Beschaffung toolunabhängiger externer Dienstleistungsservices zur Thematik "Geschäftsprozessmanagement"

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Bundesbank beabsichtigt, eine Business Process Management Software (BPMS) einzuführen und die Voraussetzungen für ein einheitliches Prozessmanagement zu schaffen. Dazu sollen Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Durchführung von Prozessmanagementprojekten, zu Prozessmanagement-, -optimierungs- und -digitalisierungsfragen sowie für die methodische und organisatorische Weiterentwicklung des Kompetenzzentrums Prozessdigitalisierung (KPro) bezogen werden.

Beschreibung der Beschaffung

Im Wesentlichen sollen folgende Leistungen mittels EVB-IT Dienstvertrag beschafft werden,
Initialer Bedarf:
- Beratung bei der Etablierung von KVP (für End-to-End-Prozesse oder einzelne Fachbereiche / Gruppen)
- Beratung bei der Implementierung eines fachlich-organisatorischen Konzeptes für die Wahrnehmung der Aufgaben des KPros im Bereich der Prozessoptimierung und -digitalisierung (z. B. Beratungsprozesse) im Zusammenspiel mit der BPMS
- Know-How-Transfer in Bezug auf Prozessmanagementtechniken und -methoden
- Beratung und Unterstützung beim Aufbau und der Abstimmung eines Prozessmanagementansatzes für die Gesamtbank, welche u. a. umfasst
o Erstellung eines übergreifenden Prozessrollenkonzepts
o Aufbau eines einheitlichen Prozessebenenmodells
- Beratung und Unterstützung beim Aufbau notwendiger Governance(-prozesse) für das BPMS auf Basis des allgemeinen Prozessmanagementansatzes, dies umfasst u. a.:
o Definition von Freigabeprozessen
o Rechtekonzepte
o Erarbeitung Einführungskonzept
o Unterstützung bei der Erarbeitung von Modellierungskonventionen im Einklang mit den Rahmenbedingungen der Deutschen Bundesbank
- Pilotierung des Konzeptes in einzelnen ausgewählten Fachbereichen
Laufender Bedarf:
Zusätzlich sind Dienstleistungsservices zur laufenden Beratung und Unterstützung in einzelnen Prozessmanagement-, -optimierungs- und -digitalisierungsfragen erforderlich. Hier berät der Auf-tragnehmer die Auftraggeberin in konkreten einzelfallbezogenen Prozessfragen aus verschiedensten fachlichen Organisationseinheiten der Bundesbank. Die Leistung kann einzelne oder mehrere Gebiete des Prozessmanagements umfassen. Neben der Beratung und Unterstützung in konkreten BPM-Projekten soll das Kontingent für die methodische und organisatorische Weiterentwicklung des KPros genutzt werden können.
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Angefordert wird ein konstantes Beratungsteam bestehend aus mindestens einem Senior Manager und einem Senior Consultant. Die detaillierten Leistungsmerkmale und Anforderungen sind den Vertragsanlagen B2_Leistungsbeschreibung_22-2000006677 und C51_Bewertungsmatrix_22-2000006677 zu entnehmen.
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Beratungs- und Unterstützungsleistungen werden auf Abruf nach Bedarf in Blöcken von mehreren zusammenhängenden Tagen oder auch einzeln in Tagen (1 Personentag = 8 h ohne Pause) erbracht. Sie sind grundsätzlich remote in den durch den Auftragnehmer festgelegten Räumlichkeiten innerhalb der EU zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten zu erbringen. Vor-Ort-Tätigkeiten an Standorten des Auftraggebers in- oder außerhalb Frankfurts werden nur in Ausnahmefällen erforderlich, der geschätzte Umfang hierfür beträgt maximal 10 % des Auftragsvolumens (in PT).
Der voraussichtliche Gesamtbedarf über die maximal mögliche Vertragslaufzeit (4 Jahre, davon 2 Jahre Mindestvertragslaufzeit) wird auf rund 500 Personentage geschätzt. Hierbei handelt es sich um eine kalkulatorische Annahme, die dem derzeitigen Planungsstand entspricht. Rückschlüsse auf tatsächliche Inanspruchnahmen lassen sich daraus jedoch nicht ableiten.
Nebenkosten, Reisekosten, Reisezeiten und/oder Materialkosten werden nicht gesondert vergütet. Reisezeiten gelten nicht als Leistungszeiten.
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Das sich der formellen Prüfung anschließende Bewertungsverfahren ist zweistufig (siehe A4_Zuschlagskriterien und Verfahrensablauf_22-2000006677). Die Auswahl in der ersten Stufe findet unter Bildung eines Preis-Leistungs-Verhältnisses anhand der Auswertung der Erfüllung der Bewertungskriterien, der eingereichten Konzepte und des Angebotsvergleichspreises statt (siehe C51_Bewertungsmatrix_22-2000006677, Tabellenblätter Erläuterungen und Anforderungen sowie C52_Preisblatt_22-2000006677).
In der zweiten Stufe wird die Lösungskompetenz der Bieter im Rahmen eines Fachgespräches bewertet; hierbei wird der Schwerpunkt auf Tätigkeiten der in der B2_Leistungsbeschreibung_22-2000006677 genannten Aufgabenskizzierung liegen (siehe C51_Bewertungsmatrix_22-2000006677, Tabellenblatt Lösungskompetenz).
Die Fachgespräche finden voraussichtlich als Vor-Ort-Termin in der Woche vom 03.07.2023 bis 07.07.2023 in Frankfurt am Main statt.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung (=Abruf-/Leistungsbeginn) und hat eine Laufzeit von zunächst zwei Jahren (= Mindestvertragslaufzeit). Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einem der Vertragspartner mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Mindestvertragslaufzeit bzw. danach zum Ende des jeweiligen Folgevertragsjahres schriftlich gekündigt wird.
