Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung | Propotsdam GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-07-13	Auftragsbekanntmachung
2023-08-23	Ergänzende Angaben

Beschreibung der Beschaffung

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen erfolgt bei der ProPotsdam derzeit analog. Im Jahr 2022 gingen insgesamt 41.438 Rechnungen im Unternehmensverbund der ProPotsdam ein. Überwiegend sind die Rechnungen in Papierform eingegangen. Lediglich ca. 5.000 Rechnungen (Zahl beruht auf einer Schätzung) wurden im Jahr 2022 per E-Mail empfangen. Zusätzlich wurden insgesamt 19.322 Abschläge per EWP-Lastschriftverfahren gezahlt. Das Buchhaltungssystem ist SAP S/4HANA, über Archivlink ist ein Archivsystem von IBM angebunden.
Die Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung inkl. Rechnungsprüfungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der ProPotsdam GmbH. Die Umstellung steigert die Transparenz, Qualität und die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Die Lösung soll die Arbeit des Rechnungswesens und der Fachabteilungen effektiv unterstützen.
Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung und Implementierung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung und -freigabe der Rechnung enthalten.
Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand.
Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Erstellung von Feinkonzepten, die technische Implementierung und Einrichtung aller Systemkomponenten, das Customizing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Softwarepflege und technische Betreuung des laufenden Betriebs für alle Komponenten.
Die Aufträge und Rechnungen aus der Instandhaltung, die über ein Handwerkerportal abgewickelt wer-den, sind nicht Gegenstand des geplanten Projektes.
Es soll eine Lösung eingeführt werden, die eine hohe Integration in SAP S/4HANA aufweist.

Beschreibung der Verlängerungen

Dieser Vertrag endet am 31.12.2029. Der Vertrag verlängert sich um drei Jahre, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Monaten seitens des Auftraggebers zum Ablauf der Laufzeit gekündigt wird. Nach Ablauf dieses Zeitraums verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ablauf der jeweiligen Laufzeit seitens des Auftraggebers gekündigt wird.
Das Recht zur freien Kündigung nach § 649 S.1 BGB bei Werkleistungen im Sinne der §§ 631 ff. BGB bleibt unberührt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei mehr als drei geeigneten Bewerbern dienen die folgenden Bewertungskriterien (gem. Bewertungsmatrix Eignungskriterien - Anlage 9) zur Ermittlung der Bewerberreihenfolge:
1. Berufserfahrung der Projektmitglieder (max. 24 Punkte)
2. Referenzen (max. 88 Punkte)
Insgesamt können 112 Punkte erreicht werden.
Die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden - soweit eine hinreichende Anzahl von Teilnahmeanträgen geeigneter Bewerber vorliegt - aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Näheres zum weiteren Verfahrensablauf ergibt sich aus den - bereits jetzt verfügbaren - Unterlagen zur Angebotsaufforderung. Bei Punktgleichstand auf dem letzten Platz entscheidet das Los. Nicht berücksichtigte Bewerber werden elektronisch über ihr Ausscheiden informiert. Die nicht berücksichtigten geeigneten Bewerber, deren Teilnahmeantrag nach der Auswahlentscheidung auf dem vierten Rang bzw. auf nachfolgenden Rängen liegt, erhalten dabei den Status von Reservebewerbern und stehen in der Rangfolge für den Fall zur Verfügung, dass ein oder alle ausgewählter/n Bewerber aus dem Verfahren ausscheidet/ ausscheiden, kein Angebot abgibt/abgeben oder mit keinem der Bieter ein Vertragsschluss zustande kommt. Die Entscheidung über die Aufforderung der Reservebewerber zur Teilnahme am Vergabeverfahren steht im Ermessen der Auftraggeberin.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Folgende Angaben sind mit dem Bewerberbogen (Anlage 1) zu tätigen:
1. Kurzdarstellung des Bewerbers mit Angaben zu Firma, Kontaktadressen, Kontaktpersonen, Standorte,
2. Erklärung gemäß §§ 123 und 124 GWB, Ausschlussgründe,
3. Erklärung gemäß § 6 (3, 4) VgV, Interessenkollision,
4. Eigenerklärung des Bewerbers zur Eintragung in das Berufsregister oder Handelsregister seines Sitzes, § 44 Nr. 1 VgV
(a) Hinweis Bewerbergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen (mittels Anlage 5 - Formblatt 234).
(b) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall der Nachbeauftragung ist das Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer einzureichen (mittels Anlage 6 - Formblatt 235). Die Erklärungen 1 bis 4 sind für jedes Dritt-/Nachunternehmen zu erbringen. Zusätzlich ist für jedes Dritt-/Nachunternehmen, dessen Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nimmt, die Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bewerber (spätestens vor Zuschlagserteilung) einzureichen (mittels Anlage 7 - Formblatt 236).
Einzureichende Unterlagen:
zu 4.: Auszug aus dem Handelsregister bzw. Vorlage eines entsprechenden Eintragungsnachweises oder einer vergleichbaren ausländischen Bescheinigung, die die aktuelle Situation des Unternehmens wiedergibt (dies gilt nur, sofern eine Eintragung gesetzlich vorgeschrieben ist); (einzureichen mittels Dritterklärung)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Nachweis über das Bestehen einer aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung und einer aktuell gültigen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
Folgende Angaben sind mit dem Bewerberbogen (Anlage 1) zu tätigen:
2. Angabe zum Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei Geschäftsjahren 2020-2022,
3. Angabe zum Umsatz von mit der zu vergebenden Leistung vergleichbaren Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre 2020-2022
(a) Hinweis Bewerbergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die Nachweise 2 und 3 in Summe aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft anzugeben. Der Nachweis 1 ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen (mittels Anlage 5 - Formblatt 234).
(b) Hinweis Eignungsleihe/Nachunternehmer:
Im Fall der Eignungsleihe/Nachbeauftragung ist das Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer einzureichen (mittels Anlage 6 - Formblatt 235). Die zuvor genannten Erklärungen 2 und 3 sind für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe/nachbeauftragten Leistungen betroffen ist. Die Mindestanforderungen müssen in der Summe erfüllt sein. Zusätzlich ist für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nimmt, die Verpflichtungserklärung des benannten Dritt- / Nachunternehmers gegenüber dem Bewerber (im Fall der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag, im Fall des Nachunternehmereinsatzes spätestens vor Zuschlagserteilung) einzureichen (mittels Anlage 7 - Formblatt 236).
Einzureichende Unterlagen:
zu 1.: einzureichen mittels Dritterklärung

