Auslesen von Abonnement-Bestellscheinen

Kurze Beschreibung

Die BVG benötigt Unterstützungsleistungen beim Auslesen von Abo-Bestellscheinen für den Zeitraum 01.02.2024 bis 31.01.2025 zzgl. Fortführungsoption bis maximal 31.01.2026
Zu den Aufgaben gehören u. a.:
- Erfassung und Plausibilisierung von Abo-Anträgen in Papierform und Übermittlung an den AG
- Erfassung und Plausibilisierung von Eingangspost zu Abonnements und Firmentickets und Übermittlung an den AG ("offene Post" und "erledigte Post")
- Erfassung und Plausibilisierung von "Papier"-Fotos und Übermittlung an den AG
- Einrichtung einer Webportallösung für Kunden-Fotos für bestimmte Tarifangebote sowie Hosting, Wartung und Weiterentwicklung dieser Webportallösung bis zur Einführung von "Abo Online"
- Einrichtung einer Webportallösung zum Upload von erforderlichen Nachweisen für bestimmte Tarifangebote sowie Hosting, Wartung und Weiterentwicklung dieser Webportallösung bis zur Einführung von "Abo Online" sowie für Massenaktionen
- Eine Android-App zur Erfassung von Kundenfotos für die Mitarbeiter des AGs sowie Wartung und Weiterentwicklung
- Prüfung von Abo-Anträgen bei einer Portallösung des AGs (externer Validator)

