E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) des Bereichs Schule
Für den Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) soll für einen Zeitraum von maximal 6 Jahren (5 Jahre Regelbetrieb, maximal 1 Jahr Migration) die Bereitstellung, der Betrieb und der technische Service für ca. 25.000 E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des TMBWK des Bereichs Schule mit einem IT-Dienstleistungsanbieter vergeben werden. Jedes Postfach muss dabei eine Speicherkapazität von mindestens 3 GByte sowie die Unterstützung von Dateianhängen bis zu einer Größe von mindestens 50 MByte bieten. Zu den funktionalen Kernanforderungen gehören ein vollständig webbasierter E-Mail-Client in deutscher Sprache mit responsivem Design für mobile Endgeräte, persönliche Adressbuch- und Kalenderfunktionen sowie die Unterstützung von PGP-Verschlüsselung. Technisch wird der Dienst über das landeseigene Identitätsmanagement per Single Sign-On (SSO) in das Thüringer Schulportal integriert, während die Verwaltung der Postfächer über ein webbasiertes Administrationsportal oder eine API erfolgen kann. Das Hosting muss zwingend in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union erfolgen, von wo aus auch sämtliche Wartungs- und Betriebsleistungen zu erbringen sind, um die Einhaltung des deutschen Datenschutzrechts und der EU-DSGVO zu garantieren. Der Auftragnehmer muss zudem eine Verfügbarkeit von mindestens 99 % im Monatsmittel sicherstellen und einen deutschsprachigen technischen Support an Werktagen zwischen 08:00 und 16:30 Uhr bereitstellen. Finanziell ist für das erste Vertragsjahr eine Obergrenze von 694.000 EUR (brutto) festgelegt, wobei für die weitere Laufzeit eine jährliche Preissteigerungsrate von höchstens 1,5 Prozent zulässig ist. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis eines Stückpreises pro tatsächlich angelegtem Postfach. Weitere Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Auftragsbekanntmachung (2026-04-13) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) des Bereichs Schule
Referenznummer: ThILLM - EU 1 - 2026
Kurze Beschreibung:
“Für den Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) soll für einen Zeitraum von maximal 6...”
Kurze Beschreibung
Für den Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) soll für einen Zeitraum von maximal 6 Jahren (5 Jahre Regelbetrieb, maximal 1 Jahr Migration) die Bereitstellung, der Betrieb und der technische Service für ca. 25.000 E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des TMBWK des Bereichs Schule mit einem IT-Dienstleistungsanbieter vergeben werden.
Jedes Postfach muss dabei eine Speicherkapazität von mindestens 3 GByte sowie die Unterstützung von Dateianhängen bis zu einer Größe von mindestens 50 MByte bieten. Zu den funktionalen Kernanforderungen gehören ein vollständig webbasierter E-Mail-Client in deutscher Sprache mit responsivem Design für mobile Endgeräte, persönliche Adressbuch- und Kalenderfunktionen sowie die Unterstützung von PGP-Verschlüsselung.
Technisch wird der Dienst über das landeseigene Identitätsmanagement per Single Sign-On (SSO) in das Thüringer Schulportal integriert, während die Verwaltung der Postfächer über ein webbasiertes Administrationsportal oder eine API erfolgen kann. Das Hosting muss zwingend in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union erfolgen, von wo aus auch sämtliche Wartungs- und Betriebsleistungen zu erbringen sind, um die Einhaltung des deutschen Datenschutzrechts und der EU-DSGVO zu garantieren. Der Auftragnehmer muss zudem eine Verfügbarkeit von mindestens 99 % im Monatsmittel sicherstellen und einen deutschsprachigen technischen Support an Werktagen zwischen 08:00 und 16:30 Uhr bereitstellen.
Finanziell ist für das erste Vertragsjahr eine Obergrenze von 694.000 EUR (brutto) festgelegt, wobei für die weitere Laufzeit eine jährliche Preissteigerungsrate von höchstens 1,5 Prozent zulässig ist. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis eines Stückpreises pro tatsächlich angelegtem Postfach.
Weitere Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Anbieter von E-Mail-Diensten📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“siehe Leistungsbeschreibung (Anlage 3)”
Zusätzliche Informationen:
“Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung: Die zur Nutzung der e-Vergabe Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients und
Webanwendung...”
Zusätzliche Informationen
Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung: Die zur Nutzung der e-Vergabe Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients und
Webanwendung AnA-Web sowie die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte
auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt.
Hierzu gehören für Unternehmen der Signatur-Client für Bieter für elektronische Signaturen, die e-VergabeApp (Crypto-Client) zur Verschlüsselung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Webanwendung AnA-Web und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Webanwendung AnA-Web bzw. Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform.
