Content-Marketing und Website (12/MA/2023)

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der laufenden externen und internen Kommunikation schreibt die Auftraggeberin die strategische Beratung, Konzeption, Umsetzung und Weiterentwicklung ihrer internen und externen Content-Marketing-Aktivitäten sowie die technische Betreuung ihrer externen Kommunikationskanäle (Website, Newsletter, Social Media) aus.
Der Auftragnehmer soll im Rahmen der Vertragslaufzeit diese bestehenden externen und internen Kommunikationskanäle betreuen und stetig kundenorientiert weiterentwickeln. Der Dienstleistungsvertrag zu Content-Marketing und Website mit dem derzeitigen Dienstleister läuft zum 30. Juni 2024 aus. Der Auftragnehmer hat eine lücken- und reibungslose Nutzung der Website ab dem 1. Juli 2024 sicherzustellen.

Beschreibung der Beschaffung

Im Einzelnen umfasst die Ausschreibung die folgenden Leistungen für die externe und interne Kommunikation:

 Weiterentwicklung und Umsetzung der bestehenden Content-Marketing-Strategie inkl. Themenkonzept, Kanalstrategie, Monitoring- und Analysekonzept sowie Vermarktungskonzept (inklusive der sich daraus ableitenden Social-Media-Strategie),
 strategische Beratung und das Projektmanagement,
 laufende, regelmäßige Erstellung und Distribution von nutzwertigem Content in hoher Qualität für die definierten Zielgruppen und Kommunikationskanäle der Auftraggeberin inkl. Themenkonzept,
 Weiterentwicklung der Website der Auftraggeberin sowie des zugrundeliegenden Content-Ökosystems, insbesondere bestehend aus CMS, DAM sowie Tools für die Content-Planung, Analytics, Consent-Management, Newsletterversand und E-Mail-Marketing, sowie deren laufende Betreuung und Pflege sowie
 Weiterentwicklung und laufende Pflege der diversen externen Kommunikationskanäle, insbesondere Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin (Kundenkommunikation und Unternehmenskommunikation).

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeberin steht die Option zu, den Vertrag durch einseitige Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer um jeweils ein Jahr bis zu einer Maximallaufzeit von 6 Jahren zu verlängern. Das vorstehend genannte
Optionsrecht muss von der Auftraggeberin bis spätestens drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit ausgeübt werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Qualität eines Referenzauftrags zu Design und technischer Umsetzung einer anspruchsvollen Webpräsenz (30%)
>> Die Qualität der Referenz wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Konzept und Informationsarchitektur: 40%,
b.) UX/UI-Design Kreation und Umsetzungsqualität: 40 %,
c.) besondere Funktionalitäten: 20%
2. Qualität eines Referenzauftrags zur Erstellung eines Kundenmagazins - Digital und Print (20 %)
>> Die Qualität der Referenz wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Strategie und Konzept: 35%,
b.) Kreation und Umsetzungsqualität: 50%,
c.) Crossmediale Touchpoints integrierte Medienumsetzungen: 15%
3. Qualität eines Referenzauftrags zu Multi-Channel-Kommunikation (20%)
>> Die Qualität der Referenz wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Strategie und Konzept: 30%,
b.) Kreation und Umsetzungsqualität: 50%,
c.) Auswahl und Verknüpfung der Kanäle: 20%
4. Qualität eines Referenzauftrags zur Vermarktung von Content und Leadgenerierung (10%)
>> Die Qualität der Referenz wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Strategie: 30%,
b.) Umsetzung: 30%,
c.) Erfolgskennziffern: 40%
5. Qualität eines Referenzauftrags zur internen Kommunikation (- Strategie, Redaktion (20%)
>> Die Qualität der Referenz wird anhand folgender Unterkriterien bewertet:
a.) Strategie und Themenkonzept: 50%,
b.) Kreation und Umsetzungsqualität: 35%,
c.) integrierte Medienumsetzungen (crossmedialer Ansatz): 15%

