Beschreibung der Beschaffung
Die Leistung gliedert sich in zwei Bausteine:
- bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung und Digitalisierung
- bedarfsorientierte Begleitung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung
Leistungsbaustein 1: Prozessaufnahme, -modellierung und -optimierung
Die Aufnahme und Analyse von Prozessen ist die Voraussetzung für Optimierung und Digitalisierung. Gegenstand dieses Leistungsbausteines ist die methodische Unterstützung der verschiedenen Fachbereiche bei der Aufnahme, Analyse und Optimierung ihrer Prozesse. Dabei agiert der Auftragnehmer nur auf Abruf des Leistungsbausteines 1 sowie in enger Abstimmung mit den Abrufberechtigten des Auftraggebers. Die Aufnahme und Modellierung der Prozesse basieren auf den Regelungen und Konventionen des Geschäftsprozessmanagements der LHP (diese stehen bei Vertragsbeginn fest und werden durch den Auftraggeber zu Vertragsstart zur Verfügung gestellt). Sämtliche prozessualen Arbeiten sollen mittels und innerhalb der Prozess Plattform der LHP bearbeitet und abgebildet werden. Die Arbeitsschritte dieses Leistungsbausteins werden durch den Auftragnehmer grundsätzlich wie folgt strukturiert:
a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen wie die Sichtung und Bewertung vorhandener Dokumente (z.B. Dienstanweisungen) sowie der prozessspezifischen und allgemeinen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen (z. B vorliegende Prozessbeschreibungen, -modelle).
b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse durch Interviews und/oder Workshops mit internen und externen Akteuren bzw. Nutzern im Prozess zur Gewährleistung der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Dabei werden alle für die Digitalisierung erforderlichen Informationen erhoben und erfasst (bspw. Schnitt-stellen zu Fachverfahren). Nicht Gegenstand ist hier eine technische Beschreibung von Schnittstellen in der IT-Landschaft. Im Ergebnis wird eine strukturierte Dokumentation erwartet: Das Prozessmodell als funktionale Abbildung (inkl. Prozessbeschreibung, Prozesssteckbrief) innerhalb der PICTURE Prozessplattform sowie einer Erläuterungen zur Vorgehensweise als PDF-Datei.
c) Prozessanalyse auf Basis eines systematischen Analyserasters und unter Einbeziehung von Best Practice Beispielen sowie der Berücksichtigung technischer Unterstützungen (Fachverfahren, DMS etc.). Die Erkenntnisse dieses Arbeitsschrittes werden innerhalb des nachfolgenden Arbeitsschrittes zusammen mit den Handlungsempfehlungen verschriftlicht.
d) Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung. Diese beinhalten die Modellierung von Soll Prozessen sowie die Darstellung und Abwägung von Umsetzungsrisiken und -chancen. Außerdem sind hier Umsetzungserfordernisse systematisch im Hinblick auf Organisation, Technik, Personalwirtschaft, Führung und Zusammenarbeit zu beschreiben. Im Ergebnis werden die Handlungsempfehlungen in einer schriftlichen Abschlussdokumentation für jeden Prozess (entsprechend des Prozessmanagementstandards der LHP) festgehalten und dem Auftraggeber digital im PDF-Format übergeben.
Leistungsbaustein 2: Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Digitalisierung
Die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen ist regelmäßig mit technischen und/oder organisatorischen Maßnahmen sowie mit Herausforderungen im Hinblick auf Führung und Zusammenarbeit verbunden. Der Auftragnehmer berät die Landeshauptstadt bei Umsetzungs-fragen in den verschiedenen Handlungsfeldern. Die Leistungen im Falle eines Abrufs für den Leistungsbaustein 2 sind:
a) Beratung bei der Überführung der Optimierungsvorschläge aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimierungsideen der LHP in Entwürfe für Arbeitsanweisungen und/oder Richtlinien für die zuständigen Organisationseinheiten.
b) Beratung bei der Entwicklung und. Durchführung von Maßnahmen zum Change- und Akzeptanzmanagement für die Umsetzung von Handlungsempfehlungen aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimierungsideen der LHP (z.B. Erstellung von Arbeitsmitteln zur Kommunikation, Durchführung von Workshops, Handlungsleitfäden).
c) Konzeptionieren und Durchführen von Schulungen und Trainings zum Aufbau und Weiterentwicklung von Digitalisierungs- und Prozessmanagementkompetenzen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der Landeshauptstadt Potsdam (z. B. prozessorientiertes Führen, digitale Kollaboration)
d) Beratung bei der Formulierung der fachlichen und funktionalen Anforderungen für IT-Ausstattungen und -Systemen (z.B. grundsätzliche Anforderungen an technische Schnittstellen).
e) Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben im Rahmen der Umsetzung von Maßnahmen in Abstimmung mit der Projektleitung (z.B. Erstellung und Controlling von Meilensteinplanung, Stakeholderanalyse).
f) Beratung bei der Entwicklung von Berichtsformaten und Key Performance In-dicators (KPIs) für die Prozesseigentümer, als Grundlagen zum Einpflegen in das BPMS der Landeshauptstadt.
g) Beratung der Führungskräfte bei der Priorisierung von Maßnahmen und der Festlegung von Schrittfolgen zur Digitalisierung ihres Leistungsportfolios.
h) Analyse und Identifikation bestehender Digitalisierungsbarrieren (z.B. technisch, organisatorisch, strukturell, personalwirtschaftlich). Im Ergebnis erwarten wir die Erstellung von Handlungsempfehlungen zum Abbau der Digitalisierungsbarrieren in schriftlicher Form sowie die Beratung bei der Umsetzung.
i) Beratung zum Schnittstellenmanagement z.B. durch Schnittstellenbeschreibungen, durch Vorschläge zur Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen.
Grundsätzlich sind die Beratungsleistungen in enger Abstimmung mit den zuständigen Organisationseinheiten zu erarbeiten. Alle Ergebnisse dieses Leistungsbausteines sind jeweils in schriftlicher weiterbearbeitbarer Form zu übergeben.