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Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Erfüllungsort: Thüringen”
Ort der Leistung: Erfurt, Kreisfreie Stadt🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-01 📅
Datum des Endes: 2032-06-30 📅
Vergabekriterien
Kriterium:
“Preis (siehe Anlage 3: Leistungsbeschreibung inkl. Preisblatt)” Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-19 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-19 09:15:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 4
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Der Bieter hat in einem Unternehmensprofil im Dokument "Nachweise_zur_Eignung" folgende Angaben zu machen:
- Name des Unternehmens
- Gründungsjahr
-...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Der Bieter hat in einem Unternehmensprofil im Dokument "Nachweise_zur_Eignung" folgende Angaben zu machen:
- Name des Unternehmens
- Gründungsjahr
- Rechtsform
- Internetadresse (sofern vorhanden)
- Hauptsitz
- zuständige Niederlassung im Auftragsfall
- Tätigkeitsschwerpunkte
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Zum Nachweis der erlaubten Berufsausübung ist ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder eine vergleichbare Eintragung im pdf-Format oder in einem...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Zum Nachweis der erlaubten Berufsausübung ist ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder eine vergleichbare Eintragung im pdf-Format oder in einem allgemein elektronisch lesbaren Format vorzulegen. Diese darf nicht vor dem 01.10.2025 ausgestellt sein.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt mit dem Angebot durch Vorlage einer Bescheinigung in...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt mit dem Angebot durch Vorlage einer Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt nicht älter als 01.03.2025 im pdf-Format oder in einem allgemein elektronisch lesbaren Format.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter müssen mittels Eigenerklärung angeben, dass Sie der Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen sind.”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter haben den Nachweis über das Bestehen einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung aus einem Mitgliedstaat der EU über...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bieter haben den Nachweis über das Bestehen einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung aus einem Mitgliedstaat der EU über mindestens 2.000.000,00 € je Schadensfall im pdf-Format oder in einem allgemein elektronisch lesbaren Format beizufügen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter haben den Umsatz getrennt nach öffentlichen und privaten Aufträgen für das Jahr 2024 auf dem Formblatt "Nachweise_zur_Eignung" anzugeben, wobei...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bieter haben den Umsatz getrennt nach öffentlichen und privaten Aufträgen für das Jahr 2024 auf dem Formblatt "Nachweise_zur_Eignung" anzugeben, wobei insgesamt ein durchschnittlicher Mindestjahresumsatz von 1.00.000,00 € benötigt wird (bei Firmengruppen ist der Umsatz derjenigen juristischen Person anzugeben, die sich um den Auftrag bewirbt).
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter müssen mindenstens drei geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge angeben. Dabei sind folgende Anforderungen an die Referenzen zu...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bieter müssen mindenstens drei geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge angeben. Dabei sind folgende Anforderungen an die Referenzen zu beachten:
Es ist ein Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten im Bereich der Bereitstellung von E-Mail Diensten oder vergleichbaren IT-Diensten innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (Vertragsende September 2022 oder später) erforderlich, idealerweise für öffentliche Auftraggeber. Es sind folgende Angaben zu machen:
- Angabe des Auftraggebers und Telefonnummer,
- Angabe des Auftragwertes,
- Angabe der Leistungszeit,
- Angabe der Anzahl der Postfächer,
- Angaben bzgl. Erfahrungen mit Schnittstellenintegration und Migration und
- Angaben zu Betrieb/Reporting/Support
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter müssen die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl sowie die Zahl der Führungskräfte des Unternehmens der letzten drei Jahre angeben.”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bieter müssen Angaben zu den technischen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungsbeschreibung eingesetzt werden sollen.
Die Erklärungen und...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bieter müssen Angaben zu den technischen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungsbeschreibung eingesetzt werden sollen.
Die Erklärungen und Nachweise können alternativ durch den Nachweis einer gültigen Präqualifizierung oder -vorläufig- durch Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbracht werden, sofern diese die aufgestellten Anforderungen erfüllen.
Im Falle von Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Angaben, Erklärungen und Nachweise von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist.
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Für die Abwicklung des Auftrags gelten die Vertragsbestimmungen der VOL/B.
Das Thillm stellt die Möglichkeit bereit, E-Rechnungen im XML-Format über eine...”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln
Für die Abwicklung des Auftrags gelten die Vertragsbestimmungen der VOL/B.
Das Thillm stellt die Möglichkeit bereit, E-Rechnungen im XML-Format über eine zentrale Rechnungseingangsplattform zu empfangen. Hinweise zur Annahme finden Sie unter: https://www.schulportal-thueringen.de/thillm/e-rechnung.
Zur Abwicklung des im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung stehenden Zahlungsverkehrs erklärt sich der Auftragnehmer mit der elektronischen Speicherung seiner Adressdaten sowie der Bankverbindung einverstanden.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“siehe Anlage 3 (Leistungsbeschreibung)”
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer
Nationale Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 16900334-0001-29
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Postleitzahl: 99423
Postort: Weimar
Region: Weimar, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de📧
Telefon: 000📞 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2026/S 072-252473 (2026-04-13)