Dienstleistung im Bereich SAP-Auslagerung

BG-Phoenics GmbH

Gegenstand dieser Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über sämtliche Leistungen, die aktuell zur Fortführung des IST-Zustandes – nachfolgend auch als „Current Mode of Operation“ (CMO) - sowie künftig zur Aktualisierung und Weiterentwicklung eines bedarfsentsprechenden full-managed-Service – nachfolgend auch als „future mode of operation“ (FMO) bezeichnet - erforderlich sind. Zu diesen Leistungen zählen unter anderem die Übertragung der Leistungen zum Betrieb des Application Managements (AMS) für die SAP-Basis der bestehenden SAP-Systemlandschaft sowie des AMS für SAP ERP S/4HANA sowie SAP BW/HHM entsprechend der in der Leistungsbeschreibung definierten Qualitätsstandards (Leistungsbaustein 1). Nach der Übernahme der Betriebsverantwortung für den Leistungsbaustein 1 beabsichtigt der Auftraggeber die Beauftragung des künftigen Auftragnehmers mit der Hosting-Leistung entsprechend der in der Leistungsbeschreibung definierten Qualitätsstandards (Leistungsbaustein 2). Der Auftraggeber ist berechtigt, jedoch nicht verpflichtet, weitere Leistungsbausteine zu definieren, die sodann durch den künftigen Auftragnehmer anzubieten und im Auftragsfall entsprechend der in der Leistungsbeschreibung definierten Qualitätsstandards umzusetzen sind (Leistungsbausteine 3 ff.).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-07-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-06-23.

Wer?

• BG-Phoenics GmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Hannover › Region Hannover

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-06-23	Auftragsbekanntmachung
2023-07-14	Ergänzende Angaben
2023-08-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-06-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: AS230050
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Region Hannover 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BG-Phoenics GmbH
Postanschrift: Tiergartenstraße 39
Postleitzahl: 30559
Postort: Hannover
Kontakt
Internetadresse: http://www.bg-phoenics.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@bg-phoenics.de 📧
Telefon: +49 51189879-0 📞
Fax: +49 51189879-295 📠
URL der Dokumente: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/456a1cb7-8ab6-40e4-9560-e87f460c9bf6 🌏
URL der Teilnahme: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/456a1cb7-8ab6-40e4-9560-e87f460c9bf6 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-23 📅
Einreichungsfrist: 2023-07-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 122-386761
ABl. S-Ausgabe: 122

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 37 000 000 EUR 💰
Geschätzter Wert ohne MwSt: 37 000 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Einmalige Option der Verlängerung ein (1) weiteres Jahr durch den Auftraggeber.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße und zum Personalbestand insgesamt. Geschäftsstellenstruktur und Ansprechpartner vor Ort.

b) Eigenerklärung über Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB.

c) Handelsregisterauszug.

d) Einzureichen ist zunächst eine Eigenerklärung des Bieters über die Bereitschaft zum Abschluss einer projektbezogenen Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach-, und Vermögensschäden mit einer Mindesthaftsumme je Schadensfall von mindestens 1 000 000,- EUR nebst einer schriftlichen Bestätigung eines in Europa zugelassenen Versicherungsinstituts über die Bereitschaft zum Abschluss einer entsprechenden projektbezogenen Betriebshaftpflichtversicherung über Personen-, Sach-, und Vermögensschäden mit einer Mindesthaftsumme je Schadensfall von mindestens 1 000 000,- EUR. Alternativ genügt der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit vorgenannten Mindestvoraussetzungen.

e) Eigenerklärung über restriktive Maßnahmen (Sanktionsverordnung).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen des Unternehmens für die letzten 3 Geschäftsjahre pro Jahr nach Maßgabe des § 45 Abs. 4 Punkt 3. VgV. Anlagen beigefügt?

b) Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre jew. pro Geschäftsjahr

b)1. Angaben über die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre jeweils pro Geschäftsjahr. Gesamtumsatz 2020

b)2. Angaben über die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre jeweils pro Geschäftsjahr. Gesamtumsatz 2021

b)3. Angaben über die Gesamtumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre jeweils pro Geschäftsjahr. Gesamtumsatz 2022

2.2 Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre im Bereich der Leistungsbeschreibung

c) Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre im Bereich der Leistungsbeschreibung

c)1. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre der mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist, jeweils pro Geschäftsjahr. Gesamtumsatz 2020

c)2. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre der mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist, jeweils pro Geschäftsjahr. Gesamtumsatz 2021

c)3. Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre der mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist, jeweils pro Geschäftsjahr. Gesamtumsatz 2022

