Chatbots für die Bundesverwaltung

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit verlängert sich zu gleichbleibenden Konditionen automatisch zweimalig um jeweils12 Monate, sofern die Auftraggeberin der Vertragsverlängerung nicht spätestens drei Monate vor Vertragsende widerspricht. Die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt demnach 54 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens, füllen Sie bitte das Formular "Unternehmenszahlen" aus. Sie haben für sich - und für alle Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie für alle eignungsleihenden Unternehmen (sofern zutreffend) - die Anlage "Unternehmenszahlen" abzugeben. Soweit Sie für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen, werden konzernangehörige Unternehmen ebenfalls als Drittunternehmen angesehen.
Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe werden die Umsätze aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.
Umsatz
Bitte geben Sie die Höhe des Gesamtjahresumsatzes in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren an. Es wird ein Mindestumsatz in Höhe von 20 Mio. Euro netto pro Geschäftsjahr gefordert.
Zusätzlich geben Sie bitte den Umsatz an, den Sie im Geschäftsbereich Chatbots jeweils in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. Hierbei wird ein Mindestumsatz von 750.000 Euro netto pro Geschäftsjahr gefordert.
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/ Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Referenzen
Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand von mindestens sechs (6) geeigneten Referenzen mit Bezug zur gegenständlichen Leistung dar (vgl. Dokument "Leistungsbeschreibung"), wobei eine (1) der sechs Referenzen für die öffentliche Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB) erbracht worden sein muss. Weiterhin werden folgende inhaltliche Anforderungen werden an die einzureichenden Referenzen gestellt:
• drei (3) Referenzen zum Leistungsgegenstand "Implementierung/Realisierung einer Chatbotsoftware" (bspw. Themenbot/FAQ-Bot, Voicebot, Formularbot), wobei die jeweiligen Referenzen bei verschiedenen Kunden erbracht worden sein müssen.
Die drei (3) Referenzen müssen zudem folgende Anforderungen erfüllen:
o die Lösung muss vom jeweiligen Referenzgeber abgenommen worden sein und sich aktuell im Betrieb befinden (wenn möglich bitte mit Angabe einer öffentlich zugänglichen URL/bzw. Telefonnummer im Falle eines Voicebots)
o der Umfang der Projektrealisierung muss jeweils mindestens 50 Personentage betragen
• eine (1) Referenz zum Leistungsgegenstand "Betrieb und Services" einer Chatbot-Lösung mit folgenden Anforderungen:
o Herstellung der Betriebsbereitschaft:
 Auslieferung der Konfigurationsdateien mittels einer Template-Engine
 Integration in eine durch einen Kunden zur Verfügung gestellten Satz von Betriebskomponenten (z.B. Monitoring, Logging, Backup)
o Testing (Entwicklung von Testkonzepten, Testdurchführung):
 Umsetzung eines angemessenen Systemtests, Unit-, Last- sowie sicherheitsbezogenen Tests
 Sofern eine Integration der Testmaßnahmen in eine CI/CD Pipeline erfolgte, stellen Sie dies bitte dar
o Unterstützung beim Betrieb der Lösung:
 Wahrnehmung 3rd Level Supports beim Kunden
 Darstellung der unterstützenden Tätigkeiten
o Containerbasierte Bereitstellung der Softwarelösung:
 Es muss eine angemessene Integration in eine Containerumgebung erfolgt sein
 Darstellung der Provisionierung, Skalierung und Parametrisierung
 Bitte geben Sie an, wie sie die Resilienz der einzelnen Anwendungskomponenten gewährleistet haben
o Betrieb der Lösung:
 Der Betrieb der Lösung muss On-Premise erfolgt sein
• eine (1) Referenz zum Leistungsgegenstand "kundenspezifische Weiterentwicklung der Chatbotsoftware (bspw. Generierung zusätzlicher Funktionen, Entwicklung von Schnittstellen)" im Umfang von mindestens 100 Personentagen.
• eine (1) Referenz zum Leistungsgegenstand "Erbringung von Schulungsleistungen für die Chatbotsoftware beim Auftraggeber" (Schulung von Anwendern und Administratoren) im Umfang von mindestens 10 geschulten Personen.
Zu allen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
- Beschreibung der ausgeführten Leistungen unter Bezugnahme auf den Leistungsgegenstand
- Umfang der gegenständlichen Leistung in Personentagen (Aufwand in Personentagen auf Seiten des Bieters),
- Zeitraum der Leistungserbringung,
- Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
Sofern es sich (mit Ausnahme der drei (3) geforderten Referenzen zum Leistungsgegenstand "Implementierung/Realisierung einer Chatbotsoftware") um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Im Falle eines nicht erfolgreichen Projektes soll grob beschrieben werden, weshalb es sich bei dem eingereichten Referenzprojekt um kein Erfolgreiches handelt. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
Es sind nur sechs (6) Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, weitere als bedingungsgemäß betrachtete Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
2) Mitarbeiterzahlen
Bitte geben Sie die durchschnittliche Mitarbeiteranzahl an, die pro Jahr in den letzten drei (3) angeschlossenen Geschäftsjahren im Leistungsbereich "Chatbots" eingesetzt wurde. Es wird eine Mindestzahl von 10 Mitarbeitern pro Jahr gefordert.
