Ausschreibung von Abschlussprüfungen nach Rahmenvertrag für den Jahresabschluss/Konzernabschluss der Auftraggeberin für 2023

Kurze Beschreibung

Abschlussprüfungen nach Rahmenvertrag für den Jahres-/ Konzernabschluss der Auftraggeberin für das Geschäftsjahr 2023 (mit Beauftragungsoptionen für die folgenden Geschäftsjahre bis maximal einschließlich 2027)

Beschreibung der Beschaffung

Die Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH, Leipzig, schreibt die Prüfung der Jahres-abschlüsse aller Konzerngesellschaften für das am 31. Dezember 2023 endende Geschäftsjahr aus.
Zu prüfen sind die Abschlüsse der nachfolgenden Gesellschaften, alle mit Sitz in Leipzig, für das Geschäftsjahr 2023 Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH:
- WSL Wohnen & Service Leipzig GmbH
- LWB Verwaltungsgesellschaft mbH
- LWB GmbH & Co. Immobilienverwaltungs KG
- KAV Kommunale Assekuranzvermittlung GmbH & Co. KG
- KAV Beteiligungsgesellschaft mbH
- LWB Modernisierungs- und Sanierungsgesellschaft mbH
- IVG Immobilienverwaltung Gohlis GmbH.
Die LWB ist als große Kapitalgesellschaft nach § 316 HGB prüfungspflichtig. Bei den Toch-tergesellschaften handelt es sich um freiwillige Prüfungen, wobei die Gesellschaftsverträge, unabhängig vom Erreichen der handelsrechtlichen Größenmerkmale, jeweils die Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse nach den Regeln für große Kapitalgesellschaften, d.h. einschließlich Anhang und Lagebericht, vorsieht. Bei der WSL Wohnen & Service Leipzig GmbH ist ferner die Einhaltung der Pflichten zur Rechnungslegung nach § 6b Abs. 3 EnWG zu prüfen.
Zu prüfen ist ferner der Konzernabschluss sowie der Konzernlagebericht der LWB für das Geschäftsjahr 2023.
Darüber hinaus ist bei allen Gesellschaften die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) zu prüfen. Dabei sind die in § 53 Abs. 1 Nrn. 1 und 2 HGrG aufgeführten Vorgaben zu Prüfung und Berichtsdarstellung zu beachten.
Im Jahres-/ Konzernabschluss zum 31. Dezember 2025 wird die Lageberichterstattung vo-raussichtlich erstmalig um eine noch nicht final regulatorisch umgesetzte Nachhaltigkeitsbe-richterstattung zu erweitern sein.
Die Prüfungen der Jahresabschlüsse und des Konzernabschlusses haben gemäß bzw. ent-sprechend §§ 317 ff. HGB und unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschluss-prüfung zu erfolgen.
Über das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses sowie des Lageberichtes/Konzernlageberichtes der genannten Gesellschaften ist in gesetzlichem Umfang gemäß § 321 HGB und über das Ergebnis der Prüfung gemäß § 53 HGrG ist in einem gesonderten Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses gemäß IDW Prüfungsstandard "Berichterstattung über die Erweiterung der Abschlussprüfung nach § 53 HGrG" (IDW PS 720) schriftlich zu berichten.
Die LWB sowie ihre Beteiligungsgesellschaften unterliegen den Regeln des "Leipziger Corpo-rate Governance Kodex, Richtlinien für Unternehmenssteuerung und Unternehmensführung der Stadt Leipzig", aktuell in der Fassung des Stadtratsbeschlusses vom 11. Dezember 2013. Alle Anforderungen, die sich daraus an den Jahresabschluss, an die Abschlussprüfung bzw. die Beauftragung der Abschlussprüfer ergeben, sind im hier ausgeschriebenen Leistungsum-fang enthalten.
Der Aufsichtsrat der LWB wird von der Möglichkeit Gebrauch machen, eigene Prüfungs-schwerpunkte zu benennen und mit dem Abschlussprüfer abzustimmen. Hierüber ist geson-dert zu berichten.
Der Geschäftsführung ist auf deren Wunsch über die Zwischenergebnisse nach Beendigung der Vorprüfung sowie über die Ergebnisse der (Haupt-)Prüfung des Jahresabschlusses im Rahmen einer Präsentation zu berichten.
Die Teilnahme des Abschlussprüfers an den Sitzungen des Aufsichtsrates und dessen Aus-schüssen sowie den Gesellschafterversammlungen zum Jahres-/Konzernabschluss der Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH sowie sein Bericht über die wesentlichen Er-gebnisse seiner Prüfungen sämtlicher Jahresabschlüsse wird vorausgesetzt.
Ein ggf. zu erstellender Management Letter ist der Geschäftsführung in einem Entwurfsstadi-um zur Verfügung zu stellen.
Die Beauftragung erfolgt zunächst für die Prüfung der Abschlüsse zum 31. Dezember 2023. Die Beauftragung stellt gleichzeitig eine Rahmenvereinbarung mit den Bedingungen für eine entsprechende Tätigkeit für die Geschäftsjahre 2024 bis 2027 dar. Ein Rechtsanspruch des Wirtschaftsprüfers auf die Beauftragung für die Geschäftsjahre 2024 bis 2027 ist ausge-schlossen.
Sämtliche mündliche und schriftliche Kommunikation bzw. Korrespondenz ist zwingend in deutscher Sprache zu führen. Dieses gilt auch für sämtliche im Rahmen des Auftrages abzu-fassenden Berichte.
Erwünscht ist darüber hinaus eine größtmögliche Konstanz im einzusetzenden Prüfungsteam.

