Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag

Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement

Gegenstand des Vergabeverfahrens
Anlass der Beratungsleistung
Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) sieht in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) einen Katalysator für die Digitalisierung der Verwaltung. So soll die Umsetzung des OZG nicht nur für die Etablierung von Onlinezugängen, sondern für die Digitalisierung der Prozesse insgesamt genutzt werden. Zielsetzung ist die Entwicklung medienbruchfreier digitaler Leistungsprozesse in der LHP, vom Eingang, über die Bearbeitung bis zum Aus-gang. Das heißt, im Rahmen der Umsetzung müssen neben dem Onlinezugang z.B. auch der Ausbau des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sowie digitale Archivierungsszenarien, Bezahlsysteme etc. berücksichtigt werden.
Um die Effekte der Digitalisierung im Hinblick auf Effizienz, Effektivität, Qualität und Nutzerorientierung realisieren zu können, ist eine Fokussierung auf die Prozesse erforderlich. In der Landeshauptstadt Potsdam sind Prozessverständnis und Prozessmanagementkompetenzen in den Organisationseinheiten und der Verwaltungskultur noch nicht durchgängig fest etabliert. Vor diesem Hintergrund baut die LHP gegenwärtig ein standardisiertes, zentrales Geschäftsprozessmanagement auf. Bis zum Beginn der Durchführung der im folgenden skizzierten Beratungsleistungen werden die Grundlagen geschaffen sein in Form eines verbindlichen Regelwerkes (Prozessmanagementhandbuch bzw. Dienstanweisung Prozessmanagement) sowie einer Softwareunterstützung auf Basis der BPMN 2.0 (Business Process Management Software (BPMS) "PICTURE-Prozessplattform").
Der digitale Reifegrad der Fachbereiche der Landeshauptstadt Potsdam ist relativ heterogen. Alle Fachbereiche verfolgen gleichermaßen das Ziel, ihre Prozesse mit Blick auf die Digitalisierung zu analysieren und zu optimieren. Zielsetzung der LHP ist es, alle Leistungen perspektivisch im Reifegrad 3 und 4 (Erläuterungen zu den OZG-Reifegraden siehe Anhang) anzubieten. Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend:
- Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd (Corona-Pandemie, Ukraine-Krise, Energielage)
- Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung der Maßnahme zur Folge.
Zielsetzung dieses Auftrages ist die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse, soweit diese nicht bereits durch andere Verträge, in denen die LHP als Auftraggeber auftritt, abgedeckt ist.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-07.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-03-07 Auftragsbekanntmachung
2023-03-10 Ergänzende Angaben
2023-04-21 Ergänzende Angaben
2023-04-28 Ergänzende Angaben
2023-06-28 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-03-07)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str.79/81
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14469
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabemanagement - Zentrale Vergabestelle
E-Mail: zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de 📧
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: www.potsdam.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCR6HFD/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCR6HFD 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag OV-L-501-122-22”
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand des Vergabeverfahrens Anlass der Beratungsleistung Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) sieht in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemberatung und technische Beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitungsdienste 📦
Ort der Leistung: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Landeshauptstadt Potsdam Friedrich-Ebert-Str. 79/81 14469 Potsdam
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Leistung gliedert sich in zwei Bausteine: - bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsqualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Zusätzliche Informationen:
“Ergänzend zum Leistungszeitraum: Wir gehen von einem Leistungsbeginn nach Zuschlagserteilung zu Ende des zweiten Quartals 2023 aus. Der Vertrag endet 4...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Mit dem Angebot sind einzureichen: (1) Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung des Unternehmens, der Geschäftsfelder sowie die Vorlage...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“(2) Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 3.000.000,00 EUR pauschal je Versicherungsfall für...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“(4) Eigenerklärung zu drei unternehmensbezogenen geeigneten Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Sonstige: (9) Vertragsbedingungen (Anlage 3.2) (10) Bewerbungsbedingungen gemäß VgV (Anlage 3.4) (11) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von...”    Mehr anzeigen
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-05-09 10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-06-30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-04-20 10:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort):
“Landeshauptstadt Potsdam Bereich Vergabemanagement Submissionsstelle Hegelallee 6-10 Haus 1, Zimmer 217-220 14467 Potsdam”

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“In dem hiesigen Vergabeverfahren wird die Picture GmbH als vorbefasstes Unternehmen im Sinne von § 7 VgV angesehen. Die Picture GmbH hat für die...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name:
“Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie”
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name:
“Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie”
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“§160 GWB (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name:
“Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie”
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2023/S 050-149385 (2023-03-07)
Ergänzende Angaben (2023-03-10)

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 050-149385

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7
Ort des zu ändernden Textes: Änderung der Angebotsfrist
Alter Wert
Datum: 2023-04-20 📅
Zeit: 10:00
Neuer Wert
Datum: 2023-05-09 📅
Zeit: 10:00
Quelle: OJS 2023/S 053-156997 (2023-03-10)
Ergänzende Angaben (2023-04-21)

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: III.1.3
Ort des zu ändernden Textes:
“Änderung der Eignungskriterien in Bezug auf die Unternehmensreferenzen (Anlage 4.6)”
Alter Wert
Text:
“(4) Eigenerklärung zu drei unternehmensbezogenen geeigneten Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar...”    Mehr anzeigen
Neuer Wert
Text:
“(4) Eigenerklärung zu mind. zwei unternehmensbezogenen geeigneten Referenzen aus den letzten 5 Jahren, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand...”    Mehr anzeigen
Andere zusätzliche Informationen

“Die Anlage 4.6 Unternehmensreferenzen wurde bei den Vergabeunterlagen ausgetauscht.”
Quelle: OJS 2023/S 082-249153 (2023-04-21)
Ergänzende Angaben (2023-04-28)

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: II.2.14
Ort des zu ändernden Textes: Ergänzung Planmenge
Alten Wert leeren
Neuer Wert
Text:
“Ergänzend zum Leistungszeitraum: Wir gehen von einem Leistungsbeginn nach Zuschlagserteilung zu Ende des zweiten Quartals 2023 aus. Der Vertrag endet 4...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 086-266236 (2023-04-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Info zum vergebenen Auftrag - Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag OV-L-501-122-22”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Ergänzend zum Leistungszeitraum: Wir gehen von einem Leistungsbeginn nach Zuschlagserteilung zu Ende des zweiten Quartals 2023 aus. Der Vertrag endet 4...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 050-149385

Auftragsvergabe

1️⃣
Titel: Info zum vergebenen Auftrag - Rahmenvertrag Digitalisierung
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-06-26 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 7
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Ramboll Management
Postanschrift: Jürgen-Töpfer-Str. 48
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22763
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“In dem hiesigen Vergabeverfahren wird die Picture GmbH als vorbefasstes Unternehmen im Sinne von § 7 VgV angesehen. Die Picture GmbH hat für die...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 125-396784 (2023-06-28)