Beschaffung einer Personalmanagementsoftware

Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V.

Beschaffung einer Personalmanagementsoftware als Software as a Service (SaaS)
Anzubieten ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren kann und deren Daten hinreichend gesichert sind.
Die Lösung soll die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden.
Mitarbeitende sollen intuitiv gem. DSGVO jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten, Dokumente, Abrechnungen, Bescheinigungen etc. haben, Vorgesetzte darüber hinaus die Möglichkeit der Einsicht, Genehmigungserteilung etc. entsprechend der Organisationsstruktur im Stellenplan haben.
Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagement-software - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung.
Die angebotene Software soll als "Software as a Service" (SaaS)-Modell implementiert werden. Die Erbringung der Dienstleistung der Gehaltsabrechnung soll technisch an die angebotene Software angebunden und automatisiert sein.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• P&I AG

Wer?

• Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V.

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Wo?

• Brandenburg › Märkisch-Oderland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-09-13	Auftragsbekanntmachung
2023-12-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-09-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Referenznummer: 10/23 KB
Kurze Beschreibung:

Beschaffung einer Personalmanagementsoftware als Software as a Service (SaaS) Anzubieten ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren kann und deren Daten hinreichend gesichert sind. Die Lösung soll die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden. Mitarbeitende sollen intuitiv gem. DSGVO jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten, Dokumente, Abrechnungen, Bescheinigungen etc. haben, Vorgesetzte darüber hinaus die Möglichkeit der Einsicht, Genehmigungserteilung etc. entsprechend der Organisationsstruktur im Stellenplan haben. Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagement-software - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung. Die angebotene Software soll als "Software as a Service" (SaaS)-Modell implementiert werden. Die Erbringung der Dienstleistung der Gehaltsabrechnung soll technisch an die angebotene Software angebunden und automatisiert sein.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Märkisch-Oderland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V.
Postanschrift: Eberswalder Str. 84
Postleitzahl: 15374
Postort: Müncheberg
Kontakt
Internetadresse: http://zalf.de 🌏
E-Mail: joerg.lorenz@zalf.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHVY1BTAK590/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHVY1BTAK590 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-13 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 179-559919
ABl. S-Ausgabe: 179
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0YHVY1BTAK590

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung einer Personalmanagementsoftware als Software as a Service (SaaS)

Anzubieten ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren kann und deren Daten hinreichend gesichert sind.

Die Lösung soll die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden.

Mitarbeitende sollen intuitiv gem. DSGVO jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten, Dokumente, Abrechnungen, Bescheinigungen etc. haben, Vorgesetzte darüber hinaus die Möglichkeit der Einsicht, Genehmigungserteilung etc. entsprechend der Organisationsstruktur im Stellenplan haben.

Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagement-software - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung.

Die angebotene Software soll als "Software as a Service" (SaaS)-Modell implementiert werden. Die Erbringung der Dienstleistung der Gehaltsabrechnung soll technisch an die angebotene Software angebunden und automatisiert sein.

Grundlegendes Prinzip der Personalarbeit des AG ist die Aufgabentrennung zwischen der klassischen Personalsachbearbeitung/-verwaltung durch die Personalabteilung des ZALF und der extern erbrachten Dienstleistung der Gehaltsabrechnung. Die Personalabteilung stellt im Rahmen des Einsatzes der zukünftigen Personalmanagementsoftware die notwendigen Informationen und Daten über eine Schnittstelle für die Gehaltsberechnung des beauftragten Dienstleisters zur Verfügung. Es ist nicht beabsichtigt, die Gehaltsabrechnung inhouse durchzuführen.

Die Umsetzung folgender Schwerpunkte hat dabei vom Auftragnehmer zum 01.01.2024 zu erfolgen:

- Payroll - Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Tool Mitarbeitendenportal (Dashboards) zum Download persönlicher Dokumente

- Reporting / Auswertungen inklusive BEM - Betriebliches Eingliederungsmanagement

- Personalkostenplanung / Controlling

Die Funktion Stellenplan / Organisationsmanagement ist ebenfalls Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung.

Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls weitere Schwerpunkte mit der Personalmanagement-software umgesetzt werden:

- Elektronische / digitale Personalakte

- Dokumentenmanagementsystem

- Personalentwicklung

- Zeiterfassung / -management

- Bewerbermanagementsystem

- Reisekostenabrechnung /-management

- Pre- und Onboarding für neue Mitarbeitende

Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Da die Personalmanagement-software die Grundlage für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese Schwerpunkte umsetzen zu können.

Neben der Stammdatenverwaltung:

- Erfassung der allgemeinen Stammdaten zur Person, ggf. mit Parsingmöglichkeit

- Angaben zu Personenkategorien (z.B. wissenschaftliches Personal, Technisches Personal, Doktoranden, HiWi u.a.)

- Strukturbereiche (syn. f. Abteilungen),

- AG (Arbeitsgruppen),

- Kostenstellen,

- Kostenträgern erfassen

- Finanzierungsart (Institutionelle Mittel, Drittmittel, Sonstige),

- Befristungen,

- FTE / VZÄ

- Dienstfunktion bzw. Funktion im Unternehmen sowie

- die Möglichkeit zur Erstellung eigener Berichte und individueller Statistiken (zT. nach Vorgabe) mit Auswertung des gesamten Datenbestandes in den gängigsten Ausgabeformaten (u.a. .xls, .xlsx, .doc .csv, txt, xml ,html, pdf)

- Abbildung gleichzeitiger Beschäftigungsverhältnisse eines Mitarbeitenden mit mehreren Kostenträgern, Strukturbereichen und AG"s

- Eindeutige Personen Identifikatoren, die persistent sind und nicht wiederverwendet werden

sind zum 01.01.2024 folgende Funktionen erforderlich:

- Payroll - Lohn- und Gehaltsabrechnung gem. Anforderungen Öffentlicher Dienst

- Mitarbeitendenportal (Dashboards)

- BEM - Betriebliches Eingliederungsmanagement

- Analyse, Auswertungen, Berichtswesen, Statistiken

Weitere einzurichtende Funktionen:

- Stellenplan / Organisationsmanagement

- Schnittstellen

Die Anforderungen an die Software entnehmen Sie bitte den angehängten Dokumenten "Leistungsbeschreibung" und den beiden "Kriterienkatalogen".