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Nachweis über folgende SAP-Zertifikate:

• SAP Recognized Expertise - Financial Management

• SAP Recognized Expertise – S/4HANA

• SAP Recognized Expertise – Public Sector

• SAP Partner Expert - Business Technology Platform

• SAP Certified Technology Associate - SAP HANA 2.0

• SAP Certified Technology Associate - System Administration (SAP HANA) with SAP NetWeaver 7.5

• SAP Certified Application Associate - SAP S/4HANA for Financial Accounting Associates

• SAP Certified Development Associate - SAP BTP Extension Developer

• SAP Certified Development Associate – SAP Cloud Platform Integration

• SAP Certified Development Associate – SAP Fiori Application Development

• SAP Certified Technology Associate - SAP…

… S/4HANA Conversion and SAP System Upgrade

… Solution Manager Mandatory and Managed System Configuration

• SAP Certified Application Associate - Reporting, Modelling and Data Acquisition with SAP BW/4HANA

b) Referenzen für AMS-Leistung

Einzureichen sind Referenzen, welche die Erbringung von AMS-Leistungen bzgl. SAP-Basis und SAP Anwendungsmodule (Bezugspunkt: Eignungsnachweis zu Leistungsbaustein 1 der Leistungsbeschreibung) von vergleichbar großen und komplexen SAP-Systemlandschaften gem. den nachstehenden Anforderungen nachweisen. Gewertet werden jeweils nur vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf abgeschlossenen Jahren, d.h. 2022, 2021, 2020, 2019 und 2018.

Vergleichbar sind Referenzen über Leistungen zur Übernahme der Aufgaben des AMS SAP (Basis und Module) über einen Zeitraum von mindestens 15 Monaten und mindestens für die Module Finanzen/Controlling und Public Sector Management (FI/CO/PSM) sowie mindestens einem weiteren SAP-Modul aus den nachfolgend genannten SAP-Modulen:

• Invoicemanagement (IM),

• Auftrag und Rechnung (SD),

• Materials Management (MM),

• Vermögensverwaltung (TRM),

• Projektsystem (PS)

• Business Warehouse (BW)

in vergleichbar großen und komplexen SAP R3- oder S/4HANA-Systemlandschaft mit mindestens zehn (10) SAP-Systemen mit mindestens 300 Personentagen im jährlichen Durchschnitt.

c) Referenzen für Weiterentwicklung

Einzureichen sind Referenzen, welche die Einführung neuer oder die Weiterentwicklung bestehender Module (Bezugspunkt: Eignungsnachweis zu Leistungsbaustein 3 der Leistungsbeschreibung) in SAP-Systemlandschaften nachweisen. Gewertet werden jeweils nur vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf abgeschlossenen Jahren, d.h. 2022, 2021, 2020, 2019 und 2018.

Vergleichbar sind Referenzen über die Neueinführung und Weiterentwicklung der Module Finanzen, Controlling und Public Sector Management (FI/CO/PSM) oder eines der nachfolgend genannten SAP-Module:

• Invoice Management (IM),

• Real Estate flexible oder SAP Cloud for Real Estate

• Access Control (AC) in Kombination mit CheckAud.

d) Referenzen für Hosting

Einzureichen sind weiter Referenzen über Leistungen des Hostings (Bezugspunkt: Eignungsnachweis zu Leistungsbaustein 2 der Leistungsbeschreibung) für SAP R3- oder S/4HANA-Systemlandschaften sowie SAP BW/4HANA. Gewertet werden jeweils nur vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf abgeschlossenen Jahren, d.h. 2022, 2021, 2020, 2019 und 2018.

Vergleichbar sind Referenzen über Leistungen des Hostings über einen Zeitraum von mindestens 15 Monaten für SAP R3- oder S/4HANA-Systemlandschaften sowie SAP BW/4HANA.

