Beschaffung eines Rahmenvertrages für Fahrradleasing für Mitarbeiter der Universitätsklinika Halle (Saale) und Magdeburg sowie ihrer Tochtergesellschaften

Titel

Beschaffung eines Rahmenvertrages für Fahrradleasing für Mitarbeiter der Universitätsklinika Halle (Saale) und Magdeburg sowie ihrer Tochtergesellschaften
HAL_UK_2023_03

Kurze Beschreibung

Die Universitätsklinika Halle und Magdeburg beabsichtigen als Arbeitgeberinnen und Auftraggeberinnen für ihre Mitarbeitenden einschließlich ihrer Tochtergesellschaften in Mehrheitsbeteiligung ein Fahrradleasing-Angebot über die freiwillige Entgeltumwandlung einzuführen und schreiben deshalb in einem europaweiten Vergabeverfahren einen Fahrradleasing-Rahmenvertrag aus.
Das Angebot soll auch für die jeweiligen medizinischen Fakultäten in Anwendung gebracht werden, sobald diese die tarifliche Grundlage geschaffen haben und das Angebot wahrnehmen möchten.
Ziel dieser Rahmenvereinbarung ist es, ein einheitliches Angebot für alle Mitarbeitenden der beiden Universitätsklinika einschließlich ihrer Tochtergesellschaften in Mehrheitsbeteiligung und, optional, der medizinischen Fakultäten zu schaffen.

Beschreibung der Beschaffung

Das Leistungsspektrum des ausgeschriebenen Rahmenvertrages umfasst das Leasing von Fahrrädern gemäß § 63a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung zum Zwecke der Überlassung an Beschäftigte der Auftraggeberin zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen (insbesondere Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals). Dabei ist der administrative Aufwand auf ein Minimum zu beschränken.
In der Produktpalette sollen folgende Produktgruppen, in jeweils verschiedenen Preissegmenten, enthalten sein:
- City-Bikes, Stadträder o.Ä.
- Trekkingräder (bzw. All-Terrain-Bikes) o.Ä.
- Mountainbikes o.Ä.
- Rennräder, Gravelbike, Liegeräder o.Ä.
- Klappräder, Falträder o.Ä.
- Lastenräder, E-Lastenräder o.Ä.
- sog. E-Bikes, Pedelecs bis max. 25km/h o.Ä.
Angeboten werden sollen ebenso die im Zusammenhang mit der Abwicklung des Fahrradleasings für die Beschäftigten zu erbringenden Dienstleistungen. Hierzu gehört insbesondere die Vermittlung oder Vergabe von Einzelleasingverträgen inklusive der geforderten Serviceleistungen (wie zum Beispiel die Gestellung des Portals und die Komplettabwicklung des Leasinggegenstandes) für Fahrräder im Rahmen einer Entgeltumwandlung.
Für die Abwicklung des Fahrradleasings soll der Auftragnehmer den Auftraggeberinnen ein durchgehend kostenfreies, digitales, personalisierbares Kundenportal mit einem Bereich für Mitarbeitende und einem Bereich für die jeweilige Arbeitgeberin (Fokus Personalbereich) im Rahmen einer Onlineplattform (browserbasiert) in deutscher und englischer Sprache bereit stellen. Eine Nutzung auch auf mobilen Endgeräten wäre wünschenswert.
Über dieses Online-Portal muss der Bestell- und Abwicklungsprozess vollständig digital abgebildet werden können. Dies beinhaltet unter anderem den gesamten Bestellprozess, den Abschluss der Überlassungs- und Einzelleasingverträge, die Schadensabwicklung sowie das Störfallmanagement. Alle Dokumente sind in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen.
Das Fahrrad ist während der gesamten Leasinglaufzeit durch eine obligatorisch abzuschließende Grundversicherung zu versichern. Eine entsprechende Versicherung ist vom Auftragnehmer verpflichtend mit anzubieten. Die Abwicklung der Fahrradversicherung hat über den Auftragnehmer zu erfolgen.
Das Fahrrad wird den Mitarbeitenden zur dienstlichen und privaten Nutzung überlassen. Deshalb muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass der Mitarbeitende, die Betriebssicherheit einmal pro Jahr durch einen Sachkundigen (Durchsicht aller wichtigen Punkte für die Betriebs- und Verkehrssicherheit gemäß UVV) prüfen lassen kann. Grundlage für diese Basisversorgung soll ein ein Wartungs- bzw. Inspektionsanteil sein, der automatisch mit dem Leasingeinzelvertrag endet.
Ziel dieser Rahmenvereinbarung ist es, ein einheitliches Angebot für alle Mitarbeitenden der beiden Universitätsklinika einschließlich ihrer Tochtergesellschaften in Mehrheitsbeteiligung und, optional, der medizinischen Fakultäten zu schaffen.

