Erbringung von PR- und Kommunikationsdienstleistungen | IKK Südwest | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-07-28	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Im Wesentlichen sind das:
1. Entwicklung von mittel- bis langfristigen PR-Strategien für die einzelnen Leistungen unter Berücksichtigung der aktuellen Positionierung, der Markenkernwerte und der Marktsituation in den Kernregionen Hessen, Saarland und Rheinland-Pfalz. Koordination und kontinuierliche Weiterentwicklung der PR-Strategien zusammen mit dem Kampagnenmanagement der IKK Südwest sowie der Werbeagentur.

2. Entwicklung, Umsetzung und Vermarktung (online/offline) von PR-Maßnahmen für die einzelnen Leistungen und Services sowie das Unternehmen IKK Südwest inklusive der Produktmarken. Dazu gehören u. a.:
• die Entwicklung, Anbahnung und Umsetzung von crossmedialen Medienkooperationen inkl. Influencermarketing
• die Recherche, Entwicklung, Abstimmung und Vermarktung PR-relevanter Themen und Erstellung von Themenplänen
• die Entwicklung, Durchführung und Vermarktung von medienwirksamen Events inklusive Betreuung und PR-Vermarktung
• Erstellen und Verbreiten von PR-Texten über Service, Leistung und anderer relevanter Unternehmensthemen
• Entwicklung und Bereitstellung von Presseunterlagen (PR-Bildpool, Grafiken etc.) Presseaussendungen bzw. Versand von Text- und Bildmaterial an Redaktionen und Dienstleister
• Recherche von Themen-/Redaktionsplänen relevanter Medien aus den Bereichen Tagespresse, Magazine (auch Special Interest) und Wochen/ Anzeigenblättern, Radio und TV
• Aufbau und Pflege zielgruppenspezifischer Medienverteiler für Print-, TV-, Hörfunk- und Online-Medien
• Strategische Beratung zur Vertriebs-PR und Kampagnenkommunikation
• Erfolgskontrolle und Bewertung der durchgeführten PR-Maßnahmen und der erfolgten Presseberichterstattung in regelmäßigen Videokonferenzen sowie Medienbeobachtung
• Dokumentation der für die IKK Südwest relevanten Kennzahlen (Reichweite, Posts, Clippings, Mediaäquivalenzwert) und der Belegexemplare bzw. Veröffentlichungsnachweise

