Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein

Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-05-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein

Wie?

• Dokumentenverwaltungssoftwarepaket › Dokumentenverwaltungssystem

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-05-16	Auftragsbekanntmachung
2023-08-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-05-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: X-KVNO-2023-0017
Kurze Beschreibung:

Einführung eines Standard-Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
Postanschrift: Tersteegenstr. 9
Postleitzahl: 40474
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvno.de 🌏
E-Mail: einkauf@kvno.de 📧
Telefon: +49 21159708434 📞
Fax: +49 21159708320 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de/VN/X-KVNO-2023-0017 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de/VN/X-KVNO-2023-0017 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-16 📅
Einreichungsfrist: 2023-06-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-19 📅
Datum des Beginns: 2023-08-01 📅
Datum des Endes: 2023-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 096-297140
ABl. S-Ausgabe: 96
Zusätzliche Informationen
entfällt

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Dokumente der Verwaltungsvorgänge der damit arbeitenden Abteilungen werden in "Arzt"-Akten abgelegt.

Stattgefundene Umstrukturierungen dieser Abteilungen können nicht in bestehenden System abgebildet werden. Eine Nutzung für weitere Abteilungen wird nicht unterstützt.

Das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das mit diesem Vergabeverfahren beschafft werden soll, als All-in-One-Lösung, soll perspektivisch allen Mitarbeitenden die elektronische Aktenführung ermöglichen. Mit einem DMS werden elektronisch und nicht-elektronisch erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Dabei werden Entwurf und Erstellung, Weitergabe und Verteilung, Auffinden, Ablage und Archivierung oder Löschung der Dokumente sowie die Auswertung und Zuordnung von Informationen aus den Dokumenten unterstützt.

Bei der elektronischen Aktenführung sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung einzuhalten und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit zu beachten. Das DMS setzt damit Teile der Gesetzlichen Anforderungen aus dem E-Government Gesetz des Landes NRW um. Grundlage für die Umsetzung bilden weiter die Handlungsempfehlungen zur rechtssicheren elektronischen Aktenführung für die Kassenärztlichen Vereinigungen durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung.

Zielsetzung:

Ein Standard-DMS wird für einen Mandanten "KV Nordrhein" eingeführt und das bestehende auf SharePoint basierende Individualsystem "Aktenmanagement (AM)" wird dadurch abgelöst. Die jetzt mit dem Aktenmanagement arbeitenden Mitarbeitenden können im neuen DMS ihre Vorgangs-Akten bilden.

Das zu liefernde System muss im Multi-User Betrieb (ca. 300 gleichzeitige Nutzer) und einem importierten Dokumentenbestand von ca. 2 Terrabyte Daten in über 1.200.000 Dokument mit angemessenen Reaktionszeit nutzbar sein.

Das Systemverhalten wird durch die jährliche hinzukommende Anzahl von ca. 170.000 Sendungen (PDF/A) mit 1.200.000 gescannten Blättern gescannt nicht nachhaltig verschlechtert (siehe Antwortzeiten & Speicherzeiten ).

Die Aktenanlage für Mitglieder und Betriebsstätten, sowie die Aktualisierung anhand geänderter Stammdaten aus dem Stammdatensystem ist im DMS umgesetzt.

Die benötigten Lizenzkosten (Kaufpreis) sind durch den Bieter im Angebotspreis zu berücksichtigen.