Bei Erreichen der Gesamtlaufzeit von vier Jahren endet der Vertrag ohne separate Kündigung.
Der Vertrag endet ferner, sobald das maximale Netto-Gesamtauftragsvolumen i. H. v. 750.000 EUR (Obergrenze) erreicht wird.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister mit Angabe der Registernummer und des zuständigen Amtsgerichtes (gemäß Nr. 5 des Vordruckes 11078 II), ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 58 der Richtlinie 2014/24/EG)
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Angaben, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt (gemäß Nr. 8 des Vordruckes 11078 II)
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Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (gemäß Nr. 9 des Vordruckes 11078 II)
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Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (gemäß Nr. 10 des Vordruckes 11078 II)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung über Angaben zum Umsatz der vergangenen 3 Jahre: Der Jahresumsatz (EUR, netto) für vergleichbare Leistungen muss durchschnittlich in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren im deutschsprachigen Raum (DACH-Region) mindestens 6.000.000 Euro (netto) betragen haben. (gemäß Lfd. Nr. 1 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000006677 i. V. m. Nr. 1 des Vordruckes 11078 II)
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Eigenerklärung des Bieters, wonach sich dieser verpflichtet, eine (marktübliche) Versicherung zur Absicherung potentieller Sach-, Personen- und Vermögensschäden (sofern noch nicht vorhanden) spätestens bei einer beabsichtigten Zuschlagserteilung abzuschließen sowie einen entsprechenden Nachweis der Vergabestelle dann vorzulegen (gemäß Nrn. 4 und 7 des Vordruckes 11078 II i. V. m. Nr. 13.2 C5_EVB-IT Dienstvertrag_22-2000006677: Der Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 18 EVB-IT Dienstleistungs-AGB wird vereinbart, welche Personen- und Sachschäden i. H. v. mindestens 3.000.000 EUR sowie Vermögensschäden (aus der Tätigkeit als Web-, IT- oder Telekommunikationsdienstleister - wie IT-Dienstleister, EDV-Dienstleister, IT Service Provider/TK Service Provider, Internet Provider, Cloud Computing Spezialist, SaaS Spezialist, Datenverarbeitungsbetrieb, Internet-Dienstleister, Web-Dienstleister, Internet-Agentur, Online-Dienstleister, Webserver Administrator, Webhoster usw.) i. H. v. mindestens 500.000 EUR - jeweils je Schadensereignis - umfasst. Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Jahres beträgt das Zweifache dieser Deckungssummen.).
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Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (gemäß Nr. 6 des Vordruckes 11078 II)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung gemäß Vordruck 11029 c: Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern ist die Teilleistung anzugeben, welche durch Unterauftragnehmer durchgeführt wird. (Die Verpflichtung gemäß Vordruck 11029 d ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle nachzuweisen.)
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Im Falle einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft sind alle die Leistungen gesamtschuldnerisch ausführenden Mitglieder sowie der bevollmächtigte Vertreter der Arbeitsgemeinschaft zu benennen (gemäß Vordruck 11031).
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Angaben zu Arbeitskräften (gemäß Nr. 3 des Vordruckes 11078 II)
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Der Bieter muss einen ausreichenden Sachverstand sowie Erfahrungen in dem ausgeschriebenen Aufgabenbereich vorweisen können. Der Nachweis ist anhand von 4 Referenzen (davon 2 bei einem öffentlichen Auftraggeber), die mit den zu vergebenden Leistungen (fachlich und inhaltlich) vergleichbar und nicht älter als 3 bzw. 5 Jahre sind sowie ein Vertragsvolumen >= 150.000 EUR bzw. >= 300.000 EUR aufweisen, zu erbringen (gemäß Nrn. 2 und 4 des Vordruckes 11078 II i. V. m. den Angaben den Lfd. Nrn. 2-5 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000006677). Zur Überprüfung der Referenzen sind sowohl die Referenzgeber als auch die Kontaktdaten ihrer Ansprechpersonen zu benennen. Es ist beabsichtigt, die Verifizierung einer Referenz per E-Mail oder Telefon durchzuführen. Reichen Sie daher nur Referenzen ein, bei denen die Referenzgeber zu einer Bestätigung gegenüber der Deutschen Bundesbank bereit sind. Können Referenzen nicht verifiziert werden, behält sich die Deutsche Bundesbank vor, diese Referenzen als nicht wertungsfähig zu behandeln, was zum Ausschluss führen kann.
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Eigenerklärung Kapazitäten: Der Bieter erklärt, dass er für die Erbringung der Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit ausreichend fachliche Kapazitäten vorhält, um die vereinbarte Leistung unterbrechungsfrei anbieten zu können. Mindestanforderung: Für jede primär eingesetzte Person des Beratungsteams steht mindestens eine gleichwertig geeignete Person als Abwesenheitsvertretung zur Verfügung (gemäß Lfd. Nr. 6 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000006677).
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Bedingungen für die Vertragserfüllung

