Bereitstellung und Betrieb einer KI-Plattform

Kurze Beschreibung

Die gematik steht vor der Aufgabe, ihre Mitarbeitenden zukunftsfähig zu machen und die digitale Transformation voranzutreiben. Eine dreijährige KI-Lösung ist dabei ein zentraler Baustein, um interne Prozesse nachhaltig zu optimieren, die Produktivität zu steigern und Mitarbeitende mit einer Schlüsselkompetenz für die digitale Arbeitswelt auszustatten. Das Ziel dieser Beschaffung ist die langfristige Bereitstellung einer KI-Lösung für die Mitarbeitenden der gematik.

Beschreibung der Beschaffung

Die benötigte KI-Plattform ist als eine Software-as-a-Service Lösung für die Laufzeit von 24 Monaten mit einer einmaligen Verlängerungsoption für ein weiteres Jahr nach den Anforderungen des Auftraggebers bereitzustellen. Zum Start der Leistung werden 400 Nutzer-Lizenzen benötigt, wobei die Anzahl der Nutzer-Lizenzen dabei bis zum Ende der Vertragslaufzeit auf max. 600 Nutzer erweitert werden kann. Zusätzlich muss vom Auftragnehmer ein monatliches Kontingent zur API-Nutzung durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Details zur Leistung enthalten insbesondere die Leistungsbeschreibung und der Anforderungskatalog.

Beschreibung der Optionen

Dem Auftraggeber steht das einseitige Recht zu, während der Vertragslaufzeit die Anzahl der Nutzerlizenzen nach seinem Ermessen auf maximal 600 Nutzerlizenzen zu erhöhen. Er kann dabei sukzessive und mehrmals von diesem Optionsrecht - abhängig von dem jeweils konkreten Bedarf - Gebrauch machen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen.

Sofern eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Umsatzangaben des Unternehmens (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind Angaben zum durchschnittlichen Jahresumsatz für die letzten zwei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023 - 2024) und das Geschäftsjahr 2025 einzureichen.

Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.

Sofern für das Unternehmen der Jahresabschluss für 2025 noch nicht vorliegt, sind in diesen Spalten die vorläufigen Zahlen anzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Unternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Bereitstellung und den Betrieb einer KI-Plattform in Form einer Software-as-a-Service-Lösung für ein Unternehmen zum Gegenstand hatte, bei dem mindestens 400 Mitarbeitende die KI-Plattform auch verwenden können. Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn die Bereitstellung der KI-Plattform in diesem Zeitraum erfolgte und sie mindestens schon 6 Monate beim Referenzgeber im Einsatz war. Der 3-Jahres-Zeitraum beinhaltet dabei das bereits angefangene Jahr 2026 (bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung) sowie die Jahre 2023, 2024 und 2025.

Mindestanforderungen:
- Es müssen mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind.
- Im jeweiligen Referenzprojekt muss die Datenhaltung bzw. -verarbeitung (inklusive des Hostings der eingesetzten LLMs) innerhalb der EU bzw. dem EWR stattgefunden haben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind Angaben zu den Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen - Bereitstellung und Betrieb einer KI-Plattform - für die letzten zwei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023 - 2024) und das Geschäftsjahr 2025 einzureichen.

Sofern für das Unternehmen der Jahresabschluss für 2025 noch nicht vorliegt, sind in diesen Spalten die vorläufigen Zahlen anzugeben.

Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen - Bereitstellung und Betrieb einer KI-Plattform - vergleichbar sind - muss in den letzten drei Jahren mindestens 500.000 EUR (netto) pro Jahr betragen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

ISO 27001 Zertifizierung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): (Informationssicherheitsmanagementsystem)
Mindestanforderung:
Der Bieter muss für die angebotene KI-Lösung (einschließlich der dafür nötigen Hosting-Plattform) über die ISO 27001-Zertifizierung (Informationssicherheitsmanagementsystem) (oder min. einen gleichwertigen Nachweis) verfügen. Sofern der Bieter die KI-Plattform nicht selbst hostet, hat er zusätzlich zu seinem Nachweis über die Zertifizierung auch die entsprechenden Nachweise seiner Unterauftragnehmer (die das Hosting übernehmen) beizufügen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Vorliegend werden keine besonderen Bedingungen an die Ausführungen des Auftrags (Ausführungsbedingungen) im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB festgelegt. Alle allgemeingültigen Bedingungen an die Leistungserbringung ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (insb. Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog, Vertrag und Kriterienkatalog).

