DFP mit 3 Losen: Softwarelizenzen, Implementierung und Application Management Services

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Softwarelizenzen für die SaaS‑Plattform nCino, einschließlich der zugehörigen Nutzungsrechte, Services und Bereitstellungsleistungen. Die Lösung ist als Cloud‑Dienst bereitzustellen und muss den geltenden regulatorischen Anforderungen für Finanzinstitute entsprechen.

Der Auftrag umfasst im Einzelnen:

a) Bereitstellung der Software
• Zeitweise/mietweise Bereitstellung der nCino‑Plattform als vollständig gemanagter SaaS‑Dienst
• Zugriff auf alle lizenzierten Module und Funktionen gemäß den Anforderungen des Auftraggebers (s. insbesondere die in diesen Terms enthaltenen Schaubilder mit Erläuterungen, bei Los 2)
• Regelmäßige Updates, Wartung sowie laufende Funktionsverbesserungen

b) Benutzerlizenzen
• Lieferung der definierten Nutzerlizenzen
• Staffelweise Bereitstellung der Lizenzen gemäß Projektphasen
• Rückgaberecht zugunsten des Auftraggebers für nicht mehr benötigte Lizenzen zum nächsten Quartalsende (Reduktion um bis zu 10 % p.a.)

c) Compliance und Sicherheit
• Einhaltung relevanter aufsichtsrechtlicher Vorgaben, insbesondere Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA), BAIT Kap. 10, MaRisk AT 9, DSGVO sowie Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG)
• Hohe Verfügbarkeit und Betriebssicherheit des Dienstes
• Transparente Protokollierung und Auditierbarkeit (Log-Aufbewahrung ≥ 24 Monate)

Weitere Informationen zur Verlängerung

Die Nutzungsrechte werden zunächst für 5 Jahre eingeräumt. Zusätzlich besteht eine vertraglich definierte Option zugunsten der DEG, diese Nutzungsrechte um jeweils ein Jahr um bis zu 10 mal zu erweitern bzw. zu verlängern. Die Verlängerungsoption erfolgt stillschweigend, sofern die DEG den Vertrag nicht spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Ablaufdatum kündigt.

Beschreibung der Beschaffung

Umfang der nCino‑Implementierung; für eine noch ausführlichere Beschreibung siehe Anlage 5 der Vergabeunterlagen unter Punkt 4.2.1:

Die im nCino Heatmap beschriebenen Funktionalitäten sind Bestandteil der Implementierung. Mindestens 90 % der Prozesse müssen dem nCino Goldstandard entsprechen.

Das Projekt ist mehrphasig aufgebaut. Phase 1 umfasst die Ablösung des bestehenden SAP‑CRM‑Systems, die Optimierung und Digitalisierung der Finanzierungsprozesse sowie die Integration ausgewählter Umsysteme. Weitere Phasen dienen der Erweiterung von Funktionalitäten und ggf. der Ablösung weiterer Systeme.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ausschließlich Phase 1.

Phase 1 wird in mehrere Releases unterteilt. Release 1 umfasst das Produkt Corporate Darlehen (Neu‑ und Bestandsgeschäft inkl. Migration) sowie den vollständigen End‑to‑End‑Prozess von der Anbahnung bis Rückzahlung bzw. Verkauf einschließlich erforderlicher Schnittstellen. Die finale Release‑Planung erfolgt in der Discovery‑Phase.

Das System ist deutsch‑ und englischsprachig einzuführen.

