Einführung einer neuen Finanzsoftware

Stadtverwaltung Speyer - Zentrale Vergabestelle

Beschaffung einer neuen Finanzsoftware für die Stadtverwaltung Speyer

Deadline

Deadline 2026-07-30

Wer?

• Stadtverwaltung Speyer - Zentrale Vergabestelle

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Softwareprogrammierung und -beratung
• Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung › Buchhaltungssoftwarepaket

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt
• Rheinhessen-Pfalz › Speyer, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-06-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-06-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung einer neuen Finanzsoftware
Referenznummer: SSPE-2026-0048
Kurze Beschreibung: Beschaffung einer neuen Finanzsoftware für die Stadtverwaltung Speyer
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Buchhaltungssoftwarepaket 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung, Implementierung und Inbetriebnahme einer modernen, zukunftsfähigen Softwarelösung für das doppische Finanz- und Rechnungswesen gemäß den gesetzlichen Anforderungen des Landes Rheinland-Pfalz. Der Leistungsumfang umfasst darüber hinaus die Bereitstellung von Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen sowie die Durchführung einer unterjährigen, vollständigen Migration des Datenbestands aus dem derzeit eingesetzten System "CIP" in das angebotene System. Die angebotene Lösung muss alle relevanten Fachprozesse des Finanz- und Rechnungswesens in einer integrierten Gesamtlösung medienbruchfrei und rechtssicher abbilden. Die Migration hat vollständig, revisionssicher, nachvollziehbar, konsistent und verlustfrei zu erfolgen. Hierbei sind sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten einschließlich historischer Datenbestände, Auswertungen und erforderlicher Verfahrensdokumentationen zu berücksichtigen. Ziel ist die Einführung einer leistungsfähigen, wirtschaftlichen und langfristig tragfähigen Lösung, die eine hohe Benutzerfreundlichkeit, Zukunftssicherheit sowie die Einhaltung aller aktuellen gesetzlichen, fachlichen und technischen Anforderungen gewährleistet. Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Postanschrift: Maximilianstraße 100
Postleitzahl: 67346
Stadt: Speyer
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Speyer, Kreisfreie Stadt 🏙️
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Ein Vorschlag für eine schlüssige Zeitplanung ist Teil des Wertungsschemas (2.3 - Projektablauf und Zeitplan) und wird vom Bieter/Bieterin geliefert. Das Modul für die Haushaltsplanung sollte bis spätestens KW32 2027 einsatzbereit sein. Ein Vorschlag für eine schlüssige Zeitplanung ist Teil des Wertungsschemas (2.3 - Projektablauf und Zeitplan) und wird vom Bieter/Bieterin geliefert.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitative Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-07-30 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-07-30 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-07-30 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Zusätzliche Informationen:

Es wird verwiesen auf § 56 VgV. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Bieter haben zum Nachweis ihrer Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Eigenerklärung zur Eignung (VHB Formblatt 124 LD) vollständig ausgefüllt mit dem Angebot vorzulegen. Dieses enthält u. a. Eigenerklärungen bzw. Angaben - über die Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes (eine entsprechende Bescheinigung ist auf Verlangen vorzulegen) - darüber, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet - oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde - darüber, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt bzw. keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWB vorliegen bzw. dass keine Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstraße von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als 2.500 € verhängt wurde - zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen ist auf Verlangen vorzulegen) - zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft - über den Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen - darüber, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden - darüber, dass die zur Ausführung der Leistung erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen Die im VHB Formblatt 124 LD jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist vorzulegen. Werden die von der Vergabestelle angeforderten Unterlagen/Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen. Eine ausführliche Darstellung findet sich im VHB Formblatt 124 LD, das den Vergabeunterlagen beiliegt. Die o. g. Erklärungen sind auf Verlangen der Vergabestelle auch abzugeben für die anderen Unternehmen bzw. für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft. Für die Bewertung der jeweiligen Angebote müssen die Bieter Folgendes direkt mit der Angebotsabgabe einreichen: 1. Für die Bewertung der Anwenderfreundlichkeit hat der Bieter einen Testzugang des Programms bereitzustellen, der es der Jury ermöglicht, die Bedieneroberfläche und die Nutzung der Anwendungen in angemessenem Umfang zu beurteilen (siehe Wertungsschema, Punkt 2.2). 2. Ausführliche Erläuterungen zu den folgenden Punkten (siehe Wertungsschema, Punkt 2.3) - Darstellungen zur Vorgehensweise bei der Einrichtung, Datenmigration und Inbetriebnahme sowie der Anwenderschulung - Verfügbarkeit und Umfang der für den Auftrag notwendigen Personalressourcen und Vertretungsregelungen (Personelles Einsatzkonzept, Vertretungskonzept,...) - Ausführungen zum Support, insbesondere Supportleistungen, Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Vorgehen beim Einspielen von Updates - Grob-Rahmenterminplan zum Projektablauf und Darstellung des zeitlichen und inhaltlichen Ablaufs des Projektes (Meilensteine, notwendige Zuarbeiten, Fertigstellungstermin) Näheres ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Es wird verwiesen auf § 56 VgV.
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die
Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.