Folgende Funktionalitäten sind für den Produktivbetrieb fertigzustellen oder komplett umzusetzen:

- Inbetriebnahme des Gesamtsystems als All-In-One-Lösung in der Umgebung der KVNO

- Installation eines Standard DMS in zwei Systemumgebungen Pre-Live und LIVE

- Systemdesign konkret für den Mandanten KV Nordrhein und die bisher mit dem Aktenmanagement arbeitenden Abteilungen

- Migration der Daten aus Altsystem (Aktenmanagement)

- Abbildung der Berechtigungsstruktur

- Dokumentation des Gesamtsystems

- Anbindung der vorhandenen Scan-Lösung

Das System sowie die umzusetzenden Anforderungen und Funktionalitäten sowie notwendigen Implementierungsleistungen werden in den Vergabeunterlagen detailliert beschrieben.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein

Tersteegenstrasse 9

40474 Düsseldorf

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Fügen Sie im Rahmen der Angebotsabgabe eine Unternehmensdarstellung bei unter Angabe von mindestens:

- Name und Rechtsform

- Hauptsitz und weitere Standorte

- Mitarbeiterzahl differenziert nach Tätigkeitsgebieten

- Umsatz der letzen 3 Geschäftsjahre

- Kompetenz- und Tätigkeitsschwerpunkte. Stellen Sie dabei Ihr Leistungsportfolio bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (maximal zwei Seiten) dar.

- Name, Versionsnummer und Zahlen zu Kunden und Anwendern der DMS-Software

Mindestanforderungen:

- mindestens 10 Mitarbeiter in Deutschland

- Jahresumsatz durchschnittlich > 500.000 EUR netto innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre

- mindestens 5-jährige Tätigkeit im ausgeschriebenen Leistungsbereich

Mindeststandards:

Mindestanforderungen:

- mindestens 10 Mitarbeiter in Deutschland

- Jahresumsatz durchschnittlich > 500.000 EUR netto innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre

- mindestens 5-jährige Tätigkeit im ausgeschriebenen Leistungsbereich

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Bestätigen Sie, dass Sie über umfangreiche Erfahrungen im Bereich des ausgeschriebenen Leistungsgestands verfügen.

Weisen Sie dies über die Angabe und den Nachweis von mindestens 3 mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten nach unter Angabe von:

- detaillierter Projektinhalt

- Kundename

- Projektlaufzeit von/bis (Monat/Jahr)

- die seitens des Bieters aufgewandten Personentage (PT), ca.

- Besonderheiten

- auskunftsfähiger & auskunftsbereiter Ansprechpartner seitens des Auftraggebers des jeweiligen Referenzprojekts (einschließlich Telefonnummer)

Vergleichbar je Referenz meint dabei ca. 300 Nutzer oder ca. 1.000.000 migrierte Dateien inkl. Meta-Daten aus SharePoint-Bibliotheken oder mind. 500.000 € Projektvolumen.

Referenzen im Bereich öffentlicher Auftraggeber und Behörden sind grundsätzlich erwünscht, sind aber nicht zwingend erforderlich.

Mindeststandards:

Bestätigen Sie, dass Sie über umfangreiche Erfahrungen im Bereich des ausgeschriebenen Leistungsgestands verfügen.

Weisen Sie dies über die Angabe und den Nachweis von mindestens 3 mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten nach unter Angabe von:

- detaillierter Projektinhalt

- Kundename

- Projektlaufzeit von/bis (Monat/Jahr)

- die seitens des Bieters aufgewandten Personentage (PT), ca.

- Besonderheiten

- auskunftsfähiger & auskunftsbereiter Ansprechpartner seitens des Auftraggebers des jeweiligen Referenzprojekts (einschließlich Telefonnummer)

Vergleichbar je Referenz meint dabei ca. 300 Nutzer oder ca. 1.000.000 migrierte Dateien inkl. Meta-Daten aus SharePoint-Bibliotheken oder mind. 500.000 € Projektvolumen.

