EU-weite Ausschreibung zum Abschluss eines Rahmenvertrags zur Bereitstellung von SAP-basierten ERP- und HR-Leistungen (SAP S/4HANA mit kommunalem Template - Los 1 sowie SAP SuccessFactors - Los 2)

ITEBO GmbH

Die ITEBO GmbH plant die Ausschreibung von zwei Rahmenvereinbarungen zur Beschaffung von Implementierungs- und Beratungsleistungen für SAP-basierte ERP- und HR-Systemlösungen auf Basis von SAP S/4HANA sowie SAP SuccessFactors, die bei verschiedenen kommunalen Gebietskörperschaften, höheren Kommunalverbänden oder ausgegliederten Organisationseinheiten eingesetzt werden sollen. Die Kundenstruktur ist heterogen und umfasst unterschiedliche kommunale Organisationstypen, die jeweils eigene fachliche und organisatorische Anforderungen aufweisen. Daraus ergibt sich ein erhöhter Bedarf an standardisierbaren, aber gleichzeitig anpassungsfähigen Lösungen. Die Beauftragung erfolgt im Rahmen dieser Rahmenverträge. Die konkreten Leistungen werden durch die ITEBO GmbH im Auftrag ihrer Kunden bedarfsorientiert abgerufen und in Form von Einzelprojekten umgesetzt, die sich an den jeweiligen fachlichen und organisatorischen Anforderungen der Kunden orientieren.

Deadline

Deadline 2026-08-14

Wer?

• ITEBO GmbH

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Lüneburg › Lüneburg, Landkreis
• Weser-Ems › Osnabrück, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: EU-weite Ausschreibung zum Abschluss eines Rahmenvertrags zur Bereitstellung von SAP-basierten ERP- und HR-Leistungen (SAP S/4HANA mit kommunalem Template - Los 1 sowie SAP SuccessFactors - Los 2)
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 1

1️⃣
Interne Kennung: LOT-0001 E65791492
Titel: Los 1 - SAP S/4HANA mit kommunalem Template
Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftragnehmer erbringt sämtliche Leistungen im Zusammenhang mit SAP S/4HANA, insbesondere Beratung, Konzeption, Implementierung, Integration, Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung. Die Lösung ist so auszugestalten, dass sie sowohl in einer Cloud-basierten Betriebsform (insbesondere SAP S/4HANA Private Cloud) als auch im On-Premises-Betrieb eingesetzt werden kann. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere • die Umsetzung eines kommunalen Templates auf Basis des SAP-Standards, • die Abbildung der fachlichen Anforderungen des öffentlichen Sektors, • die Integration bestehender Fachverfahren, • die Durchführung von Datenmigrationen, • die Durchführung von Tests, Produktivsetzung und Stabilisierung sowie • die Durchführung von Schulungs- und Wissenstransfermaßnahmen. Der Template-Ansatz basiert auf der Nutzung etablierter Best Practices im SAP-Umfeld und umfasst vorkonfigurierte Prozesse, Integrationsszenarien sowie Werkzeuge zur Beschleunigung und Qualitätssicherung der Implementierung. Ein zentrales Ziel ist die Befähigung der ITEBO GmbH sowie der beteiligten Kundenorganisationen, die Systeme nach Projektabschluss eigenständig zu betreiben und Supportleistungen zu erbringen. Die Auswahl des jeweiligen Betriebsmodells erfolgt in Abhängigkeit der spezifischen Anforderungen der einzelnen Kunden. Die spezifischen fachlichen, technischen und projektbezogenen Anforderungen an die angebotene Lösung sind im Anforderungskatalog (Anlage - Anforderungskatalog Los 1 - ERP) definiert. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die kommunalen Anforderungen vollständig und standardnah abgebildet werden. Soweit diese nicht durch den SAP-Standard umgesetzt werden können, sind geeignete Zusatzlösungen (z.B. Add-ons oder Erweiterungen) einzusetzen. Diese Zusatzlösungen sind Bestandteil der angebotenen Lösung und müssen produktiv nutzbar sowie in die Gesamtarchitektur integriert sein.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer erbringt sämtliche Leistungen im Zusammenhang mit SAP S/4HANA, insbesondere Beratung, Konzeption, Implementierung, Integration, Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung.
Die Lösung ist so auszugestalten, dass sie sowohl in einer Cloud-basierten Betriebsform (insbesondere SAP S/4HANA Private Cloud) als auch im On-Premises-Betrieb eingesetzt werden kann.
Der Leistungsumfang umfasst insbesondere

