Datenverarbeitung und zugehörige Dienste

Kreis Schleswig-Flensburg

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Beschaffung eines integrierten Personalwirtschaftssystems. Es soll ein integriertes Personalwirtschaftssystem angeschafft und eingeführt werden. Der Auftrag umfasst die sukzessive Lieferung und Installation des Personalwirtschaftssystems ab Zuschlagserteilung (ca. Oktober 2008) bis etwa Ende 2010 sowie die anschließende Wartung und Pflege des Systems. Grundsätzliches Das Personalwirtschaftssystem soll einer umfassenden automatisierten Verwaltung der Mitarbeiterdaten dienen, die derzeit noch weitgehend konventionell verwaltet werden (papierene Akten). Der Kreis hat derzeit ca. 850 Mitarbeiter (130 Beamte, 720 Arbeitnehmer). Der Aufwand der Datenerhebung und der Datenauswertung „im täglichen Geschäft“, aber auch für planerische und strategische Zwecke (z. B. Personalentwicklung, Aufgabenverteilung), ist zurzeit sehr groß. Gerade die Personalsachbearbeiter sind zu einem nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit operativen Tätigkeiten wie Personalaktensichtung, Informationsbeschaffung, manuellen Auswertungen sowie der Anfertigung von individuellen internen und externen Schreiben befasst. Durch die nicht automatisierte Abwicklung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbewirtschaftung werden alle Mitarbeiter des Kreises überdurchschnittlich belastet. Dieser sowohl für die Personalsachbearbeiter als auch für das gesamte Haus hohe Aufwand soll reduziert werden. Modularer Aufbau des Personalwirtschaftssystems Das Personalwirtschaftssystem muss die folgenden Teilmodule, die mit (x) gekennzeichnet sind, abbilden können; die Teilmodule, die nicht mit einem (x) gekennzeichnet sind, soll es abbilden können: Modul 1. Stellenmanagement Modul 1.1 Prognose Stellenentwicklung (x) Modul 1.2 Stellenplan aufstellen (x) Modul 1.3 Geschäftsverteilungsplan grob Modul 1.4 Geschäftsverteilungsplan fein (x) Modul 1.5 Organigramme (x) Modul 1.6 Stellenbewertung durchführen Modul 1.7 Stellenbezogenes Skillmanagement Modul 2. Personalmanagement Modul 2.1 Prognose Personalentwicklung (x) Modul 2.2 Personalbedarfsdeckung Modul 2.2.1 Externe Bedarfsdeckung Modul 2.2.1.1 Ausbildungsmanagement (x) Modul 2.2.1.2 Bewerbermanagement (x) Modul 2.2.1.3 Stellenmarkt im Internet Modul 2.2.2 Interne Bedarfsdeckung Modul 2.2.2.1 Bewerbermanagement (x) Modul 2.2.2.2 Stellenmarkt im Intranet Modul 2.3 Skillmanagement/Profiling (x) Modul 2.4 Personalführung Modul 2.4.1 Beurteilungen Modul 2.4.1.1 Regelbeurteilungen (x) Modul 2.4.1.2 Anlassbeurteilungen (x) Modul 2.4.1.3 Zeugnisse (x) Modul 2.4.1.4 Dokumentation von dienstlichen Leistungen und persönlichem Verhalten (x) Modul 2.4.2 Berufliche Weiterentwicklung/Fortbildung Modul 2.4.3 Zielvereinbarungen im Rahmen der Leistungsorientierten Bezahlung inklusive Verknüpfung zu Geschäftsverteilung und Gehaltsabrechnung (x) Modul 2.4.4 Veränderungsmanagement/Change Modul 2.4.5 Motivation Modul 2.5 Personalverwaltung Modul 2.5.1 Statusrechtlicher Werdegang (x) Modul 2.5.1.1 Einstellung (x) Modul 2.5.1.2 Beschäftigungszeit/-verhältnis (x) Modul 2.5.1.3 Ausscheiden (x) Modul 2.5.2 Operative Personalverwaltung (x) Modul 2.5.2.1 Urlaub/Erholungsurlaub/Sonderurlaub (x) Modul 2.5.2.2 Krankheit/Kuren/Beihilfen (x) Modul 2.5.2.3 Schwerbehinderung/Mutterschutz/. (x) Modul 2.5.2.4 Reisekosten/Trennungsgeld/Umzugskosten (x) Modul 2.5.2.5 Nebentätigkeiten (x) Modul 2.5.2.6 Freistellungen/ Besondere Bestellung (x) Modul 2.5.2.7 Arbeitszeit (x) Modul 2.5.2.8 Zutritt (x) Modul 2.5.2.9 Geschäftsausstattung Modul 2.6 Personalkostenrechnung / Controlling (x) Modul 3: Die Module 1 und 2 sollen durch so genannte aufgabenergänzende und aufgabenunterstützende „Servicemodule“ ergänzt bzw. unterstützt werden Modul 3.1 Aufgabenergänzende Module Modul 3.1.1 Archivierung Modul 3.1.2 Datenbestände verwalten Modul 3.1.3 Reports/Bescheinigungen (x) Modul 3.1.4 Zahlbarmachung Modul 3.2 Aufgabenunterstützende Module Modul 3.2.1 digitale Personalakte (Workflow/ Dokumentenmanagement)(x) Modul 3.2.2 elektronische Signatur Modul 3.2.3 Mitarbeiterportal/ Führungskräfteportal Modul 3.2.4 Nutzerbezogene Dienstleistungen Das Personalwirtschaftssystem muss gewährleisten, dass die in das Modul 2.5.1 (statusrechtlicher