Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Kreisverwaltung Trier-Saarburg

Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg plant ab der 1. Jahreshälfte 2024 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-10.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-08-10 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2023-08-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Kurze Beschreibung:
Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg plant ab der 1. Jahreshälfte 2024 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse. Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Mehr anzeigen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Trier-Saarburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreisverwaltung Trier-Saarburg
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 1
Postleitzahl: 54290
Postort: Trier
Kontakt
Internetadresse: http://www.trier-saarburg.de 🌏
E-Mail: stefan.krewer@trier-saarburg.de 📧
Telefon: +49 651/715377 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E48247135 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E48247135 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-10 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 155-497156
ABl. S-Ausgabe: 155
Zusätzliche Informationen
Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen zwingend elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden müssen. Eine Übermittlung per E-Mail oder auf dem Postweg ist nicht möglich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg plant ab der 1. Jahreshälfte 2024 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Mehr anzeigen
Erstellung eines DMS - Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.
Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: 350 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Unbegrenzt.
Zusätzliche Informationen:
Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen zwingend elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht
werden müssen. Eine Übermittlung per E-Mail oder auf dem Postweg ist nicht möglich.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Trier

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Erklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen worden sind oder vorliegen die die Eignung oder Zuverlässigkeit gem. § 42 VGV i.V.m. § 123, 124 GWB in Frage stellen.
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Gewährleistung der gesamtschuldnerischen Haftung auch über die Auflösung der ARGE hinaus ist durch eine verbindliche Erklärung nachzuweisen.
Als vorläufiger Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV akzeptiert.
Im Falle der Vorlage einer EEE haben Bewerbergemeinschaften für alle Mitglieder eine separate EEE abzugeben. Von Nachunternehmern und Unternehmen, deren Kapazitäten sich der Bewerber bedienen will (Eignungsleihe), ist ebenfalls eine separate EEE einzureichen.
Mehr anzeigen
Webseite zur Erstellung einer EEE:
Oder Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister über die erlaubte Berufsausübung.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Bewertungskriterien:
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Mehr anzeigen
Mindeststandards:
Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung § 45 (3) VgV:
Der Bewerber muss eine Erklärung abgeben, dass er im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 1,5 Mio. € abzuschließen wird oder eine solche Versicherung bereits ständig abgeschlossen ist. Zum Nachweis des Versicherungsschutzes ist der AN verpflichtet, vor Unterzeichnung des Vertrages eine entsprechende aktuelle Bestätigung seines Haftpflichtversicherers mit der Versicherungsnummer und den mit dem AG vereinbarten Deckungssummen zu überreichen.
Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Ausschlusskriterien:
- Sprache: alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Mehr anzeigen
Bewertungskriterien:
- Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.
- Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
- Beschreibung von Personalprofilen – Projektleitende: Bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz als Projektleiter*in und als Stellvertretung im Projekt geplant ist und machen Sie Angaben zu deren Rolle (Projektleitung oder Stellvertretung), Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte) mit dem angebotenen DMS-Produkt.
Mehr anzeigen
- Die Rolle der Projektleitung findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind: Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung von Dokumenten Management Systemen, insbesondere mit dem angebotenen DMS-Produkt
Mehr anzeigen
o Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projektmanagement
o Fundierte Erfahrung im Qualitätsmanagement
o Erfahrung im Umgang mit gängigen Office- und Projektplanungswerkzeugen (u.a. MS Office, MS Visio)
o Es sind mindestens 1 Projektleiter*in und eine Vertretung zu benennen.
- Beschreibung von Personalprofilen - Experte DMS-Anwendung: bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei die folgenden Informationen: die Rolle des DMS-Anwendungsexperten findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind:
Mehr anzeigen
o Fundierte Erfahrung in den Funktionen des DMS-Systems
o Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows
o Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen
o Es sind mindestens 1 DMS-Anwendungsexperte und 1 Vertretung zu benennen.
Eine Referenzangaben (Ausschlusskriterium):
- Eine Referenz (ab 01.01.2018) einer Kommunalverwaltung (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt sowie Zweckverband; bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) mit > 200 aktiven DMS-Anwendern, bei der eine DMS-Lösung eingeführt und produktiv genutzt wird. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet:
Mehr anzeigen
o Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in
o Referenz seit
o Eine Anzahl von > 100 aktiven Benutzern*innen nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen.
Bewertungsreferenzen:
- Referenzen von Kommunalverwaltungen (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt sowie Zweckverband; bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen). Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet:
o Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort ) und Ansprechpartner*in
o Verwaltungsart
o Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)
o Produktiv seit
o Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.
o Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:
 Citrix virtual apps and desktops
 Windows Terminalserver
 Citrix XEN Server
 VMWare ESXI
o Integration des DMS in den bei der Referenz eingesetzten Fachverfahren (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend):
 Prosoz 14Plus (Hersteller: Prosoz Herten)
 Open WebFM (Hersteller: Prosoz Herten)
 [Stranger - Bearbeitung Ausländerangelegenheiten (Hersteller: Beister)
o Weitere Fachverfahrensintegrationen bei der Referenz
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Excel-Datei „Bewertungsmatrix_Teilnahmewettbewerb“ zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Begründung für die Rahmenvereinbarung: Laufzeit 4 Jahre sowie Verlängerungsoption von je einem Jahr.
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren: Laufzeit 4 Jahre sowie Verlängerungsoption von je einem Jahr.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-08-10 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2024-05-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): s. Verfahrensbrief Kapitel II ff Bewertungsvorgehen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70 %
Preis (Gewichtung): 30 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.trier-saarburg.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E48247135 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6131162234 📞
Fax: +49 6131162113 📠
Internetadresse: http://www.mwkel.rlp.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
§ 160 (3) GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen
zu wollen, vergangen sind.
Quelle: OJS 2023/S 155-497156 (2023-08-10)
Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕
Verwandte Suchen 🔍
Region:
Deutschland Rheinland-Pfalz Trier Trier-Saarburg
Produkte/Dienstleistungen:
Softwarepaket und Informationssysteme Softwarepaket für Vernetzung, Internet... Vernetzungssoftwarepaket Diverses Netzsoftwarepaket Verwaltungssoftwarepaket Softwarepaket für Dokumentenerstellung,... Dokumentenerstellungssoftwarepaket Dokumentenverwaltungssoftwarepaket Dokumentenverwaltungssystem IT-Dienste: Beratung,...