Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)
Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die Bewirtschaftung der Digitalen Personalakte, die Prozessabbildung und die Rechtssicherheit gewährleistet. Hierbei ist zu beachten, dass diese Software eine Integration zum aktuellen Personalwirtschaftssystem SAP ERP ECC 6.08 HCM garantiert.
Des Weiteren soll neben der digitalen Personalakte ein Programm zur Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator) eingeführt werden.
Ein Zeugnisgenerator soll ebenso eingeführt werden, welcher als Grundlage die Daten aus dem SAP verwendet.
Das Universitätsklinikum Halle (Saale) beabsichtigt im Rahmen der Ausschreibung den Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-30.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-28.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle...”
Titel
Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)
HAL_UK_2023_09
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Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung📦
Kurze Beschreibung:
“Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die...”
Kurze Beschreibung
Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die Bewirtschaftung der Digitalen Personalakte, die Prozessabbildung und die Rechtssicherheit gewährleistet. Hierbei ist zu beachten, dass diese Software eine Integration zum aktuellen Personalwirtschaftssystem SAP ERP ECC 6.08 HCM garantiert.
Des Weiteren soll neben der digitalen Personalakte ein Programm zur Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator) eingeführt werden.
Ein Zeugnisgenerator soll ebenso eingeführt werden, welcher als Grundlage die Daten aus dem SAP verwendet.
Das Universitätsklinikum Halle (Saale) beabsichtigt im Rahmen der Ausschreibung den Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 285 000 💰
1️⃣
Ort der Leistung: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Universitätsklinikum Halle (Saale)
Ernst-Grube-Straße 40
06120 Halle (Saale)
Beschreibung der Beschaffung:
“Das Projekt umfasst die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte für das Universitätsklinikum mit ca. 4.500 Mitarbeiter:innen, auf einem in...”
Beschreibung der Beschaffung
Das Projekt umfasst die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte für das Universitätsklinikum mit ca. 4.500 Mitarbeiter:innen, auf einem in der EU gehosteten Server (Cloud-Infrakstruktur). Da zukünftig ein zweiter Mandant (Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg) mit ca. 1.000 Mitarbeiter:innen hinzukommen kann, ist eine zukünftige Separierung erforderlich.
Die Implementierung der Schnittstelle für den automatisierten Stammdatenaustausch, von SAP HCM und der digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung ist vollständig durch den Auftragnehmer durchzuführen. Das heißt, er muss sowohl das exportierende System SAP HCM einrichten und parametrisieren, als auch das importierende System, die Lösung des Auftragnehmers, einrichten.
Neben der Implementierung des SAP HCM muss ein revisionssicheres Archivsystem Inhalt der Lösung sein, welches alle bestehenden und zukünftigen Personalakten und deren Dokumente archiviert und der Lösung zur Verfügung stellt.
Es ist ein ausführliches Berechtigungsmanagement gemeinsam mit dem UKH zu erarbeiten.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 285 000 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Beschreibung der Verlängerungen:
Mindestlaufzeit 4 Jahre mit automatischer Verlängerung jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer im EVB-IT...”
Beschreibung der Verlängerungen
Beschreibung der Verlängerungen:
Mindestlaufzeit 4 Jahre mit automatischer Verlängerung jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer im EVB-IT Cloud-Vertrag festgelegten Frist zum Vertragsende bzw. zum Ende des Verlängerungszeitraums gekündigt wird
Mehr anzeigen Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (max. 20 Punkte)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (max. 78 Punkte)” Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“optionale Erweiterung des Auftrages um die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakt, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für die...”
Beschreibung der Optionen
optionale Erweiterung des Auftrages um die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakt, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für die Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle- Wittenberg (ca. 1.100 Mitarbeiter:innen).
Mehr anzeigen Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Die Bewertung des Teilnahmeantrages erfolgt gem. Bewertungsmatrix (Tabellenblatt B-kriterien TNW in der Datei 2023_09_08_Teilnahme_Eignungsmatrix.xlsx). Es...”