Für die Kriterien werden für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft folgende Mindeststandards vorgegeben:
zu 1.: Es sind folgende Mindestdeckungssummen gefordert:
- zur Betriebshaftpflichtversicherung: je Schadensfall bei Personen- und Sachschäden mindestens 5.000.000 EUR (in Worten: fünf Millionen Euro) und bei Vermögensschäden mindestens 1.000.000 EUR (in Worten: eine Million Euro),
- zur Vermögensschadenhaftpflichtversicherung: je Schadensfall mindestens 1.000.000 EUR (in Worten: eine Million Euro)
- Alternativ: Verfügt ein Bewerber zurzeit über keinen ausreichenden Versicherungsschutz, kann der Nachweis der geforderten Deckungssummen durch die Zusage des Versicherers des Bewerbers erfolgen, dass sie im Auftragsfall bereit ist, eine solche Versicherung abzuschließen.
zu 3.: mindestens 850.000 EUR ohne Umsatzsteuer

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben sind mit dem Bewerberbogen (Anlage 1) zu tätigen:
1. Angaben zur Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers insgesamt sowie im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland in den letzten drei Geschäftsjahren (2020-2022), aufgegliedert in folgende Geschäftsbereiche: Projekte, Implementierung, Schulung, Entwicklung, Produktpflege, Support, Beratung.
2. Eigenerklärung des Bewerbers, dass alle zur Erbringung der zu vergebenden Leistungen vorgesehenen Projektmitarbeiter inkl. Nachunternehmer die deutsche Sprache in Wort und Schrift sicher beherrschen,
3. Qualifikation und Berufserfahrung der Projektmitglieder (Projektleiter, stellvertretender Projektleiter, leitender Berater, Programmierer)
Folgende Angaben sind mit dem Formblatt Referenzen (Anlage 2) zu tätigen:
4. Nachweis über die Erfahrungen in der Einführung einer SAP-integrierten IvM-Lösung vom Rechnungsempfang, über Scan und Verarbeitung bis zur Freigabe und Buchung der Eingangsrechnungen innerhalb der letzten vier Jahre
(a) Hinweis Bewerbergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die zuvor genannten Erklärungen 1 bis 4 gemeinsam zu erbringen. Die zuvor genannte Erklärung 4 kann nur für gemeinsam von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft bearbeitete Referenzen erbracht werden. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen (mittels Anlage 5 - Formblatt 234).
(b) Hinweis Eignungsleihe/Nachunternehmer:
Im Fall der Eignungsleihe/Nachbeauftragung ist das Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer einzureichen (mittels Anlage 6 - Formblatt 235). Die zuvor genannten Erklärungen 1 bis 3 sind für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe/nachbeauftragten Leistungen betroffen ist. Die Mindestanforderungen müssen in der Summe erfüllt sein. Die zuvor genannte Erklärung 4 kann nur für gemeinsam von Bewerber und Eignungsleiher/Nachunternehmer bearbeitete Referenzen erbracht werden. Zusätzlich ist für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nimmt, die Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/ Nachunternehmers gegenüber dem Bewerber (im Fall der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag, im Fall des Nachunternehmereinsatzes spätestens vor Zuschlagserteilung) einzureichen (mittels Anlage 7 - Formblatt 236).
Einzureichende Unterlagen:
zu 4: Angaben zu Referenzmandaten für die Einführung einer SAP-integrierten IvM-Lösung innerhalb der letzten vier Geschäftsjahre (2022, 2021, 2020, 2019), wobei der Zeitpunkt der Produktivsetzung maßgeblich ist, mit mindestens Angaben zu
(a) Name des Mandanten
(b) Ansprechpartner mit direkter Beteiligung im Projekt
(c) Angaben zur IvM-Lösung (Produkte, Versionen, SAP-Umgebung)
(d) Angaben zum erbrachten Leistungsumfang
(e) Angaben zum Schulungsumfang
(f) Migrationszeitraum und Produktivsetzung,
(g) Projektstatus

