Beschaffung eines Archivinformationssystems (Projekt nAIS)

Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen

Aufbau und Implementierung eines Archivinformationssystems sowie Migration der Altdaten zur Ablösung der bestehenden Archiv- und Retrieval-Software

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Startext GmbH

Wer?

• Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-08-11	Auftragsbekanntmachung
2024-07-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-08-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 23-2000010598
Kurze Beschreibung:

Aufbau und Implementierung eines Archivinformationssystems sowie Migration der Altdaten zur Ablösung der bestehenden Archiv- und Retrieval-Software

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Darstellungs- und Archivierungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Postanschrift: Taunusanlage 5
Postleitzahl: 60329
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.bundesbank.de 🌏
E-Mail: carola.landeck@bundesbank.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636PE5/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636PE5 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-11 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 156-498878
ABl. S-Ausgabe: 156
Zusätzliche Informationen

Sofern weniger als drei Bewerber verbleiben, wird das Vergabeverfahren mit den verbliebenen Bewerbern fortgesetzt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Vor dem Hintergrund der notwendigen Ablösung der derzeit genutzten Archiv- und Retrieval-Software und der Umsetzung der aktuellen Standards in der Langzeitsicherung von Unterlagen können die bestehenden Archivanwendungen nicht mehr weitergeführt werden.

Zu diesem Zweck wird ein Archivinformationssystem beschafft und anschließend aufgebaut sowie implementiert. Zudem muss eine Migration der Metadaten und digitalen sowie digitalisierten Unterlagen erfolgen.

Dauer: 60 Monate
Zusätzliche Informationen:

Sofern weniger als drei Bewerber verbleiben, wird das Vergabeverfahren mit den verbliebenen Bewerbern fortgesetzt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Eigenerklärung (gem. Ziffer 4, Vordruck 11078 II) über die Eintragung im Handelsregister/Berufsregister mit Angabe der Registernummer, ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 58 der Richtlinie2014/24/EG)

b) Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (gem. Ziffer 5, Vordruck 11078 II)

c) Angaben, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt (gem. Ziffer 7, Vordruck 11078 II)

d) Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (gem. Ziffer 8, Vordruck 11078 II)

e) Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (gem. Ziffer 9, Vordruck 11078 II)

Die Vergabestelle behält sich vor, in Zweifelsfragen weitere Eignungsnachweise nachzufordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Eigenerklärung (gem. Ziffer 1, Vordruck 11078 II) über den Umsatz der Waren/Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (alternativ seit Bestehen), die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, je Jahr.

b) Eigenerklärung (gem. Ziffer 6, Vordruck 11078 II) über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden sowie für Vermögens- und Bearbeitungsschäden. Die Deckungssumme je Schadensereignis beträgt mindestens für Sach- und Personenschäden jeweils 3.000.000,00 EUR je Schadensereignis und für Vermögensschäden sowie Bearbeitungsschäden jeweils 500.000,00 EUR je Schadensereignis. Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Jahres beträgt das Zweifache dieser Deckungssummen.

Die Vergabestelle behält sich vor, in Zweifelsfragen weitere Eignungsnachweise nachzufordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Der Bieter muss ausreichende Kenntnisse sowie Erfahrungen in dem ausgeschriebenen Aufgabenbereich vorweisen können. Der Nachweis ist anhand von 3 Referenzprojekten zu erbringen, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, vgl. Angaben in Nr. 2 vom Vordruck 11078 II sowie Nrn. 1 bis 3 von T04 Eignungsmatrix. Je Referenzprojekt:

- Bezeichnung des Referenzprojektes

- Angaben zur Vergleichbarkeit mit der zu vergebenden Leistung:

-- Mindestanforderung: Die Vergleichbarkeit ist gegeben, sofern der Leistungsgegenstand eine Archivsoftware ist. Die Vergleichbarkeit wird hingegen grundsätzlich zu verneinen sein, sofern der Leistungsgegenstand ein Dokumentenmanagementsystem betrifft.

-- Bewertung: Leistungsgegenstand ist ein Digitales Magazin und Leistungsgegenstand ist der Umgang mit sensiblen Daten und hohen IT-Sicherheitsanforderungen.

- Angabe des Erbringungszeitraums

-- Mindestanforderung: Keine.

-- Bewertung: Die Umsetzung des Referenzprojektes erfolgte in den letzten fünf Kalenderjahren.

- Angabe des Auftraggebers bzw. Empfängers der Leistung: Beschreibung des Auftraggebers (Branche, Herkunftsstaat). Soweit möglich, zusätzlich die folgenden Angaben:

-- Name und Ort des Auftraggebers

-- Ansprechpartner mit Kontaktdaten für eine mögliche Kontaktaufnahme.

Bitte beachten: Von der Angabe personenbezogener Daten ist abzusehen. Daher Funktion und Funktionsadresse bzw. -Postfach ausreichend.

b) Maßnahmen zur Qualitätssicherung: Qualitätsmanagement-System. Das Unternehmen hat ein Qualitätsmanagement-System etabliert.

