Beschaffung einer Software für das Jugendamt des Landkreises Altötting

Kurze Beschreibung

Die Jugendamtssoftware des Landkreises Altötting läuft zum Ende des Jahres 2024 aus. Der Landkreis Altötting beabsichtigt daher im Rahmen eines Offenen Verfahrens auf ein neues Fachverfahren umzustellen. Gegenstand dieses Vertrags ist die Überlassung einer Jugendamtssoftware gegen Einmalvergütung (Verkauf), einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer. Teil des Vertrags ist auch die Übernahme der Daten aus dem Altprogramm sowie die Durchführung von Schulungen. Zudem wird ein Pflege- und Wartungsvertrag geschlossen, der unter anderem die Softwarewartung, Softwarepflege und den Support beinhaltet.

Der Landkreis Altötting umfasst ca. 114.000 Einwohner in 24 Gemeinden. Das Jugendamt in Altötting beschäftigt ca. 70 Mitarbeitende. Es wird eine umfangreiche und moderne Software gesucht, die den verschiedenen Aufgaben des Jugendamtes gerecht wird und das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden unterstützt.

Beschreibung der Beschaffung

Es wird ein Fachverfahren beschafft, das das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden des Jugendamtes unterstützt. Die Fachsoftware muss dabei folgende Module bereitstellen:
• Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiHi)
• Beistandschaften, Vormundschaft, Beurkundung
• Unterhaltsvorschuss (UVG)
• Allgeminer Sozialdienst (ASD)
• Pflegekinderdienst (PKD)
• Adoption (oder integriert in einem anderen Modul)
• Jugendgerichtshilfe (JGH)
• Statistik, Controlling, Auswertung

Es liegt gesteigerter Wert auf:
• Qualitätssicherung: Fälle und Aufgaben können umfassend und nach festgelegten Standards (Prozessführung, Pflichtfelder, Wiedervorlagen) verwaltet werden.
• Arbeitserleichterung: Das Fachverfahren ist logisch gut strukturiert, so dass unnötige Handlungsschritte und doppelte Arbeiten vermieden werden, egal ob im Büro oder beim mobilen Arbeiten.
• Planungssicherung: Durch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich Soll- und Istzustände abgleichen, Kostenentwicklungen und –prognosen erstellen sowie das Personal bemessen.
• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Das Fachverfahren erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und unterstützt die Umsetzung der Aufgaben des Jugendamtes durch zeitnahe Hersteller-Updates.

Folgende Schnittstellen muss das neue Fachverfahren zwingend bedienen:
• zu OK.Fis (Firma AKDB)
• zu KomXwork (DMS der Firma digitalfabriX)
• zur Staatsoberkasse (Bereich UVG)
• zu eStatistik.core (Statistisches Bundes-/Landesamtes in Bayern)
• zu BayBIS (Einwohnermeldeamtsdaten)
• JuBB

Derzeit wird das Programm OK.JUG der AKDB verwendet. Es muss eine vollumfängliche Datenmigration in die neue Software erfolgen.

Das neue Fachverfahren muss zwingend in die IT-Infrastruktur des AG integrierbar sein und muss onPremise installiert und betrieben werden. Dem Angebot sind die Systemanforderungen der angebotenen Fachsoftware beizufügen.

Während der Einführungsphase sind Schulungen durchzuführen.

Für die Software wird ein Pflege- und Wartungsvertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Eine ausführliche Beschreibung samt detaillierter Anforderungen ist den Vergabeunterlgen, insbesondere der Anlage "Bewertungskriterien und Mindestanforderungen" zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Fachsoftware ist bis spätestens 30.11.2024 in den Echtbetrieb zu übergeben.
Der Pflege und Wartungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Die Kündigungsrechte sind den EVB-IT Pflege S-AGB zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister Sitz oder Wohnsitz (Besteht Eintragung in einem Berufs-/Handelsregister; falls nicht, ggf. anderer Nachweis zur erlaubten Berufsausübung). Bestätigung, dass auf gesondertes Verlangen Gewerbeanmeldung, Berufs-/Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise vorgelegt werden können.

