BITMARCK Ausschreibung Beleglesedienstleistungen

BITMARCK BERATUNG GmbH

Die BITMARCK bietet als Managed Service Provider im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversi-cherung seinen Kunden die Digitalisierung von Belegen und zugehöriger Dienstleistungen als Service an, die wiederum durch Dienstleister des Auftraggebers im Auftrag erbracht werden.
Mit dieser Vergabeverfahren beabsichtigt die BITMARCK Beratung GmbH (AG) den Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem Scandienstleister, der zukünftig im Auftrag des Auftraggebers für dessen Kunden entsprechende Beleglesedienstleistungen (Posteingangsaufbereitung, Digitalisierung, Datenerfassung, Vernichtung) erbringt. Diese Belege müssen mit einer elektronischen Signatur versehen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-07-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-06-30.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-06-30 Auftragsbekanntmachung
2023-07-07 Ergänzende Angaben
2023-07-24 Ergänzende Angaben
Auftragsbekanntmachung (2023-06-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: BM2023021BELEGLESUNG
Kurze Beschreibung:
Die BITMARCK bietet als Managed Service Provider im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversi-cherung seinen Kunden die Digitalisierung von Belegen und zugehöriger Dienstleistungen als Service an, die wiederum durch Dienstleister des Auftraggebers im Auftrag erbracht werden. Mit dieser Vergabeverfahren beabsichtigt die BITMARCK Beratung GmbH (AG) den Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem Scandienstleister, der zukünftig im Auftrag des Auftraggebers für dessen Kunden entsprechende Beleglesedienstleistungen (Posteingangsaufbereitung, Digitalisierung, Datenerfassung, Vernichtung) erbringt. Diese Belege müssen mit einer elektronischen Signatur versehen werden.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Oberbayern 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BITMARCK Beratung GmbH
Postanschrift: Putzbrunner Str. 93
Postleitzahl: 81739
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: https://www.bitmarck.de 🌏
E-Mail: bitmarck@kapellmann.de 📧
Telefon: +49 30399769-81 📞
Fax: +49 30399769-91 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYV6LNS/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYV6LNS 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-30 📅
Einreichungsfrist: 2023-07-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 127-402739
ABl. S-Ausgabe: 127
Zusätzliche Informationen
Der Auftraggeber ist berechtigt, aus der Rahmenvereinbarung Leistungen im Wert von höchstens 2.800.000 EUR netto abzurufen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die BITMARCK bietet als Managed Service Provider im IT-Markt der gesetzlichen Krankenversi-cherung seinen Kunden die Digitalisierung von Belegen und zugehöriger Dienstleistungen als Service an, die wiederum durch Dienstleister des Auftraggebers im Auftrag erbracht werden.
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Mit dieser Vergabeverfahren beabsichtigt die BITMARCK Beratung GmbH (AG) den Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem Scandienstleister, der zukünftig im Auftrag des Auftraggebers für dessen Kunden entsprechende Beleglesedienstleistungen (Posteingangsaufbereitung, Digitalisierung, Datenerfassung, Vernichtung) erbringt. Diese Belege müssen mit einer elektronischen Signatur versehen werden.
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Der Auftraggeber bietet seinen Kunden die Digitalisierung von Belegen und zugehöriger Dienstleistungen als Service an, die wiederum durch Dienstleister des Auftraggebers im Auftrag erbracht werden.
Mit dem aktuellen Vergabeverfahren beabsichtigt der Auftraggeber den Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem Scandienstleister, der zukünftig im Auftrag des Auftraggebers für dessen Kunden entsprechende Beleglesedienstleistungen erbringt.
Die vorliegende Leistungsbeschreibung fasst bestehende Anforderungen an die Beleglesedienstleistungen zusammen und dient als Grundlage zur Angebotsstellung.
Kunden des Auftraggebers erwarten einen sorgfältigen Umgang mit ihren Daten. Dementsprechend ist ein gesetzeskonformer Schutz aller im Auftrag zu verarbeitenden Daten, insbesondere von Personendaten, zu gewährleisten. Um diesen Anforderungen, aber auch dem Selbstverständnis des Auftraggebers im Umgang mit Kundendaten, gerecht zu werden, wird vom Scandienstleister eine sehr hohe Termintreue, Sorgfalt und Zuverlässigkeit erwartet.
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Details siehe Datei "Auszug LB Beleglesedienstleistung".
Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Drei Mal um jeweils ein Jahr
Zusätzliche Informationen:
Der Auftraggeber ist berechtigt, aus der Rahmenvereinbarung Leistungen im Wert von höchstens 2.800.000 EUR netto abzurufen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: BITMARCK Beratung GmbH Putzbrunner Str. 93 81739 München