Es wird eine Mindest-Vertragslaufzeit von 48 Monaten avisiert.

Leistungen des Auftragnehmers:

Der Auftragnehmer übernimmt die Bereitstellung der Software inkl. Implementierung im Rahmen eines Gesamtprojektes, das Workshops, Consulting, Customizing und Schulungen beinhaltet. Die Einführung der Module kann in Absprache mit dem Auftraggeber in Rahmen von zeitlich aufeinanderfolgenden Teilprojekten erfolgen.

Die Module zur Stammdateneingabe /-implementierung aller abrechnungsrelevanten Daten, zur Abrechnung/Payroll und zum Mitarbeitenden-Portal haben Priorität. Sie sind unabdingbar spätestens zum 01.01.2024 fertigzustellen und go live zu schalten.

Der Auftragnehmer erstellt zum Angebot einen Projektauflaufplan, der die erforderlichen Teilschritte nebst Zeitschiene sowie Verantwortlichkeiten enthält und den Termin zum Vertragsbeginn 01.01.2024 gewährleistet.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine vollständige Dokumentation bzw. Handbücher für alle Anwendungen zur Verfügung bzw. ermöglicht den systemischen Zugriff auf diese.

Während der Vertragslaufzeit gewährleistet der Auftragnehmer einen umfassenden Service, die regelmäßig Wartung sowie die Aktualisierung der technischen und rechtlichen Grundlagen, u.a. die Einspielung der jeweils aktuellen Regelungen des Tarifvertrages der Länder (TV-L) und seiner Anlagen.

Technische Anforderungen - Private HR-Cloud:

Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen technischen Voraussetzungen zur Nutzung der Anwendungen webbasiert und - wo möglich als App zur mobilen Nutzung - zur Verfügung.

Zwingend hat der Auftragnehmer die Implementierung, den Betrieb und die Sicherung aller Daten des Auftraggebers im Rahmen einer Private HR-Cloud mit physisch getrenntem, dedizierten Server, zertifiziert nach BSI 27001, ISAE 3402 Typ II, Vorbereitung für C.5 Zertifizierung vorzunehmen und zu gewährleisten.

Der Auftragnehmer übernimmt die Organisation, Durchführung und technische Begleitung der Altdatenmigration von der bisherigen Lösung in Absprache mit dem Auftraggeber.

Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. Eberswalder Str. 84 15374 Müncheberg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit führen Sie bitte Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3 Jahren auf! Alle drei erfolgreichen Referenzprojekte wurden dabei an deutschen Forschungsinstituten/Hochschulen, mit tiefgreifender Integration mit dem ERP-System von MACH umgesetzt.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Im Falle eines Zuschlags werden folgende Bestimmungen Vertragsbestandteil:

Die Vergabeunterlagen mit Anlagen

Das Angebot des Auftragnehmers

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Ausgabe 2003

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für

a) die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT Cloud)

Datenschutzvereinbarung

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-06 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-10-17 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:30

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Forschungsunternehmen
Kontakt
Kontaktperson: Kaufmännische Beschaffung
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHVY1BTAK590/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Postort: 14473 Potsdam
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2023/S 179-559919 (2023-09-13)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-12-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: TED56-2BR051P01/2023-002553
Kurze Beschreibung:

Anzubieten war eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren kann und deren Daten hinreichend gesichert sind. Die Lösung sollte die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden. Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagementsoftware - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung.

Gesamtwert des Auftrags: 293 750 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Eberswalder Straße 84
Kontakt
Internetadresse: http://www.zalf.de 🌏
Telefon: +49 3343282219 📞
Fax: +49 3343282385 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-12-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-12-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 247-781487
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 179-559919
ABl. S-Ausgabe: 247

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Lösung sollte die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden. Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagementsoftware - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung.

Beschaffung einer Personalmanagementsoftware als Software as a Service (SaaS) Anzubieten ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren kann und deren Daten hinreichend gesichert sind. Die Lösung soll die interne Kommunikation und Projektarbeit unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der Zeitwirtschaft abbilden. Mitarbeitende sollen intuitiv gem. DSGVO jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Daten, Dokumente, Abrechnungen, Bescheinigungen etc. haben, Vorgesetzte darüber hinaus die Möglichkeit der Einsicht, Genehmigungserteilung etc. entsprechend der Organisationsstruktur im Stellenplan haben. Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die Beschaffung einer Personalmanagementsoftware - nachfolgend "die angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung. Die angebotene Software soll als "Software as a Service" (SaaS)-Modell implementiert werden. Die Erbringung der Dienstleistung der Gehaltsabrechnung soll technisch an die angebotene Software angebunden und automatisiert sein.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DE409

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllung der Anforderungen gemäß Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Preis (Gewichtung): 40%

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-11-06 📅
Name: P&i ag
Postanschrift: Alter Fischmarkt 11
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 293 750 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.zalf.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Quelle: OJS 2023/S 247-781487 (2023-12-18)

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