Für die Auftragserfüllung sind ausschließlich Personen einzusetzen, die über hinreichende Kenntnisse und Erfahrungen zur Erbringung der Leistung gemäß der fachlichen Anforderungen verfügen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur solche Personen einzusetzen, die über die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen zum Prozessmanagement und entsprechenden Tools verfügen. Die Leistungserbringung kann durch mehrere Personen des Auftragnehmers erfolgen. In diesem Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer, dass alle geforderten Aufgaben vollumfänglich und qualifiziert durch das eingesetzte Team erfüllt werden.
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Mindestanforderungen an das einzusetzende Personal des Auftragnehmers ergeben sich aus Anlage B2_Leistungsbeschreibung_22-2000006677 i. V. m. C51_Bewertungsmatrix_22-2000006677.
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Sofern für die Leistungserbringung ein Zugriff oder die Nutzung auf/von IT-Ressourcen des Auftraggebers notwendig wird, ist vor Aufnahme der Tätigkeiten eine Verpflichtungserklärung gemäß D2_Verpflichtungserklärung Nutzung IT Ressourcen_22-2000006677 pro einzusetzende Person nach den Maßgaben der Anlage B3_Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis IT Ressourcen_22-2000006677 erforderlich.
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Vom Auftragnehmer wird im Zusammenhang mit den im Rahmen der Auftragsdurchführung erlangten Erkenntnissen ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Verschwiegenheit erwartet.
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Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er über hinreichend qualifizierte Kapazitäten zur ordnungsgemäßen Durchführung anstehender Tätigkeiten verfügt.
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Erfüllt eine vom Auftragnehmer eingesetzte Person die an sie gestellten Anforderungen nicht oder bestehen Zweifel an deren Zuverlässigkeit, kann der Auftraggeber vom Auftragnehmer den Austausch der Person verlangen. Ein Austausch einer Person kann nur - unter angemessener Berücksichtigung der Interessen des Auftraggebers - durch eine qualifizierte Ersatzperson des Auftragnehmers erfolgen. Die entsprechende Eignung/Qualifikation der Dienstleistungskraft ist nachzuweisen. Die Ersatzperson gilt nur dann als qualifiziert, wenn sie mindestens über die vertraglich vorausgesetzte Qualifikation verfügt.

Rechnungen sind in elektronischer Form in Sinne der E-Rechnungsverordnung (ERechV) auszustellen und über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter Verwendung der Leitweg-ID (wird bei Zuschlagserteilung bekannt gegeben) einzureichen.
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Die Vergabeunterlagen stehen unter https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636N2E/documents zum Download zur Verfügung.
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Rechtzeitig angeforderte Auskünfte müssen bis spätestens 21.04.2023 bei der Vergabestelle vorliegen. Danach eingehende Anfragen können grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden. Fragen zum laufenden Verfahren sind ausschließlich über die Projektraumrubrik "Kommunikation" der Vergabeplattform DTVP zu stellen. Die Antworten sowie alle weiteren verfahrensrelevanten Informationen werden von der Vergabestelle ebenfalls nur dort bereitgestellt.
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Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636N2E einzureichen.
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Bekanntmachungs-ID: CXP4Y636N2E