Beschaffung und Implentierung einer Bewohnerverwaltungs- und Finanzbuchhaltungssoftware in Form einer Cloud-Lösung

Jugendhilfe Süd-Niedersachsen e.V.

Beschaffung und Implentierung einer neuen Software für die Bewohnerverwaltung/das Klientenmanagement inkl. Faktura sowie für die Finanzbuchhaltung im Rahmen einer Cloudlösung

Deadline

Deadline 2026-05-28

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-04-30 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-04-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung und Implentierung einer Bewohnerverwaltungs- und Finanzbuchhaltungssoftware in Form einer Cloud-Lösung
Referenznummer: 01/2026-01.590
Kurze Beschreibung:
Beschaffung und Implentierung einer neuen Software für die Bewohnerverwaltung/das Klientenmanagement inkl. Faktura sowie für die Finanzbuchhaltung im Rahmen einer Cloudlösung
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 01/2026-01.590
Beschreibung der Beschaffung:
Der Jugendhilfe Süd-Niedersachsen e. V. benötigt eine Bewohnerverwaltungs- sowie eine passen-de Finanzbuchhaltungssoftware zur Digitalisierung von über 20 Fachdiensten mit unterschiedlichsten stationären, ambulanten und beratenden Angeboten nach dem SGB VIII (§§ 17, 18, 19, 27, 29, 30, 31, 33, 34, 35, 35a, 37a, 42, 42a SGBVIII sowie §41 und 41a in Verbindung mit §§ 29, 30, 34, 35a SGBVIII) in unterschiedlichen Formen und Ausgestaltungen, Angeboten im Rahmen von §54 SGB VIII i.V.m. §§ 1773, 1774, 1809 BGB sowie Maßnahmen nach §78 SGB IX und Maßnahmen nach §§10, 23, 45, 47 JGG, was gleichzeitig die besonderen Ansprüche der unterschiedlichen Fachdienste erfüllen muss, die an der Schnittstelle zwischen verschiedenen Sozialsystemen arbeiten. Der JSN beschäftigt ca. 350 Mitarbeitende, die künftig mit der Software und/oder mit ihrer Schnittstelle arbeiten müssen. Im Bereich der stationären Jugendhilfe (§§ 19, 27, 34, 35, 35a, 42, 42a SGB VIII bzw. §§41, 41a SGB VIII i.V.m. §§34, 35a SGB VIII) werden ca. 135 Mitarbeitende beschäftigt und über 150 Klient*innen betreut. Im Bereich der ambulanten und beratenden Angebote (§§ 17, 18, 27, 29, 30, 31, 35 SGB VIII, §54 SG VIII i.V.m. §§ 1773, 1774, 1809 BGB, §78 SGB IX, §§10,23,45,47 JGG) werden ca. 150 Mitarbeitende beschäftigt und jährlich über 900 Klient*innen betreut. Im Bereich der Vollzeitpflege (§§33, 37a SGB VIII) werden ca. 20 Mitarbeitende beschäftigt und ca. 75 Klient*innen betreut bzw. über 60 Pflegefamilien beraten. Da in einem unserer Fachdienste medizinische (psychologische) und sozialpädagogische Daten gesammelt, erstellt und bewertet sowie an der Schnittstelle zu verschiedenen Sozialsystemen gearbeitet wird, - insbesondere SGB VIII, SGB IX und SGB V - muss das zu beschaffende Programm den Ansprüchen dieser verschiedenen Systeme zugleich gerecht werden. Dies betrifft derzeit über 20 Mitarbeitende, darunter Verwaltungskräfte, pädagogische sowie psychologische Fachkräfte. Weitere ca. 25 Mitarbeitende sind in der Allgemeinen Verwaltung und dem Fortbildungsbereich des JSN beschäftigt, die mit der Faktura der Bewohnerverwaltungs- sowie mit der Finanzbuchhaltungssoftware bzw. an der Schnittstelle zur vorhandenen Lohnbuchhaltungssoftware Loga HR werden. Durch die kompatible Kombination der Bewohnerverwaltungssoftware und der Finanzbuchhaltungssoftware soll die technische Kompatibilität auf ein Maximum erhöht und dadurch möglichst effizient und ressourcenschonend gestaltet werden. Die Software ist in Amtssprache deutsch zur Verfügung zu stellen. Schulungen und Support sind in Amtssprache deutsch durchzuführen.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
+ 2 weitere
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Der JSN verfügt über mehrere Standorte in Südniedersachsen, die im Rahmen der Schulungen ggf. aufgesucht werden müssen.
Land: Deutschland 🇩🇪
Dauer: 60 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Service
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-28 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-28 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 40 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-05-28 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-28 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Fehlende Unterlagen, deren Vorlage mit der Angebotsabgabe gefordert waren, werden nachgefordert. Ausgeschlossen hiervon sind leistungsbezogene Unterlagen nach § 56 Abs. 3 VgV.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: sh. Unterlagen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: sh. Unterlagen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Jugendhilfe Süd-Niedersachsen e.V.
Nationale Registrierungsnummer: VR 130431
Postanschrift: Scharnhorstplatz 6
Postleitzahl: 37154
Postort: Northeim
Region: Northeim 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: m.oeltzen@jugendhilfe-sued-niedersachsen.de 📧
Telefon: +49 5551-9782-14 📞
Fax: +49 5551-9782-20 📠
URL: https://jugendhilfe-sued-niedersachsen.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YPJMAPH/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YPJMAPH 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YPJMAPH 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4YPJMAPH#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen
Nationale Registrierungsnummer: t:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Telefon: 04131153308 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-30+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 085-304251 (2026-04-30)
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