• die Umsetzung eines kommunalen Templates auf Basis des SAP-Standards,
• die Abbildung der fachlichen Anforderungen des öffentlichen Sektors,
• die Integration bestehender Fachverfahren,
• die Durchführung von Datenmigrationen,
• die Durchführung von Tests, Produktivsetzung und Stabilisierung sowie
• die Durchführung von Schulungs- und Wissenstransfermaßnahmen.

Der Template-Ansatz basiert auf der Nutzung etablierter Best Practices im SAP-Umfeld und umfasst vorkonfigurierte Prozesse, Integrationsszenarien sowie Werkzeuge zur Beschleunigung und Qualitätssicherung der Implementierung.
Ein zentrales Ziel ist die Befähigung der ITEBO GmbH sowie der beteiligten Kundenorganisationen, die Systeme nach Projektabschluss eigenständig zu betreiben und Supportleistungen zu erbringen.
Die Auswahl des jeweiligen Betriebsmodells erfolgt in Abhängigkeit der spezifischen Anforderungen der einzelnen Kunden.
Die spezifischen fachlichen, technischen und projektbezogenen Anforderungen an die angebotene Lösung sind im Anforderungskatalog (Anlage - Anforderungskatalog Los 1 - ERP) definiert.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die kommunalen Anforderungen vollständig und standardnah abgebildet werden. Soweit diese nicht durch den SAP-Standard umgesetzt werden können, sind geeignete Zusatzlösungen (z.B. Add-ons oder Erweiterungen) einzusetzen.
Diese Zusatzlösungen sind Bestandteil der angebotenen Lösung und müssen produktiv nutzbar sowie in die Gesamtarchitektur integriert sein.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Beratung im Bereich Software-Integration 📦

Software-Implementierung 📦

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Osnabrück, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: LOT-0002 E65791492
Titel: Los 2 - SAP SuccessFactors
Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftragnehmer erbringt sämtliche Leistungen im Zusammenhang mit SAP SuccessFactors, insbesondere Beratung, Konzeption, Implementierung, Integration, Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung. Die Lösung ist im Sinne eines Full-Public-Cloud-Ansatzes auszugestalten und basiert auf den SAP SuccessFactors Modulen (insbesondere Employee Central und Employee Central Payroll). Der Leistungsumfang umfasst insbesondere • die Umsetzung einer integrierten HR-Lösung auf Basis des SAP-Standards, • die Abbildung der fachlichen Anforderungen des öffentlichen Dienstes, • die fachliche und technische Integration der HR-Lösung in die bestehende Systemlandschaft, insbesondere zur Unterstützung durchgängiger Geschäftsprozesse sowie eines konsistenten Datenaustauschs zwischen SAP SuccessFactors, SAP S/4HANA sowie weiteren Fachverfahren, • die Abbildung der haushaltsbezogenen Stellenbewirtschaftung, einschließlich Stellenplanung, -steuerung und -bewirtschaftung, • die Durchführung von Datenmigrationen, • die Durchführung von Tests, Produktivsetzung und Stabilisierung sowie • die Durchführung von Schulungs- und Wissenstransfermaßnahmen. Ein zentrales Ziel ist die Befähigung der ITEBO GmbH sowie der beteiligten Kundenorganisationen, die Systeme nach Projektabschluss eigenständig zu betreiben und Supportleistungen zu erbringen. Die spezifischen fachlichen, technischen und projektbezogenen Anforderungen an die angebotene Lösung sind im Anforderungskatalog (Anlage - Anforderungskatalog Los 2 - SuccessFactors) definiert. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Anforderungen des öffentlichen Personalwesens, insbesondere im Kontext tariflicher und beamtenrechtlicher Regelungen sowie der Stellenbewirtschaftung gemäß Haushaltsrecht, vollständig und standardnah abgebildet werden. Soweit diese nicht durch den SAP-Standard umgesetzt werden können, sind geeignete Zusatzlösungen (z.B. Add-ons oder Erweiterungen) einzusetzen. Diese Zusatzlösungen sind Bestandteil der angebotenen Lösung und müssen produktiv nutzbar sowie vollständig in die Gesamtarchitektur integriert sein.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer erbringt sämtliche Leistungen im Zusammenhang mit SAP SuccessFactors, insbesondere Beratung, Konzeption, Implementierung, Integration, Migration, Schulung, Support und Weiterentwicklung.
Die Lösung ist im Sinne eines Full-Public-Cloud-Ansatzes auszugestalten und basiert auf den SAP SuccessFactors Modulen (insbesondere Employee Central und Employee Central Payroll).
Der Leistungsumfang umfasst insbesondere

