Einführung einer konzernweiten CRM-Lösung

Stadtwerke Lübeck Gruppe GmbH

Zur Herstellung einer übergreifenden 360-Grad Sicht auf alle Kunden und Partner plant die Stadtwerke Lübeck Gruppe die gruppenweite Einführung eines CRM-Systems. Hierfür sind vom Auftragnehmer erste Erfahrungen im Energiebereich vorzuweisen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-06.

Wer?

• Stadtwerke Lübeck Gruppe GmbH

Wie?

• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Bereitstellung von Software
• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Wartung und -Reparatur
• Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung › Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Wo?

• Schleswig-Holstein › Lübeck, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-09-06	Auftragsbekanntmachung
2024-06-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-09-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Referenznummer: R 5220/23
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Bereitstellung von Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Lübeck, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadtwerke Lübeck Gruppe GmbH
Postanschrift: Geniner Straße 80
Postleitzahl: 23560
Postort: Lübeck
Kontakt
Internetadresse: http://www.swhl.de 🌏
E-Mail: nils.retzlaff@swhl.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFY62DK/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFY62DK 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-06 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 174-546586
ABl. S-Ausgabe: 174
Zusätzliche Informationen

Projektnummer beim Auftraggeber: R 5220/23 Bekanntmachungs-ID: CXP4YFY62DK

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 500 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die Stadtwerke Lübeck Gruppe GmbH (SWL Gruppe) ist mit ihren Tochterunternehmen der führende Energieversorger im Wirtschaftsraum Lübeck.

Als Multi-Utility-Unternehmen verfügen die Stadtwerke Lübeck über ein umfassendes energiewirtschaftliches Produktportfolio und eine effiziente Netzinfrastruktur in der Hansestadt Lübeck und Nachbargemeinden. Zudem wird der Personennahverkehr einschließlich des Fährbetriebs und der Glasfaser Ausbau im Gebiet der Hansestadt Lübeck abgedeckt. Produkte und Dienstleistungen zur Digitalisierung von/für Kommunen vervollständigen das Portfolio.

Folgende Grundanforderungen müssen von einer Lösung erfüllt werden:

1. Abbildung aller klassischen Vertriebs-, Marketing- und Kundenserviceprozesse

a. Kunden, Kontakt und Lead Verwaltung

b. Aktivitätenmanagement

c. Opportunity Verfolgung

d. Scoring und Kampagnenmagement

e. ACD und Outlook Einbindung

2. Omnichannel Lösung mit übergreifender Nutzung aller Kontaktkanäle

3. Offene API-Architektur zur Anbindung an weitere Systeme/Lösungen

4. Webclient mit modernem UI/UX

5. Visueller Prozess Designer für Drag-and-Drop Entwicklung/Management von Prozessen und Journeys

6. Konfigurierbare Dashboards und Auswertungen

7. Rollenbasiertes Rechtekonzept inkl. SSO

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 500 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Nach Ablauf von 4 Jahren prüft der Auftraggeber, ob eine Verlängerung des Vertrages wirtschaftlich sinnvoll und vergaberechtlich vertretbar ist.

In Frage kommt dann eine 2-malige Verlängerung um jeweils 2 Jahre.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Lübeck 23560 Lübeck

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Bei der Angebotsangabe sind die hier angegebenen Unterlagen vollständig mit einzureichen! Dies gilt auch für die unter Punkt III 2.2) und 2.3) abgeforderten Unterlagen/Nachweise/Erklärungen.

Angebote, die nicht die geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise komplett enthalten, werden nicht berücksichtigt. Die Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind zwingend vorzulegen, ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert.

Das Angebot ist in Textform nach § 126b BGB und elektronisch über die unter Ziff. I.3) genannte Vergabeplattform unter https://www.dtvp.de/ abzugeben.

Die Erklärungen und Nachweise sollen in der angegebenen Reihenfolge (1) - (28) zusammengefasst werden und als Ganzes, bestenfalls durchnummeriertes Dokument abgegeben werden.

