Erstellung und Umsetzung des Kulturprogramms für den Deutschen Pavillon auf der Expo 2025 Osaka, Japan | BR Deutschland, vertreten durch Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-07-11	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die Expo 2025 Osaka findet vom 13.04. bis zum 13.10.2025 in Osaka, Kansai, Japan statt. Das Thema der Expo 2025 Osaka lautet „Designing Future Society for Our Lives”. Das Motto gliedert sich in drei Unterthemen auf (Saving Lives, Empowering Lives, Connecting Lives). Der Deutsche Pavillon ist im Bereich „Connecting Lives“ angesiedelt und widmet sich unter dem Titel „Wa! Germany“ in seinem Auftritt einem für die Gestaltung unserer Zukunft zentralen Thema – der zirkulären Kreislaufwirtschaft – und demonstriert das vielfältige Deutschland auf einzigartige Weise.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Erstellung und die Umsetzung eines passenden Kulturprogramms für den Deutschen Pavillon im Zeitraum vom 13.04. bis zum 13.10.2025 auf der Expo 2025 Osaka, Kansai, Japan.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Erstellung und die Umsetzung des Kulturprogramms für den Deutschen Pavillon im Zeitraum vom 13.04. bis zum 13.10.2025 auf der Expo 2025 Osaka, Kansai, Japan.
Das Kulturprogramm umfasst die Bespielung des Deutschen Pavillons in / auf folgenden Bereichen: Pavillonbühne, Freifläche Deutscher Pavillon inklusive Wartebereich sowie ggf. die Expo-Bühne und das Expo-Gelände. Das Kulturprogramm beinhaltet auch die kulturelle Gestaltung des Deutschen Nationentags sowie ggf. weitere Programmpunkte.
Es gilt, während der gesamten Expo-Laufzeit ein vielseitiges und abwechslungsreiches Abbild der deutschen Kulturlandschaft für den Deutschen Pavillon darzustellen, das einen klaren Bezug zum Motto des Deutschen Pavillons „Wa! Germany“, dem Hauptthema der Expo „Designing Future Society for Our Lives“ und zum Unterthema „Connecting Lives“ und dem herstellt und auf diesen aufbaut, sodass sich eine stimmige Gesamtheit der Konzepte und Programmpunkte ergibt.
Der Auftragnehmer entwickelt für den Auftraggeber ein Gesamtkonzept für das Kulturprogramm für den Deutschen Pavillon im Rahmen der Beteiligung an der Expo 2025 Osaka, Kansai, Japan. Dieses ist in folgende Unterkategorien unterteilt:
- Programm / Konzept für die Pavillonbühne
- Programm / Konzept für die Freifläche des Deutschen Pavillons inkl. Wartebereich
- Programm / Konzept für den Deutschen Nationentag
- Organisationskonzept (inkl. Termin- und Ablaufplan)
Um ein vielseitiges und ansprechendes Kulturprogramm auf der Expo 2025 Osaka erstellen zu können, ist schon bei dessen Konzeption darauf zu achten, dass der thematische Fokus und die Schwerpunkte des Programms in erster Linie nachvollziehbare Verbindungen und eindeutige Bezüge zum Gastgeberland Japan sowie zum Motto des Deutschen Pavillons und zum Expo-Hauptthema aufweisen. Das Kulturprogramm soll dabei unter Beachtung der spezifisch japanischen kulturellen Besonderheiten auf sympathische und humorvolle Weise die Besucherinnen und Besucher der Expo 2025 Osaka mit einem neuen Deutschlandbild überraschen. Bei der Konzeption und Erstellung des Programms ist zu beachten, dass für das Kulturprogramm hauptsächlich deutsche Künstler / Projekte / Produktionen beauftragt und eingesetzt werden. Künstler aus Japan können ggf. in das Kulturprogramm aufgenommen werden, wenn sie über einen eindeutigen Bezug zu Deutschland verfügen.
Weiterführende Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Bewerber haben nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen.
2. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Es ist eine Eigenerklärung gemäß Anlage „Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ vorzulegen, die bestätigt, dass keiner der in den §§ 123, 124 GWB aufgeführten Ausschlusstatbestände erfüllt ist.
3. Nichtvorliegen von Interessenkollisionen
Der Bewerber hat eine Eigenerklärung gemäß Anlage „Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Interessenkollisionen“ vorzulegen, in der er bestätigt, dass er keine Interessen hat, die mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehen und sie nachteilig beeinflussen könnten. Sofern der Bewerber mit der Ausführung des Auftrags im Widerspruch stehende Interessen hat, muss glaubhaft dargelegt werden, dass die konkrete Interessenkollision die Auftragsausführung aufgrund struktureller, personeller und/oder organisatorischer Vorkehrungen nicht nachteilig beeinflussen wird.
4. Erklärung zu einem fehlenden Bezug zu Russland (VO (EU) 2022/576 vom 08.04.2022)
Die genannten Nachweise zum Vorliegen der Zuverlässigkeit sind im Falle einer Bewerbergemeinschaft von allen Mitgliedern jeweils einzeln vorzulegen.
