Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung an den Hessichen Hochschulen

Universität Kassel, vertreten durch die Präsidentin

Die Univeristät Kassel schreibt für die Universitäten und Hochschulen des Landes Hessen ein Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen und dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung aus.
Nähere Informationen zu diesem Projekt können den Vergabeunterlagen entnommen werden

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-01.

Wer?

• Universität Kassel, vertreten durch die Präsidentin

Wie?

Wo?

• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-08-01	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-08-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitungsdienste
Referenznummer: UKS-2023-042
Kurze Beschreibung:

Die Univeristät Kassel schreibt für die Universitäten und Hochschulen des Landes Hessen ein Dokumentenmanagementsystem zur Einführung einer digitalen und dokumentengestützten Vorgangsbearbeitung aus. Nähere Informationen zu diesem Projekt können den Vergabeunterlagen entnommen werden

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitungsdienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Kassel, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Kassel, vertreten durch die Präsidentin
Postanschrift: Mönchebergstr. 19
Postleitzahl: 34109
Postort: Kassel
Kontakt
Internetadresse: https://dtvp.de/Center 🌏
E-Mail: e-vergabe@uni-kassel.de 📧
Telefon: +49 561804-0 📞
Fax: +49 561804-2237 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YD0Y1M0FJ41V/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YD0Y1M0FJ41V 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-01 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-04 📅
Datum des Beginns: 2024-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 149-473047
ABl. S-Ausgabe: 149
Zusätzliche Informationen

Bitte beachten Sie, dass das Verfahren, auch die Kommunikation bei Rückfragen, ausschließlich elektronisch über das eVergabeportal (DTVP) erfolgt. Folgende Informationen müssen ebenfalls beigefügt werden: 1. Ausgefüllter Vordruck "Erklärung Unternehmensdaten" 2. Eigenerklärung_EU_Sanktionen Bekanntmachungs-ID: CXS0YD0Y1M0FJ41V

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Nähere Informationen zu diesem Projekt können den Vergabeunterlagen entnommen werden

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universität Kassel, vertreten durch die Präsidentin Mönchebergstr. 19 34109 Kassel Universitäten und Hochschulen des Landes Hessen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

K1- Name und Anschrift des Bewerbers, K 4- Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz ihres Unternehmens (in Büro) für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteile Jahresumssatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen) die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

KA-Bescheinigung über die Einhaltung der Verpflichtungen zur Zahlung der Sozialbeiträge nach den Rechtsvorschriften des Landes des öffentlichen Auftraggebers erfüllt hat (kann als Kopie eingereicht werden, die ausschreibende Stelle behält sich vor eine aktuelle Bescheinigung im Original zu verlangen). Dieser Nachweis kann durch eine verbindliche Bietererklärung erfolgen.

KB- Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung des Mitgliedstaates, in dem der Bewerber ansässig ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

K 5- Jahresabschlussbetrag - Geben Sie den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag für die letzten vier Geschäftsjahre nach Steuern an. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür swie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen.

K2 Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenspflicht). Mindestdeckungssumme je Schadensfall: 1,5 Mio Euro, 2-fach maximiert. Die Betriebshaftpflichtversicherung existiert (im Falle des Zuschlags) über den gesamten Leistungszeitraum zuzuüglich der Gewährleistungsfrist.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

K6-Anzagl der Kunden, die innerhalb der letzten 6 Jahren DMS-Lösungen vom Bewerber gegen Entgeld bezogen haben. K7-Der Bewerber verfügt über Projekt- und Implementierungserfahrung bzgl der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung (Die Erfahrungsdauer ist in Jahren anzugeben).

K8-Referenzen-Zum weiteren Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, werden die Bewerber aufgefordert, mindestens drei Referenzen über früher ausgeführte Aufträge, betreffend die Implementierung von DMS-Lösungen an Universitäten und Hochschulen, zu benennen. Bewertung:

- Bis zu fünf Referenzen können angegeben werden. Gewertet wird der Durchschnittswert aller angegebenen Referenzen.

