Beschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems für die Stadtverwaltung Radevormwald

Stadt Radevormwald

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-17.

Wer?

• Stadt Radevormwald

Wie?

Wo?

• Köln › Oberbergischer Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-04-17	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-04-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Referenznummer: 018/2023-ADV
Kurze Beschreibung:

Beschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems für die Stadtverwaltung Radevormwald

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Oberbergischer Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Radevormwald
Postanschrift: Hohenfuhrstraße 13
Postleitzahl: 42477
Postort: Radevormwald
Kontakt
Internetadresse: https://www.radevormwald.de 🌏
E-Mail: zentrale.vergabestelle@radevormwald.de 📧
Telefon: +49 2195/606-219 📞
Fax: +49 2195/606-116 📠
URL der Dokumente: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXT2YYHYW1RA1AM0/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXT2YYHYW1RA1AM0 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-17 📅
Einreichungsfrist: 2023-05-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 079-239115
ABl. S-Ausgabe: 79
Zusätzliche Informationen

Nachdem die eingegangenen Erstangebote der Bieter einer formellen und ersten inhaltlichen Prüfung unterzogen wurden, lädt der Auftraggeber die Bieter zur Teilnahme an Verhandlungen ein. Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle Bieter bei den Verhandlungen gleich behandelt werden und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Im Rahmen der Verhandlungen wird auf Grundlage des Angebots mit dem jeweiligen Bieter erörtert, wie das Angebot die Anforderungen der funktionalen Leistungsbeschreibung des Auftraggebers am besten erfüllen kann. Im Rahmen der Verhandlungen können die gesamten Angebotsinhalte mit Ausnahme der festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien erörtert werden. Der Auftraggeber behält sich dabei vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen zu führen und in jeder Verhandlungsphase die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Bieter, deren Angebote nicht für die folgende Verhandlungsphase vorgesehen sind, werden in diesem Fall entsprechend informiert. Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen Bieter aktiv durch den Auftraggeber aufgefordert, auf der Grundlage der ggf. durch den Auftraggeber noch angepassten Leistungsbeschreibung und der anderen Bestandteile der Vergabeunterlagen ihr endgültiges Angebot vorzulegen. Bekanntmachungs-ID: CXT2YYHYW1RA1AM0

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für die Stadtverwaltung Radevormwald soll ein DMS für 150 Mitarbeiter nach Maßgabe der im Leistungsverzeichnis genannten Anforderungen und der damit verknüpften Bewertungsmatrix beschafft werden. Der Auftragnehmer sorgt für die Implementierung und Einführung des DMS mit den genannten Anforderungen im vereinbarten Zeitrahmen.

Dauer: 48 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadt Radevormwald - Der Bürgermeister - Hohenfuhrstraße 13 42477 Radevormwald

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Ein Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister. Der Nachweis wird erbracht durch einen aktuellen (d.h. zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate) Registerauszug oder ein vergleichbares aktuelles Dokument. Ausländische Bewerber können die Eintragung in das jeweilige Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzstaates durch Vorlage entsprechender aktueller Unterlagen gemäß den lokalen Bestimmungen nachweisen.

Im Fall der Abgabe eines Teilnahmeantrags durch eine Bietergemeinschaft ist der betreffende Nachweis für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Bei Teilnahmeanträgen, in denen eine Eignungsleihe vorgesehen ist, ist der betreffende Nachweis auch für jedes eignungsverleihende Unternehmen einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(1) Eine Eigenerklärung über den Umsatz der vergangenen drei Geschäftsjahre. Für die entsprechende Erklärung ist das Formblatt "Umsatz" zu nutzen.

Im Fall der Abgabe eines Teilnahmeantrags durch eine Bietergemeinschaft ist das betreffende Formblatt für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Bei Teilnahmeanträgen, in denen eine Eignungsleihe in Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit vorgesehen ist, ist das betreffende Formblatt auch für jedes eignungsverleihende Unternehmen einzureichen.

(2) Ein Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung. Als Mindestanforderung gilt, dass die Versicherung eine Deckungssumme je Versicherungsfall in Höhe von mindestens 3 Mio. EUR für Personenschäden und 3 Mio. EUR für Sach- und Vermögensschäden aufweisen muss.

Der Nachweis wird erbracht durch die Vorlage eines vom Versicherer ausgestellten Versicherungsnachweises oder eine schriftliche Erklärung des Versicherers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine Versicherung entsprechend der vorstehenden Mindestanforderung abzuschließen. Der Nachweis bzw. die Erklärung darf nicht älter als 12 Monate sein.

Bietergemeinschaften müssen einen entsprechenden Nachweis bzw. eine Erklärung für die Bietergemeinschaft oder für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorlegen.

Bei Teilnahmeanträgen, in denen eine Eignungsleihe vorgesehen ist, ist der betreffende Nachweis bzw. die betreffende Erklärung auch für jedes vorgesehene eignungsverleihende Unternehmen einzureichen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Eine Benennung und Beschreibung der erbrachten Leistungen (Referenzprojekte), die mit den zu vergebenden Leistungen zur Einführung eines DMS für die Stadtverwaltung des Auftraggebers vergleichbar sind. Als Mindestanforderung gilt dabei, dass der Bewerber mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte in den letzten drei Geschäftsjahren nachweisen muss, bei denen Kommunen bei der Einrichtung eines DMS in der Kommunalverwaltung betreut wurden und dabei Leistungen der hier nachgefragten Art erbracht wurden. Hierfür ist das Formblatt "Referenzen" zu nutzen und mit den dort abgefragten Angaben zu versehen.

