Betreuung nationaler und internationaler Gäste und Delegationen

Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

Gegenstand des Vertrages ist die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besuchsprogrammen anlässlich von Veranstaltungen der AG sowie die Begleitung hochrangiger Gäste und Delegationen der AG während ihres Besuches in Deutschland.

Deadline

Deadline 2026-09-02

Wer?

• Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

Wie?

• Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung › Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-30	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Betreuung nationaler und internationaler Gäste und Delegationen
Referenznummer: Z25 O4080-3007/013
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: Z25 O4080-3007/013 - Los 1
Titel: Betreuung nationaler und internationaler Gäste und Delegationen (Los 1)
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Los 1 beinhaltet die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besuchsprogrammen anlässlich von Regierungsverhandlungen und vergleichbaren Veranstaltungsformaten sowie die protokollarische Begleitung in Deutschland.

Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:freelance#,#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung:

Berlin 🏙️

Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Dauer
Datum des Beginns: 2026-10-05 📅
Datum des Endes: 2028-10-05 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Die Rahmenvereinbarung verlängert sich zunächst automatisch um zwölf Monate, wenn nicht die AG spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich kündigt. Wird die Vereinbarung auch während dieses Verlängerungszeitraums nicht von der AG spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt, verlängert sie sich ein weiteres Mal automatisch bis zum 30. Juni 2030. Die Gesamtvertragslaufzeit endet spätestens am 30. Juni 2030.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Arbeitsprobe (Gewichtung 60 % = 600 Punkte). Im Rahmen der inhaltlichen Prüfung wird die Qualität Ihres Angebots wie folgt bewertet: Die beigefügten Unterlagen (Rahmenvereinbarung (Anlage 3a), Leistungsbeschreibung (Anlage 3b), Preisblätter für Los 1 und Los 2 (Anlagen 4a und 4b)) geben den geforderten Leistungsinhalt wieder. Mit Abgabe eines Angebots stimmen Sie grundsätzlich allen Mindestanforderungen in den oben genannten Anlagen zu. Darüber hinaus ermittelt ein Gremium, das sich aus drei Kolleg*innen des Protokolls der Auftraggeberin zusammensetzt, die Qualität der Arbeitsprobe hinsichtlich der in der Leistungsbewertungsmatrix (Anlage 3c) aufgeführten Kriterien, deren Erfüllungsgrad jeweils skalierbar bewertet und – auch aufgrund der in Anlage 3c angegebenen Untergewichtung – bepunktet wird. Jedes Gremiumsmitglied führt eine unabhängige Bewertung durch. Aus den drei unabhängigen Bewertungen wird das arithmetische Mittel der Punktzahl ermittelt. Dabei wird mit zwei Stellen nach dem Komma gerechnet und kaufmännisch gerundet. Die Bewertungsmaßstäbe ergeben sich aus Anlage 3c (Leistungsbewertungsmatrix). Die Summe der von jeder/jedem Bieter*in erzielten Leistungspunkte gemäß Anlage 3c bildet deren Leistungswert.
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: Z25 O4080-3007/013 - Los 2
Titel: Betreuung nationaler und internationaler Gäste und Delegationen (Los 2)
Beschreibung der Beschaffung:

Los 2 beinhaltet die Vorbereitung, Durchfühung und Nachbereitung von Besuchsprogrammen im Rahmen einer protokollarischen Begleitung hochrangiger Gäste wie Staats- und Regierungschef*innen, Minister*innen, Delegationsleiter*innen, Vorsitzende internationaler Organisationen und Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Beschreibung
Postleitzahl: 53113
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 10963
Stadt: Berlin

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-02 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-09-02 10:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 44 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 0
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2026-09-02 10:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Fehlende Unterlagen zur Eignung des Unternehmens werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschiften.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅
Vertraulichkeitsvereinbarung erforderlich ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer abgeschlossenen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 5.000.000 Euro für Personen- und 5.000.000 Euro für Sachschäden pro Schadensfall. Die Auftraggeberin gibt hierfür keine bestimmte Form vor; Sie können beispielsweise eine Kopie Ihrer aktuellen Versicherungspolice oder einer Deckungszusage Ihrer Versicherung o. Ä. vorlegen. Bitte geben Sie diese Erklärung auch für Unterauftragnehmer*innen und Mitglieder einer Bietergemeinschaft ab.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eine Liste mit Referenzaufträgen (Anlage 12) ist beizufügen. Aufträge, die ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass einzelne Referenzaufträge gleichzeitig mehrere oder alle Bedingungen erfüllen. Sie müssen jedoch so viele Referenzaufträge benennen, dass alle inhaltlichen Anforderungen in der erforderlichen Anzahl abgedeckt sind. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum von 02.09.2023 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu befragen. Die inhaltlichen Anforderungen an die Referenzaufträge ergeben sich aus Ziff. 3 der Teilnahmebedingungen (Anlage 01).

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweise über Sprachenkenntnisse sind mit dem Angebot einzureichen. Als Nachweise gelten anerkannte Zertifikate (vgl. Anlage 14). Alle eingesetzten Mitarbeiter*innen sprechen die Sprachen Deutsch und Englisch auf C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar). Das eingesetzte Begleitpersonal deckt zusätzlich die Sprachen Französisch und Spanisch jeweils auf C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar) ab.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis über personelle Kapazitäten (Anlage 14) zur zeitgleichen Betreuung von drei Gastdelegationen an verschiedenen Einsatzorten, d. h. zwei Ansprechpersonen sowie eine Stellvertretung und ein Pool an min. 5 Begleitpersonen.