- Nicht nachprüfbare Referenzen werden nicht gewertet. Doppelt genannte Referenzkunden werden nur einmal gewertet. Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden mit 0% gewertet.

- Bei weniger als drei Referenzen mit mehr als 0 Punkten wird der Bewerber vom Verfahren ausgeschlossen.

- Stellt sich im Rahmen einer Überprüfung heraus, dass Angaben nicht wahrheitsgemäß sind, wird der Bewerber vom Verfahren ausgeschlossen.

Folgende Rahmenbedingungen müssen durch alle angegebenen Referenzen erfüllt sein:

- Referenz aus dem Bereich Universitäten und Hochschulen im deutschsprachigen Raum

- Die erste Umsetzung mit der DMS-Lösung des Anbieters ist erfolgt und das DMS befindet sich im produktiven Einsatz.

Folgende Angaben müssen getätigt werden:

- Identifikation der Referenz

-Persönlicher Ansprechpartner bei der Referenz

(Es muss eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse angegeben werden, über die der Ansprechpartner beim Referenzkunden zuverlässig erreicht werden kann.)

-Anwender nutzen einen DMS-Client zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder Aktenstrukturen

-Die implementierte DMS-Lösung ist aktuell beim Referenzkunden im produktiven Einsatz.

-Referenz seit (Jahr) -Es gilt das Datum der (ersten) Produktivsetzung der Gesamtlösung.

-Referenzgröße (Anzahl der Beschäftigten in der Universität/Hochschule.)

-Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.

- Bei der genannten Referenz wurde das DMS mit folgenden Fachverfahren integriert (mindestens automatischer Import von im Fachverfahren erzeugten oder abgelegten Dokumenten in eine E-Akte im DMS oder vergleichbare Funktion)

- Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von Funktionen und der konfigurativen Anpassung an individuelle Kundenanforderungen in Universitäten/Hochschulen.

-Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von Funktionen und der konfigurativen Anpassung an individuelle Kundenanforderungen in Universitäten/Hochschulen.

-Erfahrung im zentralen Betrieb von mehreren Instanzen für mehrere entfernte Standorte mit separaten IT- und IDM Systemen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

K3-Alle zur Vertragserfüllung tätigen mitarbeiter beherschen die deutsche Sprache vertragssicher in Wort und Schrift (entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnisse im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahen für Sprachen (GER))

K8-Anzahl der Vollzeitbeschäftigen des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich des angebotenen DMS-Lizenzproduktes (Mitarbeiter aus anderen Abteilungen oder Geschäftsbereichen, die nicht in die DMS-Implementierung involviert sind, dürfen nicht mit angegeben werden.). Freiberufliche Mitarbeiter (Freelancer) zählen nicht als Mitarbeiter, hingegen sind Mitarbeiter bei Mutter-/Tochter-/Schwestergesellschaften anrechenbar, sofern eine Projektzusammenarbeit explizit und nachvollziehbar dargestellt wird.

KC Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe? und Tariftreuegesetz (HVTG) vom Juli 2021 (siehe bereit gestellter Vordruck).16. Eigenerklärung EU-Sanktionen im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 1
Höchstzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: siehe Anlage 1_Eignungskriterienkatalog
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-10-30 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YD0Y1M0FJ41V/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bitte beachten Sie, dass das Verfahren, auch die Kommunikation bei Rückfragen, ausschließlich elektronisch über das eVergabeportal (DTVP) erfolgt.

Folgende Informationen müssen ebenfalls beigefügt werden:

1. Ausgefüllter Vordruck "Erklärung Unternehmensdaten"

2. Eigenerklärung_EU_Sanktionen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YD0Y1M0FJ41V

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151126603 📞
Fax: +49 6151125816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang bei der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Der Auftraggeber weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:

"Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 11 Kalendertage (digitalge Übersendung) nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind

Quelle: OJS 2023/S 149-473047 (2023-08-01)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datenverarbeitungsdienste (2)