-- Bewertung: Maximale Punktzahl bei ISO9001 Zertifizierung.

c) Technische Fachkräfte: Qualifizierung der Projektkoordination. Das Unternehmen verfügt über ausreichend Kapazitäten (äquivalent zwei Personen bzw. Vollzeitstellen) zur Erbringung von Leistungen in der Projektkoordination.

-- Bewertung: Maximale Punktzahl bei aktuell gültigen Projektmanagement-Zertifizierungen wie Prince 2, PMP Project Management Professional oder vergleichbar.

d) Angaben zu Arbeitskräften gemäß Nr. 3, Vordruck 11078 II

Die Vergabestelle behält sich vor, im Zweifelsfall weitere Eignungsnachweise zu fordern.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden zunächst diejenigen Bewerber ermittelt, deren Teilnahmeanträge die formellen Voraussetzungen erfüllen und die Mindestanforderungen / Ausschlusskriterien (A-Kriterien) vollumfänglich erfüllen.

Sodann erfolgt im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs eine Bewertung der Teilnahmeanträge der verbliebenen Bewerber. Sofern mehr als drei geeignete Bewerber vorhanden sind, entscheidet die erreichte Punktzahl, die sich aus der Eignungsmatrix (T04) ergibt, siehe die Bewertungskriterien (B-Kriterien) zu den Referenzen 1 bis 3 sowie zur Qualitätssicherung und zum qualifizierten Personal.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-10-09 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2024-04-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllungsgrad (Punkte) gemäß Wertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.bundesbank.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636PE5/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

a) Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform DTVP. Rechtzeitig angeforderte Auskünfte müssen bis spätestens 01. September 2023, 12:00 Uhr bei der Vergabestelle vorliegen. Danach eingehende Anfragen können grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden.

b) Teilnahmeanträge sind auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Teilnahmeanträge" einzureichen.

c) Nach dem 11. September 2023, 11:00 Uhr eintreffende Teilnahmeanträge werden nicht zur Wertung zugelassen.

d) Unvollständige Teilnahmeanträge können von der Wertung ausgeschlossen werden.

e) Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung).

f) Die im Zusammenhang mit dieser Beschaffung erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen ausschließlich für die Erfüllung der gesetzlichen und (vor)vertraglichen Pflichten verwendet.

e) Der Auftraggeber behält es sich vor, eine Creditreform-Auskunft über den Bewerber und die Beteiligten einzuholen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y636PE5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Bundesbank, Leiter des Zentralbereichs Beschaffungen
Postanschrift: Postfach 10 06 02
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60006
Fax: +49 699566-502197 📠
Internetadresse: www.bundesbank.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 156-498878 (2023-08-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-07-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Auftragsvergabe: Beschaffung eines Archivinformationssystems (Projekt nAIS)
Referenznummer: 23-2000010598
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 23-2000010598
Beschreibung der Beschaffung:

Das Historische Archiv der Deutschen Bundesbank (HA) übernimmt, erschließt, sichert und vermittelt archivwürdige papierhafte und elektronische Unterlagen der Gesamtbank und macht diese langfristig nutzbar. Gemäß Bundesarchivgesetz (BArchG) ist die Deutsche Bundesbank (Bundesbank) verpflichtet, Unterlagen in unveränderter originärer Form dem Bundesarchiv (BArch) anzubieten und dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen im Sinne des BArchG diesem abzugeben. Dies erfolgt, wenn die Unterlagen nicht mehr zur Erledigung des laufenden Dienstgeschäftes in der Bundesbank benötigt werden (vgl. BArchG § 5.1.1.). Vor dem Hintergrund der notwendigen Ablösung der derzeit genutzten Archiv- und Retrieval-Software und der Umsetzung der aktuellen Standards in der Langzeitsicherung von Unterlagen können die bestehenden Archivanwendungen nicht mehr weitergeführt werden. Zu diesem Zweck wird ein Archivinformationssystem beschafft und anschließend aufgebaut sowie implementiert. Zudem muss eine Migration der Metadaten und digitalen sowie digitalisierten Unterlagen erfolgen.

Stadt: Frankfurt am Main
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-06-19 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: startext GmbH
Nationale Registrierungsnummer: HRB 20884
Postanschrift: Dottendorferstr. 86
Postleitzahl: 53129
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@startext.de 📧
Telefon: 0228 959960 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Nationale Registrierungsnummer: 991-80008-08
Postanschrift: Taunusanlage 5
Postleitzahl: 60329
Postort: Frankfurt am Main
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: carola.landeck@bundesbank.de 📧
Telefon: +49 69 9566-35200 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 498878-2023

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63H310
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Nationale Registrierungsnummer: 991-80008-08
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: nachpruefung@bundesbank.de 📧
Telefon: +49 699566-32197 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-11+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 136-420942 (2024-07-11)

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