Im Falle einer Eignungsleihe ist eine entsprechende Erklärung des Eignungsleihers beizufügen (Anlage „Verpflichtungserklärung Eignungleihe“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Bankauskunft
Zum Nachweis über die wirtschaftliche Situation und das Zahlverhalten des Bewerbers bzw. Mitglieds der Bewerbergemeinschaft ist eine Bankauskunft in Kopie vorzulegen. Diese darf bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge nicht älter als drei Monate sein.
2. Mindestjahresumsatz
Über die Anlage „Eigenerklärung Umsatz“ sind vom Bewerber bzw. jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft Angaben zum Umsatz der bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre insgesamt sowie Angaben zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags zu machen.
Dabei muss der durchschnittliche Jahresumsatz im Bereich der zu vergebenden Leistung bei mindestens 4 Mio. Euro (netto) liegen – ermittelt als Durchschnitt der – sofern verfügbar – letzten sechs abgeschlossenen Geschäftsjahre. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft können die durchschnittlichen Jahresumsätze aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft zusammengerechnet werden.
3. Betriebshaftpflichtversicherung
Es wird ein Versicherungsschutz während des gesamten Auftragszeitraums mit einer einmaligen Mindestdeckungssumme je Versicherungsfall von 5 Mio. Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden gefordert.
Die Erklärung ist ggf. von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Referenzen
Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft haben mit ihrem Teilnahmeantrag mindestens zwei Referenzaufträge über die erfolgreiche Durchführung vergleichbarer Aufträge in den letzten acht Jahren nachzuweisen.
Geforderte Mindestanforderungen sind folgende:
a. Der Beginn der vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft ausgeführten Leistungen darf bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge in keinem der Referenzaufträge mehr als acht Jahre zurückliegen; und
b. Jeder der Referenzaufträge muss sich auf ein Projekt aus dem Veranstaltungs-/ Eventmanagement beziehen, das in Art und Umfang mit dem vorliegenden Projekt vergleichbar ist. Hierzu zählen insbesondere vorangegangene Weltausstellungen sowie Projekte im Zusammenhang mit internationalen Großereignissen aus den Bereichen Sport, Veranstaltungen, Medien oder Politik; und
c. Jeder der Referenzaufträge muss für mindestens 30 Kalendertage ausgelegt gewesen sein.
2. Sprachkenntnisse
Der Bewerber bzw. der Vertreter der Bewerbergemeinschaft hat über die Anlage „Eigenerklärung Sprachkenntnisse“ zu versichern, dass zu Vertragsbeginn im Rahmen der Projektleitung in ausreichendem Maße Personal zur Verfügung steht, welches über Deutsch- und Englischkenntnisse verfügt. Zudem muss eine Verständigung auf Japanisch möglich sein. Deutsch/Japanische oder Englisch/Japanische Sprachkenntnisse können sowohl über eigenes Personal im Rahmen der erweiterten Projektleitung als auch über Dienstleister eingebunden werden.

Der Auftraggeber wickelt das Vergabeverfahren vollständig über die oben bezeichnete Vergabeplattform ab. Insbesondere werden Fragen ausschließlich über die Vergabeplattform beantwortet. Die in dieser Bekanntmachung genannten Formulare und weiteren Bestandteile der Vergabeunterlagen sind – soweit zum Zeitpunkt der Bekanntmachung verfügbar – vollständig über die Vergabeplattform erhältlich.
Bei Einreichung von mehr als zwei Referenzen hat der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft die zwei besten Referenzen zu bezeichnen (Nr. 1 und 2), die im Hinblick auf die hier abgefragten Leistungen einer Kulturagentur die vergleichbarsten Referenzen darstellen.
Die Bewertung der Referenzen erfolgt nach Maßgabe ihrer Vergleichbarkeit mit den hier ausgeschriebenen Leistungen. Hierbei werden verschiedene Parameter berücksichtigt: die Länge der Leistungserbringung, der internationale Kontext der Leistung, die inhaltliche Ausrichtung der Leistung und der Gesamtauftragswert.
Es werden die zwei besten Referenzen je Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaft (und vom Bewerber bezeichneten) mit je maximal 10 Punkten bewertet. Die vier Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, die die höchste Gesamtpunktzahl erreicht haben, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit im vierten Rang werden alle viertplatzierten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die detaillierten Hinweise für die Angebotsabgabe sowie für den Ablauf des Verhandlungsverfahrens entnehmen Sie bitte der Anlage „Verfahrensbeschreibung“.
Den Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wird für die Erstellung eines zuschlagsfähigen Angebots eine pauschale Aufwandsentschädigung gezahlt (ausgenommen späterer Auftragsnehmer).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
§ 160 GWB lautet:
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Auf die weiteren Vorschriften des GWB zur Einreichung von Nachprüfungsanträgen wird hingewiesen.