Ausschreibung über die Rahmenvereinbarung von Steuerberatungsdienstleistungen für die ZRR GmbH

Beschreibung der Beschaffung

Gesucht wird eine Steuerberatungskanzlei mit Erfahrung in der Beratung öffentlicher Unternehmen und im Fördergeschäft. Die Auftragsbausteine sind:

1. Lohn- Finanzbuchhaltung, Steuerberatung und weitere Unterstützung
1.1. Vertretung bei der laufenden Lohn- und Finanzbuchhaltung in Ausnahmefällen (z.B. Krankheit) (inklusive aller Vor-, Haupt- und Nacharbeiten wie Stammdatenpflege und Anlage der Mitarbeiter)
1.2. Erstellung von Jahresabschlüssen (Bilanz, GUV, Anhang) einschließlich der Veröffentlichung im Bundesanzeiger Pauschale je Jahresabschluss (geschätzte Annahme: vier Jahresabschlüsse). Die Preisangabe ist ein Festpreis, selbst wenn sich die Berechnungsgrundlagen z.B. Gegenstandswerte ändern. Die Ausgaben der Veröffentlichung im Bundesanzeiger werden von der Zukunftsagentur selbst getragen.
1.3. Erstellung von Steuererklärungen (Körperschaft-, Gewerbe-, Umsatzsteuer einschließlich Entwicklung einer Steuerbilanz aus der Handelsbilanz). Die Preisangabe ist ein Festpreis, selbst wenn sich die Berechnungsgrundlagen z.B. Gegenstandswerte ändern.
1.4. Allgemeine Beratungs- und Unterstützungsleistungen z.B. Implementierung von der Anwendung von E-Rechnung in DATEV-Next; ggf. Beratung bei der Übernahme der Finanzbuchhaltung vom alten Steuerberater bzw. Übergabe an zukünftige Steuerberater im Falle einer Neuausschreibung
2. Digitale Anwendungen (z.B. lokale Installation oder Clouddienste), Systemumgebung und verbindliche DATEV-Vorgabe
Die Auftraggeberin verwendet ein zusammenhängendes DATEV-Gesamtsystem. Die in diesem Abschnitt genannten DATEV-Anwendungen sind deshalb verbindlich. Andere Softwareprodukte werden nicht zugelassen. Es handelt sich nicht nur um die Angabe eines Leitprodukts.
Der externe Wirtschaftsprüfer arbeitet ebenfalls mit DATEV und verfügt über einen eigenen Zugang. Die Zusammenarbeit erfolgt dadurch im selben Datenbestand und ohne zusätzlichen Datenexport.
Die Mitarbeitenden wurden für DATEV geschult. Die vorhandenen Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten bauen auf diesen Kenntnissen auf.
Das System für Zeitwirtschaft und das geplante Personalmanagementsystem werden gezielt über DATEV-Schnittstellen angebunden. Ein anderes Kernsystem würde Anpassungen, neue Schnittstellen oder manuelle Zwischenschritte erfordern.
Das bestehende Controlling- und Berichtssystem verarbeitet DATEV-Daten. Auch die Banking-Prozesse und der gesamte Rechnungslauf sind auf DATEV Unternehmen online und die nachgelagerten DATEV-Anwendungen abgestimmt.
Die betriebliche Altersvorsorge wurde mit erheblichem Aufwand in die bestehende Systemumgebung eingebunden. Ein erneuter Systemwechsel würde eine neue Einrichtung, Prüfung und Datenmigration erfordern.
Für die Lohnabrechnung wird DATEV LODAS einschließlich LODAS Öffentlicher Dienst benötigt. Die Anwendung stellt Standardtarife des öffentlichen Dienstes sowie aktuelle Tarif- und Besoldungstabellen bereit und unterstützt die tarifbezogene Abrechnung.
Ein Parallelbetrieb mit einem anderen Softwareanbieter oder ein vollständiger Systemwechsel ist während der Vertragslaufzeit nicht vorgesehen. Dies würde die vorhandenen Schnittstellen und den laufenden Betrieb beeinträchtigen. Hinzu kämen erhebliche Aufwände für Migration, Tests, Schulungen und die Umstellung interner und externer Prozesse.
Die Vorgabe betrifft nur die einzusetzende Software. Sie legt keine bestimmte Steuerberatungskanzlei fest. Jede geeignete Kanzlei kann ein Angebot abgeben, wenn sie die genannten DATEV-Anwendungen rechtmäßig bereitstellen, bedienen und unterstützen kann.
Der Auftragnehmer übernimmt die Bereitstellung der folgenden Anwendungen (ggf. auch im Unterauftrag z.B. bei DATEV oder DATEV-Schnittstellensoftwareanbietern) für die Vertragslaufzeit sowie die Unterstützung/Beratung bei unserer Software-Installation oder sonstigen vorgesehenen Einbindung über typische Windows-Notebooks mit mittlerer Leistungsperformance bzw. bei browserbasierter Anwendung (Internetbrowser Firefox). Die Zukunftsagentur verfügt über keine für diesen Zweck geeignete Server, weder im Gebäude noch in der Cloud.

