EVB-IT Cloudrahmenvertrag über ein cloudbasiertes Telekommunikationssystem (TK) - Unified Communication (UC)

Kurze Beschreibung

Dienstleistungsvertrag über Telekommunikationsdienstleistungen / Datenkommunikationslösungen.
Der Auftrag wird im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb vergeben.

Beschreibung der Beschaffung

Mit der Ausschreibung und den benötigten Leistungen wird das Ziel verfolgt, einen EVB-IT Cloud(rahmen)vertrag mit einem Auftragnehmer abzuschließen und unter diesem die in der beigefügten Leistungsbeschreibung dargestellten Dienste in der beschriebenen Qualität und im beschriebenen Umfang zu den angebotenen Preisen abrufen zu können. Der Auftragnehmer stellt den Zugang zur Cloud-Infrastruktur zur Verfügung und realisiert die monatliche Abrechnung.
Der Auftragnehmer berät und unterstützt die Stadt Esslingen im weiteren in der Nutzung der zur Verfügung gestellten Cloud-Infrastruktur.
Der Auftragnehmer unterstützt die Migrationsarbeiten.
Schätzmenge der über den EVB-IT-Cloudrahmenvertrag abrufbaren Lizenzen: 1.450.
Höchstmenge der über den EVB-IT-Cloudrahmenvertrag abrufbaren Lizenzen: 2.000.
Die Stadt Esslingen ist grundsätzlich nicht verpflichtet, diese Dienste im ausgeschriebenen Umfang abzurufen, vielmehr werden diese Dienste in den Projekten entsprechend dem Bedarf und der Benutzerlast abgerufen. Die Stadt Esslingen verpflichtet sich jedoch dazu, mindestens 1.000 Lizenzen über den gegenständlichen EVB-IT Cloudrahmenvertrag abzurufen (Mindestabnahmemenge).
Bezugsberechtigt aus dem EVB-IT Cloudrahmenvertrag sind neben der Stadt auch deren Eigengesellschaften.
Der Bewerber bestätigt mit seinem Teilnahmeantrag in der Lage zu sein, ein cloudbasiertes TK-System anzubieten, das folgende Mindest-Kriterien erfüllt:
a) Allgemeine Anforderungen
- Der Betrieb der Plattform muss im SaaS-Modell durch den Bieter durchgeführt werden
b) Cloud-basierter Kommunikationsdienst
- Die Datenverarbeitung muss innerhalb der EU, bevorzugt in Deutschland erfolgen und alle Anforderungen der DS-GVO und des Bundesdatenschutzgesetzes einhalten.
- Redundante Bereitstellung des Dienstes in einen zweiten Rechenzentrumsstandort innerhalb der EU, bevorzugt in Deutschland, wobei alle Anforderungen der DS-GVO und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden
- Der Bewerber muss nachweisen, dass er für den angebotenen Cloud-Provider über eine Zertifizierung nach dem BSI-C5-Kriterienkatalog (oder einem vergleichbaren Kriterienkatalog) verfügt.
c) Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen
- Eine Datenanonymisierung nach DS-GVO muss möglich sein
d) Voicemail-Funktion
- Jedem User muss eine Voicemail zugeordnet werden können
- Text to Speech steht jedem User für das Besprechen seiner Voicemail zur Verfügung
e) Vermittlungsplatz-Funktion
- Die Vermittlungsplätze sind als Software-Applikation auszuführen
- Für die Nutzung der Vermittlungsplatz-Software ist ein handelsüblicher Windows-PC ausreichend
f) Chef-Sekretär Funktion
- die Funktion muss grundsätzlich als 1:1 Beziehung (Chef/Sekretär) bereitgestellt werden können
g) Endgeräte / Endeinrichtungen
- Standard SIP IP Endgeräte / Endeinrichtungen müssen am Cloudsystem betrieben werden können
- IP Gateways für die Anschaltung analoger Endgeräte stehen zur Verfügung
h) generelle Funktionen
- Sperrlisten: jeder Anwender kann individuell für seine Nebenstelle Nummern sperren
- Die Einrichtung einer Rufumleitung kann an andere Personen delegiert werden

