Ausschreibung Leadagentur für das Landesmarketing Thüringen und die Öffentlichkeitsarbeit des Thüringer Ministeriums für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG)

Titel

Ausschreibung Leadagentur für das Landesmarketing Thüringen und die Öffentlichkeitsarbeit des Thüringer Ministeriums für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG)
THÜRLM-2023

Kurze Beschreibung

Im Wege einer Rahmenvereinbarung mit dem Freistaat Thüringen, vertreten
durch das Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale
Gesellschaft (TMWWDG), soll eine Leadagentur beauftragt werden,
Kommunikations- und Marketingmaßnahmen für das Landesmarketing und die Öffentlichkeitsarbeit des TMWWDG nach
Briefing und Vorgabe des zuständigen Referats im TMWWDG zu konzipieren und
umzusetzen. Für die Erbringung einzelner und regelmäßiger Grundleistungen
durch den Auftragnehmer wird ein monatliches Basishonorar für 240 Agenturstunden (220 für das Landesmarketing und 20 für die Öffentlichkeitsarbeit) vereinbart. Darüber hinausgehende
Leistungen werden durch Einzelaufträge beauftragt. Ansprüche auf ein
bestimmtes Auftragsvolumen oder die Erteilung einer bestimmten Zahl von
Einzelaufträgen bestehen nicht.

