Entwicklung/Lieferung eines Vertriebsabrechnungs- und Nebenbuchhaltungssystems

Kurze Beschreibung

Ausgeschrieben wird ein EVB IT-Erstellungsvertrag zur Beschaffung eines unternehmensweiten Vertriebsabrechnungs- und Nebenbuchhaltungssystems (Einnahmedatenbank) inkl. Pflegeleistung (Wartung und Support) und bei optionalem Hosting ein EVB IT Servicevertrag für Abellio Deutschland Gruppe.

Beschreibung der Beschaffung

Die mit der ATH Rail Transport Beteiligungsgesellschaft Deutschland GmbH („ATHR“) gem. §§ 15 ff. Aktiengesetz verbundenen Unternehmen Abellio Rail Mitteldeutschland GmbH („ABRM“) und WestfalenBahn GmbH („WFB“) sind für den deutschen Schienenpersonennahverkehr („SPNV“) zugelassene Eisenbahnverkehrsunternehmen.
Die ABRM hat mit den jeweiligen Aufgabenträgern jeweils einen Verkehrsvertrag zur Erbringung von SPNV-Leistungen im Saale-Thüringen-Südharz Netz und dem Dieselnetz Sachsen Anhalt abgeschlossen. Die WFB hat mit den jeweiligen Aufgabenträgern einen Verkehrsvertrag zur Erbringung von SPNV-Leistungen im Emsland-Netz und Mittelland-Netz abgeschlossen. Die ABRM und WFB planen sich bundesweit an Ausschreibungsverfahren um Verkehrsverträge zu beteiligen. Für die bestehende und zukünftige Verkehrsvertragserbringung benötigen sie ein unternehmensübergreifendes Vertriebsabrechnungs- und Nebenbuchhaltungssystems (Einnahmedatenbank), um die Vertriebsdaten aus der Vertriebsdurchführung gem. Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu archivieren, für verschiedene Vertriebsinstanzen aufzubereiten und entsprechend abzurechnen.
Vor diesem Hintergrund schreibt die ATHR die Beschaffung eines gruppenweit nutzbaren Vertriebsabrechnungs- und Nebenbuchhaltungssystems (Einnahmedatenbank) aus. Abzuschließen ist ein EVB-IT-Erstellungsvertrag inkl. Pflegeleistung (Wartung und Support) und für das optionale Hosting ein separater EVB IT Servicevertrag.
Der EVB-IT Erstellungsvertrag wird mit einer Laufzeit bis zum 31. Dezember 2044 abgeschlossen. Es gelten die vertraglichen Kündigungsrechte.
Der AG kann im Verhandlungsverfahren den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten, § 15 Abs. 4 SektVO. Der AG behält sich vor die Verträge im Verhandlungsverfahren mit den Bietern zu verhandeln.

Beschreibung der Optionen

Der Bieter hat mit seinem Angebot Positionen gemäß Lastenheft anzubieten, deren Beauftragung für den Auftraggeber optional sind. Der Auftraggeber kann die Optionen zu einem späteren Zeitpunkt nach Vertragsbeginn beauftragen.
Gemäß Lastenheft hat der Bieter/Bietergemeinschaft die Wahl ein Hosting der kompletten Anwendung, ein on-premise Szenario, oder beides, anzubieten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Die geforderten Eignungsunterlagen unter Abschnitt III.1.1) sind im Einzelnen:
(1) Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt des in Abschnitt IV.2.2) der EU-Bekanntmachung genannten Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge (nicht beglaubigte Kopie genügt): Vorlage eines Handelsregisterauszugs pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern einer Bewerber-/Bietergemeinschaft) - Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt. Mindestanforderung: Vorlage eines Handelsregisterauszuges, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate ist.
(2) Abgabe einer Eigenerklärung pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern der Bewerber/-Bietergemeinschaft), dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen. Einem Verstoß gegen die in § 123 GWB genannten Vorschriften stehen Verstöße gegen vergleichbare Straftatbestände anderer Staaten gleich.
(3) Abgabe einer Eigenerklärung pro Wirtschaftsteilnehmer (auch von Unterauftragnehmern oder den einzelnen Mitgliedern der Bewerber/-Bietergemeinschaft), dass keine der fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 2 und GWB vorliegen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Jeder Wirtschaftsteilnehmer (auch Unterauftragnehmer oder einzelne Mitglieder einer Bewerber/-Bietergemeinschaft) hat zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit dem Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner Bonität eine Wirtschaftsauskunft (z. B. Creditreform) mit mindestens mittlerer Bonität einzureichen. Die Wirtschaftsauskunft darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Bewerber/die Bewerbergemeinschaft werden aufgefordert, jeweils folgende Eigenerklärungen und Unterlagen vorzulegen, um ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit einzuschätzen:
Vorlage einer Referenz über die Lieferung oder Entwicklung einer Software in vergleichbarer Art, Anzahl und Umfang zum gegenständlichen Auftrag. Das Referenzprojekt darf höchstens in den letzten drei Jahren erbracht worden sein.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Vorgaben des Landesvergabegesetz Sachsen-Anhalt (LVG LSA) und des Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG-NRW), einzuhalten sind. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft hat entsprechende Erklärungen mit ihrem Angebot einzureichen. Die Vordrucke für landesvergabrechtlichen Erklärungen werden unter https://www.subreport.de/E17217844 im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe bereitgestellt.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Investitionskosten die jährlich laufenden Kosten (Wartung / Hosting / Pflege, etc.) bei weitem übersteigen. Eine erneute Ausschreibung würde zu unnötigen erneuten Investitionskosten und Mehraufwendungen führen. Nach Vergabe kann nur noch der bezuschlagte Bieter die laufenden Leistungen erbringen.

