A.1)
• Nachweis der erfolgten Unterrichtung oder erfolgreich abgelegten Sachkundeprüfung nach § 34a GewO
Die entsprechenden Nachweise/Bescheinigungen sind mit dem Angebot einzureichen. (Formblatt 6)
Eigenerklärung, dass die zur Durchführung der ausgeschriebenen Aufgaben eingesetzten Mitarbei-ter über folgende Sprachkenntnisse verfügen:
• Deutsche Sprachkenntnisse: Muttersprache oder
• Fachkundige Sprachkenntnisse: Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen
Die entsprechenden Nachweise/Zertifikate/Bescheinigungen, dass die einzusetzenden Mitarbei-ter dem festgelegten Anforderungsprofil entsprechen sind mit dem Angebot einzureichen. (Formblatt 6)
Eigenerklärung, dass zur Erfüllung der Leistung nur geschultes und zuverlässiges Personal einsetzen wird und dass dieses Personal sozial- und rentenversicherungspflichtig beschäftigt wird.
Eigenerklärung, dass das eingesetzte Personal über die Qualifikation als Brandschutzhelfer verfügt.
Eigenerklärung, dass das eingesetzte Personal über die Qualifikation als Ersthelfer verfügt.
Die entsprechenden Nachweise/Zertifikate/Bescheinigungen sind mit dem Angebot einzureichen. (Formblatt 6)
Der AG behält sich vor, Nachweise zur beruflichen Qualifikation anzufordern wie z.B. die Bescheinigung der Sachkundeprüfung, Qualifikation als Brandschutz- und Ersthelfer.

1. Rügen sind ausschließlich an den unter I.1) genannten Auftraggeber zu senden.
2. Werden im Vergabeverfahren Bescheinigungen von Auftraggebern oder amtlichen Stellen gefordert, sind sie - soweit sie nicht in Deutsch verfasst wurden - inklusive einer beglaubigten deutschsprachigen Übersetzung einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

a) Ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB 2013 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht, kann einen Nachprüfungsverfahren gem. der §§ 160 ff GWB 2013 bei der unter VI.4.1 genannten Stelle einleiten.
b) der Antrag ist unzulässig, soweit
- der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vergabebekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
c) Die Ausführung zur Unzulässigkeit (vorstehend unter lit. b) gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein Nachprüfungsantrag gemäß § 160 GWB 2013 bei der unter VI.4.1) genannten Stelle gestellt werden. Bieter müssen Vergabeverstöße unver-züglich bei der unter I.1) genannten Vergabestelle unter Angabe der oben genannten Vergabenummer rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB 2013 informiert.