Beschreibung der Beschaffung

Das Landesmarketing bildet das Dach über allen Marketingaktivitäten des Freistaats Thüringen und verfolgt das Ziel, ein positives Image des Freistaats als Lebens- und Arbeitsmittelpunkt zu bilden. Darunter finden sich Säulen des Marketings, die auf konkrete Themen, Fachbereiche und Zielgruppen ausgerichtet sind. Die wichtigsten sind das Tourismusmarketing, das von der Thüringer Tourismus GmbH (TTG) verantwortet wird und das Investorenmarketing, das bei der Thüringer Landesentwicklungsgesellschaft mbH (LEG) verankert ist. TTG und LEG sind Landesgesellschaften.
Die Öffentlichkeitsarbeit des TMWWDG unterscheidet sich hinsichtlich Zielgruppen und Themen insofern vom Landesmarketing, als dass sich die Inhalte der Öffentlichkeitsarbeit aus dem politischen Handeln der Hausleitung des TMWWDG ableiten. Kommuniziert wird u.a. über Veranstaltungen, kleinere Kampagnen, Publikationen, Merchandising. Die Zielgruppe der Öffentlichkeitsarbeit des TMWWDG sind alle Bewohner in Thüringen.
Die Aufgaben erfordern ein breites Agenturprofil, das Arbeitsweisen, Fähigkeiten und Fachexpertise in besonderem Maße notwendig machen wird.
U. a. ergeben sich folgende Anforderungen:
- Strategische Planung und Konzeption von Werbe- und Marketingmaßnahmen sowie die dazugehörige Beratung im Sinne integrierter, crossmedialer Kommunikation. Besonderes Augenmerk liegt auf einer geeigneten, fortlaufenden Dokumentation aller Maßnahmen.
- Konzeption und Entwicklung von Kommunikations- und Werbemitteln in tarifgebundenen analogen und/oder digitalen Medien: Anzeigen, Plakate, Banner, Bewegtbild (Trailer, Spots), Podcasts, Apps etc.; inklusive Kreation, Umsetzung und Herstellung.
- Konzeption von Kommunikations- und Werbemitteln in tarifungebundenen Medien, wie Broschüren, Videos und Filme, Ausstellungs- und Informationstafeln, Kongress- und Messegestaltung; inklusive Kreation, Umsetzung bzw. Herstellung.
- Unterstützende Betreuung der Social-Media-Kanäle einschließlich der redaktionellen Pflege, Reporting sowie der Beauftragung von Influencern und Content Creatoren.
- Content Marketing inkl. Content-Erstellung im Rahmen von Kooperationen mit externen Partnern.
- Veranstaltungsmanagement: Konzeption und Organisation von Veranstaltungen inkl. Veranstaltungsbranding; Zeit-, Raum-, Regie- und Ablaufpläne sowie Veranstaltungsorganisation, -begleitung und -überwachung.
- Messekonzeption, Messebau sowie -gestaltung und Organisation für Gemeinschaftsstände des Freistaates auf internationalen Messen sowie Ausstellungsstände auf Veranstaltungen mit Betreuung vor Ort.
- Barrierefreies, responsives Webdesign und laufende Pflege und Betreuung der Website www.das-ist-thueringen.de.
- Mediaanalysen und Mediastrategie für On- und Offline-Kanäle sowie Ausarbeitung von Einschalt-, Termin-, Kosten- und Motivverteilungsplänen sowie Einkauf und Abwicklung von Einschaltaufträgen.
- Research-Maßnahmen und Analysen sowie Meinungsforschung zur Klärung bestimmter Sachverhalte und für die Orientierung von Marketing- und Werbemaßnahmen.
- Gesamtes Portfolio der Kreation: visuelle Gestaltung, Text, Fotografie, Bewegtbild und Grafik.
- Artbuying: Auswahl bzw. Vorschläge, Klärung sowie Einkauf von Nutzungsrechten in Anpassung auf die Anwendung sowie Betreuung der Bilddatenbank.
- Referenzen auf dem Feld des innovativen Standort-, Landes- und Regionalmarketings.
- Verständnis für spezifische Strukturen und Abläufe in Behörden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot ist zu erklären, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB
vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen,
sind nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung des
Absehens vom Ausschluss nach § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über
fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der
Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.
Gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1
Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 ist es verboten,
öffentliche Aufträge an die darin definierten Personen, Organisationen oder
Einrichtungen zu vergeben. Mit dem Angebot ist daher zu erklären, ob die am
Auftrag beteiligten Personen zu dem ausgeschlossenen Personenkreis gehören.
- Im Falle der Ausübung einer gewerblichen Tätigkeit ist eine gültige Gewerbean- bzw. -ummeldung/Gewerbeerlaubnis in Kopie im pdf-Format einzureichen,
entfällt bei freiberuflicher Tätigkeit.
- Es darf kein Eintrag in den Finanz-Sanktionslisten der EUSanktionsverordnungen zur Bekämpfung des Terrorismus und zur Durchsetzung von Embargos (EG) Nr. 881/2002, (EG) Nr. 753/2011 sowie (EG) Nr. 2580/2001 (https://www.finanz-sanktionsliste.de/fisalis/) vorliegen. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung.
- Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern nachgekommen
sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage einer Bescheinigung in Steuersachen
vom Finanzamt nicht älter als 01.05.2023.
- Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur
Sozialversicherung nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage
einer Bescheinigung der Krankenkasse nicht älter als 01.05.2023,
im Falle von mehreren Beschäftigten von der Krankenkasse, bei der die meisten
Beschäftigten versichert sind.
Die Erklärungen und Nachweise nach III.1.1 bis III.1.3 sind vom Bieter, im Falle
einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. im
Fall von Drittunternehmen bei Eignungsleihe von jedem Drittunternehmen
einzureichen. Von Nachunternehmern sind Erklärungen und Nachweise nach III.
1.1 vorzulegen. Erklärungen und Nachweise nach III.1.1 bis III.1.3 können
alternativ durch den Nachweis einer gültigen Präqualifizierung oder -vorläufig-
durch Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbracht
werden, sofern diese die aufgestellten Anforderungen erfüllen.
Erklärungen und Nachweise nach III.1.1 bis III.1.3 sind im pdf-Format oder in
einem allgemein üblichen elektronisch lesbaren Format einzureichen.
Für ausländische Bieter: Mit dem Angebot ist zudem ein Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der
Bieter ansässig ist oder, wenn es in diesem Staat kein solches Register gibt, ein
anderer Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, z. B. durch eine
behördliche Bescheinigung; für Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat der
EU enthält Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU eine abschließende Aufzählung
der zulässigen Beweismittel (§ 44 Abs. 1 VgV) einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot ist der Jahresumsatz (brutto) des Geschäftsjahres 2022 anzugeben, bei Firmengruppen ist der Umsatz derjenigen juristischen Person anzugeben, die sich um den Auftrag bewirbt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Mit dem Angebot sind die in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen im Bereich Marketing anzugeben. Dabei sind der Zeitraum der Leistungserbringung, der Inhalt der Leistungen, der Empfänger der Leistungen und der Wert der Leistungen zu benennen.
- Mit dem Angebot ist die Anzahl der zur Verfügung stehenden Fachkräfte in den Bereichen Beratung, Online- und Social-Media-Bereich, Grafik, Projektmanagement, Redaktion anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es gelten die ergänzenden Vertragsbedingungen gemäß §§ 10, 11, 12, 15, 17, 18
Thüringer Vergabegesetz.
- Für die Projektleitung bzw. den Ansprechpartner auf Seiten des Auftragnehmers gilt darüber hinaus zwingend folgende sprachliche Qualifikationsanforderung: Deutsch - verhandlungssicher in Wort und Schrift. Im Text- und Redaktionsbereich müssen Muttersprachler zur Verfügung stehen.
- Weiterhin muss das mit der Auftragsausführung zu betrauende Personal zwingend einschlägige Qualifikationen und Erfahrungen aufweisen und namentlich benannt werden. Zudem ist der Bieter verpflichtet, den Auftrag durch das benannte Personal oder vergleichbar qualifiziertes und erfahrenes Personal auszuführen.
Die Nichterfüllung der o. a. Anforderungen führt zum Ausschluss des Angebotes.