Mindeststandards:

a) Zertifikate

Folgende Nachweise über die Zertifizierungen sind dem Teilnahmeantrag in Kopie beizufügen:

Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft muss (Mindestbedingungen) über die folgenden Zertifizierungen/Partnerstatus verfügen:

• SAP Recognized Expertise - Financial Management

• SAP Recognized Expertise – S/4HANA

• SAP Recognized Expertise – Public Sector

• SAP Partner Expert - Business Technology Platform

• SAP Certified Technology Associate - SAP HANA 2.0

• SAP Certified Technology Associate - System Administration (SAP HANA) with SAP NetWeaver 7.5

• SAP Certified Application Associate - SAP S/4HANA for Financial Accounting Associates

• SAP Certified Development Associate - SAP BTP Extension Developer

• SAP Certified Development Associate – SAP Cloud Platform Integration

• SAP Certified Development Associate – SAP Fiori Application Development

• SAP Certified Technology Associate - SAP…

… S/4HANA Conversion and SAP System Upgrade

… Solution Manager Mandatory and Managed System Configuration

• SAP Certified Application Associate - Reporting, Modelling and Data Acquisition with SAP BW/4HANA

b) Referenzen

Einzureichen sind mindestens zwei vergleichbare Referenzen für AMS-Leistung gem. Ziffer 4.4.2.1 des Informatiosschreibens – für Leistungsbaustein 1. Mindestens eine vergleichbare Referenzleistung muss unmittelbar oder mittelbar für einen Träger der Sozialversicherung erbracht worden sind.

Einzureichen ist mindestens eine vergleichbare Referenz für…

… Weiterentwicklung gem. Ziffer 4.4.2.2 des Informationsschreibens – für Leistungsbaustein 3.

… Hosting gem. Ziffer 4.4.2.3 des Informationsschreibens – für Leistungsbaustein 2.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Einhaltung MiLoG, Sanktionsverordnung und Nachweis gem. PS951.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der eingereichten Referenzen. Die Bewertung erfolgt anhand der eingereichten ausgefüllten Formblätter Referenzen inkl. deren Anhänge (eigene Unterlagen) gem. nachfolgender Tabelle:

Jede der eingereichten Referenzen wird anhand des in dem Informationsschreiben zum Teilnahmewettbewerb unter Ziffer 4.8 definierten Punktesystems bewertet Referenzen gem. Ziffer 4.8.1. Referenzart: AMS - SAP Basis und Anwendungen sowie Weiterentwicklung (Art der erbrachten Leistung, Komplexität der erbrachten Leistung, Umfang der erbrachten Leistung, Dauer der erbrachten Leistung, Art des Referenzkunden), gem. Ziffer 4.8.2. Referenzart: Weiterentwicklung (Integration der Neueinführung/Weiterentwicklung, Umfang der Weiterentwicklung, Umfang der erbrachten Leistung, Art des Referenzkunden) und gem. Ziffer 4.8.3. Referenzart: Hosting (Art der SAP-Systeme, Transition in die Hostinglösung, Dauer des Hostings, Rechenzentrum nach BSI C5 - Basiskriterien zertifiziert ist).

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Aufgrund der Komplexität und der sich noch im Verlauf des Projekts ergebenen Umsetzungsmöglichkeiten muss die Option bestehen, den Rahmenvertrag über die 4 Jahre weiter zu nutzen. Daher wird eine Verlängerung auf 5 Jahre als Option berücksichtigt.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-08-04 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: öffentlicher Auftraggeber gem. §99 Nr. 2 GWB
Kontakt
Kontaktperson: Gruhlke, Frank
Internetadresse: www.bg-phoenics.de 🌏
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/456a1cb7-8ab6-40e4-9560-e87f460c9bf6 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Wettbewerbsteilnehmern steht der vergaberechtliche Rechtsschutz gemäß den §§ 160 ff. GWB zur Verfügung. Ein

Nachprüfungsverfahren ist nur auf Antrag zulässig. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von

Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Satz 1 Nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2023/S 122-386761 (2023-06-23)

Ergänzende Angaben (2023-07-14)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-14 📅
Einreichungsfrist: 2023-07-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 137-438741
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 122-386761
ABl. S-Ausgabe: 137
Quelle: OJS 2023/S 137-438741 (2023-07-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-10)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 155-496603
ABl. S-Ausgabe: 155
Zusätzliche Informationen

Die Auswertung der eingereichten Teilnahmeanträge hat ergeben, dass kein wertbarer Teilnahmeantrag eingegangen ist. Die ergänzende Prüfung der Vergabestelle ergab, dass die geforderten Zertifikate nicht nachgewiesen werden können. Daher muss die Ausschreibung aufgehoben werden.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40
Quelle: OJS 2023/S 155-496603 (2023-08-10)

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