Beschreibung der Beschaffung

Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) sind das größte kommunale Nahverkehrsunternehmen Deutschlands. Als zukunftsorientiertes Unternehmen möchte die BVG ihren Kunden hinsichtlich der Bereitstellung von Abonnements einen bestmöglichen Service anbieten. Hierzu bieten wir unseren Kunden neben der beiden Antragsstellungsvarianten Papier und Online auch die tariflich zwingend erforderliche Möglichkeit, Fotos und Nachweise sowohl auf dem papiergestützten als auch auf dem elektronischen Weg zu übergeben.
Für diese Leistung wird im Rahmen der Ausschreibung ein Dienstleister gesucht. Stand 31.12.2022 gab es bis zu rund 1,1 Mio. Abonnenten. Aufgrund der attraktiven Tarifangebote ist die Tendenz weiter steigend.
Die Datensätze müssen überwiegend durch einen externen Dienstleiter erfasst werden.
Der AN hat folgende Dienstleistungen zu erbringen:
1. Erfassung und Plausibilisierung von Abo-Anträgen in Papierform und Übermittlung an den AG
2. Erfassung und Plausibilisierung von Eingangspost zu Abonnements und Firmentickets und Übermittlung an den AG ("offene Post" und "erledigte Post")
3. Erfassung und Plausibilisierung von "Papier"-Fotos und Übermittlung an den AG
4. Einrichtung einer Webportallösung für Kunden-Fotos für bestimmte Tarifangebote sowie Hosting, Wartung und Weiterentwicklung dieser Webportallösung
5. Einrichtung einer Webportallösung zum Upload von erforderlichen Nachweisen für bestimmte Tarifangebote sowie Hosting, Wartung und Weiterentwicklung dieser Webportallösung sowie für Massenaktionen
6. Eine Android-App zur Erfassung von Kundenfotos für die Mitarbeiter des AGs sowie Wartung und Weiterentwicklung
7. Prüfung von Abo-Anträgen bei einer Portallösung des AGs (externer Validator)
Der Vertrag wird zunächst für den Zeitraum ab 01.02.2024 bis zum 31.01.2025 abgeschlossen, Die BVG kann den Vertrag um maximal weitere zwölf (12) Monate verlängern bis zum 31.01.2026.
Die weiteren Details zum Auftragsgegenstand sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehenden Angaben/Erklärungen/Nachweise sind von den Bewerbern (der Begriff Bewerber wird als Synonym auch für Bewerbergemeinschaften (BewGe) verwendet), von jedem Mitglied einer etwaigen BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nachunternehmern (NU)/ Unterauftragnehmern sowie für etwaige Eignungsleihgeber vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Soweit Eigenerklärungen verlangt werden, hat der Bewerber auf Verlangen weitere Nachweise vorzulegen.
1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis (z.B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als 3 Monate ist.
2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen des Unternehmens.
3. Eigenerklärungen gem. §§ 123, 124 GWB, § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG und § 98 c AufenthG Eigenerklärungen gemäß § 19 Abs. 1 und Abs. 3 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG).
4. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im Wettbewerbsregister (gemäß Wettbewerbsregistergesetz) vorliegt.
5. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, s. VI.3. Ziff. 5.
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB wird der Auftraggeber Angaben der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen. Etwaige Angaben hierzu kann der Bewerber in einer fomlosen Anlage dem Teilnahmeantrag beifügen.
Für die geforderten Angaben gemäß Ziffer III.1. stellt der Auftraggeber Formulare zur Verfügung, die von den Bewerbern genutzt werden sollen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Unternehmensreferenz des Bewerbers über vergleichbare
Leistungen
Mit dem Teilnahmeantrag müssen folgende Unterlagen eingereicht werden:
1 geeignete Referenz ab 01.01.2020,
die Erfahrung in Bestückung von Werbeanlagen in/an Haltestellen in einer deutschen Stadt mit mindestens 1.000.000 Einwohnern in den Jahren 2020-2022
belegen;
Zu der Referenz sind folgende Informationen anzugeben:
a) Name und Adresse des Auftraggebers; eine Aufforderung
zur Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit
Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten;
b) Zeitraum der Leistungserbringung
c) Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen insb.
unter o. g. Angabe (III.1.3 Vergleichbarkeit der Projekte), um
die Vergleichbarkeit mit den vorliegend ausgeschriebenen
Leistungen beurteilen zu können,
d) Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen,
e) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung,
mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen
Unternehmen erbracht wurden, sowie ggf. Angabe des
Eigenleistungsanteils. Wurden die Leistungen nicht vollständig
als Eigenleistung erbracht, so ist anzugeben, welche
Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden.
Nur diese werden bei der Eignungsprüfung berücksichtigt.
Referenzen ab 30.10.2020 (nicht älter als drei Jahre):
• mindestens 1 Referenz über Aufträge, die das Scannen und Plausibilisieren von Dokumenten beinhaltet
• mindestens 1 Referenz über Aufträge, die die Entwicklung von Datenbankanwendungen zur Prozesssteuerung und -bearbeitung beinhaltet
• mindestens 1 Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer öffentlich zugänglichen Webseite beinhaltet, davon mindestens eine mit der Möglichkeit, datenschutzrelevante Daten zu erfassen und Dateien hochzuladen.
• mindestens eine Referenz aus dem Bereich ÖPNV
Referenzen ab 30.10.2018 (nicht älter als fünf Jahre):
• mindestens eine Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer Android-App mit externem datenschutzkonformen Datenbankzugriff beinhalten
• mindestens eine Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer Android-App zur Erfassung, Bearbeitung und Versand von Bildern beinhalten
• mindestens eine Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer Windows-Anwendung mit externem datenschutzkonformen Datenbankzugriff beinhaltet
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Referenzen ab 30.10.2020 (nicht älter als drei Jahre):
• mindestens 1 Referenz über Aufträge, die das Scannen und Plausibilisieren von Dokumenten beinhaltet
• mindestens 1 Referenz über Aufträge, die die Entwicklung von Datenbankanwendungen zur Prozesssteuerung und -bearbeitung beinhaltet
• mindestens 1 Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer öffentlich zugänglichen Webseite beinhaltet, davon mindestens eine mit der Möglichkeit, datenschutzrelevante Daten zu erfassen und Dateien hochzuladen.
• mindestens eine Referenz aus dem Bereich ÖPNV
Referenzen ab 30.10.2018 (nicht älter als fünf Jahre):
• mindestens eine Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer Android-App mit externem datenschutzkonformen Datenbankzugriff beinhalten
• mindestens eine Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer Android-App zur Erfassung, Bearbeitung und Versand von Bildern beinhalten
• mindestens eine Referenz über Aufträge, die die Entwicklung einer Windows-Anwendung mit externem datenschutzkonformen Datenbankzugriff beinhaltet
Die Bestätigungen und Nachweise der Erfüllung der Mindestanforderungen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
- Nachweis über tiefgehende Kenntnisse bzgl. Verschlüsselungstechniken
- Nachweis einer ISO 9001-Zertifizierung
- Nachweis über die Zulassung zum ExtraNet-Verfahren der deutschen Bundesbank

