Die FES möchte die vorhandenen Softwareprogramme zur Finanzbuchhaltung im In- und Ausland durch nachhaltige, innovative Lösungen ersetzen, die sich in die vorhandene IT-Landschaft der FES besser einfügen lassen als die bisher verwendeten Lösungen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-15.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Beschaffung einer Finanzbuchhaltungssoftware und Implementierung im Rechenzentrum der FES
202350”
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Kurze Beschreibung:
“Die FES möchte die vorhandenen Softwareprogramme zur Finanzbuchhaltung im In- und Ausland durch nachhaltige, innovative Lösungen ersetzen, die sich in die...”
Kurze Beschreibung
Die FES möchte die vorhandenen Softwareprogramme zur Finanzbuchhaltung im In- und Ausland durch nachhaltige, innovative Lösungen ersetzen, die sich in die vorhandene IT-Landschaft der FES besser einfügen lassen als die bisher verwendeten Lösungen.
Das Ziel des Projektes ist die dauerhafte Bereitstellung und Nutzung der Software (Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung) zum Betrieb im Rechenzentrum der Auftraggebe-rin, Unterstützung zur Einführung, Installation und Systemanpassungen (Customizing), Realisie-rung von Schnittstellen, Migrations- und Dokumentationsleistungen, Schulung von Administrato-ren und Anwendern (Train the Trainer) sowie Wartung, Pflege und Support im laufenden Betrieb.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektdurchführungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 4,00 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Schulungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 1,00 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Betriebskonzept
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Produktanforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60,00 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation
Preis (Gewichtung): 30,00
Dauer
Datum des Beginns: 2024-01-16 📅
Datum des Endes: 2027-06-18 📅
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Es ist geplant, 3-5 Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufzufordern.
1. Umsatz im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung und...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Es ist geplant, 3-5 Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufzufordern.
1. Umsatz im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung und Implementierung von Software) in EUR netto
0 Punkte = < 2 Mio.
1 Punkt = < 5 Mio.
2 Punkte = < 10 Mio.
3 Punkte = > 10 Mio.
2. Vergleichbarkeit bzw. Nähe der Referenzen zum ausgeschriebenen Auftrag (max. 49 Punkte); die erreichten Bewertungspunkte jeder wertbaren Referenz werden ad-diert und durch die Anzahl der wertbaren Referenzen geteilt, um die durchschnittliche Punktzahl für die gewerteten Referenzen zu bilden (Summe Wertungspunkte der wertbaren Referenzen / Anzahl wertbare Referenzen):
2.1 Art des Auftraggebers
7 Punkte = alle Punkte werden erfüllt (gemeinnützig, Zuwendungsempfänger und weltweit agierend
5 Punkte = zwei Punkte werden erfüllt (gemeinnützig und weltweit agierend oder gemeinnützig und Zuwendungsempfänger oder Zuwendungsempfänger und weltweit agierend)
3 Punkte = ein Punkt wird erfüllt (gemeinnützig, oder weltweit agierend, oder Zuwendungsempfänger)
0 Punkte = keiner der Punkte wird erfüllt (gemeinnützig, weltweit agierend, Zuwendungsempfänger)
2.2 Auftragswert
5 Punkte = > 3 Mio. Euro netto
3 Punkte = 1. Mio bis < 3 Mio. Euro netto
2.3 Laufende Pflege
5 Punkte = nach der Implementierung wurde die Software laufend gepflegt und technische weiterentwickelt.
0 Punkte = nach der Implementierung wurde keine laufende Weiterentwicklung oder Software-Pflege geleistet
2.4 Laufender Technischer Support
5 Punkte = nach der Implementierung wurde ein laufender technischer Produktsup-port (Helpdesk mit einer Erreichbarkeit von mindestens 5x8 Stunden je Woche mit den Sprachen Deutsch und Englisch) geleistet
0 Punkte = nach der Implementierung wurde kein laufender technischer Produktsupport geleistet oder dieser entspricht nicht den Anforderungen (Helpdesk mit einer Erreichbarkeit von mind. 5x8 Std. je Woche mit den Sprachen Deutsch und Englisch)
2.5 Schulungen
5 Punkte = es wurden Schulungen zum Umgang mit der implementierten Finanz-buchhaltungssoftware durchgeführt
0 Punkte = es wurden keine Schulungen durchgeführt
2.6 Customizing
5 Punkte = es wurden auftraggeberspezifische Anpassungen (Customizing) vorgenommen
0 Punkte = Es wurden keine auftraggeberspezifische Anpassungen (Customizing) vorgenommen
2.7 Implementierung an Standorten im Ausland
7 Punkte = die Finanzbuchhaltungssoftware wurde an Standorten weltweit des Auftrag-gebers (d. h. nicht nur in der Bundesrepublik Deutschland oder Europa (geografisch)) implementiert
0 Punkte = die Finanzbuchhaltungssoftware wurde nur an Standorten des Auftragge-bers in der Bundesrepublik Deutschland oder Europas (geografisch) implementiert
2.8. User-Anzahl
7 Punkte = Es arbeiten mehr als 800 User mit der implementierten Finanzbuchhaltungssoftware
5 Punkte = Es arbeiten bis zu 800 User mit der implementierten Finanzbuchhaltungssoftware
3 Punkte = Es arbeiten bis zu 500 User mit der implementierten Finanzbuchhaltungssoftware
1 Punkt = Es arbeiten bis zu 250 User mit der implementierten Finanzbuchhaltungssoftware
0 Punkte = Es arbeiten bis zu 100 User mit der implementierten Finanzbuchhaltunssoftware
Mehr anzeigen Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, ist gemäß § 51 VgV auf drei bis fünf Bewerber begrenzt. Im...”
