Einjähriger Rahmenvertrag über die Belieferung des Vitos Konzerns mit Druckerverbrauchsmaterialien

Kurze Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Druckerverbrauchsmaterialien für den Vitos-Konzern mit einer Laufzeit von 12 Monaten ab Leistungsbeginn. Die Erteilung des Zuschlags ist für die KH 45/2023 geplant, Leistungsbeginn ist der 01.12.2023. Die Belieferung der bezugsberechtigten Unternehmen erfolgt entweder direkt oder über den im Konzern eingesetzten Logistiker. Der Rahmenvertrag ist auf ein Volumen von 350.000 Euro höchstbegrenzt und endet spätestens nach Zeitablauf oder vorzeitig mit Erreichen der Mengenhöchstgrenze.
Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Offenen Verfahrens aus.

Beschreibung der Beschaffung

Die Kernaufgabe von Vitos ist die Diagnostik und Behandlung von Erwachsenen, Kindern und Jugendlichen in psychiatrischen, psychosomatischen und forensisch-psychiatrischen Kliniken. Mit 3.700 Betten/Plätzen ist das Unternehmen in Hessen größter Anbieter für die ambulante, teil- und vollstationäre Behandlung psychisch kranker Menschen.
In den Fachkliniken für Neurologie und Orthopädie behandelt Vitos 47.200 Patient/-innen ambulant und stationär. Für Menschen mit geistiger bzw. seelischer Behinderung, für die psychiatrische Reha und in der Jugendhilfe bietet Vitos 2.500 Plätze.
11.000 Mitarbeiter/-innen erwirtschaften an 114 Standorten in 74 Orten einen jährlichen Gesamtertrag von 730 Mio. Euro. Sie behandeln insgesamt 43.000 Patient/-innen stationär/teilstationär und 175.000 ambulant.
Vitos, das sind in Hessen 18 gemeinnützige miteinander verbundene Unternehmen. Die Vitos Holding ist die Unternehmenszentrale mit Sitz in Kassel und Standorten in Gießen und Eltville. Alleingesellschafter ist der Landeswohlfahrtsverband Hessen.
Für weitere Informationen wird auf die Homepage des Vitos Konzern unter der Adresse www.vitos.deverwiesen.
Vitos hat aus der Historie heraus eine gewachsene Druckerlandschaft. Diese gewachsene Druckerlandschaft umfasst viele verschiedene Drucker und Ausgabegeräte.
Um die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen, schreibt Vitos die Tinten- und Tonerbedarfe, die Vitos selbst kauft und nicht z.B. im Rahmen von Wartungsverträgen bezieht, am Markt aus.
Der Vitos-Konzern besteht aus verschiedenen Gesellschaften und einer Vielzahl von einzelnen Standorten (Krankenhäuser, Ambulanzen, MVZ, etc.). Diese werden durch einen zentralen Logistiker versorgt, der ganz Vitos beliefert.
Manche dieser Gesellschaften haben einen Seitenpreisvertrag für ihre Druckerlandschaft, andere hingegen kaufen den Toner selbst.
Mit dieser Ausschreibung soll einerseits der wirtschaftlichste Toneranbieter gefunden werden, andererseits soll damit auch die Qualität der Artikelstämme verbessert und die Struktur vereinheitlicht werden. Zudem soll durch die gezielte Angabe von Alternativtonern (Rebuild, kompatibel usw.) die Möglichkeit geschaffen werden, Drucker mit günstigerem Verbrauchsmaterial zu versorgen.
Der durch diese Ausschreibung gefundene zukünftige Lieferant wird daher zunächst den Artikelstamm liefern müssen, in dem sowohl die Originalprodukte als auch - wo am Markt verfügbar - entsprechende Nachbauprodukte enthalten sind. Zudem wird der Auftragnehmer eine Referenz von Nachbauprodukten auf die Originalprodukte im Artikelstamm liefern.
Verbindliche Preise sind für die in den Anhängen gelisteten Tinten und Toner abzugeben. Diese Preise sind für den angegebene Leistungszeitraum fest. Der Rahmenvertrag wird mit Zuschlagserteilung geschlossen, Leistungsbeginn ist der 01.12.2023, der Vertrag läuft ab Leistungsbeginn 12 Monate.