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

>> Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung des Teilnehmers/Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Teilnehmergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Teilnahmeantrag eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber
abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“).
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der
Gesamtumsatz des Teilnehmers/Bieters sowie der
Umsatz des Teilnehmers/Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit
er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben
ist("Eigenerklärung Umsatz").
>> Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied
der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Teilnahmeantrag
vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine
Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der
Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten(Mittel/Kapazitäten)
des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach
§ 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn
bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu
Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach §36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im
Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Der durchschnittliche Gesamtumsatz der Jahre 2020, 2021, 2022 (addierter Gesamtumsatz 2020, 2021, 2022 geteilt durch drei) muss mindestens 3,0 Mio. Euro betragen (Mindestanforderung).
>> Bei einer Teilnehmergemeinschaft sind die Umsatzangaben für alle Mitglieder der Teilnehmergemeinschaft zu machen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung
vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022) beizufügen, in welcher
der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung,
der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der
Teilnehmer/Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft
erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung
Referenzen“).
>> Teilnehmergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Teilnahmeantrag für jedes Mitglied
der Teilnehmergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Teilnahmeantrag
vorzulegen, wenn sich der Teilnehmer/Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Teilnahmeantrag
eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber
der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten
(Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN
nach § 47 VgV"). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf
ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu
Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/Nachweise nur auf Verlangen der
Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36
Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im
Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach
§§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge aus den letzten drei Jahren, 2020 bis 2022:
Zur Erfüllung der Mindestvoraussetzungen sind insgesamt 5 Referenzen anzugeben. Da sich Projektbestandteile gleichermaßen für mehrere der geforderten 5 Referenzen eignen können, kann ein Projekt auch mehrfach als Referenz genannt werden – mindestens 3 verschiedene Projekte sind erforderlich.
Für die Referenzen gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
1. Es ist ein Referenzauftrag aus dem Bereich „Design und technische Umsetzung einer anspruchsvollen Webpräsenz“ aus der Dienstleistungsbranche, vorzugsweise in der gesetzlichen Krankenversicherung, im Gesundheitswesen, in der privaten Versicherungswirtschaft oder für einen öffentlichen Auftraggeber einzureichen. Auf der Website sollten besondere Funktionalitäten ein- und umgesetzt worden sein, zum Beispiel unterschiedliche Formulare.
2. Es ist ein Referenzauftrag aus dem Bereich „Konzeption und Umsetzung eines Kundenmagazins“ (Digital und Print) einzureichen. Mit einem Schwerpunkt auf der Verknüpfung der crossmedialen Touchpoints, um Kunden besser zu binden.
3. Es ist ein Referenzauftrag anzugeben, der die Leistungsfähigkeit des Bewerbers bei der Entwicklung und Umsetzung einer Multi-Channel-Kommunikation aufzeigt. Umsetzung von verschiedenen inhaltlichen Content-Formaten in unterschiedlichen Kanälen (on-/offline), insb. Social Media.
4. Es ist ein Referenzauftrag einzureichen, der die Kompetenzen des Bewerbers bei der Vermarktung von Content und der Leadgenerierung aufzeigt.
5. Es ist ein Referenzauftrag aus dem Bereich „Interne Kommunikation“ einzureichen. Die Referenz soll sowohl die Strategie-Kompetenzen des Bewerbers im Rahmen der Konzeption, Erstellung, Umsetzung und Weiterentwicklung von Content-Formaten in der internen Kommunikation (inkl. Themenkonzepte) als auch die regelmäßige Erstellung von nutzwertigem Content für Mitarbeitende auf den unterschiedlichen internen Kommunikationskanälen (Print und Digital = Intranet) aufzeigen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

>> Es muss ein Projektteam – unter Berücksichtigung des jeweiligen Auftragsvolumens – für die Auftraggeberin zur Verfügung stehen.
> Die Projektleitung, Projektmanagement, Konzeption und Redaktion müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen.
> Alle folgenden Aufgabenbereiche müssen durch einen verantwortlichen Experten abgedeckt sein:
- Projektleitung,
- Projektmanagement,
- strategische Beratung,
- Konzept,
- Art,
- Bildredaktion,
- Redaktion Print/Digital,
- Redaktion Social,
- Produktion,
- Audio,
- Video,
- UX/UI,
- Performance Marketing,
- Analytics,
- digitale Infrastruktur,
- Backend-Programmierung,
- Frontend-Programmierung.

>> Der Teilnehmer/Bieter hat zu versichern, keine Scientology−Techniken oder L. Ron Hubbard−Technologie im Unternehmen angewandt werden.

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Teilnehmer-/Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Teilnahmeantrag der Teilnehmer-/ Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Teilnahmeantrag jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die
Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Teilnehmer-/Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung
verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Teilnahmeantrag ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.

>> Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Nachweise vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus
dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG bzw. Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Teilnehmer anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen.

>> Dem Teilnahmeantrag ist neben der Abgabe der Eigenerklärung Referenzen (38) eine vom Teilnehmer selbst erstellte einheitliche PDF-Präsentation zur Bewertung der Referenzen beizufügen. Die ausführliche Beschreibung der einzelnen Referenzen muss in Form einer PDF-Datei mit einer maximalen Seitenanzahl von 15 Seiten je Referenz eingereicht werden. Der Teilnehmer hat zur Veranschaulichung der ausführlichen Beschreibung der Referenzen jeweils entsprechendes Bildmaterial zum betreffenden Referenzauftrag beizufügen bzw. den Link zur Referenz-Website, wenn noch aktuell bzw. verfügbar (gemäß Ziffer 3 der Teilnahmebedingungen).
>> Dem Teilnahmeantrag ist eine Unternehmensdarstellung beizufügen, in der der Teilnehmer seine Erfahrung im Aufgabengebiet und das zur Verfügung stehende Personal darzustellen hat (gemäß Ziffer 4 der Teilnahmebedingungen).

>> Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende weitere Nachweise vorzulegen:
> Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung (60A) gemäß Ziffer 5 der Teilnahmebedingungen.
> ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen
technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und
zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels
des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden
Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der
Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61A)),
> Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A)
> Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63A)
> Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A)
> Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65A) und
> ein vom Teilnehmer erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.
> Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten (60B) ) gemäß Ziffer 6 der Teilnahmebedingungen.
> ein Sicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum
Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind
insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der
Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung“(61B)),
> Formblatt "Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse" (62B),
> Formblatt "Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner" (63B) und
> ein vom Teilnehmer erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.

>> Es ist eine Eigenerklärung (41) des Teilnehmers vorzulegen, dass er im Fall der Zuschlagserteilung
spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden
Mindestdeckungssummen verfügt:
> Personenschäden 5.000.000 Euro
> Sachschäden 5.000.000 Euro
> Vermögensschaden 5.000.000 Euro
> Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 5.000.000 Euro.

>> Außerdem ist eine Erklärung des Teilnehmers zu vorgesehenen Projektleitung und stellvertretenden Projektleitung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (42), die Eigenerklärung zum Projektteam (43) sowie die Eigenerklärung zur „Technologie von L. Ron Hubbard“ (44) vorzulegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das
Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber
der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu
Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen
mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang
dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.