1.) Für die Erstellung des Angebotes (= Angebotsschreiben und Anlagen) sind die in
den Vergabeunterlagen vorgegebenen Vordrucke zwingend zu verwenden. Werden
die zur Verfügung gestellten Vordrucke nicht verwendet, muss das Angebot
ausgeschlossen werden. In den Vordrucken sind alle gelb bzw. blau hinterlegten
Textfelder, soweit erforderlich, auszufüllen. Erfüllen das Angebotsschreiben nebst
aller Anlagen und/oder die nachzufordernden Formblätter zum Thüringer
Vergabegesetz nicht mindestens die Textform (mit fortgeschrittener oder
qualifizierter elektronischer Signatur auch möglich) und/oder ist das
nachzufordernde Formblatt „Verpflichtung zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen
(§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)“ zudem nicht vollständig
ausgefüllt, muss das Angebot ausgeschlossen werden.
2.) Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in
fremder Sprache eingereicht wird, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich
bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung in
Kopie als pdf-Format oder in einem allgemein üblichen elektronisch lesbaren
Format beizufügen. Sämtlicher Schrift- und Geschäftsverkehr mit der Vergabestelle
ist in deutscher Sprache zu führen.
3.) Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters sind nicht anwendbar.
4.) Das Angebot ist mindestens in Textform ausschließlich und vollständig
elektronisch über die eVergabe-Plattform einzureichen. Eine Einreichung des
Angebots per Telefax oder in mündlicher, fernmündlicher, schriftlicher oder
anderweitiger elektronischer Form als über die Plattform ist nicht zugelassen.
5.) Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bieters Unklarheiten,
Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat er unverzüglich vor
Angebotsabgabe in Textform ausschließlich über die Plattform www.evergabeonline.
de darauf hinzuweisen. Fragen zu den Vergabeunterlagen und zum
Vergabeverfahren sind in Textform ausschließlich über die Plattform bis spätestens
8 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist zu richten. Direkt übermittelte oder
später eingehende Anfragen können unberücksichtigt bleiben.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren
nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist nach § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse
an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in
seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von
Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem
Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein
Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften
vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der
Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder
zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer
Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags
nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam,
wenn der öffentliche Auftraggeber
- gegen § 134 verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im
Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund
Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt
werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen
nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den
öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später
als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der
Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt
gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30
Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe
im Amtsblatt der Europäischen Union.