Beschreibung der Beschaffung
Im Zuge der Einführung eines Fördermittelkatasters für die Hessische Landesverwaltung wurde in 2016 die Fördermittelbewirtschaftung mittels SAP CRM Grantor als Teil des neuen SAP-Landesreferenzmodells (LRM) Fördermittel eingeführt. In dieser neuen 3-System-Landschaft wurden nur die Funktionalitäten der Fördermittelvergabe (Grantor Management) aktiviert.
Es bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BW).
Es ist die staffelweise Einführung des LRM Fördermittel in allen Fördermittelbuchungskreisen des Landes vorgesehen.
Die einzusetzenden Berater sollen in den vorgesehenen Dienststellen den Rollout der Fördermittelbewirtschaftung über Grantor sowie der dazugehörenden Onlineantragskomponente selbständig vornehmen.
Für die folgenden drei Aufgabenbereiche im Rollout sind nachstehend beschriebene Leistungen erforderlich.
Die Aufgabenbereiche, in denen die Berater zum Einsatz kommen, sind Folgende:
•Rollout SAP CRM Grantor zwecks Bewirtschaftung von Förderprogrammen
•Erstellung von Dokumentenvorlagen wie z.B. für Bescheide innerhalb der MSWord-Integration von SAP CRM Grantor
•Rollout der jeweiligen Onlineanträge mittels SAP PO aBPM zu den Förderprogrammen
Es wird davon ausgegangen, dass der Tagessatz für die eingesetzten Berater in den ersten drei Monaten ihres Einsatzes im Rollout (Qualifizierungsphase) deutlich ermäßigt wird, da in dieser Zeit die eigentliche Einarbeitung durch den Auftraggeber und zu seinen finanziellen Lasten für die selbständige Rollouttätigkeit erfolgt.
Im CRM Grantor sind die Standardprozesse für die komplette Fördermittelverwaltung mit sämtlichen Teilprozessschritten wie Antragseingang bzw. Ablehnung, Bewilligung, Mittelabruf und Folgeprüfungen, z.B. Verwendungsnachweis, möglich. Darüber hinaus bestehen Schnittstellen von diesem CRM-System zu den SAP-Systemen des LRM RW und der Systemplattform für Berichtswesen (SAP BW).
Aufgrund der sich hieraus ergebenden einzigartigen spezifischen Anforderungen für das Land Hessen ist eine Einarbeitung der zum Einsatz vorgesehenen Berater zwingend erforderlich, um im Anschluss selbständig einen Rollout in den entsprechenden Dienststellen durchführen zu können.
Es besteht die Möglichkeit an hausinternen Schulungen teilzunehmen, wenn diese für die Rollouttätigkeit hilfreich sind. Diese Schulungen sind für den Auftragnehmer unentgeltlich, im Gegenzug werden die Schulungszeiten nicht vom Auftragnehmer bzw. dem teilnehmenden Berater als Beratungszeit abgerechnet.
Die folgenden Aufzählungen beschreiben die Aufgabenfelder, die sich in den einzelnen Aufgabenbereichen ergeben. Alle Aufgabenfelder sind als gleichwertig aufzufassen.
Für alle nachstehend genannten Aufgabenfelder gilt:
Jeder zum Einsatz angebotene Berater ist zur Zusammenarbeit in gemeinsamen Rolloutteams aus HCC und den jeweiligen Dienststellen bereit und wird den notwendigen Wissenstransfer sowie den Informationsaustausch in allen Aufgabenfeldern aktiv sicherstellen und vorantreiben.