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung vor, die Bewerber aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge inhaltlich prüfen. Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall zum Ausschluss.
Im Übrigen zu Kooperationsformen: s. VI.3 Ziff. 5 und 6.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Der AN hat gem. Frauenförderverordnung während des Auftrags Maßnahmen zur Frauenförderung durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung iSd Frauenförderverordnung abzugeben. Der AG stellt hierzu ebenfalls ein Formular zur Verfügung.
- Darüber hinaus hat der AN die Vorgaben nach dem BerlAVG zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe, insbesondere zum vergaberechtlichen Mindestlohn, zu berücksichtigen.
Der AN hat sicher zu stellen, dass das Verbot des Art. 5k VERORDNUNG (EU) Nr. 833/2014 während der gesamten Vertragslaufzeit eingehalten wird.
Für die gesamte Vertragsdurchführung ist die Kommunikation in deutscher Sprache sicher zu stellen.

1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und unterliegt neben dem GWB und der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) des Verhandlungsverfahrens begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren ITD2-0643-2023 bewerben. Das ausgefüllte AI Leistungsverzeichnis ist erst mit dem Angebot einzureichen.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform AI (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme u. des Aktenzeichens ITD2-0643-2023 zu erfolgen. Die Bewerber haben Fragen über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform dem AG zu stellen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 25.10.2023 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bewerberfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Plattform AI veröffentlichen. Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen für die Erstellung der Teilnahmeanträge/Angebote die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Der AG weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
5. Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1): Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen; Mitglieder einer BewGe dürfen sich nicht mehrfach, entweder in einer weiteren BewGe oder als Einzelbewerber um die Teilnahme bewerben.
Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer BewerberGe für jedes Mitglied der BewGe separat vorzulegen.
Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat darüber hinaus zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Weiterhin ist von den Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf Anlagen verwiesen werden.
6. Beabsichtigt der Bewerber sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter / Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet.
Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben /Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
7. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die Vergabeplattform gem. I.1 herunterzuladen.
Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich. Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
Mit dem Teilnahmeantrag müssen alle notwendigen Unterlagen/ Nachweise (s. Ziffer III.1) eingereicht werden.
8. Voraussichtliche Frist für die Einreichung der Erstanagebote: 20.11.2023, 12:00 Uhr
Der Bieter hat als Teil seines Angebots das ausgefüllte Leistungsverzeichnis einzureichen. In diesem hat er auszuweisen, wie er die Leistungsanforderungen erfüllt; ggf. ist dies durch entsprechende Erläuterungen zu ergänzen, soweit dies im
Leistungsverzeichnis vorgesehen ist. Auf die entsprechende Stelle im Angebot ist zu verweisen. Erfüllt der Bieter die Leistungsbeschreibung
(Mindestanforderungen der BVG) nicht, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Die BVG behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen.
Sofern die BVG Verhandlungen durchführt, wird die BVG den Bieterkreis aufgrund einer ersten Auswertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien reduzieren und nur die drei bestplatzierten bzw. die darüber hinausgehend punktgleichen Bieter zum Verhandlungsgespräch einladen.
Mögliche Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der Zeit vom 04.12.-06.12.2023 statt.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen drei Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.
9. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.