Beschaffung einer Software für das Jugendamt des Landkreises Altötting

Landkreis Altötting

Die Jugendamtssoftware des Landkreises Altötting läuft zum Ende des Jahres 2024 aus. Der Landkreis Altötting beabsichtigt daher im Rahmen eines Offenen Verfahrens auf ein neues Fachverfahren umzustellen. Gegenstand dieses Vertrags ist die Überlassung einer Jugendamtssoftware gegen Einmalvergütung (Verkauf), einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer. Teil des Vertrags ist auch die Übernahme der Daten aus dem Altprogramm sowie die Durchführung von Schulungen. Zudem wird ein Pflege- und Wartungsvertrag geschlossen, der unter anderem die Softwarewartung, Softwarepflege und den Support beinhaltet.

Der Landkreis Altötting umfasst ca. 114.000 Einwohner in 24 Gemeinden. Das Jugendamt in Altötting beschäftigt ca. 70 Mitarbeitende. Es wird eine umfangreiche und moderne Software gesucht, die den verschiedenen Aufgaben des Jugendamtes gerecht wird und das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden unterstützt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-09-15 Auftragsbekanntmachung
2023-10-30 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-09-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Referenznummer: Abt. 4-8044/2023#4
Kurze Beschreibung:
Die Jugendamtssoftware des Landkreises Altötting läuft zum Ende des Jahres 2024 aus. Der Landkreis Altötting beabsichtigt daher im Rahmen eines Offenen Verfahrens auf ein neues Fachverfahren umzustellen. Gegenstand dieses Vertrags ist die Überlassung einer Jugendamtssoftware gegen Einmalvergütung (Verkauf), einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer. Teil des Vertrags ist auch die Übernahme der Daten aus dem Altprogramm sowie die Durchführung von Schulungen. Zudem wird ein Pflege- und Wartungsvertrag geschlossen, der unter anderem die Softwarewartung, Softwarepflege und den Support beinhaltet. Der Landkreis Altötting umfasst ca. 114.000 Einwohner in 24 Gemeinden. Das Jugendamt in Altötting beschäftigt ca. 70 Mitarbeitende. Es wird eine umfangreiche und moderne Software gesucht, die den verschiedenen Aufgaben des Jugendamtes gerecht wird und das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden unterstützt.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Altötting 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Altötting
Postanschrift: Bahnhofstr. 38
Postleitzahl: 84503
Postort: Altötting
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@lra-aoe.de 📧
Telefon: +49 8671502345 📞
Fax: +49 867150271345 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/16A96559-7D13-4B7F-A821-219CE5012AD2 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/16A96559-7D13-4B7F-A821-219CE5012AD2 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-15 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-20 📅
Datum des Beginns: 2023-11-30 📅
Datum des Endes: 2024-11-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 181-566057
ABl. S-Ausgabe: 181