Die Angabe von Referenzprojekten dient zudem der Bewertung der Teilnahmeanträge und der hieraus folgenden Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber (vgl. hierzu auch Ziff. 2.6.3).

Im Fall der Abgabe eines Teilnahmeantrags durch eine Bietergemeinschaft werden die nachgewiesenen Referenzen der Mitglieder der Bietergemeinschaft insgesamt berücksichtigt. Insofern ist anzugeben, welches Mitglied der Bietergemeinschaft Inhaber der Referenz ist.

Bei Teilnahmeanträgen, in denen eine Eignungsleihe in Bezug auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit vorgesehen ist, werden auch die nachgewiesenen Referenzen des/der eignungsverleihenden Unternehmen(s) berücksichtigt. Insofern ist der Name des eignungsverleihenden Unternehmens anzugeben, welches Inhaber der Referenz ist.

(2) Eine Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens sowie des Geschäftsbereichs ECM/DMS der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ersichtlich ist. Hierfür ist das Formblatt "Mitarbeiterentwicklung" zu nutzen.

Die Angabe der Beschäftigtenzahl des Geschäftsbereichs ECM/DMS aus dem letzten Geschäftsjahr dient zudem der Bewertung der Teilnahmeanträge und der hieraus folgenden Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber (vgl. hierzu auch Ziff. 2.6.3).

Im Fall der Abgabe eines Teilnahmeantrags durch eine Bietergemeinschaft ist das betreffende Formblatt für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Bei Teilnahmeanträgen, in denen eine Eignungsleihe in Bezug auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit vorgesehen ist, ist das betreffende Formblatt auch für jedes eignungsverleihende Unternehmen einzureichen.

(3) Eine Angabe der für die Auftragsausführung vorgesehenen Fachkräfte. Hierfür ist das Formblatt "Fachkräfte" zu nutzen und mit den dort abgefragten Angaben zu versehen.

Die Angabe der Berufserfahrung der vorgesehenen Fachkräfte dient zudem der Bewertung der Teilnahmeanträge und der hieraus folgenden Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber (vgl. hierzu auch Ziff. 2.6.3).

Im Fall der Abgabe eines Teilnahmeantrags durch eine Bietergemeinschaft werden die Angaben zu den den einzelnen Mitgliedern der Bietergemeinschaft zugehörigen Fachkräfte insgesamt berücksichtigt. Insofern ist anzugeben, bei welchem Mitglied der Bietergemeinschaft die vorgesehene Fachkraft beschäftigt ist.

Bei Teilnahmeanträgen, in denen eine Eignungsleihe in Bezug auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit vorgesehen ist, werden auch die benannten Fachkräfte des/der eignungsverleihenden Unternehmen(s) in die Wertung einbezogen. Insofern ist der Name des eignungsverleihenden Unternehmens anzugeben, bei welchem die vorgesehene Fachkraft beschäftigt ist.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Auftragnehmer haben zu gewährleisten, dass bei der Ausführung des Auftrags alle für sie geltenden rechtlichen Verpflichtungen eingehalten werden (§ 128 Abs. 1 GWB).

Zur Vereinbarung über die Einzelheiten der Auftragsausführung werden Auftraggeber und Auftragnehmer einen Vertrag auf Grundlage des EVB-IT Systemvertrags schließen. Ein Muster des Vertrages liegt den Vergabeunterlagen bei. Nach Maßgabe von Ziff. 1.1.2. kann die konkrete Vertragsgestaltung zum Gegenstand der Verhandlungen gemacht werden.

Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren die "Besonderen Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen" (BVB TVgG NRW), um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer die insofern geltenden rechtlichen Verpflichtungen des TVgG NRW einhält. Auf das beiliegende Muster der Besonderen Vertragsbedingungen TVgG NRW wird hingewiesen.

Vor dem Hintergrund eines geltenden Zuschlagsverbotes in Vergabeverfahren für Bieter mit (unmittelbarem oder mittelbarem) Russlandbezug ist mit dem Teilnahmeantrag von jedem Bewerber / Mitglied einer Bietergemeinschaft zudem eine Erklärung abzugeben, dass kein entsprechender Bezug besteht. Hierzu ist das Formblatt "Eigenerklärung EU-Sanktionen" zu nutzen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-06-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXT2YYHYW1RA1AM0/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber behält sich dabei vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen zu führen und in jeder Verhandlungsphase die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Bieter, deren Angebote nicht für die folgende Verhandlungsphase vorgesehen sind, werden in diesem Fall entsprechend informiert.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen Bieter aktiv durch den Auftraggeber aufgefordert, auf der Grundlage der ggf. durch den Auftraggeber noch angepassten Leistungsbeschreibung und der anderen Bestandteile der Vergabeunterlagen ihr endgültiges Angebot vorzulegen.

Bekanntmachungs-ID: CXT2YYHYW1RA1AM0

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland - Spruchkörper Köln bei der Bezirksrgierung Köln
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-3116 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 079-239115 (2023-04-17)

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