• die Umsetzung einer integrierten HR-Lösung auf Basis des SAP-Standards,
• die Abbildung der fachlichen Anforderungen des öffentlichen Dienstes,
• die fachliche und technische Integration der HR-Lösung in die bestehende Systemlandschaft, insbesondere zur Unterstützung durchgängiger Geschäftsprozesse sowie eines konsistenten Datenaustauschs zwischen SAP SuccessFactors, SAP S/4HANA sowie weiteren Fachverfahren,
• die Abbildung der haushaltsbezogenen Stellenbewirtschaftung, einschließlich Stellenplanung, -steuerung und -bewirtschaftung,
• die Durchführung von Datenmigrationen,
• die Durchführung von Tests, Produktivsetzung und Stabilisierung sowie
• die Durchführung von Schulungs- und Wissenstransfermaßnahmen.

Ein zentrales Ziel ist die Befähigung der ITEBO GmbH sowie der beteiligten Kundenorganisationen, die Systeme nach Projektabschluss eigenständig zu betreiben und Supportleistungen zu erbringen.
Die spezifischen fachlichen, technischen und projektbezogenen Anforderungen an die angebotene Lösung sind im Anforderungskatalog (Anlage - Anforderungskatalog Los 2 - SuccessFactors) definiert.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Anforderungen des öffentlichen Personalwesens, insbesondere im Kontext tariflicher und beamtenrechtlicher Regelungen sowie der Stellenbewirtschaftung gemäß Haushaltsrecht, vollständig und standardnah abgebildet werden. Soweit diese nicht durch den SAP-Standard umgesetzt werden können, sind geeignete Zusatzlösungen (z.B. Add-ons oder Erweiterungen) einzusetzen.
Diese Zusatzlösungen sind Bestandteil der angebotenen Lösung und müssen produktiv nutzbar sowie vollständig in die Gesamtarchitektur integriert sein.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-08-14 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-08-14 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 47 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-08-14 11:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Die ausschreibende Stelle behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs. 3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Mindestbedingung: Verbindliche Erklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB so- wie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB sowie in § 22 LkSG genannten Tatbestände.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: ITEBO GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE206059746
Postanschrift: Dielingerstr. 39/40
Postleitzahl: 49074
Postort: Osnabrück
Region: Osnabrück, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@itebo.de 📧
Telefon: 00495419631710 📞
URL: https://www.itebo.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E65791492 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E65791492 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Nationale Registrierungsnummer: t:04131153308
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich bei der in Ziffer 5.1.16 benannten zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren (Überprüfungsstelle) einzureichen. Der Antrag ist nur zulässig, solange kein wirksamer Zuschlag erteilt worden ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag ordnungsgemäß nach § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg zehn Kalendertage vergangen sind. Der Antrag ist auch vor wirksamer Zuschlagserteilung unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-17+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 136-496092 (2026-07-15)

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