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Auf Basis der Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs wird seitens der Vergabestelle eine Reduzierung auf 3 Teilnehmer herbeigeführt, die die zweite Verfahrensstufe erreichen. Neben Ausschlusskriterien (A) werden dazu die Bewertungskriterien (B) im Eignungskriterienkatalog (Wertungsmatrix für Teilnahmeanträge/Gewichtung Eignungskriterien) sowie die dort definierten Bewertungsraster für die Bestimmung der 3 am besten geeigneten Bewerber herangezogen. Diese 3 Bewerber erhalten zusätzlich zu den hinsichtlich der zweiten Verfahrensstufe bereits zur Verfügung gestellten Dokumenten weitere Informationen über den zu vergebenen Auftrag sowie den Entwurf des abzuschließenden Vertragsdokuments mit weiteren Einzelheiten. Die verbleibenden 3 Bewerber werden zu einem Präsentationstermin eingeladen, in dem neben der Präsentation des Angebotes die beiderseitige Möglichkeit zur Klärung von Fragen besteht. Im Nachgang zu dem Präsentationstermin werden die Bewerber zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots (best and final offer) aufgefordert. Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend an den Bewerber mit dem besten Wert aus Kriterienkatalog und Preis.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Nachweis der Eintragung in ein Handels- oder vergleichbares Register, der Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter ist als 1 Jahr
2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Vordruck in Teilnahmeunterlagen)
Alle Nachweise müssen von jedem Bewerber, jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft, jedem Unterauftragnehmer und jedem Eignung leihenden Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Bankerklärung, die Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter ist als 1 Jahr. Die jeweils zuständige Hausbank soll dem Unternehmen bescheinigen, dass geordnete wirtschaftliche Verhältnisse vorliegen, die schon geraume Zeit bestehen. Beispielsweise können Angaben über das regelmäßige Bedienen von Krediten oder sonstigen Verpflichtungen gemacht werden. Insgesamt soll jedoch bescheinigt werden, dass es sich um geordnete wirtschaftliche Verhältnisse handelt.
2) Eigenerklärung über das Bestehen einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung bzw. zum Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung bzw. zur Erhöhung der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit folgender Deckungssumme: Reine Vermögensschäden mind. 1.000.000 Euro je Schadensereignis (Vordruck in
Teilnahmeunterlagen)
Vor Zuschlagserteilung muss von dem Bewerber, der für den Zuschlag vorgesehen ist, ein entsprechender Fremdnachweis des Versicherers eingereicht werden. Der Nachweis muss nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb von 6 Kalendertagen eingereicht werden.
3) Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Unternehmens sowie den jährlichen Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen in den vergangenen 3 Jahren (Vordruck in Teilnahmeunterlagen)
Voranstehend benannte Nachweise müssen von jedem Bewerber, jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft, jedem Unterauftragnehmer und jedem Eignung leihenden Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie hierzu auch die Teilnahmeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Eigenerklärung zu 5. EU-Sanktionspaket - RUS-Sanktionen (Vordruck in Ausschreibungsunterlagen).
Voranstehend benannte Erklärung muss von jedem Bieter und jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden. Unterauftragnehmer müssen die Unterlagen erst im Falle eines Zuschlags nach Aufforderung durch die Auftraggeberin binnen 6 Kalendertagen nachreichen.
2) Mitteilung des Projektteams (Vordruck in Teilnahmeunterlagen) mit Erklärungen zur jeweiligen Qualifikation eines jeden Projektbeteiligten, bestehend aus Informationen zum
Lebenslauf, der beruflichen Laufbahn, ggf. sonstigen relevanten Qualifikationen (Fort-/Weiterbildungen), ggf. sonstigen Referenzen (Agenturerfahrung) sowie aktuellen Deutschkenntnissen gegliedert nach: Projektleiter/Gesamtverantwortung Text, PR und Marketingkommunikation (Single Point of Contact im operativen Tagesgeschäft), Stellvertretender Projektleiter Text, PR und Marketingkommunikation, Geschäftsführer/CEO, Mitarbeiter Influencer-Marketing und Mediaplanung (oder vergleichbare Funktion), Mitarbeiter Grafik (oder vergleichbare Funktion)
3) Mitteilung Referenzen (Vordruck in Teilnahmeunterlagen): Angaben und Arbeitsproben zu drei Referenzprojekten (jeweils eine Referenz zu den Schwerpunkten a) PR-Kampagne für ein erklärungsbedürftiges Consumer-Produkt oder eine erklärungsbedürftige Dienstleistung, b) PR-Kampagne für ein Produkt oder Dienstleistung aus der Gesundheitsbranche und c) PR-Kampagne für ein öffentliches Event inkl. Medialisierung) aus den Jahren 2019 bis 2023 vorzulegen. Arbeitsproben zu den Referenzprojekten sind im pdf-Format oder als entsprechender Link zur Verfügung zu stellen.
Die Eignungsnachweise und Eignungserklärungen zu 2) und 3) sind einmal pro Teilnahmeantrag (einmal pro Bewerber/Bewerbergemeinschaft einschließlich der jeweiligen Unterauftragnehmer und Eignung leihenden Unternehmen) einzureichen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Bewerber verpflichtet sich zur Einhaltung des Saarländischen Tariftreuegesetzes (STFLG vom 08.12.2021) und reicht mit dem Teilnahmeantrag die unterschriebene Verpflichtungserklärung ein. Dies gilt nicht Vergaben, deren Leistungserbringung durch Unternehmer oder Nachunternehmer erfolgt, die ihren Sitz im EU-Ausland haben und deren Arbeitnehmer den Auftrag ausschließlich in diesem Staat ausführen.

Die Teilnahmeanträge sind zusammen mit den Anlagen bis zum genannten Einreichungstermin im Vergabeportal der Deutschen eVergabe elektronisch abzugeben. Der elektronische Teilnahmeantrag muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Sofern Muster/Proben einzureichen sind, sind diese in einem verschlossenen Umschlag schriftlich einzureichen. Der Umschlag ist mit dem in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen Kennzettel zu versehen. Hierzu wird auch auf Punkt 9 der Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Der Auftraggeber wird eine pflichtgemäße Ermessenentscheidung über die eventuelle Nachforderung von dem Teilnahmeantrag nicht beigefügten Nachweisen und Erklärungen nach III.1) treffen. Erfolgt eine Nachforderung, müssen fehlende Erklärungen oder Nachweise innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber vorgelegt werden; Nach fruchtlosem Fristablauf wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Jeder Teilnehmer hat die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrags einschließlich aller Anlagen sicherzustellen.
Interessierte Wirtschaftsteilnehmer können sich auf der Plattform der Deutschen eVergabe registrieren. Registrierte Bewerber werden automatisch über evtl. Änderungen an den Vergabeunterlagen, Antworten auf eingegangene Fragen, sonstige Hinweise und ergänzende Informationen zum Verfahren benachrichtigt. Bewerber, die sich nicht registrieren, müssen sich selbstständig über evtl. Änderungen an den Vergabeunterlagen, Antworten auf eingegangene Fragen, sonstige Hinweise und ergänzende Informationen zum Verfahren informieren. Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren sind ausschließlich über das Vergabeportal der Deutschen eVergabe zu stellen (http://www.deutsche-evergabe.de). Hierzu ist eine Registrierung erforderlich.
Die Kosten für das Vergabeverfahren wurden vom Auftraggeber übernommen.
Der Auftraggeber behält sich vor, ab einer Auftragssumme von 30.000 Euro für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anzufordern.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Rügefristen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1-4 GWB. Sollte ein Bewerber oder Bieter eine Rüge erheben, die der Auftraggeber zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Ergänzend wird auf die §§ 134, 135 GWB ausdrücklich hingewiesen.