Als vorläufiger Eignungsnachweis wird zudem die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) akzeptiert, soweit diese die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise umfasst. Von ausländischen Bietern sind gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes einzureichen. Soweit die Aktualität der Eigenerklärung bzw. des Eignungsnachweises gefordert wird, bedeutet dies, dass die Erklärung bzw. der Nachweis nicht älter als 6 Monate oder mindestens noch 6 Monate gültig zu sein hat.

1. Vorlage eines aktuellen Handelsregisterauszuges oder einer gleichwertigen Urkunde oder Bescheinigung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des Bewerbers, soweit aufgrund der Unternehmensform eine Eintragung vorgesehen ist.

2. Vorlage eines aktuellen Gewerbezentralregisterauszugs oder einer gleichwertigen Urkunde oder Bescheinigung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des Bewerbers, soweit aufgrund der Unternehmensform eine Eintragung vorgesehen ist.

3. Eigenerklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1 und Abs. 4 GWB und keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 Abs. 1 GWB vorliegen sowie keine Ausschlussgründe nach §§ 19,21 MiLoG, § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 SchwarzArbG und § 21 Abs. 1 i. V. m. § 23 AEntG vorliegen

Ein vorgefertigtes Formular der Eigenerklärung kann beim oben genannten kaufmännischen Ansprechpartner angefordert werden. Das Formular steht alternativ im Projektraum dieser Ausschreibung auf der Vergabeplattform dtvp bereit, der Link ist der Veröffentlichung zu entnehmen.

Bitte beachten Sie: Das Formular zur Eigenerklärung ist zwingend vom Teilnehmer vor Abgabe des Teilnahmeantrages anzufordern bzw. von der Plattform herunter zu laden.

4. Erklärung zu Paragraf 4 VGSH.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

5. Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes,

6. Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft,

7. Bescheinigung über Betriebs-/ Berufshaftpflichtversicherung (Gültigkeit mind. für das laufende Kalenderjahr),

8. GuV-Rechnungen der letzten abgeschlossenen 3 Geschäftsjahre, soweit das Unternehmen bereits solange

besteht. Ansonsten ist zu erklären, seit wann das Unternehmen besteht und sind die GuV-Rechnungen aus den

Jahren des Bestehens des Unternehmens vorzulegen.

9. Umsatz mind. aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Aufträgen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

10. Personalentwicklung mind. der letzten 3 Jahre für vergleichbare Aufträge.

11. Für dieses Projekt geplantes Persona (Anzahl) inkl. Qualifikationsprofil zentraler Mitarbeiter (Projektleiter/Teilprojektleiter) unter Angabe persönlicher Referenzen.

12. Nachweis von Referenzen (mind. 3 Referenzkunden vergleichbar in Art, technischer Struktur des Projektes, Branche und Umfang, Größe der Unternehmen mit folgenden Angaben: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Art der zu erbringenden Leistung, Datum Auftragsbeginn, Ansprechpartner mit Telefonnummer)

13. Nachweis von Erfahrungen zu folgenden Leistungen:

o Pflichtenhefterstellung

o Proof of Concept

o Probebetrieb und Inbetriebnahme

o Mindestens 3 Implementierungen bei deutschen Energielieferanten

14. Bestätigung, dass ein differenziertes Berechtigungskonzept umsetzbar ist.

15. Bestätigung, dass Standard-Schnittstellen zu ERP-Systemen bestehen und realisiert werden können.

16. Bestätigung, dass Dialoge und Menüs der Anwendungssoftware sowie Handbücher/Schulungsunterlagen in Deutsch verfügbar sind.