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es sollen mindestens drei und maximal vier geeignete Bewerber zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert werden. Sollte es mehr als vier geeignete Bewerber geben, wird eine differenzierte Eignungsprüfung vorgenommen, um den Bewerberkreis zu reduzieren. Dazu wertet die Vergabestelle die Teilnahmeanträge zunächst nach form- und fristgerechtem Eingang aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Hierbei wird auch geprüft, ob der Bewerber die aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung (K.O.-Kriterien) erfüllt. Teilnahmeanträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden zwingend aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die verbliebenen Teilnahmeanträge wertet die Vergabestelle nach folgenden Auswahlkriterien aus.
a) Auswahlkriterium 1: Durchschnittlicher jährlicher Umsatz in den 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren in Millionen EUR netto mit vergleichbaren Leistungen gemäß Ziffer I.3 dieser Bekanntmachung.
Es können bei diesem Kriterium maximal 10 Punkte erreicht werden. Die Wertung wird wie folgt vorgenommen:
Durchschnittlicher Jahresumsatz von mehr als 1,00 Mio. € bis zu 1,30 Mio. € = 1 Punkt
Durchschnittlicher Jahresumsatz von mehr als 1,30 Mio. € bis zu 1,60 Mio. € = 2 Punkte
Durchschnittlicher Jahresumsatz von mehr als 1,60 Mio. € bis zu 2,00 Mio. € = 3 Punkte
[usw.]
Durchschnittlicher Jahresumsatz von mehr als 3,60 Mio. € bis zu 4,00 Mio. € = 9 Punkte
Durchschnittlicher Jahresumsatz von mehr als 4,00 Mio. € = 10 Punkte
b) Auswahlkriterium 2: Anzahl (i) und Qualität (ii) der vergleichbaren Referenzen gemäß Ziffer I.3 dieser Bekanntmachung. Das vom Bieter eingereichte Referenzformular wertet die Vergabestelle qualitativ aus, prüft also die inhaltliche Übereinstimmung der Bieterreferenz mit den Anforderungen aus dem beabsichtigten Projekt anhand der Eingaben im Formular. Pro Referenz können maximal zehn Punkte erreicht werden. Die Bewertung erfolgt nach folgender Matrix:
Referenz über ein cloudbasiertes TK-System
- mit > 1.000 Lizenzen/Devices = 10 Punkte,
- mit > 750 Lizenzen/Devices = 7,5 Punkte,
- mit > 500 Lizenzen/Devices = 5 Punkte,
- mit > 250 Lizenzen/Devices = 2,5 Punkte.
Im Rahmen der Bewertung nach ii) addiert die Vergabestelle jeweils die Summe der erreichten Punkte der ausgefüllten Referenzmuster. Die Vergabestelle legt bis zu fünf Referenzen zugrunde, so dass insgesamt max. 50 Punkte bei diesem Auswahlkriterium erreichbar sind. Bei Angabe von mehr als fünf Referenzen, werden nur die ersten fünf bewertet.
c) Auswahlkriterium 3: Anzahl der im betreffenden (Geschäfts-)Bereich beschäftigten Mitarbeiter des Bewerbers (in Vollzeitäquivalenten).
Es können bei diesem Kriterium maximal 20 Punkte erreicht werden. Die Wertung wird wie folgt vorgenommen:
Mitarbeiterzahl ab 08,00 = 2 Punkte
Mitarbeiterzahl ab 12,00 = 4 Punkte
Mitarbeiterzahl ab 16,00 = 6 Punkte
[usw.]
Mitarbeiterzahl ab 40,00 = 18 Punkte
Mitarbeiterzahl ab 44,00 = 20 Punkte
Die 4 geeigneten Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen in der Eignungsprüfung sind grundsätzlich für das Verhandlungsverfahren qualifiziert und werden zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert. Die Reihenfolge bestimmt sich nach den erreichten Gesamtpunktzahlen in der Eignungsprüfung. Es können maximal 80 Punkte erreicht werden. Haben mehrere Bewerber dieselbe Punktzahl, erhalten diese denselben Rang. Bei mehreren Bewerbern auf demselben Rang, werden diese zugelassen, bis maximal 4 Bewerber zugelassen sind. Wären bei Zulassung der Bewerber auf dem letzten Rang mehr als die geplanten max. 4 Bewerber zuzulassen, entscheidet zwischen diesen punktgleichen Bewerbern jeweils der absolute Vorsprung beim Kriterium 2. Es wird in diesem Fall auf die Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen abgestellt. Der Auftraggeber behält sich vor, nur 3 geeignete Bewerber für das Verhandlungsverfahren zuzulassen, sofern es einen deutlichen Abstand (insgesamt mehr als 15 Punkte) zwischen dem Dritt- und dem Viertplatzierten gibt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Jeder Bewerber muss seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen.
Ausländische Bewerber können anstelle der nachfolgend genannten Eignungsnachweise auch vergleichbare, andere Eignungsnachweise vorlegen. Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft haben jeweils einzeln die aufgeführten Erklärungen mit ihrer Bewerbung vorzulegen.