Phase 1 – Ablösung SAP CRM
Die Ablösung von SAP CRM ist bis spätestens 01.01.2028 umzusetzen. Phase 1 umfasst folgende Inhalte:
Produkte Darlehen (Corporates, Financial Institutions, Project Finance)
Bonds
Unternehmens‑/Fondsbeteiligungen (Equity, Private Equity & Debt Funds)
Sowie Sicherheiten
• Garantien
• EU‑Bürgschaften

Organisationseinheiten: Standort Köln sowie 17 internationale Partnerstandorte
(Projektarbeit in Köln oder remote)

Prozessumfang: Vollständiger End‑to‑End‑Prozess inkl. Bestandsbearbeitung

Anbindung aller bestehenden Systeme über Schnittstellen (Details siehe Anlage 5, Punkt 4.2.1)

Funktionen mit Priorität 1

Kundenstammdaten inkl. Gruppenstrukturen
Exposure‑ und Limitsteuerung
Sicherheiten-/Collateralverwaltung
Integration von ESG‑Funktionalitäten
Dokumentenerstellung und ‑verwaltung
Risikoüberwachung inkl. Covenants
Syndizierung und Drittmittelmobilisierung
Digitale Signaturen

Die funktionale Bereitstellung aller Anbindungen ist sicherzustellen; die technische Umsetzung kann auch nicht‑automatisiert erfolgen. Die Integration beschränkt sich auf die Anbindung von nCino an die API Web Application Firewall.

Weitere Funktionen (nach Prio 1):
Financial Analysis (BARS), Spreads
Pricing (RAROC, CREDIS)
Risk‑Rating‑Systeme
Dokumentenmanagement
DEG‑Impulse‑Systeme
Core‑System‑Schnittstellen

Migration, zu migrieren sind: Kundendaten & Laufendes Geschäft

Ab Release 1 ist eine Doppelbearbeitung in Alt und Neusystem ausgeschlossen.
Die Daten liegen aktuell in SAP CRM (R/3) und CML/TRM (S/4).

Leistungen des Implementierungspartners
Der Partner muss über nachweisbare nCino‑Einführungserfahrung innerhalb der EU verfügen und übernimmt verantwortungsvoll:

Projektmanagement & Governance
Anforderungsanalyse & Fit‑Gap
Konfiguration & Customizing von nCino
Technische Entwicklung & Integrationen
Datenmigration
Testmanagement inkl. Testautomatisierung
Change‑, Trainings‑ und Kommunikationsmaßnahmen
Go‑Live, Cutover & Hypercare
Sicherstellung der Skalierbarkeit

Vorgehensmodell & Rahmenbedingungen, im Angebot darzustellen sind u. a.:

Terminsichere Umsetzung bis 01.01.2028
Umgang mit Integrations‑ und Migrationsrisiken
Projektrollen, Steuerung und Qualitätssicherung
On‑/Nearshore‑Modell (EU/EWR) für produktive Daten; Offshore ohne Zugriff auf Produktivdaten

Die beratende Beteiligung von nCino (Advisory) ist verpflichtend und erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer.
Beispielhafte Projektpläne oder Referenzen können beigefügt werden. Die Beauftragung erfolgt als IT‑Beratungsvertrag (Time & Material) auf Basis angegebener Tagessätze.

Beschreibung der Beschaffung

Der Start des AMS erfolgt in Abhängigkeit vom erfolgreichen Go‑Live von Release 1, der derzeit für Q2/2027 geplant ist.
Der AMS umfasst sämtliche Leistungen zur Sicherstellung des stabilen, sicheren und effizienten Betriebs der nCino‑Plattform. Verbindliche Grundleistung im Rahmen des AMS ist ausschließlich das Testmanagement.

Alle weiteren im Folgenden beschriebenen Leistungen können optional und bedarfsgerecht durch die Auftraggeberin beauftragt werden und sind vom Auftragnehmer entsprechend als optionale Zusatzleistungen auszuweisen und separat zu bepreisen.

Der AMS bildet damit die Brücke zwischen Implementierung und dauerhaftem Produktivbetrieb und stellt sicher, dass die Plattform zuverlässig, performant und regelkonform betrieben werden kann.