Ein Exemplar der Eigenerklärung über Ausschlussgründe, die u. a. beinhaltet, dass Ihr Unternehmen sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (bitte Formblatt Anlage 5 nutzen). Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer*innen und alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft abgeben.

Einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister des erfolgreichen Bietenden fordert die Auftraggeberin nach Abschluss der Prüfung und Wertung selbst ab. Bitte geben Sie die dafür erforderlichen Angaben (Namen, Sitz und Rechtsform Ihrer Firma, zuständiges Registergericht bzw. zuständige Genehmigungsbehörde und Eintragungsnummer) im Formblatt „Angaben für Registerabfragen vor vergaberechtlichen Entscheidungen“ an (bitte Formblatt Anlage 6 nutzen). Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer*innen und Mitglieder einer Bietergemeinschaft abgeben.

Die öffentliche Auftraggeberin ist verpflichtet, eine Eigenerklärung darüber zu verlangen, ob und inwiefern Bieter*innen einen Bezug zu Russland im Sinne folgender Vorschrift aufweisen: Artikel 5k) der Verordnung (EU) Nr. 833/2012 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. Bitte geben Sie die Eigenerklärung „Umsetzung der EU-Russland-Sanktionen“ (Anlage 11) mit dem Angebot ab. Bitte geben Sie die Erklärung auch für alle Unterauftragnehmer*innen und Mitglieder einer Bietergemeinschaft ab.

Die öffentliche Auftraggeberin ist verpflichtet, statistische Angaben zur Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) am Wettbewerb zu melden. Bitte geben Sie die für Ihr Unternehmen zutreffenden Kenndaten zur Einstufung als KMU in der ausgefüllten Anlage 7a (Angaben zur Einstufung als KMU) an. Wie Sie die Kenndaten ermitteln, können Sie den verlinkten Internet-Seiten sowie der beigelegten Erläuterung der Europäischen Kommission (EU-KOM) zu den Unternehmenstypen u. a. (Anlage 7b) entnehmen. Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer*innen und alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft abgeben. Die Nutzung des Musters ist derzeit freiwillig, daher erfolgt kein Angebotsausschluss, wenn die Erklärung nicht vorgelegt wird.

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

In der Eigenerklärung über Ausschlussgründe gem. § 123 und § 124 GWB (Anlage 5 der Vergabeunterlagen) sind alle Gründe aufgeführt, die zu einem Ausschluss führen können. Hier ist anzugeben, ob Gründe vorliegen oder nicht (Kreuz).

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
Nationale Registrierungsnummer: Leitweg-ID 991-01413-83
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Referat Z25 - Vergabestelle, Klima- und Umweltmanagement
E-Mail: zentralevergabestelle@bmz.bund.de 📧
Telefon: 000 📞
Fax: 000 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=878673 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=878673 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: 022894990 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt (§ 160 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)), ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Erkennen des Verstoßes (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB) beim Auftraggeber zu rügen. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt hiervon unberührt. Verstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Das nach § 160 Abs. 2 GWB antragsbefugte Unternehmen kann einen Antrag auf Nachprüfung schriftlich bei der Vergabekammer stellen und muss diesen dann unverzüglich im Umfang der §§ 161 Abs. 2, 160 Abs. 2 Satz 2 GWB begründen (§ 161 Abs. 1 Satz 1 GWB). Ein Antrag auf Nachprüfung ist an folgende Anschrift zu richten: Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn Fax: +49 (0)228 94 99-163 Nach Angaben des Bundeskartellamtes können alternativ Nachprüfungsanträge an die Vergabekammern des Bundes per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de gerichtet werden. Die Vergabekammern des Bundes sind darüber hinaus auch über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) erreichbar: „Bundeskartellamt – Vergabekammern des Bundes“. Bitte beachten Sie die derzeit maximal zulässige Sendungsgröße von 200 MB. Ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf gemäß § 134 Abs. 2 GWB erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an, § 134 Abs. 2 Satz 3, 2. Halbsatz GWB.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt (§ 160 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)), ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Erkennen des Verstoßes (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB) beim Auftraggeber zu rügen. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt hiervon unberührt. Verstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Das nach § 160 Abs. 2 GWB antragsbefugte Unternehmen kann einen Antrag auf Nachprüfung schriftlich bei der Vergabekammer stellen und muss diesen dann unverzüglich im Umfang der §§ 161 Abs. 2, 160 Abs. 2 Satz 2 GWB begründen (§ 161 Abs. 1 Satz 1 GWB).
Ein Antrag auf Nachprüfung ist an folgende Anschrift zu richten:
Bundeskartellamt
Vergabekammern des Bundes
Kaiser-Friedrich-Straße 16
53113 Bonn
Fax: +49 (0)228 94 99-163
Nach Angaben des Bundeskartellamtes können alternativ Nachprüfungsanträge an die Vergabekammern des Bundes per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de gerichtet werden. Die Vergabekammern des Bundes sind darüber hinaus auch über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) erreichbar: „Bundeskartellamt – Vergabekammern des Bundes“. Bitte beachten Sie die derzeit maximal zulässige Sendungsgröße von 200 MB. Ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf gemäß § 134 Abs. 2 GWB erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an, § 134 Abs. 2 Satz 3, 2. Halbsatz GWB.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-31+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 147-535179 (2026-07-30)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung (>20 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen der Verwaltung (>20)

Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung (>20)

Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung (17)

Allgemeine Personaldienstleistungen für die öffentliche Verwaltung (5)