Beschreibung der Optionen

Die Leistung soll auch für die jeweiligen medizinischen Fakultäten in Anwendung gebracht werden, sobald diese die tarifliche Grundlage geschaffen haben und das Angebot wahrnehmen möchten.

Zusätzliche Informationen

Die Bewertung des Teilnahmeantrages erfolgt gem. Bewertungsmatrix (Tabellenblatt "B-Kriterien TNW" in der Datei "2023_03_08_Teilnahme_Eignungsmatrix_Leasingfahrräder").
Es werden die 6 Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Es ist vorgesehen, dass nach der Bewertung der eingegangenen Erstangebote gem. Bewertungsmatrix der Angebotsphase nur die 3 Bieter mit der höchsten Punktzahl zu Verhandlungsgesprächen eingeladen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Struktur / Vertretungsbefugnisse laut Handelsregisterauszug oder Partnerschaftsregisterauszug oder Auszug aus vergleichbaren Register bzw. einer Genehmigungsbehörde; Erfüllt, wenn der Bewerber die Eintragungs-/ Registernachweise für die natürliche / juristische Person - Nachweise entsprechend der zutreffenden Gesellschaftsform (Kammereintrag für Freiberufler, Partnerschaftsregister, Handelsregister, Gewerbe- oder Bundeszentralregister) mit Angaben zum Geschäftszweck und Auflistung der Gesellschafter und Vertretungsbefugnissen eingereicht hat. (nicht älter als 6 Monate) (in einfacher Kopie).
2. ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung des Bieters ausgefüllt hat (Textform). Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen. (Textform) (hier sind Informationen zur persönlichen Lage sowie zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen gem. § 123 und 124 GWB auszufüllen)
3. ausgefüllte Bewerbererklärung nach Abschnitt 2, Anlage 1a des Landes Sachsen-Anhalt (Textform). Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen. (Textform)
4. im Bedarfsfall, sofern eine Bewerber-/Bietergemeinschaft gebildet wurde, ausgefüllte Bietergemeinschaftserklärung (Textform). Hinweis: Diese Anlage ist von jedem Mitglied der Bewerber-/ Bietergemeinschaft auszufüllen. Zusätzlich müssen von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft die ausgefüllten Anlagen von Nr. 2 (Eigenerklärung Eignung des Bieters) und 3 (Bewerbererklärung) ausgefüllt vorliegen. (Textform)
5. im Bedarfsfall, sofern eine Eignungsleihe vorliegt, eine rechtsverbindlich unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten über die verbindliche Verfügbarkeit der für den Auftrag erforderlichen Mittel / Kapazitäten / Ressourcen für den Fall der Beauftragung. (in einfacher Kopie)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung (Textform) über den Gesamtumsatz des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) für Aufträge in der EU, mit folgender Mindestanforderung: mind. 21,0 Mio. Euro (Gesamtumsatz der Geschäftsjahre 2020, 2021, 2022)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. ausgefüllte leistungsspezifische Referenzliste (siehe Tabellenblatt „Referenzen_Leasingfahrräder“ in der Datei „2023_03_08_Teilnahme_Eignungsmtarix _Leasingfahrräder“) mit 3 (drei) Referenzen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland in den letzten 3 Jahren vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, bei denen in Art und Umfang vergleichbare Leistungen (mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar) erbracht wurden, mit folgenden Mindestangaben für jedes Referenzprojekt:
- Name der Referenz,
- Kontaktdaten Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefonnummer u. E-Mail-Adresse)
- Anzahl der Mitarbeiter von mind. 1.000
- Auftrag liegt nicht mehr als 3 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung zurück
2. Angabe der technischen Stellen / Umfang Fachhändlernetz: Eigenerklärung (Textform) zur die Anzahl der vertraglich gebundenen Niederlassungen der Fahrradhändler in der Region Magdeburg d.h. die Anzahl der Geschäfte im Umkreis von 70km von Magdeburg an. Es sind die Namen der Geschäfte sowie der Ort in einer Liste einzutragen. Hierbei sind folgende Mindestanforderungen zu beachten:
- Umkreis von max. 70 km
- Mindestens 20 Händler
3. Angabe der technischen Stellen / Umfang Fachhändlernetz: Eigenerklärung (Textform) zur die Anzahl der vertraglich gebundenen Niederlassungen der Fahrradhändler in der Region Halle (Saale) d.h. die Anzahl der Geschäfte im Umkreis von 70km von Halle (Saale) an. Es sind die Namen der Geschäfte sowie der Ort in einer Liste einzutragen. Hierbei sind folgende Mindestanforderungen zu beachten:
- Umkreis von max. 70 km
- Mindestens 20 Händler
4. Angabe der technischen Stellen / Umfang Fachhändlernetz: Der Bewerber kann über sein Fachhändlernetz nachfolgende Produktgruppen in verschiedenen Preissegmenten von 750 € brutto bis mind. 6.000 € brutto, max bis 12.000 € brutto anbieten:
- City-Bikes, Stadträder o.Ä.
- Trekkingräder (bzw. All-Terrain-Bikes) o.Ä.
- Mountainbikes o.Ä.
- Rennräder, Gravelbike, Liegeräder o.Ä.
-Klappräder, Falträder o.Ä.
-Lastenräder, E-Lastenräder o.Ä.
-sog. E-Bikes, Pedelecs bis max. 25km/h o.Ä.
5. technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber verfügt in dem Bereich des Auftragsgegenstandes über ein Archiv-/Datenmanagementsystem zur Speicherung der Auftragsdaten gemäß DS-GVO.
6. technische Ausrüstung: Der Bewerber verfügt über Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes, deren primäre Anwendersprachen Deutsch und Englisch sind.
7. technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber gewährleistet, dass die in seinen Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes verarbeiteten die Daten (Serverstandort) ausschließlich im Geltungsbereich der EU-DSGVO verbleiben und und die Benutzerdaten geschützt und verschlüsselt abgelegt werden.
8. technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber stellt für die Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes sicher, dass sie mit den Grundsätzen "Privacy by Design" und "Privacy by Default" gem. EU-DSGVO zu vereinbaren sind, die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität bei Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten sichergestellt wird und eine Beachtung der Datensparsamkeit, sowie der unerlaubten Verknüpfung personenbezogener Daten erfolgt.
9. technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber stellt für die Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes stellt, dass sämtliche Daten konform mit dem EuGH-Urteil „Schrems II“ dokumentiert, gespeichert und bearbeitet werden.
10. technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber stellt für die Systeme in dem Bereich des Auftragsgegenstandes stellt, dass Maßnahmen zur Gewährleistung der Informationssicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik durchgehend berücksichtigt werden.
11. technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber weißt eine Zertifizierung Informationssicherheit, Cybersicherheit und Datenschatz nach DIN EN ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Zertifizierungen vor.
12: technische Ausrüstung / Sicherheitsstandards: Der Bewerber stellt geeignete und dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, die sich insbesondere aus den Art. 25 und 32 EU-DSGVO ergeben sicher, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit seiner im Rahmen der Leistungserbringung eingesetzten Informationssysteme, Komponenten und Prozesse und aller von dem Auftraggeber und dessen Beschäftigten überlassenen oder sonst zugänglich gemachten Daten sicherzustellen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