Aufgabenbereich - Rollout SAP CRM Grantor zwecks Bewirtschaftung von Förderprogrammen:
-Durchführung der Erstworkshops (mit Systemdemos)
-Durchführung von Delta-Analysen
-Abstimmung der Prozessabläufe und Berechtigungsvergabe zur Vorgangsbearbeitung mittels SAP CRM Grantor
-Unterstützung der Fachverwaltung bei der Erhebung der Stamm- und Bewegungsdaten inkl. der verfahrensspezifischen Daten
-Erhebung der Dokumentenvorlage
-Vorbereitung und Begleitung der Testphasen inklusive der Erstellung der notwendigen Dokumentationen
-Vorbereitung und Betreuung der Dienststellen bei der Durchführung des Produktivtests unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten
-Vorbereitung und Betreuung bei den Migrationstests und der Produktivmigra-tion unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten
-Nach erfolgter Produktivsetzung: Betreuung der Anwender im Rahmen der Produktivunterstützung bei der produktiven Nutzung von SAP CRM Grantor und des Berichtswesens
Aufgabenbereich - Erstellung von Dokumentenvorlagen innerhalb der MSWord- Integration von SAP CRM Grantor
-Erstellung der Bescheidvorlagen in MSWord für SAP CRM Grantor
-Durchführung von Funktionstests
-Unterstützung bei der Durchführung der einzelnen Testphasen unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten
-Abstimmung mit dem Programmierteam hinsichtlich fehlende Bausteine, die für die Erstellung der Bescheidvorlagen zusätzlich benötigt werden
Aufgabenbereich - Rollout der jeweiligen Onlineanträge mittels SAP PO aBPM zu den Förderprogrammen:
-Anforderungserhebung
-Erhebung von Formularanforderungen
-Vorbereitung und Begleitung der Umsetzungsaktivitäten
-Vorbereitung und Begleitung der Testphasen insb. Produktivtest unter Berücksichtigung der jeweiligen Dokumentationspflichten
-Produktivunterstützung
Beraterqualifikation
Der Auftragnehmer verpflichtet sich mit der Abgabe eines Angebotes, während der Vertragslaufzeit ausschließlich Personen anzubieten, welche über die nachfolgend genannten Qualifikationen und Erfahrungen verfügen.
Die speziellen Anforderungen können hierbei von unterschiedlichen Beratern abgedeckt werden.
Sofern die Qualifikation anhand des Einsatzes in Projekten gefordert wird, werden diese wie folgt definiert:
Unter "Projekt" im Sinne dieses Dokuments ist ein Vorhaben mit einer Mindestdauer von 6 Monaten zu verstehen, bei dem der Berater/die Beraterin mindestens 90 Projekttage zum Einsatz kam.
Sofern die Qualifikation anhand der praktischen Erfahrung gefordert wird, wird diese wie folgt definiert:
Unter "praktische berufliche Erfahrung" im Sinne dieses Dokuments ist die Ausübung einer entsprechenden beruflichen Tätigkeit für die Dauer von mindestens 3 Jahren zu verstehen
Bei den nachstehenden Qualifikationen gilt:
A.1 muss zwingend erfüllt werden, zusätzlich ist entweder A.2 oder A.3 zwingend zu erfüllen. A.2 und A.3 sind als gleichwertig anzusehen.
A.1 Die angebotene Person besitzt Kenntnisse hinsichtlich organisatorischer Abläufe sowohl seitens des Auftragnehmers, als auch des Kunden, Mindestens 2 wöchige Firmenzugehörigkeit
A.2 Die angebotene Person besitzt gute Kenntnisse im Bereich der doppelten Buchführung/Entsprechende erworbene Qualifikationen im Bereich der doppelten Buchführung als
* praktische berufliche Erfahrung (mind. 3 Jahre, siehe Definition oben)
oder
* Einsatz in mindestens drei Projekten (siehe Definition oben) in den letzten 3 Jahren
A.3 Die angebotene Person besitzt gute Kenntnisse im Bereich der Kameralistik. Entsprechende erworbene Qualifikationen im Bereich der Kameralistik als
* praktische berufliche Erfahrung (mind. 3 Jahre, siehe Definition oben)
oder
* Einsatz in mindestens drei Projekten (siehe Definition oben) in den letzten 3 Jahren