1. virtueller Cloud-Server für das Hosting der DATEV Programmbausteine, die eine Serverumgebung benötigen (virtuelle Desktops mit Smart IT, für mind. 6 Mitarbeitende)
2. Anwendung DATEV Unternehmen Online mit Belegfreigabe Comfort und Auftragswesen Next (ggf. in Mittelstand Faktura enthalten)
3. Anwendung DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und Controlling Report für mind. 6 Mitarbeitende
4. Anwendung DATEV Lodas Comfort mit Daten-Analyse-System für 3 Mitarbeitende
5. Anwendung für alle Mitarbeitenden der Zukunftsagentur zur Einsichtnahme in die Gehaltsnachweise für 70 Mitarbeitende
6. Leistungen für eine zukünftig erweiterte Inventarverwaltung (insb. IT-Inventar). Über die Einführung und die verschiedenen Varianten der finalen Ausgestaltung ist noch nicht final entschieden worden. Die Varianten sollen nach Auftragsstart gemeinsam mit der Steuerkanzlei erörtert werden:
a. Schnittstellenberatung DATEV-API
b. DATEV Anlagenbuchführung Benutzerlizenz Einzelanwendung (1. Nutzende/r)
c. DATEV Anlagenbuchführung Benutzerlizenz Einzelanwendung (weitere Nutzende)
d. DATEV Basisdaten online- API "master-data:master-clients"
e. DATEV Rechnungswesen-API "accounting:dataexchange" (Jahrespauschale)
f. DATEV Rechnungswesen-API "accounting:dataexchange"(monatlicher Abschlag pro Bestand)
Die o.g. Positionen erfüllen derzeit vollumfänglich die dargestellten Aufgaben. Sofern Unsicherheiten bei der Kalkulation bestehen (unvollständige Information zu den aktuellen DATEV-Paketen), besteht vor Abgabe des Angebotes die Möglichkeit für Fragen über das Vergabeportal.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

• Sofern abseits der Software typische Steuerberaterleistungen extern beauftragt werden (anstelle eigener Mitarbeitenden): Eigenerklärungen über die Mitarbeitenden und die Kanzlei wie unter Gliederungspunkt 5 Angebotsdarstellung
• Erfahrung mit Mandaten des öffentlichen bzw. öffentlich geprägten Sektors:
Der Bieter muss über mindestens 10 abgeschlossene oder aktuell laufende Mandate im öffentlichen bzw. öffentlich geprägten Sektor verfügen.
Davon müssen mindestens:
o 5 Mandate mit Einrichtungen betreffen, die ganz oder teilweise aus öffentlichen Zuwendungen auf Grundlage von Zuwendungsbescheiden finanziert werden und
o 2 Mandate mit Einrichtungen in der Rechtsform einer GmbH betreffen

Eine Referenz kann mehrere der vorgenannten Anforderungen gleichzeitig erfüllen. z.B. darf eine kommunale GmbH, die gleichzeitig über einen Zuwendungsbescheid gefördert wird, für beide Gruppen benannt werden. Als Nachweis ist für jede Referenz mindestens anzugeben:
o Bezeichnung bzw. Beschreibung des Mandanten, (soweit datenschutzrechtlich zulässig ist der Referenzgeber namentlich zu nennen)
o Rechtsform (GmbH mit öffentlichen Gesellschafter) / öffentlicher bzw. öffentlich geprägter Status (z.B. Hochschule, AÖR, etc.)
o Zeitraum der Leistungserbringung (innerhalb der letzten 5 Jahre).

• Umfangreiche Erfahrungen im Bereich steuerberatende Tätigkeiten erläutert, z.B.
o Erfahrungen mit Lohnbuchhaltung nach öffentlichen Tarifen (insb. TV-L / TVÖD) (mind. 2 Mandanten)
o Erstellung von Jahresabschlüssen für nicht gewinnorientierte Einrichtungen (mind. 2 Mandanten)
o Beherrscht die Einrichtung/Konfiguration der genannten DATEV-Bausteine, (mind. 2 Mandanten)
o Anbindung von externer Software an Buchhaltungssystem (mind. 2 Mandanten)
o Erfahrungen mit der Einrichtung und Pflege von individuellen Kostenstellen/-trägern (mind. 2 Mandanten)
o Allgemeine Beratung -und Unterstützungsleistungen (mind. 2 Mandanten