Beschaffung mobiler Videokonferenztechnik einschließlich Service

Beschreibung der Beschaffung

Die Leitstelle für Informationstechnologie (LIT) ist der IT-Dienstleister der sächsischen Justiz und betreibt zentral die Infrastruktur und alle Fachverfahren für ca. 65 Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugsanstalten und weitere Behörden der sächsischen Justiz mit insgesamt ca. 8000 Anwender*innen.
Die LIT beabsichtigt die Bereitstellung und den Betrieb von technischen Komponenten und Systemen für die Präsentation von digitalen Medieninhalten (z. B. im Rahmen von Gerichtsverhandlungen) und die Durchführung von Webkonferenzen (z. B. Online-Verhandlungen und Online-Vernehmungen).
Mit den Ausstattungen müssen mindestens folgende grundlegende Einsatzszenarien abgebildet werden:
- Darstellung von digitalen Medieninhalten (Akteninhalte, Bilder, Videos etc.) durch Justizmitarbeiter*innen (Richter*innen, Staatsanwält*innen, andere Mitarbeiter*innen) im Rahmen von Gerichtsverhandlungen, Meetings etc.; es ist eine Bild- und/oder Tonwiedergabe zu ermöglichen; es soll zudem ein paralleler Zugriff auf die internen Datenablagen der Justiz erfolgen können
- Darstellung von digitalen Medieninhalten durch Externe (z.B. Anwält*innen) im Rahmen von Gerichtsverhandlungen, Meetings etc.; es soll eine Bild- und/oder Tonwiedergabe ermöglicht werden
- Durchführung von Webkonferenzen mit mehreren Beteiligten, insbesondere Durchführung von Online-Verhandlungen und Online-Vernehmungen
- Aufzeichnung von Webkonferenzen
Aufgrund derzeitiger Planungen auf Bundesebene zur gesetzlichen Neuregelung des Einsatzes von Videokonferenztechnik erfolgt durch die LIT ein mehrstufiges Vorgehen zur Ausstattung mit der erforderlichen Technik:
- Stufe 1: Ausstattung mit Mindeststandards an Komponenten und Systemen zur Abdeckung grundlegender Anforderungen und Szenarien (ohne Durchführung baulicher Maßnahmen an den Standorten)
- Stufe 2: Ausstattung mit Komponenten und Systemen zur Abdeckung weiterer, derzeit noch zu klärender Anforderungen und komplexerer Einsatzszenarien (ohne Durchführung baulicher Maßnahmen an den Standorten)
- Stufe 3: Ausstattung mit fest installierten Komponenten und Systemen im Rahmen der baulichen Ertüchtigung der Gerichte und Behörden
Die vorliegende Ausschreibung bildet Stufe 1 der Ausstattungsplanung ab. Leistungsgegenstand sind die Bereitstellung und die Betreuung mobiler technischer Komponenten einer Standardlösung.
Ausgeschrieben ist dabei ein Warenkorb, welcher sowohl den Abruf kompletter Präsentations- und Videokonferenzlösungen als auch den Abruf einzelner Komponenten ermöglicht.
Der Warenkorb umfasst im Wesentlichen die folgenden Komponentengruppen:
- großflächiger Monitor zur Bildwiedergabe
- Mini-PC zur Einwahl in die Webkonferenz
- mobiles Kamera-, Mikrofon- und Lautsprechersystem zur Übertragung und Wiedergabe von Ton und Bild
- Aufzeichnungssystem zur Aufzeichnung von Webkonferenzen
- mobiler Rollwagen zum Transport des Monitors, des Mini-PCs und des Kamera-, Mikrofon- und Lautsprechersystems
- Ablagesystem für zusätzliche Komponenten (z. B. Notebook)
Durch den Auftragnehmer sind jeweils die Anlieferung an den Verwendungsort sowie der Support (Wartung und Störungsbeseitigung) der Komponenten und Systeme zu erbringen. Zudem sind Anwenderhilfen (Kurzanleitungen, Handbücher, Hilfevideos) zur Verfügung zu stellen.
Bei Abruf ausgewählter Einzelkomponenten und Komplettlösungen ist überdies die Inbetriebnahme (inklusive Funktionstest) am Verwendungsort durchzuführen.
Für abgerufene ausgewählte Einzelkomponenten und Komplettlösungen sind durch den Auftragnehmer zudem Einweisungen in die Bedienung und Möglichkeiten der Störungsbeseitigung der Lösungen anzubieten. Die Einweisungen sollen sich dabei auch auf die o. g. geplanten Einsatzszenarien erstrecken. Der konkrete Inhalt wird zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB wird um Abgabe der im Folgenden aufgeführten Angaben und Erklärungen gebeten.
Dabei kann der Bieter die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Er kann hierfür das Standardformular der EEE - abrufbar unter https://uea.publicprocurement.be/ - ausfüllen und einreichen. Er kann die EEE aber auch über das elektronisch ausfüllbare, exportierte und gespeicherte Online-Standardformular einreichen.
Die geforderten Eigenerklärungen können auch formlos eingereicht werden.
Für verbundene Unternehmen (Konzerne) wird darauf hingewiesen, dass die Angaben konkret für dasjenige, rechtlich selbstständige Unternehmen (juristische Person) beizu-bringen sind, das als Bietergemeinschaft oder Eignungsverleiher (vgl. Ziffer 20/21 der Anlage 01) auftritt.
• Erklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Bieter zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt ist wegen (vgl. EEE Teil III, Abschnitt A):