A) zu 1. (Referenzen)
folgenden Mindestangaben müssen für jedes für jedes Referenzprojekt gemacht werden:
- Name der Referenz,
- Kontaktdaten Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefonnummer u. E-Mail-Adresse)
- Anzahl der Mitarbeiter von mind. 1.000
- Auftrag liegt nicht mehr als 3 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung zurück
B) zu 2. und 3. (Angabe der technischen Stellen / Umfang Fachhändlernetz)
- der Umkreis, in wellchem die Fachhändler angegeben werden, ist jeweils max. 70 km
- es müssen jeweils 20 Fachhändler innerhalb des jeweiligen Umkreises angegeben werden

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und beginnt mit der Bereitstellung des Angebots zur Nutzung durch die Mitarbeitenden. Dazu erklärt die jeweilige Auftraggeberin eine Abnahme. Sie endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, nach Ablauf von 48 Monaten.
Die Vertragslaufzeit der Einzelleasingverträge beträgt regelmäßig maximal 36 Monate.
Überschreitet die Dauer des Einzelleasingvertrags die Laufzeit des Rahmenvertrags wird der Einzelleasingvertrag bis zu dessen regulärem Laufzeitende unverändert fortgeführt (Nachwirkung)

Weitere, vom Bewerber vorzulegende Unterlagen:
1. vom Bewerber ausgefüllter Teilnahmeantrag (Formular) (Textform)
2. soferne eine Bewerbergemeinschaft mit Nachunternehmern vorliegt: auftragsbezogene Darstellung von Struktur, Funktionen, Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb der Bewerbergemeinschaft sowie eine Darstellung der technischen und kaufmännischen Leitung - Ausführungen auf max. 2 DIN A4-Seiten. Die Darstellung ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.
7. ausgefüllte Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb (Textform)
8. kurze Firmenpräsentation inkl. Darstellung der Unternehmens-/ Unternehmensgruppenstruktur. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.
9. Weitere Hinweise:
Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahmewettbewerb sowie die Formulare des Auftraggebers verwendet werden.
Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist.
Während des Verfahrens ablaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.