Werdegang) eingegebenen Mitarbeiterstammdaten an eine zentrale Datenbank weitergeleitet werden, auf die alle anderen aufgeführten Teilmodule im Rahmen benutzerdefinierter Zugriffsrechte zugreifen können, ohne dass hierfür eine gesonderte Parallelerfassung der Mitarbeiterstammdaten erforderlich ist. Eine mehrfache Eingabe der Mitarbeiterstammdaten darf nicht erforderlich werden. Technische und betriebliche Anforderungen 3.1. Der Kreis Schleswig-Flensburg betreibt zurzeit ein EDV-System auf Novell-Basis in Client-Server-Architektur. Es ist vorgesehen, dieses im Laufe des Jahres 2008 auf Windows-Terminal-Server-Technologie umzustellen. Die angebotene Software muss daher sowohl für Client-Serverbetrieb als auch für Windows- Terminal-Serverbetrieb geeignet sein. Netzwerk Von den 850 Mitarbeitern des Kreises sollen ca. 700 Mitarbeiter Zugriff auf das Personalwirtschaftssystem erhalten. Die Software muss den Zugriff dieser ca. 700 Mitarbeiter ermöglichen. Dabei soll sichergestellt sein, dass mindestens 600 Mitarbeiter gleichzeitig ohne Performanceverluste auf die Anwendung zugreifen können. Da die Anbindung weiterer öffentlich-rechtlicher Körperschaften erwogen wird, soll das Personalwirtschaftssystem auf bis zu 4000 Mitarbeiter skalierbar erweiterungsfähig sein. Die Kreisverwaltung zieht in Erwägung, auch Telearbeit zu ermöglichen. Die Software soll daher auch die Integration dieser Tele-Arbeitsplätze ermöglichen. Anforderungen an Arbeitsplatzrechner Die Software muss mit dem Betriebssystem Microsoft Windows XP und Nachfolgeprodukten sowie mit der Bürosoftware Microsoft Office 2003 kompatibel sein. Schnittstellen Eine Übergabe sowohl von vorkonfigurierten als auch von benutzerdefinierten Reports und Informationen aus der Datenbank an Microsoft Office 2003 muss über entsprechende Schnittstellen möglich sein, z. B. um Schreiben in Word oder eine Statistik in Excel zu fertigen. Die Software muss über funktionsfähige Schnittstellen zu den folgenden Fachanwendungen verfügen: - Finanzverfahren der H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH, Berlin - Finanzverfahren der MACH AG, Lübeck Die Software soll über funktionsfähige Schnittstellen zu den folgenden Fachanwendungen verfügen: - Gehaltsabrechnungsverfahren Permis-A von Dataport, Altenholz - Quadriga der Fa. Quadriga Informatik GmbH, Offenbach (Inventarisierungssoftware) - Zutrittskontrollsystem der Fa. Simons und Voss Technologies, Unterföhring - Telefonanlage Integral 33 der Fa. AVAYA GmbH und Co. KG, Frankfurt am Main 3.5. Administration Die fachliche Administration des Verfahrens (insbesondere Nutzer- und Rechteverwaltung) muss im Fachdienst „Zentrale Dienste“ durch einen für die Anwendung Verantwortlichen erfolgen können. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass dieser Mitarbeiter Grundeinstellungen vornehmen bzw. Nutzer einrichten und deren Berechtigungen vergeben kann. Die Software muss bezüglich der Vergabe von Berechtigungen die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Berechtigungsrollen anzulegen, denen Personen zugeordnet werden können. Weitere technische Anforderungen und Modifikationen Weitere technische Anforderungen und Modifikationen werden ggf. im Rahmen der noch folgenden Verhandlungen festgelegt. Weitere Anforderungen Das Personalwirtschaftssystem mit allen Teilmodulen muss nach Zuschlagserteilung innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens installiert werden und funktionsfähig sein. Wartung und Pflege des Personalwirtschaftssystems Der Auftragnehmer hat nach Installation des funktionsfähigen Systems bzw. nach Abnahme dieses Systems durch den Kreis, die nach einer erfolgreichen Durchführung einer Pilotphase erfolgen soll, das System bis zum Vertragsablauf zu warten und zu pflegen. Die Wartung und Pflege des Systems umfasst neben einer eventuellen Fehlerbehebung unter anderem auch die Installation von Updates und den Support sowie eine Programmanpassung auf gesonderte Anforderung des Kreises.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2008-01-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2007-12-11.

• • Kreis Schleswig-Flensburg

• • Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software
• • Datendienste › Datenverarbeitung

• • Schleswig-Holstein › Schleswig-Flensburg