Referenzen im Bereich öffentlicher Auftraggeber und Behörden sind grundsätzlich erwünscht, sind aber nicht zwingend erforderlich.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-06-19 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:30
Zusätzliche Informationen: entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abteilung Einkauf
Internetadresse: www.kvno.de 🌏
Dokumente URL: https://www.deutsches-ausschreibungsblatt.de/VN/X-KVNO-2023-0017 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/themen/wirtschaft/vergabekammer-rheinland 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2023/S 096-297140 (2023-05-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 154-491442
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 096-297140
ABl. S-Ausgabe: 154

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein (KVNO) setzt eine individualprogrammierte "Aktenmanagement" (AM) -Lösung ein. Diese basiert auf Microsoft SharePoint und ist nach "Trusted Procedure" vom TÜV Trust-IT zertifiziert. Die Dokumente der Verwaltungsvorgänge der damit arbeitenden Abteilungen werden in "Arzt"-Akten abgelegt. Stattgefundene Umstrukturierungen dieser Abteilungen können nicht in bestehenden System abgebildet werden. Eine Nutzung für weitere Abteilungen wird nicht unterstützt. Das neue Dokumentenmanagementsystem (DMS), das mit diesem Vergabeverfahren beschafft werden soll, als All-in-One-Lösung, soll perspektivisch allen Mitarbeitenden die elektronische Aktenführung ermöglichen. Mit einem DMS werden elektronisch und nicht-elektronisch erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet. Dabei werden Entwurf und Erstellung, Weitergabe und Verteilung, Auffinden, Ablage und Archivierung oder Löschung der Dokumente sowie die Auswertung und Zuordnung von Informationen aus den Dokumenten unterstützt. Bei der elektronischen Aktenführung sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung einzuhalten und die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit zu beachten. Das DMS setzt damit Teile der Gesetzlichen Anforderungen aus dem E-Government Gesetz des Landes NRW um. Grundlage für die Umsetzung bilden weiter die Handlungsempfehlungen zur rechtssicheren elektronischen Aktenführung für die Kassenärztlichen Vereinigungen durch die Kassenärztliche Bundesvereinigung. Zielsetzung: Ein Standard-DMS wird für einen Mandanten "KV Nordrhein" eingeführt und das bestehende auf SharePoint basierende Individualsystem "Aktenmanagement (AM)" wird dadurch abgelöst. Die jetzt mit dem Aktenmanagement arbeitenden Mitarbeitenden können im neuen DMS ihre Vorgangs-Akten bilden. Das zu liefernde System muss im Multi-User Betrieb (ca. 300 gleichzeitige Nutzer) und einem importierten Dokumentenbestand von ca. 2 Terrabyte Daten in über 1.200.000 Dokument mit angemessenen Reaktionszeit nutzbar sein. Das Systemverhalten wird durch die jährliche hinzukommende Anzahl von ca. 170.000 Sendungen (PDF/A) mit 1.200.000 gescannten Blättern gescannt nicht nachhaltig verschlechtert (siehe Antwortzeiten & Speicherzeiten ). Die Aktenanlage für Mitglieder und Betriebsstätten, sowie die Aktualisierung anhand geänderter Stammdaten aus dem Stammdatensystem ist im DMS umgesetzt. Die benötigten Lizenzkosten (Kaufpreis) sind durch den Bieter im Angebotspreis zu berücksichtigen. Folgende Funktionalitäten sind für den Produktivbetrieb fertigzustellen oder komplett umzusetzen: - Inbetriebnahme des Gesamtsystems als All-In-One-Lösung in der Umgebung der KVNO - Installation eines Standard DMS in zwei Systemumgebungen Pre-Live und LIVE - Systemdesign konkret für den Mandanten KV Nordrhein und die bisher mit dem Aktenmanagement arbeitenden Abteilungen - Migration der Daten aus Altsystem (Aktenmanagement) - Abbildung der Berechtigungsstruktur - Dokumentation des Gesamtsystems - Anbindung der vorhandenen Scan-Lösung Das System sowie die umzusetzenden Anforderungen und Funktionalitäten sowie notwendigen Implementierungsleistungen werden in den Vergabeunterlagen detailliert beschrieben.

Kurze Beschreibung

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Preis (Gewichtung): 50,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-07-10 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH
Postanschrift: Phoenixseestr. 20
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44263
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2311772640 📞
E-Mail: kontakt@optimal-systems.de 📧
Land: Dortmund, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 154-491442 (2023-08-07)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)