Leistungsbestandteile

Grundleistung (verbindlich):
• Testmanagement

Optionale Leistungen:
• Incident Management
• Service Requests
• Problem Management
• Change‑ & Release‑Management
• Monitoring & Performance‑Betrachtung
• Weiterentwicklung & Beratungsleistungen zu fachlichen Implementierungen

Der AMS kann als gemischtes On‑/Near-/Offshore‑Modell erbracht werden, sofern SLAs, Qualität und Kommunikationsanforderungen gewährleistet sind. Die Kommunikationssprache ist Englisch; Kenntnisse der deutschen Sprache sind jedoch von Vorteil.

Der Einsatz von Offshore‑Ressourcen ist grundsätzlich zulässig. Der Umgang mit Produktiv‑ oder produktionsnahen Daten ist hierbei ausgeschlossen. Tätigkeiten mit Zugriff auf Produktivdaten sind ausschließlich in einem On‑ oder Nearshore‑Modell innerhalb der EU/EWR zu erbringen.

Die Leistungen werden vollständig oder überwiegend remote erbracht. Eine Leistungserbringung in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin ist nicht erforderlich und nur in begründeten Ausnahmefällen nach vorheriger Abstimmung vorgesehen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Für alle Lose wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
(1) Haftpflichtversicherung: Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis (zweifach maximiert pro Jahr):
• mind. 5 Mio. EUR für Personen-/Sachschäden
• mind. 5 Mio. EUR für Vermögensschäden
• inkl. IT-/Cyber-Risiken
Nachweis der geforderten Deckungssummen kann nach Zuschlagserteilung/NDA erfolgen; verbindliche Bestätigung des Versicherers ist mit dem Angebot vorzulegen.
(2) Nur auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts. Ausländische Bieter haben eine gleichwertige Bescheinigung des Herkunftslandes in einer amtlich beglaubigten Übersetzung vorzulegen.
(3) Nur auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers: Nachweis, dass der Bieter Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung vollständig entrichtet. Ausländische Bieter haben eine Bescheinigung des Herkunftslandes in einer amtlich beglaubigten Übersetzung vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eignung zur Berufsausübung:
(1) für alle Lose: Der Bieter weist nach, dass
– keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen (hierzu kann das vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Formular verwendet werden) und
– er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß nachkommt.
(2) für alle Lose: Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.d.F.d. Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21.07.2022 („Formular Eigenerklärung Russland-Sanktionen“).
(3) für Los 1: Berechtigung zur Bereitstellung von nCino-Lizenzen.
Der Bieter ist entweder Hersteller der nCino-Plattform oder autorisierter Vertriebspartner/Reseller von nCino. Nachweis durch Herstellerbestätigung oder gleichwertigen schriftlichen Nachweis.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Informationssicherheitsmanagement (ISMS) für alle Lose.
Der Bieter weist ein wirksames ISMS nach, das den Anforderungen ISO/IEC 27001 entspricht. Nachweis durch gültige ISO/IEC 27001-Zertifizierung oder gleichwertige Maßnahmen (Auditberichte, Policies, Prozessdokumentation).
Der Bieter gibt an, ob im letzten Audit wesentliche Abweichungen („Major Non-Conformities“) festgestellt wurden, und bestätigt deren fristgerechte Behandlung. Bei wesentlichen Abweichungen im letzten Audit sichert der Bieter Einsicht in Findings und Maßnahmen nach Abschluss eines NDAs zu.
Das ISMS muss die für die Leistungserbringung im Rahmen dieser Ausschreibung relevanten Organisationseinheiten und Services (nCino-Implementierung und/oder -Betrieb, -Support) umfassen.