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Erklärung über die Zahlung eines Mindestlohnes / Verpflichtungserklärung gemäß Brandenburgischen Gesetz über Mindestanforderungen für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen,
2. Erklärung zu den restriktiven Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates,
3. Eigenerklärung des Bewerbers, dass bei Systembetrieb, Datenverarbeitung, Datenspeicherung und Support die Einhaltung deutschen Rechts, insbesondere der datenschutzrechtlichen Bestimmungen, gewährleistet ist (mittels Anlage TOM).
(a) Hinweis Bewerbergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind die zuvor genannten Erklärungen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft sowie zur gesamtschuldnerischen Haftung unterschrieben einzureichen (mittels Anlage 5 - Formblatt 234).
(b) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall der Nachbeauftragung ist das Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer einzureichen (mittels Anlage 6 - Formblatt 235). Die Erklärungen 1 bis 3 sind für jedes Dritt-/Nachunternehmen zu erbringen. Zusätzlich ist für jedes Dritt-/Nachunternehmen, dessen Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nimmt, die Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bewerber (spätestens vor Zuschlagserteilung) einzureichen (mittels Anlage 7 - Formblatt 236).

1) Das Bewerbungsformblatt ist vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden.
2) Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich in elektronischer Form und als pdf-Dateien einzureichen.
3) Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen.
4) Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen.
5) Bewerberfragen sollen möglichst bis zum 30.08.2023 über den Vergabemarktplatz gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Bewerberfragen können unbeantwortet bleiben.
6) Unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Sie können dort Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen und Nachrichten der Vergabestelle einsehen.
Die Bieterkommunikation hat ausschließlich über den Vergabemarktplatz Brandenburg zu erfolgen.
Es wird eine Registrierung empfohlen.
Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRY1HG6W7NR

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften müssen innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntniserlangung gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Text

Für die Kriterien werden für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft folgende Mindeststandards vorgegeben:
Zu 3. - abgeschlossene Fachausbildung (Dipl. oder BA oder Master)
- mind. 3 Jahre Berufserfahrung
- mind. drei persönliche vergleichbare Referenzen
- durchgehender Ansprechpartner über den gesamten Leistungszeitraum
zu 4.: Mindestens 3 Referenzmandate mit mehr als 40.000 Rechnungsbelegen im Jahr, wobei mindestens ein Referenzmandat die Umsetzung einer Scan-Strecke beinhalten muss und mindestens ein Referenzmandat bei einem vergleichbaren deutschen Immobilien-/ Wohnungsunternehmen oder im Public Sector erbracht sein muss. Die Referenzen können identisch sein. Das einzelne Referenzprojekt muss auch bei Bewerbergemeinschaften oder im Falle der Eignungsleihe den gesamten Leistungsumfang abdecken. Zu mindestens zwei Referenzen sind Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber einzureichen. (Der Umfang hat den folgenden Mindestangaben zu den Referenzmandaten gem. Formblatt Referenzen zu entsprechen: (a) Name des Referenznehmers, (b) Ansprechpartner mit direkter Beteiligung im Projekt, (c) Angaben zur IvM-Lösung (Produkte, Versionen, SAP-Umgebung), (d) Angaben zum erbrachten Leistungsumfang, (e) Angaben zum Schulungsumfang, (f) Migrationszeitraum und Produktivsetzung, (g) Projektstatus. Das Schreiben ist vom Referenzgeber zu erstellen und zu bestätigen.)