Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck Gesellschaft. Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakten, Preisverleihungen u. Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages wird die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung sein: Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung durch. Diese findet nach einem bestimmten Turnus stets in einem anderen Bundesland statt (2011: Berlin / 2012: Düsseldorf / 2013: voraussichtlich Potsdam / 2014: München; zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung siehe unter Ziff.II.1.4 und II. 2.2 dieser Bekanntmachung). An der Jahresversammlung nehmen rund 800 Mitglieder und Gäste teil. Sie ist für die MPG das wichtigste Ereignis im Jahr mit hoher medialer und politischer Einbindung. Für 2011 und 2012 stehen die Rahmendaten wie Termin und Veranstaltungsort bereits fest. Die Jahresversammlung besteht aus verschiedenen Teilprojekten, deren Ablauf und Inhalte von der MPG vorgegeben werden und die sich in etwa wie folgt darstellen: Tag 1: Öffentlicher Vortrag im Audimax der jeweiligen Universität; Nachfolgendes Come-Together an einem fußläufig zu erreichenden Ort. Sitzungen der 3 Sektionen der MPG. Verwaltungsratsitzung. Verleihung des Stifterverbandspreises: Empfang der jeweiligen Landesregierung (teilweise Mitorganisation erforderlich). Sitzung des Senats; Mittagessen des Senats; Mitgliederversammlung; Festversammlung mit anschließendem Festbankett (Grundsatzrede des MPG-Präsidenten, politische Grußbotschaften, wissenschaftlicher Festvortrag); Daneben finden verschiedene Kommissionssitzungen (zwischen 5 und 50 Teilnehmern) statt. Ein spezielles Begleitprogramm für verschiedene Gästegruppen wird bisher von Mitarbeitern des Pressereferates der MPG übernommen. Ebenso läuft die gesamte graphische Ausstattung über einen separaten Dienstleister. Für die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung sind insbesondere folgende Aufgaben durch den gesuchten Auftragnehmer zu erledigen: — Bereitstellung, Weiterentwicklung und Betreuung eines geeigneten Einladungsmanagements, das eine einfache Online-Anmeldung und Gästeverwaltung ermöglicht, — Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten für die o. g. Veranstaltungen/ Aktivitäten, — Organisation/ Bereitstellung sämtlicher technischer Anforderungen/ des techn. Equipments, — Organisation/ Bereitstellung sämtlichen Caterings inklusive Blumendekoration, — Organisation/ Bereitstellung sonstiger Infrastruktur, z. B. Bustransfers bzw. VIP-Fahrdienste, Sanitätsdienst, falls erforderlich spezielle Sicherheitsmaßnahmen, — Organisation/ Bereitstellung und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort, — Organisation/ Bereitstellung sonstiger Veranstaltungsausstattung, z. B. spezielles Mobiliar, Buchung von Moderatoren, Beschaffung von Gastgeschenken und Blumensträußen, — Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive der Unterhaltung eines Tagungsbüros, — Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer, — Budgetführung und Abrechnung, — Ab 2012 zusätzlich Recherche und Buchung von Hotelzimmer-Kontingenten in verschiedenen Kategorien. Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung im Presserefererat der MPG zu erledigen. Auf Abruf sind weitere, im Kontext stehende Zusatzleistungen /-arbeiten möglich. Der Auftraggeber behält sich vor, neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, gemäß § 3 EG Abs. (4) lit. g) VOL/ A (2. Abschnitt) im Wege des Verhandlungsverfahrens an den Auftragnehmer des Hauptauftrages zu vergeben. Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, v.a. auch des § 11 BDSG, zu erbringen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2010-10-26.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2010-10-19.
Auftragsbekanntmachung (2010-10-15) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Volltext:
Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck Gesellschaft. Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakten, Preisverleihungen u. Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages wird die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung sein: Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung durch. Diese findet nach einem bestimmten Turnus stets in einem anderen Bundesland statt (2011: Berlin / 2012: Düsseldorf / 2013: voraussichtlich Potsdam / 2014: München; zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung siehe unter Ziff.II.1.4 und II. 2.2 dieser Bekanntmachung). An der Jahresversammlung nehmen rund 800 Mitglieder und Gäste teil. Sie ist für die MPG das wichtigste Ereignis im Jahr mit hoher medialer und politischer Einbindung. Für 2011 und 2012 stehen die Rahmendaten wie Termin und Veranstaltungsort bereits fest. Die Jahresversammlung besteht aus verschiedenen Teilprojekten, deren Ablauf und Inhalte von der MPG vorgegeben werden und die sich in etwa wie folgt darstellen: Tag 1: Öffentlicher Vortrag im Audimax der jeweiligen Universität; Nachfolgendes Come-Together an einem fußläufig zu erreichenden Ort. Sitzungen der 3 Sektionen der MPG. Verwaltungsratsitzung. Verleihung des Stifterverbandspreises: Empfang der jeweiligen Landesregierung (teilweise Mitorganisation erforderlich). Sitzung des Senats; Mittagessen des Senats; Mitgliederversammlung; Festversammlung mit anschließendem Festbankett (Grundsatzrede des MPG-Präsidenten, politische Grußbotschaften, wissenschaftlicher Festvortrag); Daneben finden verschiedene Kommissionssitzungen (zwischen 5 und 50 Teilnehmern) statt. Ein spezielles Begleitprogramm für verschiedene Gästegruppen wird bisher von Mitarbeitern des Pressereferates der MPG übernommen. Ebenso läuft die gesamte graphische Ausstattung über einen separaten Dienstleister. Für die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung sind insbesondere folgende Aufgaben durch den gesuchten Auftragnehmer zu erledigen: — Bereitstellung, Weiterentwicklung und Betreuung eines geeigneten Einladungsmanagements, das eine einfache Online-Anmeldung und Gästeverwaltung ermöglicht, — Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten für die o. g. Veranstaltungen/ Aktivitäten, — Organisation/ Bereitstellung sämtlicher technischer Anforderungen/ des techn. Equipments, — Organisation/ Bereitstellung sämtlichen Caterings inklusive Blumendekoration, — Organisation/ Bereitstellung sonstiger Infrastruktur, z. B. Bustransfers bzw. VIP-Fahrdienste, Sanitätsdienst, falls erforderlich spezielle Sicherheitsmaßnahmen, — Organisation/ Bereitstellung und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort, — Organisation/ Bereitstellung sonstiger Veranstaltungsausstattung, z. B. spezielles Mobiliar, Buchung von Moderatoren, Beschaffung von Gastgeschenken und Blumensträußen, — Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive der Unterhaltung eines Tagungsbüros, — Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer, — Budgetführung und Abrechnung, — Ab 2012 zusätzlich Recherche und Buchung von Hotelzimmer-Kontingenten in verschiedenen Kategorien. Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung im Presserefererat der MPG zu erledigen. Auf Abruf sind weitere, im Kontext stehende Zusatzleistungen /-arbeiten möglich. Der Auftraggeber behält sich vor, neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, gemäß § 3 EG Abs. (4) lit. g) VOL/ A (2. Abschnitt) im Wege des Verhandlungsverfahrens an den Auftragnehmer des Hauptauftrages zu vergeben. Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, v.a. auch des § 11 BDSG, zu erbringen.
Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck Gesellschaft. Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakten, Preisverleihungen u. Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages wird die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung sein: Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung durch. Diese findet nach einem bestimmten Turnus stets in einem anderen Bundesland statt (2011: Berlin / 2012: Düsseldorf / 2013: voraussichtlich Potsdam / 2014: München; zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung siehe unter Ziff.II.1.4 und II. 2.2 dieser Bekanntmachung). An der Jahresversammlung nehmen rund 800 Mitglieder und Gäste teil. Sie ist für die MPG das wichtigste Ereignis im Jahr mit hoher medialer und politischer Einbindung. Für 2011 und 2012 stehen die Rahmendaten wie Termin und Veranstaltungsort bereits fest. Die Jahresversammlung besteht aus verschiedenen Teilprojekten, deren Ablauf und Inhalte von der MPG vorgegeben werden und die sich in etwa wie folgt darstellen: Tag 1: Öffentlicher Vortrag im Audimax der jeweiligen Universität; Nachfolgendes Come-Together an einem fußläufig zu erreichenden Ort. Sitzungen der 3 Sektionen der MPG. Verwaltungsratsitzung. Verleihung des Stifterverbandspreises: Empfang der jeweiligen Landesregierung (teilweise Mitorganisation erforderlich). Sitzung des Senats; Mittagessen des Senats; Mitgliederversammlung; Festversammlung mit anschließendem Festbankett (Grundsatzrede des MPG-Präsidenten, politische Grußbotschaften, wissenschaftlicher Festvortrag); Daneben finden verschiedene Kommissionssitzungen (zwischen 5 und 50 Teilnehmern) statt. Ein spezielles Begleitprogramm für verschiedene Gästegruppen wird bisher von Mitarbeitern des Pressereferates der MPG übernommen. Ebenso läuft die gesamte graphische Ausstattung über einen separaten Dienstleister. Für die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung sind insbesondere folgende Aufgaben durch den gesuchten Auftragnehmer zu erledigen: — Bereitstellung, Weiterentwicklung und Betreuung eines geeigneten Einladungsmanagements, das eine einfache Online-Anmeldung und Gästeverwaltung ermöglicht, — Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten für die o. g. Veranstaltungen/ Aktivitäten, — Organisation/ Bereitstellung sämtlicher technischer Anforderungen/ des techn. Equipments, — Organisation/ Bereitstellung sämtlichen Caterings inklusive Blumendekoration, — Organisation/ Bereitstellung sonstiger Infrastruktur, z. B. Bustransfers bzw. VIP-Fahrdienste, Sanitätsdienst, falls erforderlich spezielle Sicherheitsmaßnahmen, — Organisation/ Bereitstellung und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort, — Organisation/ Bereitstellung sonstiger Veranstaltungsausstattung, z. B. spezielles Mobiliar, Buchung von Moderatoren, Beschaffung von Gastgeschenken und Blumensträußen, — Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive der Unterhaltung eines Tagungsbüros, — Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer, — Budgetführung und Abrechnung, — Ab 2012 zusätzlich Recherche und Buchung von Hotelzimmer-Kontingenten in verschiedenen Kategorien. Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung im Presserefererat der MPG zu erledigen. Auf Abruf sind weitere, im Kontext stehende Zusatzleistungen /-arbeiten möglich. Der Auftraggeber behält sich vor, neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, gemäß § 3 EG Abs. (4) lit. g) VOL/ A (2. Abschnitt) im Wege des Verhandlungsverfahrens an den Auftragnehmer des Hauptauftrages zu vergeben. Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, v.a. auch des § 11 BDSG, zu erbringen.
Ort der Leistung Deutschland🏙️ Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungsauftrag
Verordnung: Europäische Gemeinschaften, mit GPA-Beteiligung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Verfahren
Verfahrensart: Beschleunigtes Verhandlungsverfahren
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Angebotsart: Gesamtangebot
Art des öffentlichen Auftraggebers: Andere
Haupttätigkeit: Sonstiges
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Land: Deutschland 🇩🇪 Kontakt
Internetadresse: www.mpg.de🌏