Customer Relationship Management (CRM) System

Beschreibung der Beschaffung

Die Ausschreibung umfasst die IT-gestützte Bereitstellung folgender Funktionsgruppen:
a) Auftrags- bzw. Anfragenverwaltung (Ticketsystem-Funktionen mit direkter Schnittstelle zu Archivsystem ACTApro)
b) Customer Relationship Management (Kontakt- / Partnermanagement; Fund-Raising Management; Kampagnen Management; Eventmanagement, Datenschutzmanagement, Vertragsmanagement)
c) Customer Online Account Management / B2C (Mit direkter Schnittstelle zu Archivsystem ACTApro und zu den anderen Kontaktdaten gebrauchenden Tools)
d) Community Kommunikationsfunktionen (z. B. Chat)
e) Management aller mit den genannten Funktionen einhergehenden datenschutzrechtlichen Aspekte.
f) Reportingfunktionen
g) (optional, außerhalb der Bewertung) Modernes User Interface und grafisch aufbereitete Darstellung der vom Archivsystem ACTApro gelieferten Anfrageergebnisse.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.
Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Jahre (2020 - 2022).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

3. Eigenerklärung (Formblatt) über mind. drei Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Jahren (2020 - 2022) erbrachten und vergleichbaren Leistung unter Angabe von Leistungsumfang, Dauer des Vertrages, sowie der Auftragssumme mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
4. Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen, siehe VI.3 Zusätzliche Angaben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Mindestpunktzahl:
Im Zuschlagskriterium "Kriterien des Pflichthefts" muss in jedem der vier Bereiche (Kernprozess, CRM-Grund-Funktionen, Reporting und Schnittstellen) eine Mindestpunktzahl von jeweils 80 % erreicht werden. Sollte das Angebot in einem der vier Bereiche nicht die Mindestpunktzahl gem. Wertungsmatrix erhalten wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
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Vorstellungsrunde:
Als Vergabeverfahren wurde ein offenes Verfahren gewählt, bei dem neben der elektronischen Angebotsabgabe und Einreichung der Ausschreibungsunterlagen eine Präsentation des Bieters (Präsenztermin in Bad Arolsen) stattfindet. Diese dient lediglich dem Kennenlernen der Bieter und des Systems. Die Vorstellung hat keine Auswirkung auf die Bewertung des Angebots. Die Vorstellungen werden voraussichtlich in dem Zeitraum KW. 24 und KW 25. 2023 vereinbart werden.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.
Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
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Fragen zur Ausschreibung:
Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 29. Mai 2023 an die GMSH, z.H. Herr Ralf Krätschmann (e-Vergabesystem, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de ) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.
Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:
5. Unterschriebenes Angebotsschreiben mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
6. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio, Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße im relevanten Segment, Anzahl der Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mailadresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Beschreibung des Unternehmenszweiges, der die ausgeschriebene Dienstleistung erbringen wird (max. 4 DIN A-4-Seiten).
7. Ausgefülltes Preisblatt.
8. Ausgefülltes Leistungsverzeichnis (inkl. Kostenaufstellung).
9. Ggfls. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt).
10. ausgefüllte Formblatt „Sanktionen Russland“.
11. Benennung eines Projektleiters.
12. Zeitliche Umsetzungsplanung inklusive Meilensteine und Arbeitspakete.
13. Kapazitätsplanung Auftraggeber und Auftragnehmer.
14. Detaillierte Kostenkalkulation zum Einsatz des Budgets.
15. Abnahme- und Abrechnungsmodalitäten.
Präqualifikation:
Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden.
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Nach der Zuschlagserteilung werden zusätzlich EVB-IT-Verträge nach der aktuell gültigen Fassung, geschlossen sind.
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Darüber hinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen. Fehlen beim Einreichen des Angebots vorzulegende Unterlagen (Nachweise / Erklärungen u. ä.) können diese von der Vergabestelle fristbewehrt nachgefordert werden.
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Bewertungsmatrix
Mit den Vergabeunterlagen wird eine detaillierte Bewertungsmatrix für die Angebote versandt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).