Erneuerung des IT-Servicemanagement-Systems (ITSM-System) des MDR

Kurze Beschreibung

Der Mitteldeutsche Rundfunk beabsichtigt die Erneuerung seines IT-Servicemanagementsystems. Das bestehende System - BMC Remedy - soll hierbei abgelöst werden. Ungeachtet der technischen Überalterung des Bestandssystems sollen mithilfe eines neuen Systems Vorteile im IT-Betrieb sowie in der Serviceerbringung erschlossen werden. Vertragsbasis soll der EVB-IT Cloudvertrag bilden.

Beschreibung der Beschaffung

Der Mitteldeutsche Rundfunk (AG) beabsichtigt die Erneuerung seines IT-Servicemanagementsystems. Das bestehende System - BMC Remedy - soll hierbei abgelöst werden. Ungeachtet der technischen Überalterung des Bestandssystems sol-len mithilfe eines neuen Systems Vorteile im IT-Betrieb sowie in der Serviceerbringung erschlossen werden. Vertragsbasis soll EVB-IT Cloudvertrag bilden.
Die durch das ITSM-System zu unterstützenden IT-Prozesse im MDR sind an ITIL v3 angelehnt und werden in der Leistungsbeschreibung erläutert. Ein neues ITSM-System soll die beschriebenen Prozesse unterstützen. Diese unterliegen hierbei jedoch auch einem gewissen Grad an Flexibilität, sodass auch explizit eine Prozessanpassung im Sinne der Angleichung an Systemstandards und IT-Referenzmodelle möglich sein soll.
Die Einführung eines neuen ITSM-Systems soll im Wesentlichen folgenden Zielstellungen dienen:
- Verbesserung der Kommunikation zwischen IT-Bereich und den internen IT-Nutzenden im Unternehmen
- Erhöhung der Transparenz des Leistungsangebotes
- Verbesserung der Bereitstellungs- und Serviceprozesse sowie
- Erhöhung der Effizienz im IT-Betrieb durch
- tiefere Erschließung von Automatisierungsprozessen
- die Vermeidung von Medienbrüchen beim Übergang zu Umfeldsystemen innerhalb der IT-Prozesse
- Erleichterung der Arbeit der IT-Administrierenden durch eine moderne und intelligente Systemunterstützung
Die Bedienung der ITSM-Bestandsprozesse erfolgt aktuell in unterschiedlichen Systemen und erzeugt bei den Nutzenden und /Administrierenden einen hohen Aufwand. Ziel ist es, die MDR-internen Prozesse zu konsolidieren und zu einem MDR-weiten ITSM-System zu transformieren.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt am 01.01.2024 und endet nach einer Laufzeit von 36 Monaten am 31.12.2026 Der Vertrag kann seitens des Auftraggebers einmalig um weitere 12 Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption wird bis spätestens drei Monate vor Ende der Mindestlaufzeit per Schriftform mitgeteilt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die 6 Bewerber mit den höchsten Mittelwerten der Eignungspunktzahl erhalten von der Vergabestelle eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, nicht berücksichtigte Bewerber werden entsprechend informiert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen insbesondere seine Angaben in Anlage 2 (A2) zu den BWB. Dort genannte Mindestanforderungen an die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss.
1. Unternehmensdarstellung:
Bitte legen Sie dem Teilnahmeantrag ein Unternehmensdarstellung bei.
2. Umsätze als Nachweis zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit:
Umsätze der letzten drei angeschlossenen Geschäftsjahre in Europa (EU) gesamt
Hinweis: Alle Angaben in Euro und netto
Es wird bestätigt, dass das Unternehmen im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 2 Mio. EUR erwirtschaftet hat (Mindestanforderung an die Eignung).
Im Fall eines Angebots einer Bietergemeinschaft oder einer Eignungsleihe, wird bestätigt, dass die zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) einen Umsatz von mehr als 2 Mio. EUR erwirtschaftet haben (Mindestanforderung an die Eignung).
3. Umsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in Europa (EU) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags
Hinweis: Alle Angaben netto
4. Betriebshaftpflichtversicherung als Nachweis zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
Der Bieter erklärt hiermit,
dass das Unternehmen über eine ungekündigte Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers mit folgendem Versicherungsschutz verfügt, die im Falle des Zuschlages für die Dauer der Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird:
- mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall Personen- und Sachschäden
- mindestens 2,5 Mio. EUR pro Schadensfall für Vermögensschäden
Für den Fall, dass eine solche Versicherung noch nicht besteht, erklärt der Bieter,
- dass er dem Auftraggeber innerhalb einer angemessenen Frist vor Zuschlagserteilung an ihn schriftlich den Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorlegen wird, durch die Versicherungsschutz für den Fall erteilt wird, dass er wegen eines in Zusammenhang mit dem hier ausgeschriebenen Projekt, von ihm selbst oder einer Person, für die er einzustehen hat, begangenen Verstoßes vom Auftraggeber oder einem anderen aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Bestimmungen für einen Vermögens-, Sach- oder Personenschaden verantwortlich gemacht wird,
- dass ein Versicherungsschutz in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall Personen- und Sachschäden abgeschlossen wird,
- dass ein Versicherungsschutz in Höhe von mindestens 2,5 Mio. EUR pro Schadensfall für Vermögensschäden abgeschlossen wird,
- dass er den Versicherungsschutz für die Laufzeit des Vertrages aufrechterhalten wird und
- dass die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen werden.
Hinweis:
Die Betriebshaftpflichtversicherung ist in der geforderten Höhe für eine Bewerbergemeinschaft insgesamt zu erfüllen.