o § 129 (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a (Bildung terroristischer Verei-nigungen), § 129b (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), § 89c (Terrorismusfinanzierung), § 261 (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), § 263 (Betrug); § 264 (Subventionsbetrug), § 299 (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), § 108e (Bestechung von Mandatsträgern), §§ 299a, 299b (Bestechlichkeit im Gesundheitswesen), §§ 333, 334 (Vorteilsgewährung und Bestechung, jeweils auch i.V.m. § 335a - ausländische und internationale Bedienstete), §§ 232, 233, 233a (Menschenhandel) StGB
o Art. 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Beste-chung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Ge-schäftsverkehr)
• Erklärung, dass der Bieter die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (vgl. EEE Teil III, Abschnitt B)
• Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB (vgl. EEE Teil III, Abschnitt C)
2.1) Erforderlich ist ein Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt A).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)
Erforderlich sind die folgenden Angaben und Erklärungen (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt B und C):
• eine – im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung – aussagekräftige Darstellung des Bieters, u.a.:
o Angabe der Geschäftsbereiche und Tätigkeitsfelder des Unternehmens, des Datums der Unternehmensgründung, des Hauptsitzes des Unternehmens, der Anzahl zertifizierter Servicestützpunkte in Deutschland, des Ortes des zu Dresden nächstgelegenen Servicestandortes etc.
o Angabe, ob und auf welche Weise der Bieter wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft ist
o Angabe von Beteiligungsverhältnissen und Verbindungen bei Bietergemeinschaften und bei Unterauftragnehmern, Angabe der Leistungsinhalte der in Bietergemeinschaft beteiligten Bieter und der Unterauftragnehmer
• Anzahl der durchschnittlich jährlich beschäftigten Mitarbeiter bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre
• Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre
• Nachweis einer aktuell gültigen Haftpflichtversicherung über mind. 50.000 € je Schadensfall und Versicherungsjahr oder Erklärung, dass diese jeweils bis Vertrags-schluss beigebracht wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)
Erforderlich sind die folgenden Angaben und Erklärungen (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt C):
2.3.1 Referenzprojekte
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind Referenzprojekte anzugeben.
Der Bieter hat mindestens zwei in den letzten fünf Jahren erbrachte, vergleichbare Projekte über die Bereitstellung, den Support und die Einweisung in mobile Videokonferenztechnik anzugeben. Für die Vergleichbarkeit kommt es vordergründig auf die Art, nicht auf den Umfang der erbrachten Leistungen an.
Folgende Angaben sind erforderlich:
- Beschreibung des Auftragsgegenstands
- Angabe von Leistungsort und -zeitraum
- Beschreibung des Auftragsumfangs und Angabe des Auftragswerts
- Bezeichnung des Auftraggebers mit vollständiger Anschrift mit Ansprechpartner
- detaillierte Beschreibung der Art und des Inhalts der durch den Bieter erbrachten Leistungen
2.3.2 Mitarbeiterprofile
Zur Leistungserbringung ist entsprechend qualifiziertes Personal einzusetzen. Es ist zudem ein Projektleiter als zentraler Ansprechpartner des Bieters zu benennen. Aus Gründen einer effektiven Zusammenarbeit sind häufige Wechsel der eingesetzten Mitarbeiter zu vermeiden.
2.3.2.1 Erforderliche Kenntnisse und Erfahrungen
Die zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter müssen über die nachfolgenden Kenntnisse und Erfahrungen verfügen.
• alle eingesetzten Mitarbeiter:
o Beherrschung der deutschen Sprache Level C1 oder Muttersprachler
• Projektleiter:
o mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Bereitstellung und des Supports von mobiler Videokonferenztechnik
o Beteiligung als Projektleiter oder in vergleichbarer Position an einem der benannten Referenzprojekte
2.3.2.2 Nachweis durch Mitarbeiterprofile
Für die für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter sind Mitarbeiterprofile vorzulegen. Die Mitarbeiterprofile sollten anonymisiert sein und der Umfang sollte 1 Seite pro Mitarbeiter nicht überschreiten. Die Mitarbeiter und ihre Profile sind zu nummerieren.
Die Mitarbeiterprofile müssen folgende Angaben enthalten:
- derzeitige Funktion
- derzeitiges Tätigkeitsgebiet
- ggf. Beteiligung an den benannten Referenzprojekten mit Angabe von Art und Umfang der dabei ausgeübten Tätigkeiten
- geforderte Kenntnisse und Erfahrungen

Um ggf. erfolgte Änderungen, Ergänzungen, Berichtigungen oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen zu erhalten, haben sich die Bewerber/Bieter eigenverantwortlich auf der Bekanntmachungsplattform (siehe Pkt. I.3) Kommunikation) zu informieren.
Das Angebot, sowie die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren und der gesamten Vertragslaufzeit haben in deutscher Sprache in Wort und Schrift zu erfolgen.
Angebote, die in anderer Form (z. B. schriftlich, per E-Mail oder auf einem Datenträger) eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt und vom Verfahren zwingend ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1). Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.