17. Bestätigung, das Vorgaben nach DSGVO umsetzbar sind.

18. Kunden, Kontakt und Lead - Verwaltung

19. Aktivitätenmanagement

20. Opportunity Verfolgung

21. Scoring und Kampangnemanagement

22. ACD und Outlook Anbindung

23. Omnichannel Lösung mit übergreifender Nutzung aller Kontaktkanäle

24. Offene API - Architektur zur Anbindung an weitere Systeme/ Lösungen

25. Webclient mit modernem UI/UX

26. Visueller Prozess Designer (Drag-and-Drop Entwicklung/ Management von Prozessen und Journeys)

27. Konfigurierbare Dashboards und Auswertungen

28. Rollenbasiertes Rechtekonzept inkl. SSO

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Höchstzahl der Bewerber: 6
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Energieversorger
Kontakt
Kontaktperson: Herr Nils Retzlaff
Internetadresse: www.swhl.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YFY62DK/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Projektnummer beim Auftraggeber: R 5220/23

Bekanntmachungs-ID: CXP4YFY62DK

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4319884-640 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1

Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2023/S 174-546586 (2023-09-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-06-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung einer CRM-Lösung für die SWL Gruppe - Abschluss
Referenznummer: R 5220/23
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 500 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): -1 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): -1 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): -1 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: R 5220/23
Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadtwerke Lübeck Gruppe GmbH (SWL Gruppe) ist mit ihren Tochterunternehmen der führende Energieversorger im Wirtschaftsraum Lübeck. Als Multi-Utility-Unternehmen verfügen die Stadtwerke Lübeck über ein umfassendes energiewirtschaftliches Produktportfolio und eine effiziente Netzinfrastruktur in der Hansestadt Lübeck und Nachbargemeinden. Zudem wird der Personennahverkehr einschließlich des Fährbetriebs und der Glasfaser Ausbau im Gebiet der Hansestadt Lübeck abgedeckt. Produkte und Dienstleistungen zur Digitalisierung von/für Kommunen vervollständigen das Portfolio. Zur Herstellung einer übergreifenden 360-Grad Sicht auf alle Kunden und Partner plant die Stadtwerke Lübeck Gruppe die gruppenweite Einführung eines CRM-Systems. Hierfür sind vom Auftragnehmer erste Erfahrungen im Energiebereich vorzuweisen. Folgende Grundanforderungen müssen von einer Lösung erfüllt werden: 1. Abbildung aller klassischen Vertriebs-, Marketing- und Kundenserviceprozesse a. Kunden, Kontakt und Lead Verwaltung b. Aktivitätenmanagement c. Opportunity Verfolgung d. Scoring und Kampagnenmagement e. ACD und Outlook Einbindung 2. Omnichannel Lösung mit übergreifender Nutzung aller Kontaktkanäle 3. Offene API-Architektur zur Anbindung an weitere Systeme/Lösungen 4. Webclient mit modernem UI/UX 5. Visueller Prozess Designer für Drag-and-Drop Entwicklung/Management von Prozessen und Journeys 6. Konfigurierbare Dashboards und Auswertungen 7. Rollenbasiertes Rechtekonzept inkl. SSO

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Lübeck, Kreisfreie Stadt 🏙️
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Nach Ablauf von 4 Jahren prüft der Auftraggeber, ob eine Verlängerung des Vertrages wirtschaftlich sinnvoll und vergaberechtlich vertretbar ist. In Frage kommt dann eine 2-malige Verlängerung um jeweils 2 Jahre.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Feld, das zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht werden soll: pro-typ
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 2034-06-02 📅
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: unpublished

Auftragsvergabe
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: -1 💰
Niedrigstes Angebot: -1 💰
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: -1 EUR 💰
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 1 823 600 EUR 💰

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadtwerke Lübeck Gruppe GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 22/29104237
Postanschrift: Geniner Straße 80
Postleitzahl: 23560
Postort: Lübeck
Region: Lübeck, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Herr Nils Retzlaff
E-Mail: nils.retzlaff@swhl.de 📧
Telefon: +49 451888-1420 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 546586-2023
Maximale Verlängerungen: 2

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YFYHZSF
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: +49 431988-4542
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Telefon: +49 431988-4542 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postleitzahl: 24105
Postort: Kiel
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabekammer leitet gem. § 160 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-03+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 108-331983 (2024-06-03)

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