CAFM-Software (23/FI-AD/2023)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die Bereitstellung einer Computer-Aided-Facility-Management-Software, die Erstellung eines Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Schulungen sowie Systemservice. Die Vertrags-, Service- und Schulungssprache ist Deutsch.
Die Installation der Software erfolgt auf Terminal-Servern im Rechenzentrum der Bitmarck Technik GmbH als Dienstleisters der Auftraggeberin.
Vertragliche Grundlage bildet der EVB-IT Systemvertrag, der zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer abgeschlossen wird.
Der Auftragnehmer gewährleistet die angemessenen technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes u. a. der DSGVO und des BDSG. Die für die Auftraggeberin geltenden Grundsätze des Datenschutzes werden eingehalten.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Steuerung und Optimierung der operativen Facility Management-Prozesse
(FM-Prozesse) bei der Auftraggeberin und zur Sicherstellung der Transparenz von Kosten und Leistungen sowie der zentralen Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten soll ein Computer Aided Facility Management System (CAFM-System / CAFM-Software) eingeführt werden.
Die der Auftraggeberin anzubietenden Softwarelösungen basieren auf am Markt erfolgreich eingeführten und dauerhaft gepflegten Standardprodukten.
Die nachfolgend benannten Anwendungskataloge müssen vollumfänglich verfügbar und zertifiziert gemäß GEFMA Richtlinie 444 (Version 2023-07) sein, mindestens aber entsprechend GEFMA Richtlinie 444 (Version 2023-07):

1. Basiskatalog;
2. Flächenmanagement;
3. Instandhaltungsmanagement;
4. Inventarmanagement;
5. Reinigungsmanagement;
6. Raum- und Asset-Reservierung;
7. Schließanlagenmanagement;
8. Umzugsmanagement;
9. Energiecontrolling;
10. Sicherheit und Arbeitsschutz;
11. Umweltschutzmanagement;
12. Help- und Servicedesk;
13. Budgetmanagement und Kostenverfolgung;
14. Vertragsmanagement und
15. Workplace-Management.

Die Software ist in drei Systemen/Instanzen einzurichten: Produktivsystem, Testsystem und Integrationssystem.
Es sind unterschiedliche User-Kategorien erforderlich. Die Kalkulation der erforderlichen Lizenzen ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Die Einführung der Software ist in zwei Ausbaustufen vorgesehen, wobei die Ausbaustufe 1 mit den Anwendungsmodule 1. bis 10. und die Ausbaustufe 2 mit den Anwendungsmodulen 11. bis 15. geplant ist.
Für die Ausbaustufe 1 sieht die Auftraggeberin ein Pilotprojekt vor, im Rahmen dessen durch den Auftragnehmer Migrationsleistungen zu erbringen sind. Im weiteren Verlauf ist das System entsprechend den Anforderungen der Auftraggeberin anzupassen und weiterzuentwickeln.

Beschreibung der Verlängerungen

Bei der Variante Kauf der Software:
Die Vertragsparteien werden rechtzeitig vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Verhandlungen über eine mögliche Verlängerung des Wartungsvertrages eintreten.

Bei der Variante Überlassung der Software auf Zeit (Miete):
Der Auftraggeberin wird die Option eingeräumt, mit Ablauf der Mietzeit die Software zu kaufen und zugleich einen Wartungsvertrag sowie optional Hosting beim Auftragnehmer, (ggf. Cloud-basiert) mit dem Auftragnehmer abzuschließen. Die Vertragsparteien werden rechtzeitig vor Ende der Vertragslaufzeit in Verhandlungen hierzu eintreten.