Zusätzliche Informationen
Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, ist gemäß § 51 VgV auf drei bis fünf Bewerber begrenzt. Im Anschluss an die Eignungsprüfung wählt der Auftraggeber drei bis fünf Bewerber aus, die zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert wer-den (Auswahlentscheidung). Dabei können nur solche Bewerber ausgewählt werden, welche die Eignungs- und Mindestanforderungen erfüllen. Bei genau oder weniger als drei Bewerbern werden alle Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert, die die Eignungs- und Mindestanforderungen erfüllen.
Sofern mehr als drei Bewerber die Eignungs- und Mindestanforderungen erfüllen, werden die drei bis fünf Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl anhand der unter Ziffer II.2.9) der Auftragsbekanntmachung und in der "Anlage 7_Wertungsmatrix"angegebenen Auswahlkriterien zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert.
Die Auswahl erfolgt nach der höchsten Punktzahl anhand der Auswahlkriterien. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 101 Punkte. Kommt es zur Punktgleichheit mit der Folge, dass sich mehr als fünf Bewerber für die Angebotsphase qualifizieren, werden alle Bewerber mit Punktgleichstand zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Hierdurch ist es möglich, dass mehr als fünf Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden. Weitere Ränge werden in diesem Fall nicht berücksichtigt.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
(1) Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
(1) Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder - bei Vorliegen eines oder mehrerer Ausschlussgründe - eine Eigenerklärung zur Selbstreinigung im Sinne des § 125 GWB.
Der Auftraggeber behält sich vor, aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialversicherungsträger und der Finanzbehörden von dem Bieter, der für den Zuschlag in Frage kommt, zu verlangen.
Soweit eine Bewerbergemeinschaft einen Teilnahmeantrag einreicht, muss jedes Mitglied separat die geforderten Erklärungen abgegeben bzw. Nachweise erbringen.
(2) Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Herkunftsstaates, so-weit eintragungspflichtig, durch Vorlage einer Kopie des Auszugs (nicht älter als 6 Monate ab Veröffentlichung der Bekanntmachung) oder alternativer Nachweis zur erlaubten Berufsaus-übung.
Soweit eine Bewerbergemeinschaft einen Teilnahmeantrag einreicht, muss jedes Mitglied separat die geforderten Nachweise erbringen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
(1) Eigenerklärung zum Vorliegen einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung, die eine...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
(1) Eigenerklärung zum Vorliegen einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung, die eine Deckungssumme je Schadensereignis von pauschal für Personenschäden in Höhe von 3 Mio. EUR sowie für Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden (einschließlich Schäden durch die Verletzung von Datenschutzvorschriften) in Höhe von mindestens 1,5 Mio. Euro aufweist.
Für den Fall, dass eine Versicherung zu den vorgenannten Bedingungen nicht vorliegt: Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung zu den genannten Bedin-gungen abgeschlossen wird.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften muss von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine Betriebshaftpflichtversicherung zu den oben genannten Bedingungen bzw. eine Erklärung zum Abschluss einer solchen nachgewiesen werden. Die Vorlage nur von einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft genügt nur dann, wenn der Versicherungsschutz eines Bewerbergemeinschaftsmitglieds die Beteiligung an einer Arbeitsgemeinschaft und die Versicherung aller weiteren Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft erfasst. Dies ist mit Abgabe des Teilnahmeantrags unaufgefordert nachzuweisen.
Das Bestehen des Versicherungsschutzes ist innerhalb von 2 Wochen nach Auftragserteilung durch Vorlage einer aktuellen Versicherungsbestätigung des Versicherungsgebers über den Umfang und die Höhe der Deckung gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen.
(2) Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro (netto).
(3) Angaben zum Umsatz des Unternehmens im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auf-trags (Lieferung und Implementierung von Software) jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren in Euro (netto).