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
a) Durchschnittlicher Jahresumsatz (in EUR, netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren (2020 - 2022) im Bereich Digitalisierung von Postsendungen"
b) Erklärung Berufshaftpflichtversicherung
Mindeststandards:
zu a): Mind. durchschnittlich 750.000 Euro netto im Bereich "Digitalisierung von Postsendungen"
zu b): Mindestdeckungssumme für Vermögensschäden eingeschlossen Schäden aus der Verletzung des Datenschutzes (einschl. Sozialdaten) bzw. der Persönlichkeitsrechte je Versicherungsfall:
1.000.000 EUR
Die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr muss mindestens das Doppelte der Deckungssumme betragen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
c) Jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2020 - 2022)
d) Qualifizierte Mitarbeiter für Projektkoordination (Durchführung mind. ein vergleichbares Scanprojekt in den letzten 3 Jahren)
e) Qualifizierte Mitarbeiter für Projektumsetzung (Durchführung mind. ein vergleichbares Scanprojekt in den letzten 3 Jahren)
f) Zertifizierung DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar
g) Zertifizierung DIN EN ISO 20001 oder vergleichbar
h) DIN EN ISO 27001 oder vergleichbar
i) Zertifizierung DIN 66399 oder vergleichbar
j) Unternehmensreferenzen mit vergleichbaren Leistungen
Mindeststandards:
zu c): keine
zu d): Mind. 2 qualifizierte Mitarbeiter für die Projektkoordination
zu e): Mind. 5 qualifizierte Mitarbeiter für die Projektumsetzung
zu f): Zertifizierung DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar bzw. Verpflichtung, eine solche Zertifizierung innerhalb eines Jahres nach Beauftragung zu erlangen
zu g): Zertifizierung DIN EN ISO 20001 oder vergleichbar bzw. Verpflichtung, eine solche Zertifizierung innerhalb eines Jahres nach Beauftragung zu erlangen
zu h): DIN EN ISO 27001 oder vergleichbar bzw. Verpflichtung, eine solche Zertifizierung innerhalb eines Jahres nach Beauftragung zu erlangen
zu i): Unternehmen, das die Vernichtung der Belege am Prozessende ausführt, muss über Zertifikat verfügen
zu j): Mindestanforderungen:
- Zeitraum zwischen 01/2020 - 07/2023
- Leistungsgegenstand Digitalisierung von Postsendungen
- Leistungsgegenstand Klassifikation von Belegen in digitaler Form
- Behandlung von Sozialdaten im Sinne von § 80 SGB X
- Vernichtung von Belegen unter Einhaltung der DIN 66399
- Verarbeitung von mindestens 20 verschiedenen Dokumentenarten
- Umfang von mindestens 500.000 Dokumenten/Jahr

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Sofern mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Unternehmen vorliegen, werden die Teilnahmeanträge gemäß der § 51 VgV anhand des Kriteriums "Unternehmensreferenzen mit vergleichbaren Leistungen" gemäß der nachfolgenden Kriterien bewertet:
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- Beinhaltet das Referenzprojekt die Bearbeitung von Posteingang?
- Beinhaltet das Referenzprojekt das Scannen von Formularen?
- Anzahl der im Referenzprojekt implementierten Dokumentarten
- Anzahl der im Referenzprojekt durchschnittlich jährlich verarbeiteten Dokumente
- Auftraggeber ist eine gesetzliche Krankenkasse
Details siehe Datei "Verfahrensleitfaden", dort Ziff. 2.2.
Begründung für die Rahmenvereinbarung:
- ein erheblicher Zeitaufwand bei der Initialisierung der Dienstleistung, - erhebliche Kosten bei der Initialisierung, welche eine Amortisierung in den folgenden Jahren erforderlich machen, - erhebliche Kosten bei der Initialisierung, welche im Vergleich zur Bruttoauftragssumme erheblich erscheinen, - umfangreiche datenschutzrechtliche sowie sicherheitsrechtliche Anforderungen, die bei der Einrichtung der Infrastruktur sowie auch bei der Vertragsausführung fortwährend eingehalten werden müssen, - umfangreiche Betreuung und Überwachung der Dienstleistungserbringung während der Vertragslaufzeit durch die BITMARCK selbst aufgrund hoher Anforderungen an die Servicequalität und den Datenschutz - Erfordernis der regelmäßigen Sicherheitsüberprüfung, Überwachung sowie des Produktionsmonitorings
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Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
- ein erheblicher Zeitaufwand bei der Initialisierung der Dienstleistung, - erhebliche Kosten bei der Initialisierung, welche eine Amortisierung in den folgenden Jahren erforderlich machen, - erhebliche Kosten bei der Initialisierung, welche im Vergleich zur Bruttoauftragssumme erheblich erscheinen, - umfangreiche datenschutzrechtliche sowie sicherheitsrechtliche Anforderungen, die bei der Einrichtung der Infrastruktur sowie auch bei der Vertragsausführung fortwährend eingehalten werden müssen, - umfangreiche Betreuung und Überwachung der Dienstleistungserbringung während der Vertragslaufzeit durch die BITMARCK selbst aufgrund hoher Anforderungen an die Servicequalität und den Datenschutz - Erfordernis der regelmäßigen Sicherheitsüberprüfung, Überwachung sowie des Produktionsmonitorings
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-08-25 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: 100%ige Tochtergesellschaften der BITMARCK Holding GmbH (Arbeitsgemeinschaft nach SGB X als Gesellschaft mit beschränkter Haftung, deren Gesellschafter Krankenkassen und deren Verbände sind)
Kontakt
Kontaktperson: Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYV6LNS/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV6LNS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 127-402739 (2023-06-30)
Ergänzende Angaben (2023-07-07)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 132-422671
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 127-402739
ABl. S-Ausgabe: 132
Quelle: OJS 2023/S 132-422671 (2023-07-07)
Ergänzende Angaben (2023-07-24)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 144-459721
ABl. S-Ausgabe: 144
Quelle: OJS 2023/S 144-459721 (2023-07-24)
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