Bieter haben zum Nachweis ihrer Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Eigenerklärung zur Eignung (VHB
Formblatt 124 LD) vollständig ausgefüllt mit dem Angebot vorzulegen.
Dieses enthält u. a. Eigenerklärungen bzw. Angaben
- über die Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes (eine entsprechende Bescheinigung ist auf Verlangen vorzulegen)
- darüber, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in
Liquidation befindet - oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde
- darüber, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt bzw. keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWB vorliegen bzw. dass keine Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstraße von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als 2.500 € verhängt wurde
- zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen ist auf Verlangen vorzulegen)
- zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
- über den Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen
Unternehmen ausgeführten Leistungen
- darüber, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden
- darüber, dass die zur Ausführung der Leistung erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen

Die im VHB Formblatt 124 LD jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist vorzulegen. Werden die von der Vergabestelle angeforderten
Unterlagen/Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
Eine ausführliche Darstellung findet sich im VHB Formblatt 124 LD, das den Vergabeunterlagen beiliegt.
Die o. g. Erklärungen sind auf Verlangen der Vergabestelle auch abzugeben für die anderen Unternehmen bzw. für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft.

Für die Bewertung der jeweiligen Angebote müssen die Bieter Folgendes direkt mit der Angebotsabgabe einreichen:

1. Für die Bewertung der Anwenderfreundlichkeit hat der Bieter einen Testzugang des Programms bereitzustellen, der es der Jury ermöglicht, die Bedieneroberfläche und die Nutzung der Anwendungen in angemessenem Umfang zu beurteilen (siehe Wertungsschema, Punkt 2.2).

2. Ausführliche Erläuterungen zu den folgenden Punkten (siehe Wertungsschema, Punkt 2.3)
- Darstellungen zur Vorgehensweise bei der Einrichtung, Datenmigration und Inbetriebnahme sowie der Anwenderschulung
- Verfügbarkeit und Umfang der für den Auftrag notwendigen Personalressourcen und Vertretungsregelungen (Personelles Einsatzkonzept, Vertretungskonzept,...)
- Ausführungen zum Support, insbesondere Supportleistungen, Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Vorgehen beim Einspielen von Updates
- Grob-Rahmenterminplan zum Projektablauf und Darstellung des zeitlichen und inhaltlichen Ablaufs des Projektes (Meilensteine, notwendige Zuarbeiten, Fertigstellungstermin)

Näheres ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

- Nachweis der Expertise des Projektleiters/der Projektleiterin (siehe lfd. Nr.2 und lfd. Nr.6) Die Projektleitung muss die erfolgreiche Durchführung von mindestens einem vergleichbaren Projekt nachweisen können. (vergleichbar = erfolgreich abgeschlossene Umstellung der Software CIP auf die angebotenen Software in einer Kommunalbehörde) - Referenzen/Zertifizierungen zur erfolgreichen Durchführung vergleichbarer Projekte (siehe lfd. Nr.7 und lfd. Nr.8) Es muss eine Projektmanagementerfahrung in mindestens 3 Migrations-Projekten nachgewiesen werden können, bei denen das bestehende System CIP auf die angebotene Softwarelösung migriert wurde. - Schlüssiger Nachweis zur Schulungserfahrung (siehe lfd. Nr. 9) Der Bieter/die Bieterin muss einen schlüssigen Nachweis erbringen, dass er/sie in der Lage ist, Nutzer und Administratoren der Software effektiv zu schulen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Falls mein/unser Teilnahmeantrag/Angebot in die engere Wahl gelangt, werde ich/werden wir die Zahl der in den letzten drei Jahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten angeben. Die für die Leitung vorgesehenen Personen werde ich benennen.

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes gem. VHB 124 LD Falls mein/unser Teilnahmeantrag/Angebot in die engere Wahl kommt, werde ich/werden wir zur Bestätigung meiner/unserer Erklärung die entsprechende Bescheinigung vorlegen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: gem. den Anforderungen der Vergabeunterlagen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Ausschlussgründe nach VgV/GWB; u. a. gem. §§ 123 bis 126 GWB sowie weitere Gründe i. V. m. dem Formblatt 124 u. a. vergaberechtliche Ausschlussgründe

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadtverwaltung Speyer - Zentrale Vergabestelle
Nationale Registrierungsnummer: 073180000000-001-79
Postanschrift: Maximilianstraße 100
Postleitzahl: 67346
Postort: Speyer
Region: Speyer, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabe@stadt-speyer.de 📧
Telefon: +49 6232142628 📞
Fax: +49 6232142458 📠
URL: https://www.speyer.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.vmstart.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19eca747fca-56484be7a7b576ff 🌏
Teilnahme-URL: https://www.auftragsboerse.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Es gelten ausschließlich die Vertrags-, Zahlungs- und Geschäftsbedingungen des Auftraggebers. Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen in der jeweils gültigen Fassung wird in den Vertrag mit einbezogen (§ 29 II VgV). Eine schriftliche Angebotsabgabe ist nicht zugelassen. Schriftlich eingehende Angebote werden ausgeschlossen.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Ministerium der Finanzen RLP
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 5
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@fm.rlp.de 📧
Telefon: +49613116-0 📞
Fax: +496131164331 📠
URL: https://www.fm.rlp.de 🌏
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer (§ 156 GWB) Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima
Postanschrift: Stiftsstraße 9
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: +49 6131162234 📞
Fax: +49 6131162113 📠
URL: https://www.mwtek.rlp.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadtverwaltung Speyer - Rechtsabteilung
Nationale Registrierungsnummer: t:06232142208
Postanschrift: Maximilianstraße 100
Postleitzahl: 67346
Postort: Speyer
Region: Speyer, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: recht@stadt-speyer.de 📧
Telefon: +496232142208 📞
Fax: +496232142286 📠
URL: https://www.speyer.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer ist im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§§ 155 ff. GWB) geregelt. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Der Antrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-06-25+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 122-445026 (2026-06-25)

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