(1) Mehrere Bewerber/Bieter können sich unter Beachtung der Ausführungen unter III.1.8 zu einer Bewerber-/Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bewerber-/Bietergemeinschaft mit der Einreichung des Teilnahmeantrags (i) sämtliche Mitglieder der an der Bewerber-/Bietergemeinschaften beteiligten Wirtschaftsteilnehmer namentlich mit Anschrift, Telefon sowie E-Mail-Adresse zu benennen, (ii) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung der Verträge zu bezeichnen sowie (iii) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer selbst erstellten Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen.
Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften muss der Teilnahmeantrag von dem bevollmächtigten Mitglied (Vertreter) der Bewerbergemeinschaft eingereicht werden. Der Begriff der Bewerber-/Bietergemeinschaft erfasst den Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Wirtschaftsteilnehmer, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag gemeinsam zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen. Bewerber-/Bietergemeinschaften werden wie Einzelbewerber/-bieter behandelt. Soweit eine Bewerber-/Bietergemeinschaft gegründet werden soll, ist die im Teilnahmeantrag vorgegebene Eigenerklärung abzugeben.
(2) Ein Bewerber/Bieter kann (auch als Mitglied einer Bewerber-/Bietergemeinschaft) im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Mittel anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe gemäß § 47 SektVO), ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Sofern der Bewerber/Bieter zum Nachweis seiner Eignung die Kapazitäten eines anderen Unternehmens (Dritter/Unterauftragnehmer) in Anspruch nehmen will, muss er den Namen dieses anderen Unternehmens benennen und angeben, wofür er die Kapazitäten des anderen Unternehmens in Anspruch nehmen will. Entsprechende Erklärungen und Nachweise sind für das andere Unternehmen in dem Umfang vorzulegen, wie sie für den Bewerber vorzulegen wären. Außerdem muss der Bewerber durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung gestellt werden. Ein Bewerber/Bieter kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Es wird verlangt, dass der Bewerber/Bieter und das Drittunternehmen im Falle der wirtschaftlichen und finanziellen Eignungsleihe gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften, § 47 Abs. 3 SektVO.
(3) Alle geforderten Erklärungen/Nachweise sind zwingend in deutscher Sprache vorzulegen. Bei Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
(4) Alle geforderten Nachweise können im Übrigen in Form einer nicht beglaubigten Kopie erbracht werden. Im Falle einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die geforderten Erklärungen/Nachweise von allen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft vorzulegen. Soweit Nachunternehmen eingesetzt werden sollen, müssen auch diese die geforderten Erklärungen/Nachweise gesondert vorlegen.
(5) Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die e-Vergabe-Plattform subreport ELVIS (e-Vergabe-Plattform) durchgeführt. Der Teilnahmeantrag, das Angebot sowie Bewerber- und Bieterfragen sind elektronisch über die e-Vergabe-Plattform zu übermitteln. Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Teilnahmeantrags ist die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform und anschließende Aktivierung der Teilnahme am Verfahren. Die Registrierung und Teilnahme ist für Unternehmen kostenfrei. Nur ordnungsgemäß registrierte am Verfahren teilnehmende Unternehmen werden automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert. Informationen über die e-Vergabe-Plattform und die technischen Voraussetzungen für die Registrierung erhalten Sie unter https://subreport.de/evergabe/subreport-elvis/. Telefonischen Support zur e-Vergabe-Plattform leistet die Hotline, die unter der Rufnummer +49(0)221 985 78-0 zu erreichen ist.
(6) Fragen der Bewerber sind über die e-Vergabe-Plattform rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahmefrist, spätestens 10 Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist zustellen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die e-Vergabe-Plattform an alle Bewerber/Bieter versendet.
(7) Für die Erstellung des Teilnahmeantrages sind die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen in der aktuellen Fassung zu verwenden. Teilnahmeanträge, die auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt wurden, werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die Bewerber/Bieter sind über das gesamte Verfahren hinweg verpflichtet, sich zu erkundigen, ob auf der e-Vergabe-Plattform aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt wurden.
(8) Eine Erstattung von Kosten / Aufwendungen durch die Vergabestelle für die Erstellung und Einreichung eines Teilnahmeantrags sowie die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren im Übrigen findet nicht statt.
(9) Der Vertrag kommt mit der Erteilung des Zuschlags zustande. Die Angabe zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung unter Abschnitt II.2.7) betrifft die Dauer des Lieferzeitraums.
(10) Die Angabe unter Abschnitt IV.2.2) betrifft den Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge. Der Schlusstermin für den Eingang der Angebote wird mit Übersendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber bekanntgegeben.
(11) Zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen nach § 41 Abs. 4 SektVO werden die weiteren Vergabeunterlagen für den Angebotswettbewerb erst nach Abgabe einer Vertraulichkeitsvereinbarung im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die zugelassenen Bieter/Mitglieder einer Bietergemeinschaft veröffentlicht. Hierzu ist die im Teilnahmeantrag vorgegebene Vertraulichkeitsvereinbarung zwingend zu verwenden. Die Maßnahme dient dem Schutz von Betriebsgeheimnissen und Marktstrategien des Auftraggebers.
(12) Die Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, sowie die Verordnung (EU) Nr. 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 finden Anwendung. Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die den Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabestelle weist auf die einzuhaltenden Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen wie folgt hin:
Es gelten die Regelungen von §§ 134, 135, 160 und 168 des Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). § 134 GWB kann hier eingesehen werden: (https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__134.html) § 135 GWB kann hier eingesehen werden: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__135.html § 160 GWB kann hier eingesehen werden: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__160.html § 168 GWB kann 6 / 6 hier eingesehen werden: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__168.html
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs.1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).