Zusätzliche Informationen

Die Auftraggeberin behält sich die Entscheidung über die Beschaffung der Software zum einen Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer (Kauf) und zum anderen Überlassung von Standardsoftware auf Zeit (Miete) bis ins Verhandlungsverfahren offen. Beide Vertragsvarianten sind anzubieten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

>> Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung des Teilnehmers/Bieters darüber abzugeben, dass keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Teilnehmergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu
vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied der
Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen
Referenzen" nur dann mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe).
In diesem Fall ist mit dem Teilnahmeantrag eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber
abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den
Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen
("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall
der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur
Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine
Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der
Gesamtumsatz des Teilnehmers/Bieters sowie der
Umsatz des Teilnehmers/Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020, 2021 und 2022), soweit
er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben
ist("Eigenerklärung Umsatz").
>> Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied
der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Teilnahmeantrag
vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine
Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der
Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten(Mittel/Kapazitäten)
des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach
§ 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn
bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu
Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im
Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung
vergleichbare Aufträge (Referenzen) aus den Geschäftsjahren 2017 bis 2023 beizufügen, in welcher
der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung,
der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der
Teilnehmer/Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft
erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung
Referenzen“).
>> Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied
der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Teilnahmeantrag
vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Teilnahmeantrag
eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber
der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten
(Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN
nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf
ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu
Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im
Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
Es sind aus den Geschäftsjahren 2017 bis 2023 mindestens drei Referenzen für eine erfolgreiche Implementierung einer CAFM-Software bei Öffentlichen Auftraggebern anzugeben. Davon muss eine Referenz eine Anzahl von 50 Usern und einen räumlich verteilten Gebäudebestand beinhalten.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

>> Für das für die Auftragsausführung vorgesehene Projektteam gelten folgende Mindestanforderungen:
> Alle Mitglieder des Projektteams müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen.
> Die Mitglieder des Projektteams verfügen über das nachfolgende erforderliche Fachwissen und Erfahrung (Kompetenzen) zur Aufgabenerfüllung:
- Führungserfahrung in der Projektleitung,
- Projektmanagementerfahrung, auch bei agilem Vorgehen
- Fachkenntnisse in der Übernahme von Daten aus fremden Systemen in die CAFM-Software
- Fachkenntnisse des Customizings für die angebotene Software
- Technische Kompetenz zur Umsetzung der angebotenen CAFM-Software als On-Premise-Lösung.

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Teilnehmer-/Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Teilnahmeantrag der Teilnehmer-/ Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Teilnahmeantrag jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die
Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Teilnehmer-/Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung
verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Teilnahmeantrag ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.

>> Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Nachweise vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus
dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG bzw. Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Teilnehmer anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Darstellung der Referenzen als einheitliche PDF-Präsentation zur Beschreibung aller Referenzen (vgl. Ziffer 3 der Teilnahmebedingungen) beizufügen.

>> Dem Teilnahmeantrag ist der Anforderungskatalog – Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung (71) ausgefüllt beizufügen.
Im Falle der Zertifizierung der Anwendungskataloge gemäß GEFMA Richtlinie 444 (Version 2023-07) ist das gültige Zertifikat (Nachweis) einzureichen (siehe hierzu Dokument 71, lfd. Nr. 3).
Auf freiwilliger Basis sind eigens generierte Zugangsdaten zum angebotenen CAFM zur Ansicht oder Sichtung eines Beta-Systems zur Verfügung zu stellen.
(Siehe hierzu Ziffer 4 der Teilnahmebedingungen.)

>> Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende weitere Nachweise zum Datenschutz Fernwartung (vgl. Ziffer 5 der BWB) vorzulegen:
> „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60),
> ein Sicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept„ (61)),
> Formblatt "Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse" (62),
> Formblatt "Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner" (63) und
> ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.

>> Es ist die Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (41) des Teilnehmers/Bieters vorzulegen, dass er im Fall der Zuschlagserteilung
spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden
Mindestdeckungssummen verfügt:
> Personenschäden 3.000.000 Euro
> Sachschäden 3.000.000 Euro
> Vermögensschaden 3.000.000 Euro
> Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.

>> Im weiteren ist die Eigenerklärung Projektteam (42) mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.