Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Institutions Initiative

EIT RawMaterials GmbH

Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Initiative (https://www.eit-hei.eu/).

Deadline

Deadline 2026-09-01

Wer?

• EIT RawMaterials GmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-31	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Institutions Initiative
Referenznummer: EITRM-HEI-EVENT2026
Kurze Beschreibung:

Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Initiative (https://www.eit-hei.eu/).

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Event-Organisation 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Beschreibung
Interne Kennung: EITRM-HEI-EVENT2026
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

EIT RawMaterials GmbH intends to establish a framework contract for event management services in relation to the EIT Higher Education Initiative. It is therefore seeking an event management agency to support the planning, organ-isation, delivery, and follow-up of EIT Higher Education Initiative events until the end of 2028. The selected agency is expected to provide flexible, high-quality, and cost-efficient event man-agement services for in-person, hybrid, and online formats, depending on the needs of each specific event. Please refer to the service description for further information.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Terms and conditions may be subject to individual service assignments.
Dauer
Datum des Beginns: 2026-10-01 📅
Datum des Endes: 2028-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Concept outline for an in-person commu-nity event
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Quality, Expertise and Experience of the Proposed Project Team
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-01 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-08-24 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Section 56 Procurement Ordinance shall apply to follow-up requests for documentation.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1) Registration with the commercial register (Indication of the HRB/HRA number and the register court). If there is no obligation to register (e.g. due to the legal form), corresponding information must be provided. 2) Registration with a professional or trade register in other EU Member States (For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU).

Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Total turnover Annual turnover in EUR (net), based on the last three completed financial years before the time limit for tenders, for which figures are already available. Minimum requirement The tenderer must provide evidence that its total turnover for each of the last three completed financial years was at least EUR 1,000,000 (net, excl. VAT) per financial year. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Business liability insurance Evidence must be provided of the existence of business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: Personal injury, property damage and financial losses: EUR 500,000 sum insured per claim and limited to EUR 1 million sum insured for all claims in an insurance year. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

References Tenderers have to make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the tenderer and a client covering services which are comparable to those subject of the tendered contract. By the means of references it has to be made proof of the following (minimum requirements): - EU Institutions: The tenderer must demonstrate its experience with event management services with EU institutions, international organisations, public sector bodies, or other organisations of similar scale and complexity (minimum requirement: one reference). - Innovation and technology sector: The tenderer must demonstrate its experience with event management services in the innovation and technology sector, including organisations promoting research, innovation, entrepreneurship, technology commercialisation, digital transformation, and industrial competitiveness. For the purpose of this procurement procedure this sector is to be defined as sector in whch companies and public entities develop, manufacture and distribute technologies, e.g. software, IT, hardware, electronics, telecommunication, deep tech (minimum requirement: one reference). - In-person, hybrid, and online events: The tenderer must demonstrate its experience with international in-person, hybrid, and online events, including including conferences and workshops. (minimum requirement: one reference). Note: One reference may cover more than one of the above-mentioned exclusion criteria. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Number of employees Declaration showing the tenderer's average annual number of permanent employees over the last three completed fiscal years before the deadline for submission of tenders. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Section 123(1) No 1 Competition Act

Section 123(1) No 2 and 3 Competition Act

Section 123(1) No 4 and 5 Competition Act

Section 123(1) No 6 Competition Act

Section 123(1) No 10 Competition Act

Section 123(4) No 1 Competition Act

Section 124(1) No 1 Competition Act

Section 124(1) No 2 Competition Act

Section 124(1) No 3 Competition Act

Section 124(1) No 4 Competition Act

Section 124(1) No 5 Competition Act

Section 124(1) No 6 Competition Act

Section 124(1) No 7 Competition Act

Section 124(1) No 8 and 9 Competition Act

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: EIT RawMaterials GmbH
Nationale Registrierungsnummer: VAT ID DE301692026
Postanschrift: Knesebeckstr. 62
Postleitzahl: 10719
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@eichlerkernklein.de 📧
Telefon: +4930467384230 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MGGZ/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MGGZ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MGGZ 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4DM2MGGZ# 1) Tenderers must declare that there is no connection to the Russian Federation within the meaning of Article 5k(1) of Regulation (EU) No 833/2014, as amended by Article 1(16) of Council Regulation (EU) 2025/2032 of 23 October 2025. The form Declaration of non-existence of grounds for exclusion must be used for the declaration. 2) The English version of this tender is directly available on the procurement platform DTVP

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
URL: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

According to section 160 (3) sentence 1 No 4 Competition Act a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the objection.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-31+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 147-534157 (2026-07-31)

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