Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen
Das Beschaffungsvorhaben ist in der Leistungsbeschreibung (Kapitel I.2) detailliert beschrieben. Ziel ist - soweit wie möglich - die Nutzung eines einheitlichen Verfahrens in der Verwaltung und der verwaltungsweite Einsatz der ausgewählten DMS-Lösung mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung und Postkorb-Workflow-Funktionen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-09.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-09.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen”
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Das Beschaffungsvorhaben ist in der Leistungsbeschreibung (Kapitel I.2) detailliert beschrieben. Ziel ist - soweit wie möglich - die Nutzung eines...”
Kurze Beschreibung
Das Beschaffungsvorhaben ist in der Leistungsbeschreibung (Kapitel I.2) detailliert beschrieben. Ziel ist - soweit wie möglich - die Nutzung eines einheitlichen Verfahrens in der Verwaltung und der verwaltungsweite Einsatz der ausgewählten DMS-Lösung mit elektronischer Archivierung, Aktenverwaltung und Postkorb-Workflow-Funktionen.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 234 000 💰
1️⃣
Ort der Leistung: Mayen-Koblenz🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 56626 Andernach
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Stadtverwaltung Andernach sucht eine DMS-Lösung, die es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und gesetzeskonform aufzubewahren...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Stadtverwaltung Andernach sucht eine DMS-Lösung, die es ermöglicht, Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und gesetzeskonform aufzubewahren sowie die Verwaltung in der Bearbeitung von Verwaltungsprozessen zu unterstützen. Daher plant sie die Einführung der elektr. Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, die nach Testphase und den hier beschriebenen ersten Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Diese DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und –quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Auch muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb der gesamten Stadtverwaltung.
Zudem sollen Verwaltungsabläufe schlanker gestaltet werden (Prozessoptimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu können.
Die Einführung der neuen DMS-Lösung erfolgt in Teilschritten in einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung Andernach.
Die Zuschlagskriterien sind dem Verfahrensbrief zu entnehmen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerung für jeweils 12 Monate
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen (Datei Teilnahmewettbewerb)
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen (Datei Teilnahmewettbewerb)
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-09
10:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2024-02-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2024-07-31 📅
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2024/S 009-021819
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: I.3
Ort des zu ändernden Textes: Kommunikation
Alter Wert
Text:
“Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur
Verfügung unter:...”
Text
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur
Verfügung unter: https://www.supreport.de/E14681694
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.supreport.de/E14681694
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
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Text:
“Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur
Verfügung unter:...”
Text
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur
Verfügung unter: https://www.subreport.de/E14681694
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E14681694
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
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Quelle: OJS 2024/S 014-036036 (2024-01-15)