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Jugendamtssoftware des Landkreises Altötting läuft zum Ende des Jahres 2024 aus. Der Landkreis Altötting beabsichtigt daher im Rahmen eines Offenen Verfahrens auf ein neues Fachverfahren umzustellen. Gegenstand dieses Vertrags ist die Überlassung einer Jugendamtssoftware gegen Einmalvergütung (Verkauf), einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer. Teil des Vertrags ist auch die Übernahme der Daten aus dem Altprogramm sowie die Durchführung von Schulungen. Zudem wird ein Pflege- und Wartungsvertrag geschlossen, der unter anderem die Softwarewartung, Softwarepflege und den Support beinhaltet.
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Der Landkreis Altötting umfasst ca. 114.000 Einwohner in 24 Gemeinden. Das Jugendamt in Altötting beschäftigt ca. 70 Mitarbeitende. Es wird eine umfangreiche und moderne Software gesucht, die den verschiedenen Aufgaben des Jugendamtes gerecht wird und das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden unterstützt.
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Es wird ein Fachverfahren beschafft, das das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden des Jugendamtes unterstützt. Die Fachsoftware muss dabei folgende Module bereitstellen:
• Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiHi)
• Beistandschaften, Vormundschaft, Beurkundung
• Unterhaltsvorschuss (UVG)
• Allgeminer Sozialdienst (ASD)
• Pflegekinderdienst (PKD)
• Adoption (oder integriert in einem anderen Modul)
• Jugendgerichtshilfe (JGH)
• Statistik, Controlling, Auswertung
Es liegt gesteigerter Wert auf:
• Qualitätssicherung: Fälle und Aufgaben können umfassend und nach festgelegten Standards (Prozessführung, Pflichtfelder, Wiedervorlagen) verwaltet werden.
• Arbeitserleichterung: Das Fachverfahren ist logisch gut strukturiert, so dass unnötige Handlungsschritte und doppelte Arbeiten vermieden werden, egal ob im Büro oder beim mobilen Arbeiten.
• Planungssicherung: Durch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich Soll- und Istzustände abgleichen, Kostenentwicklungen und –prognosen erstellen sowie das Personal bemessen.
• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Das Fachverfahren erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und unterstützt die Umsetzung der Aufgaben des Jugendamtes durch zeitnahe Hersteller-Updates.
Folgende Schnittstellen muss das neue Fachverfahren zwingend bedienen:
• zu OK.Fis (Firma AKDB)
• zu KomXwork (DMS der Firma digitalfabriX)
• zur Staatsoberkasse (Bereich UVG)
• zu eStatistik.core (Statistisches Bundes-/Landesamtes in Bayern)
• zu BayBIS (Einwohnermeldeamtsdaten)
• JuBB
Derzeit wird das Programm OK.JUG der AKDB verwendet. Es muss eine vollumfängliche Datenmigration in die neue Software erfolgen.
Das neue Fachverfahren muss zwingend in die IT-Infrastruktur des AG integrierbar sein und muss onPremise installiert und betrieben werden. Dem Angebot sind die Systemanforderungen der angebotenen Fachsoftware beizufügen.
Während der Einführungsphase sind Schulungen durchzuführen.
Für die Software wird ein Pflege- und Wartungsvertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Eine ausführliche Beschreibung samt detaillierter Anforderungen ist den Vergabeunterlgen, insbesondere der Anlage "Bewertungskriterien und Mindestanforderungen" zu entnehmen.
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Fachsoftware ist bis spätestens 30.11.2024 in den Echtbetrieb zu übergeben.
Der Pflege und Wartungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Die Kündigungsrechte sind den EVB-IT Pflege S-AGB zu entnehmen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister Sitz oder Wohnsitz (Besteht Eintragung in einem Berufs-/Handelsregister; falls nicht, ggf. anderer Nachweis zur erlaubten Berufsausübung). Bestätigung, dass auf gesondertes Verlangen Gewerbeanmeldung, Berufs-/Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise vorgelegt werden können.
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Technische und berufliche Fähigkeiten: Angabe, welche Teile des Auftrags als Unteraufträge vergeben werden.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-10-18 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung:
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/16A96559-7D13-4B7F-A821-219CE5012AD2 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
I. Eigenerklärung zur Eignung L1240: Der Bieter erklärt das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 42 VgV i.V.m §123 und §124 GWB. Der Bieter erklärt, dass er seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat. Der Bieter erklärt, dass er Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist. Weiter erklärt er, dass falls sein Angebot in die engere Wahl kommt, er eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft vorlegen wird. Der Bieter erklärt, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich sein Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Alternativ gibt er an, dass ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird.
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II. Schutzerklärung Scientology L 2496: Der Bieter gibt eine Eigenerklärung bzgl. Scientology ab. Insbesondere erklärt er, dass er gegenwärtig sowie während der gesamten Vertragsdauer die Technologie von L. Ron Hubbard nicht anwendet, lehrt oder in sonstiger Weise verbreitet.
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III. Eigenerklärung Bezug Russland: Der Bieter erklärt, dass er entsprechend der Verordnung (EU) 2022/576 keinen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweist.
IV. Bieterfragen: Bieterfragen können bis einschließlich 09.10.2023 gestellt werden. Für später eingehende Fragen wird deren Beantwortung nicht zugesichert. Bieterfragen müssen unter "Nachrichten" im eVergabesystem gestellt werden. Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.