“zu (3): Der Umsatz des Unternehmens im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung und Implementierung von Software) muss im...”
zu (3): Der Umsatz des Unternehmens im vergleichbaren Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung und Implementierung von Software) muss im 3-Jahresdurchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre mindestens EUR 2,5 Mio. (netto) betragen haben.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
(1) Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Anzahl der Beschäftigten, die Zahl der Führungskräfte...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
(1) Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Anzahl der Beschäftigten, die Zahl der Führungskräfte des Unternehmens, Beschäftigte im Bereich Software-Entwicklung, Beschäftigte im Bereich Vertrieb / Projektdurchführung und Beschäftigte im Bereich Service / Support in den letzten drei Jahren (2020, 2021, 2022);
(2) Angaben zu geeigneten unternehmensbezogenen Referenzen aus dem vergleichbaren Tätigkeitsbereich (Lieferung und Implementierung einer Finanzbuchhaltungssoftware) mit folgenden Angaben:
- Auftraggeber (auf Verlangen: Ansprechpartner des Auftraggebers mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer),
- Leistungszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ),
- Auftragswert in Euro netto,
- Name der gelieferten und implementierten Finanzbuchhaltungssoftware,
- Zertifizierung nach IDW 880,
- Abschluss der Implementierung (MM/JJJJ)
- Betriebszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ),
- Anzahl der User
- Angaben zum Leistungsinhalt, aus der insbesondere die Erfüllung der Mindestanforderungen sowie der Auswahlkriterien (Ziffer II.2.9 der Bekanntmachung) eindeutig hervorgehen, anderenfalls wird die Referenz nicht berücksichtigt.
ACHTUNG: Aus den Angaben muss die Erfüllung der untenstehenden Mindestanforderungen eindeutig hervorgehen, anderenfalls wird die Referenz nicht berücksichtigt.
(3) Anzahl der für die Ausführung des Auftrags vorhandenen Mitarbeiter (technische Fachkräfte) und Angabe ihrer Berufserfahrung
(4) Nachweis von Maßnahmen zur IT-Sicherheit bzw. zum IT-Sicherheitsmanagement durch Vorlage einer Zertifizierung nach ISO 27001:2013; alternativ: Darstellung der Maßnahmen zur IT-Sicherheit bzw. zum IT-Sicherheitsmanagement bspw. anhand eines organisationsinternen Handbuchs;
(5) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu (1): Die durchschnittliche jährliche Anzahl der Beschäftigten in den Bereichen Software-Entwicklung und Vertrieb / Projektdurchführung muss pro Jahr...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zu (1): Die durchschnittliche jährliche Anzahl der Beschäftigten in den Bereichen Software-Entwicklung und Vertrieb / Projektdurchführung muss pro Jahr jeweils mindestens 8, im Bereich Service / Support mindestens 5 betragen haben.
zu (2): Es sind mindestens zwei geeignete Referenzen über die Lieferung und Implementierung einer Finanzbuchhaltungssoftware im Rechenzentrum des Auftraggebers einzureichen. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie die Lieferung und Implementierung einer nach IDW 880 zertifizierten Finanzbuchhaltungssoftware (Standardsoftware) betrifft.
Bei jeder Referenz darf die Implementierung nicht vor dem 01.01.2018 abgeschlossen sein und die Finanzbuchhaltungssoftware muss seit mindestens einem Jahr in Betrieb sein. Der Auftragswert jeder Referenz muss mindestens 1.000.000,- Euro netto betragen haben.
zu (3):
- Entwickler / System- und Softwarearchitekten: mindestens 2 Mitarbeitende, da-von 1 Person mit mindestens Seniorität "Senior"
- Projektleiter*in: 1Mitarbeitender mit einer Weiterbildung / Ausbildung im Bereich Projektmanagement
- Mitarbeitende Projektteam: mindestens 2 Mitarbeitende, davon 1 Person mit min-destens Seniorität "Senior"
- Mitarbeitende Support, mindestens 2 Mitarbeitende, davon 1 Person mit mindes-tens Seniorität "Senior"
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-09-15
09:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2023-08-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2024-01-31 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass im Zuge der Umsetzung der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) der Bundesregierung, alle Rechnungssteller verpflichtet...”
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass im Zuge der Umsetzung der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) der Bundesregierung, alle Rechnungssteller verpflichtet sind, Rechnungen in elektronischer Form an die FES zu übermitteln. Die E-Rech-VO gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder sonstige Leistung nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen abgerechnet wird. Mit der verpflichtenden Umstellung auf die E-Rechnung geht auch ein vorgeschriebenes Format XRechnung (CEN Norm 16931) einher. Somit ist eine Datenübertragung nur noch als strukturierter Datensatz erlaubt. PDF- oder Papierrechnungen sind ab diesem Zeitpunkt nicht länger zulässig. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung der Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unter https://xrechnung-bdr.de zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, eine Rechnung auf der Plattform im einheitlichen Format direkt zu erstellen oder eine vorhandene XML-Rechnung hochzuladen oder zu versenden.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6P6QCQ
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990📞
Fax: +49 228-9499163 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).
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Quelle: OJS 2023/S 158-501461 (2023-08-15)