Alle vom Auftraggeber für den Teilnahmewettbewerb unter dem unter Ziff. I.3) genannten Link bereit gestellten Formblätter sind zwingend zu verwenden.
Der Auftraggeber behält sich vor, einzelne fehlende Eignungsnachweise nachzufordern, ist hierzu aber nicht verpflichtet.
Bewerber/Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in dem Teilnahmeantrag sämtliche Mitglieder der Bewerber/Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen (sh. Formblatt Bewerbergemeinschaftserklärung).
Der Bewerber hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Er kann die Unterauftragnehmer bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags benennen (sh. Formblatt Unterauftragnehmer-Einsatz).
Sofern der Bewerber von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags zu benennen. In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (sh. Formblatt Verpflichtungserklärung Unteraufträge).
Für den Fall der Bildung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Teilnahmeantragsformular mit den Eigenerklärungen zur Eignung eingereicht werden.
Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung), § 44 ff. VgV, sind die folgenden Nachweise zu erbringen:
1) Angaben zu Firma, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (zum Beispiel Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit), mit der Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung
2) Soweit die Rechtsform des Unternehmens dies ermöglicht: Aktueller unbeglaubigter Auszug aus dem Handelsregister (Kopie), nicht älter als 12 Monate.
3) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 und § 124 GWB. Der Auftraggeber stellt hierfür ein Formblatt zur Verfügung.
4) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (Russland-Sanktionen). Der Auftraggeber stellt hierfür ein Formblatt zur Verfügung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Als Bieter werden nur Unternehmen zugelassen, die ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) wie folgt nachweisen können:
5) Eigenerklärung zu den Umsätzen des Unternehmens innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (2020-2022);
6) Eigenerklärung zu den Umsätzen mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (2020-2022).
7) Erklärung zum Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung (oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung) für Personen-, Sach-, Vermögensschäden und Schäden gem. BDSG mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe. Sofern der Nachweis mit Teilnahmeantragsabgabe nicht geführt werden kann, reicht die Erklärung eines Versicherers aus, dass er zum Abschluss einer solchen Versicherung mit dem Bewerber im Falle der Auftragserteilung bereit ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Als Bieter werden nur Unternehmen zugelassen, die ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) wie folgt nachweisen können:
8) Angabe der Anzahl der in den letzten 3 Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte (Vollzeitäquivalente, einschl. nachweislich zur Verfügung stehender freier Mitarbeiter) für den maßgeblichen (Geschäfts-)Bereich, ggf. Angaben für das beherrschende Unternehmen für den in Deutschland maßgeblichen (Geschäfts-)Bereich.
9) Darstellung der Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (10/2020-10/2023)
Bei den Referenzprojekten ist darzustellen:
- genaue Beschreibung des Projekts, aus der insbesondere hervorgeht, dass die nachfolgend dargestellte Mindestanforderung erfüllt wird,
- erbrachte Leistungen und Funktion des Bewerbers,
- Auftraggeber mit Ansprechpartner (soweit die Benennung des Ansprechpartners datenschutzrechtlich zulässig ist),
- Angaben zu Umfang/Größe und gegebenenfalls Kategorie des Auftraggebers,
- Leistungszeitraum,
- Auftragswert bzw. Projektvolumen.
10) Der Bewerber muss nachweisen, dass er für den angebotenen Cloud-Provider über eine Zertifizierung nach dem BSI-C5-Kriterienkatalog (oder einem vergleichbaren Kriterienkatalog) verfügt.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu 9)
Mindestens 1 Referenzprojekt des Unternehmens über vergleichbare Leistungen mit mindestens 1000 Lizenzen aus den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (10/2020-10/2023).
Das Referenzprojekt muss folgende Leistungen beinhalten (sämtliche benannten Aspekte müssen innerhalb der jeweiligen Referenz erfüllt sein):
- cloudbasiertes TK-System
- zentrale Bereitstellung eines SIP-Trunks verbunden mit der Portierung mehrerer bestehender Rufnummern
- Bereitstellung eines software- basierten Vermittlungsplatzes
- Anbindung einer 3rd party DECT-Infrastruktur