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1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch; 2) Mit dem Angebot sind sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt; 5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch; 6) Der Auftraggeber fordert mit dem Angebot unter anderem folgende Informationen: - Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG. - Angaben zum Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (RU-Sanktionen). - Angaben zur Eintragung im Handelsregister. - Angaben zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister bzw. vergleichbarer Register aus dem Sitzland des Unternehmens (sofern Sitz nicht in Deutschland). -Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben mit Angebotsabgabe sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen ( - siehe Eignungsformblatt Anlage 04 Ziffer VI. und Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 05)). Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will - siehe Eignungsformblatt (Anlage 04 Ziffer VII.). Sofern der Bieter von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, zu benennen - siehe Eignungsformblatt (Anlage 04 Ziffer VII.). In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage 06)). Für den Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Eignungsformblatt (Anlage 04) eingereicht werden. 7) Verifizierende Teststellung der angebotenen KI-Plattform:
Zum Nachweis, dass die angebotene KI-Plattform die mit Angebotsabgabe verbindlich zugesicherten MUSS- und SOLL-Anforderungen gemäß Anforderungskatalog (Anlage 02_A) erfüllt, hat der Bieter mit seinem Angebot Zugangsdaten zur angebotenen KI-Plattform zu übermitteln (vgl. Angebotsformular mit Preisblatt, Anlage 03). Der Bieter hat sicherzustellen, dass dem Auftraggeber über diese Zugangsdaten die angebotene KI-Plattform für die Dauer von maximal 4 Wochen (ab Aufforderung durch den Auftraggeber) kostenfrei zum Zwecke der verifizierenden Teststellung zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird die angebotene KI-Plattform im Rahmen der Teststellung auf die Einhaltung der MUSS-Anforderungen sowie der zugesicherten SOLL-Anforderungen prüfen. Gegenstand der Prüfung sind vorrangig die funktionalen Anforderungen gemäß dem vom Auftraggeber vorgegebenen und vom Bieter ausgefüllten Anforderungskatalog. Der Auftraggeber behält sich dahingehend aber ausdrücklich auch die verifizierende Prüfung nicht-funktionaler Anforderungen vor, die vom Bieter mit dem Anforderungskatalog zugesichert wurden, sofern und soweit diese einer Prüfung im Rahmen der Teststellung zugänglich sind. Die im Rahmen der Teststellung zur Nutzung bereitgestellte (= angebotene) KI-Plattform wird ausschließlich zu Testzwecken verwendet und ist nicht für eine weitergehende Nutzung vorgesehen. Die Dauer der Teststellung ist für die Angebotswertung unerheblich und wird den Zeitraum von maximal 4 Wochen nicht überschreiten. Die Teststellung wird zunächst ausschließlich bei den - auf Grundlage der Angebotswertung nach Maßgabe der Bewertungsmatrix - zwei bestplatzierten Bietern durchgeführt. Der Auftraggeber wird zur Vorbereitung der jeweiligen Teststellung mit den betroffenen Bietern jeweils einen einmaligen Online-Termin von maximal einer Stunde durchführen. Dieser Online-Termin dient ausschließlich der technischen Abstimmung der jeweiligen Teststellung. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass in diesen Terminen kein Austausch zu Angebotsinhalten oder eine Präsentation stattfinden wird und er auch nicht Gegenstand der Angebotswertung ist.
Sollte eine Teststellung bei einem nachrangig platzierten Bieter notwendig werden, wird dieser unter identischen Bedingungen entsprechend benachrichtigt und die Teststellung seiner angebotenen KI-Plattform wie beschrieben durchgeführt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.