Mit Abgabe des Angebotes bestätigen Sie zudem, dass Sie aktuell über die folgende Anzahl an Mitarbeitern verfügen, die die in Kapitel 8 der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen erfüllen und zur Erbringung der gegenständlichen Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung eingesetzt werden können:
Projektleitung - Junior: 2
Projektleitung - Senior: 2
Projektmitarbeiter im Projektmanagement: 2
Redakteur: 2
Technischer Architekt: 2
Projektmitarbeiter - Softwarearchitekt: 2
Projektmitarbeiter - Softwareentwickler Junior: 6
Projektmitarbeiter - Softwareentwickler Senior: 3
QS-Verantwortlicher: 1
Projektmitarbeiter - Tester (Prüfer) Junior: 2
Projektmitarbeiter - Tester (Prüfer) Senior: 2
Designer: 1
Schulungsverantwortlicher: 2
Support: 2
Betriebsunterstützung: 4
DevOps-Entwickler: 2
Füllen Sie dazu bitte die Anlage "Unternehmenszahlen" aus. Sie haben für sich - und für alle Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaften sowie für alle Unterauftragnehmer (sofern zutreffend) - die Anlage "Unternehmenszahlen" abzugeben. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe werden die Mitarbeiterzahlen aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Das Vergabeverfahren "Chatbots für die Bundesverwaltung" wird im Kontext der Dienstekonsolidierungsmaßnahme Chatbots durchgeführt, deren Ziel darin besteht eine einheitliche Software für die Nutzung von Chatbots in der Bundesverwaltung bereitzustellen, die auf verschiedene Kontexte adaptiert und durch entsprechende Schnittstellen (APIs) angesprochen werden kann.
Die Besonderheit bei der auszuschreibenden Rahmenvereinbarung besteht darin, dass das ITZBund als Umsetzungsverantwortliche Stelle (UVS) die zu beschaffende Chatbot-Lösung mit Unterstützung der späteren Auftragnehmerin in der Betriebsumgebung des IT-Dienstleisters ITZBund betreibt und diese den Bedarfsträgern in Form eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) bereitstellt. Nach Zuschlagserteilung müssen hierfür in Zusammenarbeit zwischen UVS und der Auftragnehmerin umfangreiche Anpassungs- und Implementierungsarbeiten vorgenommen werden, bevor die Software den Bedarfsträgern dieser Rahmenvereinbarung zur Verfügung gestellt werden kann.
Hierfür ist im Projekt ein Zeitraum von 6 Monaten nach Zuschlag vorgesehen. Erst im Anschluss kann der sukzessive Rollout für die abrufenden Behörden beginnen, welcher ebenfalls mit Customizing- und zum Teil Entwicklungsarbeiten verbunden ist. Aufgrund der notwendigen Anpassungsarbeiten kann der Rollout zudem nicht für alle Bedarfsträger parallel erfolgen, sodass schlussendlich für einige Bedarfsträger eine noch kürzere Restlaufzeit der Rahmenvereinbarung verbleiben wird.

Mit dem Angebot sind als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen folgende Erklärungen einzureichen: Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe, Anlage Eigenerklärung Sanktionen Russland.
Abrufberechtigt sind: Die unmittelbare Bundesverwaltung der Bundesrepublik Deutschland sowie folgende Behörden, Einrichtungen und Organe
ALDB GmbH
Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft
Beschaffungsamt des BMI
Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Bundesamt für Strahlenschutz
Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle
Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben
Bundesanstalt für Geowissenschaften und Rohstoffe
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung
Bundesanstalt für Straßenwesen
Bundesministerium der Justiz
Bundesministerium des Innern und für Heimat
Bundesministerium für Digitales und Verkehr
Bundesministerium für Gesundheit
Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz
Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen
Bundespolizeipräsidium
Bundeszentralamt für Steuern
Deutsche Nationalbibliothek
Deutsche Stiftung für internationale rechtliche Zusammenarbeit e.V.
Deutscher Wetterdienst
Deutsches Biomassenforschungszentrum gGmbH
Deutsches Jugendinstitut e. V.
Generalzolldirektion
Germany Trade & Invest GmbH
Hanns-Seidel-Stiftung e.V.
Informationstechnikzentrum Bund
Kraftfahrt-Bundesamt
Max Rubner-Institut
Paul-Ehrlich-Institut
Robert Koch-Institut
Rosa Luxemburg Stiftung
Sozialversicherung für Landwirtschaft Forsten und Gartenbau
Statistisches Bundesamt
Umweltbundesamt
Unfallversicherung Bund und Bahn
Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.