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Im Fall der Auftragsvergabe an eine Bietergemeinschaft haften alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch.
2. Im Fall der Eignungsleihe für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit haftet auch der Eignungsleihgeber gemäß § 47 Abs. 3 VgV.
3. Der Bewerber gewährleistet, dass alle am Projekt beteiligten Personen des Bewerbers mit direktem Kundenkontakt die Leistungen ausnahmslos in deutscher Sprache erbringen können.
4. Über die auftragsgegenständlichen Leistungen wird ein EVB-IT Cloudvertrag geschlossen.
5. Nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) dürfen öffentliche Auftraggeber in Baden-Württemberg öffentliche Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 Euro (netto) nur an Unternehmen vergeben, die bei Angebotsabgabe in Bezug auf Bau- oder Dienstleistungen eine schriftliche Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung abgeben. Der Auftraggeber wird mit dem Angebot eine entsprechende Verpflichtungserklärung verlangen.

1) Alle Nachweise zum Teilnahmeantrag können in Form von Eigenerklärungen erfolgen, soweit sich aus der Ausschreibung nicht etwas anderes ergibt. Alle vom Auftraggeber für den Teilnahmewettbewerb unter dem unter Ziff. I.3) genannten Link bereitgestellten Formblätter sind zwingend zu verwenden.
2) Alle weiteren Informationen zu diesem Vergabeverfahren wie Änderungen der Leistungsbeschreibung, Beantwortung von Bieterfragen oder sonstige verfahrensrelevante Informationen werden ebenfalls unter dem Link bereitgestellt. Bis zum Ablauf der Teilnahmefrist ist der Bewerber verpflichtet, regelmäßig und selbstständig auf zur Verfügung gestellte, geänderte oder zusätzliche Dokumente zu achten.
3) Der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache abzufassen und in elektronischer Form (Textform gem. § 126b BGB) bis spätestens zum Ende der Teilnahmefrist vorzulegen. Die Abgabe des Teilnahmeantrags ist ausschließlich über das eVergabeportal unter dem in Ziff. I.3) angegebenen Link möglich.
4) Eine Einreichung des Teilnahmeantrags per E-Mail, Telefax oder in schriftlicher Form ist nicht zulässig.
5) Der Auftraggeber erstattet keine Kosten, die für die Erstellung der Teilnahmeanträge und die Teilnahme am Vergabeverfahren entstehen.
6) Etwaige Fragen sollten möglichst frühzeitig gestellt werden. Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind spätestens bis zum 23.10.2023 einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Vorschriften über die Einlegung von Rechtsbehelfen finden sich in den §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Auf die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines Nachprüfungsantrags zur Vergabekammer wird hingewiesen, insbesondere auf die Vorschrift des § 160 GWB, die folgenden Wortlaut hat:
"§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession
hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften
geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1
Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."