Zusätzliche Informationen
Die Bewertung des Teilnahmeantrages erfolgt gem. Bewertungsmatrix (Tabellenblatt B-kriterien TNW in der Datei 2023_09_08_Teilnahme_Eignungsmatrix.xlsx). Es werden die 8 Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Es ist vorgesehen, dass nach Bewertung der eingegangenen Erstangebote gem. Bewertungsmatrix der Angebotsphase nur die 3 Bieter mit der höchsten Punktzahl zu Verhandlungsgesprächen eingeladen werden.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“- Teilnahmeantrag ausgefüllt und unterschreiben (Textform)
- ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Formular UKH)...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
- Teilnahmeantrag ausgefüllt und unterschreiben (Textform)
- ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Formular UKH) (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (Textform)
- ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung nach Abschnitt 2, Anlage 1a des Landes Sachsen-Anhalt (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (oder Nachweis über Präqualifizierung) (Textform)
- sofern Sie eine Bewerbergemeinschaft bilden, ist die Anlage Bietergemeinschaftserklärung auszufüllen und zu unterschreiben (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben) (Textform)
- aktueller Auszug Beruf- und Handelsregister in Kopie (nicht älter als 3 Monate) (in einfacher Kopie)
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Eignungsmatrix_Teilnahme (Textform)
- Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Eignungsmatrix_Teilnahme (Textform)
- Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) für Aufträge in der EU (Mindestanforderung: mind. 2,5 Mio Euro Gesamtumsatz der Geschäftsjahre 2022, 2021, 2022). (Textform)
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“- Firmenpräsentation inkl. Darstellung der Unternehmens-/ Unternehmens-gruppenstruktur. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
- Firmenpräsentation inkl. Darstellung der Unternehmens-/ Unternehmens-gruppenstruktur. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.
- ausgefüllte leistungsspezifische Referenzliste (siehe Anlage 07, Tabellenblatt Referenzen_dig. Personalakte) mit 3 (drei) Referenzen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland in den letzten 3 Jahren vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, bei denen in Art und Umfang vergleichbare Leistungen (mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar) erbracht wurden, mit folgenden Angaben für jedes Referenzprojekt:
a) Name der Referenz (Mindestanforderung),
b) Kontaktdaten Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefonnummer u. e-Mail Adresse) (Mindestanforderung)
c) Auftrag liegt nicht mehr als 3 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung zurück (Mindestanforderung)
d) Projektgröße
- Anzahl der Mitarbeiter (Mindestanforderung: mind. 1.000 Mitarbeiter)
- Auftragswert
e) Projektumfang (Implementierung digitale Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung)
Die Referenzen sind nach Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit den ausgeschriebenen Leistungen zu sortieren und durch den Bewerber zu priorisieren. (Textform)
- unterschriebene Eigenerklärung zur Anzahl IT- Fachkräfte (Projektleiter, Projektabwickler oder vergleichbar) beschäftigter Mitarbeiter*Innen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages zum Stichtag 01.01.2023 in Deutschland vorgelegt hat. (Textform)
- Nachweis über die Zertifizierung Informationssicherheit, Cybersicherheit und Datenschatz nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder vergleichbare Zertifizierungen)
- sofern vorhanden: Nachweis über eine gültige Zertifizierung über ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 (oder eine vergleichbare Zertifizierung des Unternehmens).
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-05-30
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2023-06-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-10-31 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen
“Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahme (2023_09_Teilnahme_Eignungsmatrix) des Auftraggebers verwendet werden....”
Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahme (2023_09_Teilnahme_Eignungsmatrix) des Auftraggebers verwendet werden. Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist. Während des Verfahrens auslaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren.
Die Vergabestelle behält sich bezüglich der Referenzen weiterhin vor, bei den benannten Kunden Informationen einzuholen, die eine weitergehende Prüfung der Leistungsfähigkeit erlauben.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabkammer beim Landesverwaltungsamt Halle (Saale)
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Straße 2
Postort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 345-514529📞
Fax: +49 345-5141115 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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Quelle: OJS 2023/S 086-264856 (2023-04-28)
Ergänzende Angaben (2023-06-21)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 086-264856
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alter Wert
Datum: 2023-10-31 📅
Neuer Wert
Datum: 2023-12-31 📅
Quelle: OJS 2023/S 120-379743 (2023-06-21)