Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung

Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS für die Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats.

Deadline

Deadline 2026-09-07

Wer?

• Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-08-03	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-08-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung
Referenznummer: 26-06
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS für die Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 26-06
Beschreibung der Beschaffung:

Folgende konkrete Leistungen sind durch den Auftragnehmer (AN) zu erbringen: - Bereitstellung und Betrieb des DMS (Miete) als SaaS inkl. der benötigten Lizenzen und Serverkomponenten sowie Service, Support und Wartung, - Einrichtung, Konfiguration und Customizing des DMS, - Durchführung von Administratoren- und Anwender-Schulungen sowie Bereitstellung von Schulungsunterlagen, - Unterstützung im Projektmanagement, Installation und Transition.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Dokumentenmanagement 📦

Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Stadt: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 96 Monate
Maximale Verlängerungen: 5
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Grundlaufzeit der Bereitstellung der DMS-Software als SaaS (Laufzeit SaaS) beträgt 36 Monate. Die Laufzeit SaaS verlängert sich mehrfach um die vereinbarten Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Laufzeitende vom Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Leistungsdauer beläuft sich auf insgesamt 8 Jahre (96 Monate).

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Siehe Vergabeunterlagen.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-07 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-09-07 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-09-07 11:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-08-28 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich alle vergaberechtlich zulässigen Maßnahmen und Nachforderungen (im Wege der Ergänzung, Erläuterung, Vervollständigung oder Korrektur) nach Maßgabe des § 56 VgV vor.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestanforderungen: Der Bieter muss in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (vom Bieter anzugeben) einen Gesamtumsatz von mindestens 500.000,00 EUR netto im Bereich der Einführung, Bereitstellung und des Betriebs von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) erzielt haben. Zum Nachweis ist eine Eigenerklärung vollständig auszufüllen (Dokument B-XI Erklärungsbogen wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit). Anzugeben sind "Letzte drei abgeschlossene Geschäftsjahre" und dazu jeweils "Umsatz im Bereich der Einführung, Bereitstellung und des Betriebs von DMS" Sofern die Mindestanforderung nicht erfüllt wird, wird das Angebot vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der angegebene Umsatz je Mitglied der Bietergemeinschaft zu einem Gesamtumsatz addiert.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestanforderungen: Der Bieter muss eine Erklärung abgeben, wonach sein Unternehmen über eine bestehende Berufs-/ bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Vermögensschäden, Sach- und Personenschäden in Höhe von 500.000,00 EUR je Schadensereignis verfügt bzw. - soweit die aktuelle Deckungssumme niedriger ist - dass er von seinem Versicherungsgeber die Zusage hat, die Deckungssumme auf die geforderte Summe erhöhen zu können und dass er diese Erhöhung im Zuschlagsfall bzw. vor Zuschlagserteilung auf Anforderung des Auftraggebers vornehmen wird. Der Auftraggeber behält sich vor, von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung einen entsprechenden Nachweis zu verlangen. Der Bieter verpflichtet sich, den Auftraggeber während des Vergabeverfahrens unverzüglich davon zu informieren, wenn sich eine Änderung von Umständen ergibt, aufgrund derer die abgegebene Erklärung nicht mehr zutreffend ist. Zum Nachweis ist eine Eigenerklärung vollständig auszufüllen (Dokument B-XI Erklärungsbogen wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit).

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestanforderungen (A-Kriterien) an die Referenzen: Der Bieter muss mindestens drei mit den ausgeschriebenen Leistungen nach Art, Umfang und Komplexität vergleichbare Referenzen (bzw. Aufträge) nachweisen. Anderenfalls wird das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Eine Referenz ist nach Art, Umfang und Komplexität vergleichbar, wenn es folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) erfüllt: - Leistungsgegenstand der Referenz ist die erfolgreiche Einführung und produktive Inbetriebnahme sowie der Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). - Der erfolgreiche Abschluss der Referenz liegt nicht früher als drei Jahre berechnet ab dem Datum der Veröffentlichung der Bekanntmachung. - Die Referenz muss mindestens ein Auftragsvolumen von 250.000,00 EUR netto aufweisen. Darüber hinaus besteht folgende Mindestanforderung (Ausschlusskriterium): - Mindestens eine der Referenzen muss die Einführung sowie die Bereitstellung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems als Software as a Service (SaaS) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, umfasst haben. Als Software as a Service (SaaS) ist die Bereitstellung von Software bzw. Funktionen von Software in einer vom Auftragnehmer betriebenen Infrastruktur zu verstehen. Der Bieter hat in einer Erklärung zu drei Referenzen (Dokument B-VIII Erklärungsbogen technische und berufliche Leistungsfähigkeit) folgende Angaben zu machen: Nr. / Bezeichnung der Referenz / Referenzauftraggeber mit Adresse / Ansprechperson des Referenzauftraggebers mit Telefonnummer oder E-Mail-Adresse / Kurzbeschreibung der Referenz einschließlich Darstellung der wesentlichen Leistungen sowie der Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstands* mit der ausgeschriebenen Leistung; * Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstands bzgl. aller Referenzen (Mindestanforderung): Erfolgreiche Einführung und produktive Inbetriebnahme sowie Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS); * Vergleichbarkeit des Leistungsgegenstands bzgl. mindestens einer Referenz (Mindestanforderung): Erfolgreiche Einführung sowie die Bereitstellung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems als Software as a Service (SaaS) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; Als Software as a Service (SaaS) ist die Bereitstellung von Software bzw. Funktionen von Software in einer vom Auftragnehmer betriebenen Infrastruktur zu verstehen. / Erfolgreiche Einführung und produktive Inbetriebnahme sowie Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) (Mindestanforderung) / Erfolgreiche Einführung sowie Bereitstellung und Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems als Software as a Service (SaaS) unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (Mindestanforderung für eine der Referenzen) / Der erfolgreiche Abschluss der Referenz liegt nicht früher als drei Jahre berechnet ab dem Datum der Veröffentlichung der Bekanntmachung. (Mindestanforderung); Es dürfen nur in diesem Zeitraum abgeschlossene Referenzen angegeben werden, ältere Referenzen bleiben unberücksichtigt. / Auftragsvolumen in EUR (netto); Referenz muss mindestens ein Auftragsvolumen von 250.000,00 EUR netto aufweisen (Mindestanforderung)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Es sind folgende Angaben A., B. oder C. zur Registereintragung zu machen: A) Angabe, dass Bieter im Handelsregister eingetragen ist, sowie Angabe des zuständigen Amtsgerichts und Angabe der Handelsregisternummer B) Angabe, dass Bieter in einem zum Handelsregister vergleichbaren Register eingetragen ist, sowie Angaben zu Registereintragung C) Angabe, dass für den Bieter keine Eintragungspflicht in dem oder den genannten Registern besteht.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: gemäß § 123 und/oder § 124 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Geschäftsstelle des Wissenschaftsrats
Nationale Registrierungsnummer: 0
Postleitzahl: 50933
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: post@wissenschaftsrat.de 📧
Telefon: 0049 221 3776-0 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFSMGCN/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFSMGCN 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFSMGCN 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4YFSMGCN#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-08-03+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 148-539035 (2026-08-03)

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