Entwicklung/Lieferung eines Vertriebsabrechnungs- und Nebenbuchhaltungssystems

Kurze Beschreibung

Ausgeschrieben wird ein EVB IT-Erstellungsvertrag zur Beschaffung eines unternehmensweiten Vertriebsabrechnungs- und Nebenbuchhaltungssystems (Einnahmedatenbank) inkl. Pflegeleistung (Wartung und Support) und bei optionalem Hosting ein EVB IT Servicevertrag für Abellio Deutschland Gruppe.

Zusätzliche Informationen

(1) Mehrere Bewerber/Bieter können sich unter Beachtung der Ausführungen unter III.1.8 zu einer Bewerber-/Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bewerber-/Bietergemeinschaft mit der Einreichung des Teilnahmeantrags (i) sämtliche Mitglieder der an der Bewerber-/Bietergemeinschaften beteiligten Wirtschaftsteilnehmer namentlich mit Anschrift, Telefon sowie E-Mail-Adresse zu benennen, (ii) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung der Verträge zu bezeichnen sowie (iii) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer selbst erstellten Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen.

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften muss der Teilnahmeantrag von dem bevollmächtigten Mitglied (Vertreter) der Bewerbergemeinschaft eingereicht werden. Der Begriff der Bewerber-/Bietergemeinschaft erfasst den Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Wirtschaftsteilnehmer, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag gemeinsam zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen. Bewerber-/Bietergemeinschaften werden wie Einzelbewerber/-bieter behandelt. Soweit eine Bewerber-/Bietergemeinschaft gegründet werden soll, ist die im Teilnahmeantrag vorgegebene Eigenerklärung abzugeben.

(2) Ein Bewerber/Bieter kann (auch als Mitglied einer Bewerber-/Bietergemeinschaft) im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Mittel anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe gemäß § 47 SektVO), ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Sofern der Bewerber/Bieter zum Nachweis seiner Eignung die Kapazitäten eines anderen Unternehmens (Dritter/Unterauftragnehmer) in Anspruch nehmen will, muss er den Namen dieses anderen Unternehmens benennen und angeben, wofür er die Kapazitäten des anderen Unternehmens in Anspruch nehmen will. Entsprechende Erklärungen und Nachweise sind für das andere Unternehmen in dem Umfang vorzulegen, wie sie für den Bewerber vorzulegen wären. Außerdem muss der Bewerber durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung gestellt werden. Ein Bewerber/Bieter kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Es wird verlangt, dass der Bewerber/Bieter und das Drittunternehmen im Falle der wirtschaftlichen und finanziellen Eignungsleihe gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften, § 47 Abs. 3 SektVO.

(3) Alle geforderten Erklärungen/Nachweise sind zwingend in deutscher Sprache vorzulegen. Bei Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.

(4) Alle geforderten Nachweise können im Übrigen in Form einer nicht beglaubigten Kopie erbracht werden. Im Falle einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die geforderten Erklärungen/Nachweise von allen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft vorzulegen. Soweit Nachunternehmen eingesetzt werden sollen, müssen auch diese die geforderten Erklärungen/Nachweise gesondert vorlegen.

(5) Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die e-Vergabe-Plattform subreport ELVIS (e-Vergabe-Plattform) durchgeführt. Der Teilnahmeantrag, das Angebot sowie Bewerber- und Bieterfragen sind elektronisch über die e-Vergabe-Plattform zu übermitteln. Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Teilnahmeantrags ist die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform und anschließende Aktivierung der Teilnahme am Verfahren. Die Registrierung und Teilnahme ist für Unternehmen kostenfrei. Nur ordnungsgemäß registrierte am Verfahren teilnehmende Unternehmen werden automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert. Informationen über die e-Vergabe-Plattform und die technischen Voraussetzungen für die Registrierung erhalten Sie unter https://subreport.de/evergabe/subreport-elvis/. Telefonischen Support zur e-Vergabe-Plattform leistet die Hotline, die unter der Rufnummer +49(0)221 985 78-0 zu erreichen ist.

(6) Fragen der Bewerber sind über die e-Vergabe-Plattform rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahmefrist, spätestens 10 Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist zustellen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die e-Vergabe-Plattform an alle Bewerber/Bieter versendet.

(7) Für die Erstellung des Teilnahmeantrages sind die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen in der aktuellen Fassung zu verwenden. Teilnahmeanträge, die auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt wurden, werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die Bewerber/Bieter sind über das gesamte Verfahren hinweg verpflichtet, sich zu erkundigen, ob auf der e-Vergabe-Plattform aktualisierte Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt wurden.

(8) Eine Erstattung von Kosten / Aufwendungen durch die Vergabestelle für die Erstellung und Einreichung eines Teilnahmeantrags sowie die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren im Übrigen findet nicht statt.

(9) Der Vertrag kommt mit der Erteilung des Zuschlags zustande. Die Angabe zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung unter Abschnitt II.2.7) betrifft die Dauer des Lieferzeitraums.

(10) Die Angabe unter Abschnitt IV.2.2) betrifft den Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge. Der Schlusstermin für den Eingang der Angebote wird mit Übersendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ausgewählten Bewerber bekanntgegeben.

(11) Zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen nach § 41 Abs. 4 SektVO werden die weiteren Vergabeunterlagen für den Angebotswettbewerb erst nach Abgabe einer Vertraulichkeitsvereinbarung im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die zugelassenen Bieter/Mitglieder einer Bietergemeinschaft veröffentlicht. Hierzu ist die im Teilnahmeantrag vorgegebene Vertraulichkeitsvereinbarung zwingend zu verwenden. Die Maßnahme dient dem Schutz von Betriebsgeheimnissen und Marktstrategien des Auftraggebers.

(12) Die Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, sowie die Verordnung (EU) Nr. 2022/576 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 finden Anwendung. Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die den Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, werden aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Jeder Wirtschaftsteilnehmer (auch Unterauftragnehmer oder einzelne Mitglieder einer Bewerber/-Bietergemeinschaft) hat zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit dem Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner Bonität eine Wirtschaftsauskunft (z. B. Creditreform) mit mindestens mittlerer Bonität einzureichen. Die Wirtschaftsauskunft darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als drei Monate sein.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Vorgaben des Landesvergabegesetz Sachsen-Anhalt (LVG LSA) und des Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen (TVgG-NRW), einzuhalten sind. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft hat entsprechende Erklärungen mit ihrem Angebot einzureichen. Die Vordrucke für landesvergabrechtlichen Erklärungen werden unter https://www.subreport.de/E17217844 im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe bereitgestellt.

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Investitionskosten die jährlich laufenden Kosten (Wartung / Hosting / Pflege, etc.) bei weitem übersteigen. Eine erneute Ausschreibung würde zu unnötigen erneuten Investitionskosten und Mehraufwendungen führen. Nach Vergabe kann nur noch der bezuschlagte Bieter die laufenden Leistungen erbringen.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren

Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Investitionskosten die jährlich laufenden Kosten (Wartung / Hosting / Pflege, etc.) bei weitem übersteigen. Eine erneute Ausschreibung würde zu unnötigen erneuten Investitionskosten und Mehraufwendungen führen. Nach Vergabe kann nur noch der bezuschlagte Bieter die laufenden Leistungen erbringen.