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V. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots: Zuschlagskriterien: Der Zuschlag ergeht gemäß § 58 VgV an das wirtschaftlichste Angebot. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Ermittelt wird das wirtschaftlichste Angebot durch die einfache Richtwertmethode gemäß UfAB 2018. Es wird ein Quotient (Kennzahl (Z)) aus Leistung (Leistungspunkte (L)) und Wertungspreis (P) errechnet. Ggf. wird zur leichteren Lesbarkeit die Kennzahl (Z) mit einem Faktor (z.B. 100 oder 1000) skaliert. Die entsprechende Formel stellt sich folgendermaßen dar: Z(Angebot) = (Leistungspunkte L / Preis P) * ggf. Skalierungsfaktor; Die höchste Kennzahl Z entscheidet über den Zuschlag. Bei Angeboten mit gleicher Preis-/fachlicher Nutzwertbewertung, sprich dem gleichen Quotienten, entscheidet die höhere Leistungspunktzahl. Falls auch gleiche Leistungspunktzahl entscheidet das Los. Insgesamt können maximal 10.000 Leistungspunkte erzielt werden:
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• Erfüllungsgrad der Anforderungen an die Jugendamtssoftware: 9.000 Punkte
• Einsatz von erfahrenem Personal: 1.000 Punkte (Dabei muss der zum Einsatz kommende leitende Techniker nachprüfbar eine erfolgreiche Datenmigration (OK.JUG -> angebotene Jugendamtssoftware) bei mindestens 3 Jungedämtern durchgeführt haben.)
Die genaue Verteilung der Bewertungspunkte sind der Anlage „Bewertungskriterien und Mindestanforderungen“ zu entnehmen.
VI. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen insbesondere die DSGVO. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (L 2441 Auftragsverarbeitung) wird Bestandteil des Vertrags.
VII. Einzureichende Unterlagen:
• L213 Angebotsschreiben
• Preisblatt (Zusätzlich ist im eVergabesystem im Arbeitsschritt „Angebot/Preisblatt erstellen“ der Nettopreis einzutragen),
• Bewertungskriterien und Mindestanforderungen
• sofern zutreffend: Erfahrung des eingesetzten Personals
• Datenblätter (Technische Datenblätter oder vollständige technische Beschreibung)
• Systemanforderungen der angebotenen Jugendamtssoftware
• L1240 Eigenerklärung zur Eignung
• Eigenerklärung Wettbewerbsregister und statistische Angaben
• L 127 Eigenerklärung Bezug Russland
• L 2496 Schutzerklärung Scientology
• Sofern zutreffend: L 234 Bietergemeinschaft
• Sofern zutreffend: L 235 Verzeichnis der LeistKap anderer Unternehmen
Folgende Unterlagen sind mit Angebotsabgabe oder auf gesonderte Anforderung der ausschreibenden Stelle bzw. zu einem späteren Zeitpunkt vorzulegen:
• Nachweise gem. Fußnoten L 1240 Eigenerklärung zur Eignung
• Formblatt L2442 Erklärung Auftragsverarbeitung
• Sofern zutreffend: L 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 892176-2411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 892176-2847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
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(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Quelle: OJS 2023/S 181-566057 (2023-09-15)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-10-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Software für das Jugendamt des Landkreises Altötting
Referenznummer: Abt. 4-8044/2023#4
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 0001
Beschreibung der Beschaffung:
Es wird ein Fachverfahren beschafft, das das Alltagsgeschäft aller Mitarbeitenden des Jugendamtes unterstützt. Die Fachsoftware muss dabei folgende Module bereitstellen: • Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiHi) • Beistandschaften, Vormundschaft, Beurkundung • Unterhaltsvorschuss (UVG) • Allgeminer Sozialdienst (ASD) • Pflegekinderdienst (PKD) • Adoption (oder integriert in einem anderen Modul) • Jugendgerichtshilfe (JGH) • Statistik, Controlling, Auswertung Es liegt gesteigerter Wert auf: • Qualitätssicherung: Fälle und Aufgaben können umfassend und nach festgelegten Standards (Prozessführung, Pflichtfelder, Wiedervorlagen) verwaltet werden. • Arbeitserleichterung: Das Fachverfahren ist logisch gut strukturiert, so dass unnötige Handlungsschritte und doppelte Arbeiten vermieden werden, egal ob im Büro oder beim mobilen Arbeiten. • Planungssicherung: Durch verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich Soll- und Istzustände abgleichen, Kostenentwicklungen und –prognosen erstellen sowie das Personal bemessen. • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Das Fachverfahren erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und unterstützt die Umsetzung der Aufgaben des Jugendamtes durch zeitnahe Hersteller-Updates. Folgende Schnittstellen muss das neue Fachverfahren zwingend bedienen: • zu OK.Fis (Firma AKDB) • zu KomXwork (DMS der Firma digitalfabriX) • zur Staatsoberkasse (Bereich UVG) • zu eStatistik.core (Statistisches Bundes-/Landesamtes in Bayern) • zu BayBIS (Einwohnermeldeamtsdaten) • JuBB Derzeit wird das Programm OK.JUG der AKDB verwendet. Es muss eine vollumfängliche Datenmigration in die neue Software erfolgen. Das neue Fachverfahren muss zwingend in die IT-Infrastruktur des AG integrierbar sein und muss onPremise installiert und betrieben werden. Dem Angebot sind die Systemanforderungen der angebotenen Fachsoftware beizufügen. Während der Einführungsphase sind Schulungen durchzuführen. Für die Software wird ein Pflege- und Wartungsvertrag auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine ausführliche Beschreibung samt detaillierter Anforderungen ist den Vergabeunterlgen, insbesondere der Anlage "Bewertungskriterien und Mindestanforderungen" zu entnehmen.
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Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Altötting 🏙️
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 201418.21 EUR 💰
Kennung des Angebots: Hauptleistungsbereich
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) A. ö. R.
Nationale Registrierungsnummer: DE129523371
Postleitzahl: 80686
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ausschreibung@akdb.de 📧
Telefon: +49 8959030 📞

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landkreis Altötting
Nationale Registrierungsnummer: 9332
Postanschrift: Bahnhofstr. 38
Postleitzahl: 84503
Postort: Altötting
Region: Altötting 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@lra-aoe.de 📧
Telefon: +49 8671502345 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: 8d08390f-a97d-42e2-a52d-303faaeaf505
Region: Altötting 🏙️
Quelle: OJS 2023/S 211-666432 (2023-10-30)
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Region:
Deutschland Bayern Oberbayern Altötting
Produkte/Dienstleistungen:
Softwarepaket und Informationssysteme Branchenspezifisches Softwarepaket