Ergänzende Sicherheitsnachweise (SaaS-Einsatz Los 1 / AMS Los 3).
Für Los 1 und Los 3 zusätzlich einer der folgenden Nachweise:
• SOC 2 Type II (Kontrollziele Security, Availability, Confidentiality)
• BSI C5 (Testat nach C5:2020 Typ 2) oder Cloud Security Alliance (STAR)
• Oder gleichwertiger Nachweis mit Auditbericht

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Los 2: Referenzen (Mindestschwelle).
Mindestens drei Referenzen aus den letzten fünf Jahren. Die Kriterien dürfen über die Referenzen verteilt sein:
• Branche: Projekt bei einem Finanzinstitut mit Sitz oder maßgeblicher Geschäftstätigkeit in der EU (Bank, Förderbank, Landesbank, Spezialfinanzierer).
• Systemlandschaft: Einführung/produktiver Einsatz von nCino und/oder Ablösung bzw. tiefgreifende Transformation eines CRM-Systems im Bankenumfeld (insbesondere SAP-CRM oder funktional vergleichbares System).
• Projektinhalt: Neumodellierung oder grundlegende Überarbeitung bankfachlicher Finanzierungsprozesse (mindestens eines der Produkte: Darlehen FI/Corporate; Fonds-/Beteiligungsfinanzierungen; Bonds/Schuldscheine; Syndizierte Kredite).
• Migration: Durchführung einer Daten-/Prozessmigration aus Altsystemen im Finanzsektor inkl. Sicherstellung der fachlichen Integrität und Produktivsetzung.
• Umfang und Rolle: mindestens 500 Personentage in einem IT-Projekt; Rolle als Generalunternehmer, Lead-Implementierungspartner oder wesentliche fachlich-technische Verantwortung im Projektverbund bei einem Projekt in der Finanz, oder Versicherungsbranche.
• Status: Referenz muss mindestens im Produktivbetrieb oder erfolgreich abgeschlossen sein.

Los 3: Referenzen im AMS-Betrieb im Finanzsektor.
Mindestens zwei Referenzen aus den letzten drei Jahren, die alle folgenden Kriterien erfüllen:
• Betrieb eines CRM- oder Kernbanksystems im Finanzsektor (Bank, Förderbank, Landesbank, Spezialfinanzierer)
• Application Management Services mit mindestens Incident-Management und Change- & Release-Management
• produktiver Betrieb über mindestens 12 Monate
• SLA-basierter Support

Los 3: nCino- / Salesforce-AMS-Erfahrung.
Erfahrung im Application Management von nCino oder AMS-Erfahrung für Salesforce-basierte Plattformen im Bankenumfeld mit funktionaler Nähe zu nCino. Nachweis durch mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren im Produktivbetrieb.

Los 3: Testmanagement im Applikationsbetrieb.
Erfahrung im Testmanagement im laufenden Applikationsbetrieb, insbesondere: Regressionstests, Release-Begleittests; Einsatz automatisierter Testverfahren für CRM-/Finanzapplikationen integriert in Release- oder CI/CD-Prozesse. Nachweis durch mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren im Produktivbetrieb.

Los 3: Change- und Release-Management-Prozess.
Anwendung eines formalisierten Change- und Release-Management-Prozesses inkl. Bewertung fachlicher und technischer Changes, Koordination von Releases sowie Abstimmung mit Fachbereichen und IT-Betrieb; Erfahrung im Betrieb regulierter Systemlandschaften (Bank-IT).
Nachweis durch mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren im Produktivbetrieb.

Zusätzliche Informationen

Bieterfragen und deren Beantwortung erfolgen ausschließlich in elektronischer Form über die Vergabeplattform. Keine Kostenerstattung für
die Ausarbeitung der Angebote.

Der in dieser Bekanntmachung angegebene geschätzte Gesamtauftragswert in Höhe von 7.625.000,00 EUR stellt eine unverbindliche, ausschließlich zu vergaberechtlichen Zwecken vorgenommene Prognose des derzeit erwarteten Bedarfs dar.

Die Einschätzung zur eingeschränkten Eignung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) beruht insbesondere auf den spezialisierten fachlichen Anforderungen, der notwendigen gleichzeitigen Verfügbarkeit mehrerer qualifizierter Berater sowie auf den geforderten Referenzen aus dem regulierten Finanzsektor.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.