Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Kurze Beschreibung

Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg plant ab der 1. Jahreshälfte 2024 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.

Beschreibung der Beschaffung

Erstellung eines DMS - Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.

Zusätzliche Informationen

Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen zwingend elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht
werden müssen. Eine Übermittlung per E-Mail oder auf dem Postweg ist nicht möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Erklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen worden sind oder vorliegen die die Eignung oder Zuverlässigkeit gem. § 42 VGV i.V.m. § 123, 124 GWB in Frage stellen.
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Gewährleistung der gesamtschuldnerischen Haftung auch über die Auflösung der ARGE hinaus ist durch eine verbindliche Erklärung nachzuweisen.
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Als vorläufiger Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV akzeptiert.
Im Falle der Vorlage einer EEE haben Bewerbergemeinschaften für alle Mitglieder eine separate EEE abzugeben. Von Nachunternehmern und Unternehmen, deren Kapazitäten sich der Bewerber bedienen will (Eignungsleihe), ist ebenfalls eine separate EEE einzureichen.
Webseite zur Erstellung einer EEE:
https://ec.europa.eu/growth/tools-data-bases/espd/filter?lang=de
Oder Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister über die erlaubte Berufsausübung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Bewertungskriterien:
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung § 45 (3) VgV:
Der Bewerber muss eine Erklärung abgeben, dass er im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 1,5 Mio. € abzuschließen wird oder eine solche Versicherung bereits ständig abgeschlossen ist. Zum Nachweis des Versicherungsschutzes ist der AN verpflichtet, vor Unterzeichnung des Vertrages eine entsprechende aktuelle Bestätigung seines Haftpflichtversicherers mit der Versicherungsnummer und den mit dem AG vereinbarten Deckungssummen zu überreichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ausschlusskriterien:
- Sprache: alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Bewertungskriterien:
- Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
- Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
- Beschreibung von Personalprofilen – Projektleitende: Bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz als Projektleiter*in und als Stellvertretung im Projekt geplant ist und machen Sie Angaben zu deren Rolle (Projektleitung oder Stellvertretung), Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte) mit dem angebotenen DMS-Produkt.
- Die Rolle der Projektleitung findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind: Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung von Dokumenten Management Systemen, insbesondere mit dem angebotenen DMS-Produkt
o Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projektmanagement
o Fundierte Erfahrung im Qualitätsmanagement
o Erfahrung im Umgang mit gängigen Office- und Projektplanungswerkzeugen (u.a. MS Office, MS Visio)
o Es sind mindestens 1 Projektleiter*in und eine Vertretung zu benennen.
- Beschreibung von Personalprofilen - Experte DMS-Anwendung: bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei die folgenden Informationen: die Rolle des DMS-Anwendungsexperten findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind:
o Fundierte Erfahrung in den Funktionen des DMS-Systems
o Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows
o Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen
o Es sind mindestens 1 DMS-Anwendungsexperte und 1 Vertretung zu benennen.
Eine Referenzangaben (Ausschlusskriterium):
- Eine Referenz (ab 01.01.2018) einer Kommunalverwaltung (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt sowie Zweckverband; bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) mit > 200 aktiven DMS-Anwendern, bei der eine DMS-Lösung eingeführt und produktiv genutzt wird. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet:
o Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in
o Referenz seit
o Eine Anzahl von > 100 aktiven Benutzern*innen nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen.
Bewertungsreferenzen:
- Referenzen von Kommunalverwaltungen (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt sowie Zweckverband; bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen). Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet:
o Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort ) und Ansprechpartner*in
o Verwaltungsart
o Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)
o Produktiv seit
o Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.
o Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:
 Citrix virtual apps and desktops
 Windows Terminalserver
 Citrix XEN Server
 VMWare ESXI
o Integration des DMS in den bei der Referenz eingesetzten Fachverfahren (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend):
 Prosoz 14Plus (Hersteller: Prosoz Herten)
 Open WebFM (Hersteller: Prosoz Herten)
 [Stranger - Bearbeitung Ausländerangelegenheiten (Hersteller: Beister)
o Weitere Fachverfahrensintegrationen bei der Referenz
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Excel-Datei „Bewertungsmatrix_Teilnahmewettbewerb“ zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 (3) GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
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1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen
zu wollen, vergangen sind.