Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Landkreis Cuxhaven

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für die Kreisverwaltung des Landkreises Cuxhaven

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-07.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-09-07 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2023-09-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Kurze Beschreibung:
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für die Kreisverwaltung des Landkreises Cuxhaven
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Cuxhaven 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Cuxhaven
Postanschrift: Vincent-Lübeck-Str. 2
Postleitzahl: 27474
Postort: Cuxhaven
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-cuxhaven.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@landkreis-cuxhaven.de 📧
Telefon: +49 4721/66-2488 📞
Fax: +49 4721/66-270066 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E94222124 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E94222124 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-07 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-12 📅
Datum des Beginns: 2024-07-01 📅
Datum des Endes: 2028-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 175-548285
ABl. S-Ausgabe: 175
Zusätzliche Informationen
Die Bieter haben mit dem Angebot ein Servicekonzept bestehend aus einem allgemeinen Umsetzungskonzept, einem Migrationskonzept und einem Supportkonzept vorzulegen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Der Landkreis Cuxhaven plant ab Mitte 2024 die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur Digitalisierung und Optimierung der Verwaltungsprozesse in der Verwaltung des Landkreises Cuxhaven.
Gegenstand der Vergabe sind die schrittweise, flächendeckende Herstellung eines Gesamtsystems, die Ablösung des in einigen Bereichen eingesetzten DMS (Regisafe) sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen, wie zum Beispiel die Unterstützung bei Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und Support.
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Die Umsetzung für die erste Ausbaustufe soll innerhalb von 12 Monaten nach Projektstart abgeschlossen sein.
Der Ausbau zu einem flächendeckenden Einsatz (ca. 950 Arbeitsplätze) soll sich dann in mehreren Schritten (Ausbaustufen) anschließen und spätestens innerhalb von 48 Monaten abgeschlossen sein.
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen: Der Auftraggeber hat das Recht auf Vertragsverlängerung um 1 Jahr
Zusätzliche Informationen:
Die Bieter haben mit dem Angebot ein Servicekonzept bestehend aus einem allgemeinen Umsetzungskonzept, einem Migrationskonzept und einem Supportkonzept vorzulegen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Landkreis Cuxhaven, Vincent-Lübeck-Str. 2, 27474 Cuxhaven

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Bieter haben folgende Nachweise und Erklärungen mit ihrem Angebot vorzulegen:
1.1.1 Eigenerklärung des Bieters mit Formblatt 124 LD VHB; 1.1.2 Nachweis Gewerbeanmeldung, 1.1.3 aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Berufsregister (Handelsregister, Handwerkskammer, etc.); 1.1.4 Darstellung des Firmenprofils / Unternehmensdarstellung
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Bieter haben folgende Nachweise und Erklärungen mit ihrem Angebot vorzulegen:
1.2.1) Eigenerklärung des Bieters mit Formblatt 124 LD VHB, dass 1.2.1.1 Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen - 1.2.1.2 sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet — 1.2.1.3 über das Vermögen des Unternehmens das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren nicht eröffnet oder die Eröffnung nicht beantragt oder dieser Antrag mangels Masse nicht abgelehnt worden ist — 1.2.1.4 die Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung erfüllt wurde — 1.2.1.5 die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben erfüllt wurde; 1.2.2 Eigenerklärung zur Zahlung des in Deutschland geltenden Mindeslohns nach NTVergG - 1.2.3 Erklärung des Bieters über den Umsatz seines Unternehmens bezüglich der besonderen Leistungsarten, die Gegenstand der Vergabe sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre - 1.2.4 Eigenerklärung zur gültigen Betriebshaftpflichtversicherung; 1.2.5 aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt
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Mindeststandards:
Betriebshaftpflicht:
Deckung mindestens 6 Mio. Euro bei Personenschäden je Schadensfall
Deckung mindestens 3 Mio. Euro bei Sachschäden je Schadensfall
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Bieter haben folgende Nachweise und Erklärungen mit ihrem Angebot vorzulegen:
1.3.1 Referenzliste mit Benennung von drei vergleichbaren Referenzprojekten zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in mindestens drei öffentlichen Einrichtungen inkl. Verbände/Institutionen, unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen, bezogen auf die zu erbringenden Leistungen (mindestens 150 aktive DMS-Arbeitsplätze); 1.3.2 Darstellung des unternehmensinternen Prozesses beim Wechsel von Mitarbeitenden, insbesondere bei einem eventuell notwendigen Wechsel der Projektleitung; 1.3.3 Herstellerzertifizierungen des Unternehmens, bezogen auf die angebotenen Softwarelösung Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise)
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Vorlage der Eigenerklärung zur EU-Verordnung 2022_576

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-10-19 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Landkreis Cuxhaven, Vincent-Lübeck-Str. 2, 27474 Cuxhaven
Zusätzliche Informationen: nicht öffentlich
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Wert
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Servicekonzept
Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Landkreis Cuxhaven, Vergabestelle https://www.subreport.de/E94222124
Internetadresse: www.landkreis-cuxhaven.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E94222124 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131153306 📞
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Internetadresse: www.mw.niedersachsen.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
— Informations- und Wartepflicht gemäß § 134 GWB: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage,
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— Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Quelle: OJS 2023/S 175-548285 (2023-09-07)
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