Zusätzliche Informationen

Es handelt sich um eine elektronisch geführte Ausschreibung. Die Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform www.evergabe.de einzureichen, sämtliche Kommunikation ist ebenfalls über diese Plattform zu führen. Die Bieter haben sich eigenverantwortlich über Veröffentlichungen der Auftraggeberin im/zum Verfahren auf der Plattform zu informieren.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die geforderten Eigenerklärungen sowie die Abgabe des Angebotes sind, soweit vorhanden, die beigefügten Formulare der Auftraggeberin zu verwenden und ausgefüllt und, wo nötig unterzeichnet bzw. mit dem Namen des Erklärenden versehen, einzureichen. Notwendige Anlagen sind beizufügen. Mit dem Angebot sind zwingend einzureichen:
1. Nachweis der Bestellung zum Wirtschaftsprüfer oder Anerkennung als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
2. Nachweis einer aktuell gültigen Eintragung in einem Berufs-oder Handelsregister, soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaats am Sitz oder Wohnsitz des Bieters entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist
3. Eigenerklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung nach §§ 123 und 124 GWB begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt (Formular vorhanden).
4. Vorlage der Bescheinigung über die Teilnahme an der Qualitätskontrolle nach § 57 a der WPO und der Transparentsberichts (Link ausreichend) sowie Darstellung der internen Qualitätssicherungsmaßnahmen
5. Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Gleiches gilt für die Korrektur fehlerhafter Unterlagen. Ebenso behält sich die Vergabestelle vor, die Bestätigung der gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise bzw. Originale der eingereichten Scans zu verlangen.
6. Die Forderungen bezüglich der Gültigkeitsdauer von einem Jahr von Nachweisen und die Vorbehalte der Auftraggeberin/Vergabestelle gelten auch für die Ziffern III.1.2) und III.1.3).
7.Bei allen geforderten Nachweisen/Erklärungen/Darkegungen usw. handelt es sich um Mindestanforderungen und damit Ausschlusskriterien. Dies gilt auch für die Forderungen unter Ziffern III.1.2) und III.1.3).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die geforderten Eigenerklärungen sind - soweit vorhanden - die beigefügen Formulare zu verwenden.
Die konkreten Anforderungen bezüglich der geforderten Referenzen finden Sie im beigefügten Formular, welches für alle Referenzen zu verwenden ist.
8. Angabe der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre des Bieters aus der Abschlussprüfung von Unternehmen der Wohnungswirtschaft sowie der Gesamtumsätze dieses Zeitraums (Formular vorhanden)
9. Benennung mindestens einer Referenz des Bieters für seine Tätigkeit als Abschlussprüfer in Unternehmen der Wohnungswirtschaft, die nach HGB bilanzieren und über einen Bestand von > 10.000 Wohneinheiten verfügen (Formular vorhanden)
10. Benennung von mindestens 3 Referenzen des Bieters für seine Tätigkeit als Abschlussprüfer in Unternehmen mit kommunaler Beteiligung (Formular vorhanden)
11. Benennung des verantwortlichen Wirtschaftsprüfers (Entscheidungsträgers) inkl. mindestens einer Referenz für seine Funktion als verantwortlich zeichnender Wirtschaftsprüfer im kommunalwirtschaftlichen Bereich, vorzugsweise in Unternehmen der Wohnungswirtschaft mit einem Bestand von > 10.000 Einheiten (Formular vorhanden)
12. Darstellung des Prüfungsansatzes, siehe dazu auch Wertungskriterien für die Zuschlagserteilung
13. Darstellung der Kenntnisse im Umgang mit SAP bzw. ähnlich komplexen ERP-Systemen
14. Darlegung zum geplanter Einsatz von Experten für spezielle Prüfungsgebiete (Immobilienbewertung, IT, Steuern, Fördermittel/ Beihilfe, ESG-Fragen)
15. Vorstellung des Bewerbers/ des einzusetzenden Prüfungsteams: Namentliche Nennung von Manager/ Prüfungsleiter und ggf. Experten inkl. beruflicher Qualifikation, Dauer der Berufserfahrung und Erfahrung im Bereich der Wohnungswirtschaft , siehe dazu auch Wertungskriterien für die Zuschlagserteilung
16. Eigenerklärung zum Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung (Formular vorhanden)
17. Eigenerklärung , dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB bestehen (formular vorhanden)
18.Eigenerklöärung , dass keine Ausschlussgründe nach § 319 HGB vorliegen (Formular vorhanden)
19. Eigenerklärung nach 7.7.1 des Leipziger Corporate Governance Kodex (Formular vorhanden)

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Beschaffungsgegenstand sind Abschlussprüfungsleistungen, die eine umfassende Kenntnis des zu prüfenden Unternehmen, seines Geschäftsmodells und seiner wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen voraussetzen. Die im Fall eines Abschlussprüferwechsels unabdingbare Einarbeitung erfordert daher, sowohl auf Seiten des Prüfers als auch seitens des beauftragenden Unternehmen, entsprechende Einarbeitungszeiten und verursacht bei beiden erhöhten Aufwand. Daher soll die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung fünf Jahre betragen. Diese Zeitspanne ist mit 5 Jahren kürzer als die in Deutschland für die Prüferrotation üblicherweise vorgeschriebene (interne Rotation nach 7 Jahren, externe Rotation nach 10 Jahren, u.U. verlängerbar.).

Das Verfahren wird Präsentationen der Bieter im Zeitraum vom 12. - 16.06.2023 beinhalten. Um Vormerkung wird gebeten.
Bitte informieren Sie sich auch über die beigefügten "Wichtigen Hinweise zur Angebotsbearbeitung und dem Verfahrensablauf".

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind bei der unter Ziffer VI.4.1) benannten Stelle zu rügen. Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Absatz 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.