Weiterhin wird der zukünftige Lieferant auch alle weiteren Tinten und Toner seines Sortimentes als Artikelstamm im definierten Format liefern, sodass im Fall einer Neuanlage im Vitos-System die entsprechenden Daten vorliegen.
Zudem muss der Auftragnehmer auch alle anderen Druckerverbrauchs-materialien liefern können, die es auf dem Markt gibt, die aber derzeit noch nicht von Vitos benötigt werden und deswegen hier nicht benannt werden können, oder deren Mengen so gering sind, dass sie in die Ausschreibung nicht mit aufgenommen wurden. Vitos hat das Recht, auch diese Toner beim Auftragnehmer zu bestellen. Der Auftragnehmer wird für solche Toner einen Preis festlegen, den er bis zum Ende der Preisbindung der hier ausgeschriebenen Artikel halten wird.
Die angegebenen Artikel und Mengen sind die Rückschau auf die Verbräuche der wesentlichen Artikel in der vorangegangenen Periode (siehe Leistungsverzeichnis). Vitos wird diese Artikel und Mengen zur Wertung der Angebote nutzen, dies sind aber keine verbindlichen Abnahmemengen. Der Rahmenvertrag ist höchstbegrenzt auf ein Auftragsvolumen in Höhe von 350.000 Euro über sämtliche auf Grundlage dieses Vertrages getätigten Einzelabrufe und endet mit Erreichen dieser Volumenhöchstgrenze. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über das aktuelle Auftragsvolumen, sobald es durch einen Einzelabruf den Wert von 300.000 Euro übersteigt.
Direkte Vertragspartner des hier geschlossenen Rahmenvertrags sind der Auftraggeber (Vitos gGmbH) und der Auftragnehmer (bezuschlagter Bieter) gemäß Ausschreibungsunterlagen.
Die Tochtergesellschaften der Vitos gGmbH und die Vitos gGmbH (bezugsberechtigte Unternehmen) werden die Leistungen zu den in dieser Rahmenvereinbarung vereinbarten Konditionen beziehen.
Für die Gegenleistung der gegenüber der Tochter erbrachten Leistungen ist die jeweilige Tochtergesellschaft direkte Schuldnerin des Auftragnehmers. Die Vitos gGmbH ist diesbezüglich im Außenverhältnis vertretungsbefugt.
Die nachfolgenden Vitos-Unternehmen sind aus diesem Rahmenvertrag bezugsberechtigt (bezugsberechtigte Unternehmen).
- Vitos gGmbH, Akazienweg 10, 34117 Kassel
- Vitos Gießen-Marburg gGmbH, Licher Straße 106, 35394 Gießen
- Vitos Haina gGmbH, Landgraf-Philipp-Platz 3, 35114 Haina
- Vitos Herborn gGmbH, Austraße 40, 35745 Herborn
- Vitos Hochtaunus gGmbH, Emil-Sioli-Weg 1-3, 61381 Friedrichsdorf
- Vitos Kurhessen gGmbH, Landgraf-Philipp-Str. 9, 34308 Bad Emstal
- Vitos MVZ gGmbH, Akazienweg 10, 34117 Kassel
- Vitos MVZ Kassel Mitte gGmbH, Friedrich-Ebert-Straße 26, 34117 Kassel
- Vitos MVZ Weil-Lahn gGmbH, Weilstraße 10, 35789 Weilmünster
- Vitos OK Kassel gGmbH, Wilhelmshöher Allee 345, 34131 Kassel
- Vitos Pflegezentrum Weilmünster gGmbH, Weilstraße 10, 35789 Weilmünster
- Vitos Reha GmbH, Emil-Sioli-Weg 1-3, 61381 Friedrichsdorf
- Vitos Rheingau gGmbH, Kloster-Eberbach-Straße 4, 65346 Eltville
- Vitos Service gGmbH, Licher Straße 116, 35394 Gießen
- Vitos Südhessen gGmbH, Philippshospital 101, 64560 Riedstadt
- Vitos Teilhabe gGmbH, Veitenmühlweg 10, 65510 Idstein
- Vitos Weil-Lahn gGmbH, Mönchberg 8, 65589 Hadamar
- Gemeinnützige

Zusätzliche Informationen

Gem. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in seiner aktuellen Fassung(Sanktions-VO) ist die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen an Personen und Unternehmen mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Verordnung untersagt. Der Bieter hat daher mit seinem Angebot die den Vergabeunterlagen beigefügte Eigenerklärung Art. 5k Sanktions-VO unterzeichnet einzureichen.