1. Es wird bestätigt, dass das Unternehmen im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als 2 Mio. EUR erwirtschaftet hat (Mindestanforderung an die Eignung).
Im Fall eines Angebots einer Bewerbergemeinschaft oder einer Eignungsleihe, wird bestätigt, dass die zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) einen Umsatz von mehr als 2 Mio. EUR erwirtschaftet haben (Mindestanforderung an die Eignung).
2. Mindestdeckungssummen Betriebshaftpflichtversicherung:
- mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall Personen- und Sachschäden
- mindestens 2,5 Mio. EUR pro Schadensfall für Vermögensschäden

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters dienen die Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit in Anlage 2 (A2). Dort genannte Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind zwingend einzuhalten und führen bei Nichtvorliegen zum Ausschluss.
1. Beschäftigtenzahl als Nachweis zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit:
Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens:
Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigungszahl des Unternehmens der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Es wird bestätigt, dass im Unternehmen im letzten Geschäftsjahr mehr als 20 Beschäftigte tätig waren (Mindestanforderung an die Eignung).
Im Fall der Bewerbung einer Bietergemeinschaft oder einer Eignungsleihe, wird bestätigt, dass in den zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) mehr als 20 festangestellte Mitarbeiter waren (Mindestanforderung an die Eignung).
2. Speziell für die Abfrage der Referenzen dienen die Angaben des Bewerbers in Anlage 7 (A7, separates MS-Excel-Dokument) zu den Bewerbungsbedingungen.
Die Vergabestelle bewertet die in Anlage 7 benannten Referenzen des Bewerbers gemäß dem dort angegebenen Punkteschema. Die Vergabestelle erwartet mindestens drei vergleichbare Referenzen pro Bewerber, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden. Bei weniger eingereichten Referenzen erfolgt der Ausschluss des Bewerbers.
Für jede Referenz wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 7 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Dieser Eignungspunktwert wird multipli-ziert mit der zugehörigen Gewichtung. Die pro Referenz vergebenen Eignungspunkte werden anschließend addiert. Aus allen abgegebenen Referenzen eines Bewerbers wird dann der arithmetische Mittelwert der Eignungspunkte gebildet.
Aus der Gesamtbewertung aller durch den Wirtschaftsteilnehmer benannten Referen-zen wird die Rangfolge der Bewerbung ermittelt (höchster arithmetischer Mittelwert der Eignungspunkte entspricht der besten Bewerbung).
Die Referenzen sind ausschließlich mittels des als Anlage 7 (A7) beigefügten Formulars zu beschreiben.
Kriterien der Referenzen gem. Anlage 7:
1 Bieter
1.1 Referenzbezeichnung, A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
1.2 Es ist anzugeben, von welchem Unternehmen die Referenz eingebracht wird (z. B. "Bieter"/"dritten Unternehmen"/"Mitglied einer Bietergemeinschaft"). A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
1.3 Der Name des die Referenz einbringenden Unternehmens ist anzugeben. A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
2 Auftraggeber zur Referenz
2.1 Name und Anschrift des Auftraggebers, A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
2.2 Ansprechpartner beim Auftraggeber, A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
2.3 Telefonnummer und/oder E-Mailadresse des Ansprechpartners, A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
2.4 Ausführungszeitraum (Vertragsabschluss bis Projektende), B-Kriterium (10%)
Projektende
10 Pkt. = >= 2022
7 Pkt. = >= 2021
3 Pkt. = >= 2020
2.5 Auftragswert der Referenz netto (TEUR), B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = >= 1,5 Mio. EUR
1 Pkt. pro 150T EUR (linear)
3 Übersicht zur Referenz
3.1 Referenz vom Bieter als Auftragnehmer oder als Unterauftragnehmer eines Dritten? I-Kriterium (Informationskriterium)
3.2 Stammt die Referenz aus dem Bereich öffentliche Auftraggeber? B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = öffentliche Auftraggeber
0 Pkt. = nein
4 Fachliche Rahmenbedingungen zur Referenz
4.1 Die Referenz bezieht sich auf ein ITSM-System in Form einer Cloud-Lösung. A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
4.2 Welcher Cloud-Service (SaaS) wird eingesetzt? I-Kriterium (Informationskriterium)
4.3 Anzahl der User mit Funktionen/Rollen im ITSM-System (Agenten) B-Kriterium (50%)
10 Pkt. = > 1.000
7 Pkt. = 500 - 999
3 Pkt. = 50 - 4999
0 Pkt. =< 49
4.4 Anzahl der Endanwender B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = > 5.000 Anwender
7 Pkt. = 1.000 - 4.999 Anwender
3 Pkt. = 500 - 999 Anwender
0 Pkt. = < 499 Anwender