I. Eigenerklärung zur Eignung L1240: Der Bieter erklärt das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 42 VgV i.V.m §123 und §124 GWB. Der Bieter erklärt, dass er seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat. Der Bieter erklärt, dass er Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist. Weiter erklärt er, dass falls sein Angebot in die engere Wahl kommt, er eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft vorlegen wird. Der Bieter erklärt, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Alternativ gibt er an, dass ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird.

II. Schutzerklärung Scientology L 2496: Der Bieter gibt eine Eigenerklärung bzgl. Scientology ab. Insbesondere erklärt er, dass er gegenwärtig sowie während der gesamten Vertragsdauer die Technologie von L. Ron Hubbard nicht anwendet, lehrt oder in sonstiger Weise verbreitet.

III. Eigenerklärung Bezug Russland: Der Bieter erklärt, dass er entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576 keinen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweist.

IV. Bieterfragen: Bieterfragen können bis einschließlich 09.10.2023 gestellt werden. Für später eingehende Fragen wird deren Beantwortung nicht zugesichert. Bieterfragen müssen unter "Nachrichten" im eVergabesystem gestellt werden. Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.

V. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots: Zuschlagskriterien: Der Zuschlag ergeht gemäß § 58 VgV an das wirtschaftlichste Angebot. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Ermittelt wird das wirtschaftlichste Angebot durch die einfache Richtwertmethode gemäß UfAB 2018. Es wird ein Quotient (Kennzahl (Z)) aus Leistung (Leistungspunkte (L)) und Wertungspreis (P) errechnet. Ggf. wird zur leichteren Lesbarkeit die Kennzahl (Z) mit einem Faktor (z.B. 100 oder 1000) skaliert. Die entsprechende Formel stellt sich folgendermaßen dar: Z(Angebot) = (Leistungspunkte L / Preis P) * ggf. Skalierungsfaktor; Die höchste Kennzahl Z entscheidet über den Zuschlag. Bei Angeboten mit gleicher Preis-/fachlicher Nutzwertbewertung, sprich dem gleichen Quotienten, entscheidet die höhere Leistungspunktzahl. Falls auch gleiche Leistungspunktzahl entscheidet das Los. Insgesamt können maximal 10.000 Leistungspunkte erzielt werden:
• Erfüllungsgrad der Anforderungen an die Jugendamtssoftware: 9.000 Punkte
• Einsatz von erfahrenem Personal: 1.000 Punkte (Dabei muss der zum Einsatz kommende leitende Techniker nachprüfbar eine erfolgreiche Datenmigration (OK.JUG -> angebotene Jugendamtssoftware) bei mindestens 3 Jungedämtern durchgeführt haben.)
Die genaue Verteilung der Bewertungspunkte sind der Anlage „Bewertungskriterien und Mindestanforderungen“ zu entnehmen.

VI. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen insbesondere die DSGVO. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (L 2441 Auftragsverarbeitung) wird Bestandteil des Vertrags.

VII. Einzureichende Unterlagen:
• L213 Angebotsschreiben
• Preisblatt (Zusätzlich ist im eVergabesystem im Arbeitsschritt „Angebot/Preisblatt erstellen“ der Nettopreis einzutragen),
• Bewertungskriterien und Mindestanforderungen
• sofern zutreffend: Erfahrung des eingesetzten Personals
• Datenblätter (Technische Datenblätter oder vollständige technische Beschreibung)
• Systemanforderungen der angebotenen Jugendamtssoftware
• L1240 Eigenerklärung zur Eignung
• Eigenerklärung Wettbewerbsregister und statistische Angaben
• L 127 Eigenerklärung Bezug Russland
• L 2496 Schutzerklärung Scientology
• Sofern zutreffend: L 234 Bietergemeinschaft
• Sofern zutreffend: L 235 Verzeichnis der LeistKap anderer Unternehmen

Folgende Unterlagen sind mit Angebotsabgabe oder auf gesonderte Anforderung der ausschreibenden Stelle bzw. zu einem späteren Zeitpunkt vorzulegen:
• Nachweise gem. Fußnoten L 1240 Eigenerklärung zur Eignung
• Formblatt L2442 Erklärung Auftragsverarbeitung
• Sofern zutreffend: L 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.