4.5 Welcher Leistungsumfang ist in Bezug auf Inbetriebnahme, Customizing, Full-Service und Prozessberatung gegeben? B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = Inbetriebnahme,Customizing, Full-Service und Prozessberatung,
6 Pkt. = Inbetriebnahme, Full-Service, Customizing,
3 Pkt. = nur Inbetriebnahme,
3 Pkt. = nur Full-Service,
0 Pkt. = Kombinationen ohne Inbetriebnahme oder Full-Service.
4.6 Eine Prozessautomatisierung und/oder eine automatische Inventur von CIs wurde umgesetzt? B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = Prozessautomatisierung und eine automatische Inventur von CIs,
5 Pkt. = Prozessautomatisierung oder eine automatische Inventur von CIs,
0 Pkt. = nein.
4.7 Wurde ein Self Service-Portal für die Endanwender zur Meldung von Störungen eingesetzt? B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = Ja
0 Pkt. = nein
4.8 Wurde ein Warenkorbsystem (Fulfillment-Prozess) umgesetzt? B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = Ja
0 Pkt. = nein
4.9 Wurden Clients für Arbeitsplatzsysteme und mobile Endgeräte eingesetzt? B-Kriterium (10%)
10 Pkt. = Ja
0 Pkt. = nein
5 Zusammenfassende Kurzbeschreibung der Referenz
5.1 Kurze Beschreibung (maximal 3 Seiten A4 auf getrenntem Blatt - Text und Grafik) der Referenz und Darlegung der Vergleichbarkeit der Referenz mit dem Vergabevorhaben.
Hinweis: In die Tabelle dann bitte nur eintragen, in welchem Teil der Bewerbungsunterlagen sich die Einzelbeschreibungen zu den Referenzen befinden. A-Kriterium (Pflichtangabe, Ausschluss des Bieters bei Nicht-Angabe)
Die 6 Bewerber mit den höchsten Mittelwerten der Eignungspunktzahl erhalten von der Vergabestelle eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, nicht berücksichtigte Bewerber werden entsprechend informiert.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Es wird bestätigt, dass im Unternehmen im letzten Geschäftsjahr mehr als 20 Beschäftigte tätig waren (Mindestanforderung an die Eignung).
Im Fall der Bewerbung einer Bietergemeinschaft oder einer Eignungsleihe, wird bestätigt, dass in den zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) mehr als 20 festangestellte Mitarbeiter waren (Mindestanforderung an die Eignung).
2. Referenzen
Der Bewerber muss mindestens 3 vergleichbare Referenzen gem. o.g. A- und B- Kriterien einreichen. Bei weniger eingereichten Referenzen erfolgt der Ausschluss des Bewerbers.
Für jede Referenz wird pro [B]-Kriterium ein Eignungspunktwert gemäß des in Anlage 7 angegebenen Bewertungshinweises vergeben. Dieser Eignungspunktwert wird multipli-ziert mit der zugehörigen Gewichtung. Die pro Referenz vergebenen Eignungspunkte werden anschließend addiert. Aus allen abgegebenen Referenzen eines Bewerbers wird dann der arithmetische Mittelwert der Eignungspunkte gebildet.
Aus der Gesamtbewertung aller durch den Wirtschaftsteilnehmer benannten Referen-zen wird die Rangfolge der Bewerbung ermittelt (höchster arithmetischer Mittelwert der Eignungspunkte entspricht der besten Bewerbung).
Die Referenzen sind ausschließlich mittels des als Anlage 7 (A7) beigefügten Formulars zu beschreiben.
Die 6 Bewerber mit den höchsten Mittelwerten der Eignungspunktzahl erhalten von der Vergabestelle eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, nicht berücksichtigte Bewerber werden entsprechend informiert.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Eigenerklärung des Bewerbers zu den Ausschlusskriterien gemäß §§ 123, 124 und 125 GWB (Anlage 3 (A3))
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) (Anlage 8 (A8))
- Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg auf die
Ukraine (Anlage 9 (A9))

Zu Punkt II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote:
Nebenangebote sind nicht zugelassen. Es dürfen maximal bis zu zwei Hauptangebote abgegeben werden.
Wollen Sie, dass Ihr Angebot nicht aus formalen Gründen ausgeschlossen wird?
Ja, dann befolgen Sie unbedingt folgende Hinweise:
- Lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig durch!
- Halten Sie sich an die vorgegebenen Fristen!
- Verwenden Sie die beigefügten Vordrucke!
- Fügen Sie nichts hinzu und lassen Sie nichts weg, was ausdrücklich gefordert wird!
- Machen Sie etwaige Änderungen an Ihren eigenen Eintragungen hinreichend deutlich!
- Stellen Sie - vor Abgabe Ihrer Unterlagen - Bewerberfragen, wenn Ihnen etwas unklar oder widersprüchlich erscheint!
- Achten Sie auf die Beantwortung der Bewerberfragen!
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5FYWTU0GL4Q

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hat ein Bewerber oder Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertages nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingeht. Wenn und soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.