Eventleistungen

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages für Eventdiensteistungen – gefordert sind sowohl konzeptionelle Leistungen als auch Umsetzung und Beratung.
Aufgrund der Erfahrung aus vergangenen Projekten können wir eine unverbindliche Schätzung von 230 Projekttagen pro Jahr (exklusive Fremdleistungen) abgeben.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Am Dienstsitz des Auftragnehmers und zu ausgewählten Terminen / Besprechungen / Projekttagen im Hause der 50Hertz Transmission Gmbh (Berlin) sowie im Netzgebiet der 50Hertz.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer verantwortet als Rahmenvertragsagentur die Konzeption, Planung, Organisation und Umsetzung diverser Veranstaltung von 50Hertz. Weiterhin übernimmt der Dienstleistende das Controlling des Projektes.

Beschreibung der Verlängerungen

Verlängerungsoption von einmalig 36 Monaten und anschließend einmalig 24 Monaten. Die Verlängerungsoption hat ausschließlich einseitig der Auftraggeber. Die Verlängerung erfolgt zu denselben Konditionen wie die Laufzeit zuvor.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Dieses Kriterium ist erfüllt, wenn Sie uns die Bedingung im Vergabetool mit der Auswahl "Ja" bestätigen.
b) Einreichen des Handelsregisterauszugs
Einreichen eines aktuellen Handelsregisterauszugs (nicht älter als 6 Monate).Wenn keine Registrierungspflicht besteht, dann reichen Sie bitte ein alternatives Dokument mit Nennung der Organisationsform ein.
c) c) Eigenerklärung Russlandsanktionen
Bitte reichen Sie die ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung Russlandsanktionen ein. Nutzen Sie dafür bitte das bereitgestellte Dokument.
d) Während der gesamten Zeit der Durchführung muss ein fester, deutschsprachiger (mindestens Sprachniveau B2), weisungsbefugter Ansprechpartner für fachliche Sachverhalte zur Verfügung stehen.
Dieses Kriterium ist erfüllt, wenn Sie uns die Bedingung im Vergabetool mit der Auswahl "Ja" bestätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Einreichen des unterzeichneten Anschreibens
Bitte laden Sie ein unterzeichnetes Anschreiben hoch. Das Anschreiben muss folgende Informationen beinhalten:
- Jahresumsatz der Geschäftsjahre 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 (sofern vorhanden)
- Mitarbeitendenanzahl der Geschäftsjahre 2018, 2019, 2020, 2021, 2022 (sofern vorhanden)
Bitte nennen Sie diese Zahlen jeweils für das bewerbende Unternehmen. Sofern Sie Nachunternehmer einsetzen, eine Eignungsleihe nutzen oder Sie als Bietergemeinschaft sich bewerben, geben Sie die oben geforderten Zahlen auch für die weiteren Unternehmen an.
Die Angaben für Nachunternehmer ist nur notwendig, wenn diese den Hauptteil der ausgeschriebenen Leistung erbringen sollen.
b) Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung
Bitte laden Sie die Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung hoch. Nutzen Sie dafür bitte das bereitgestellte Dokument.
Die Deckungssummen für Personen-, Sach-, und Vermögensschäden müssen mindestens eine Höhe von 1 Mio. EUR pro Schadensfall umfassen. Sollte eine Betriebshaftpflichtversicherung mit der genannten Deckungssummen nicht vorliegen, kann diese im Falle eines Vertragsabschlusses nachgereicht werden.
c) Teilnahme am P2P Verfahren
Es kommt ein P2P-(Purchase-to-Pay)-Verfahren zur Anwendung.
Der Auftragnehmer hat das Leistungsdatenblatt elektronisch über das Portal und in Übereinstimmung mit dem bestätigten Aufmaß/ Abnahmeprotokoll/ Stundenzettel auszufüllen. Die Erbringung der Leistungen ist in geeigneter Form zu belegen.
Beim P2P- Verfahren werden die vom Auftraggeber nach dem Vertrag geschuldeten Zahlungen nach der ordnungsgemäßen Online-Erfassung der Leistungen fällig.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einreichen der geforderten Referenzen
Bitte laden Sie die Datei mit den geforderten Referenzen hoch. Das Nutzen des vorgegebenen "Template Referenzen" ist zwingend.
a) eine Referenz für die Organisation und Umsetzung eines politisches Abendevent mit Stakeholdern mit mindestens 100 Teilnehmenden und einem Budget: > 50 TEUR inklusive Fremdleistungen und ausgenommen Locationkosten; die Referenz sollte nicht älter sein als 2019
b) eine Referenz für die Organisation und Umsetzung einer mindestens zweistündigen hybriden Eventveranstaltung; Referenz sollte nicht älter sein als 2020
c) eine Referenz für die Organisation und Umsetzung eines halbtägigen öffentlichkeitswirksamen Offside Events mit mindestens 100 Teilnehmenden und einem Gesamtbudget > 100 TEUR; die Referenz sollte nicht älter sein als 2019; Erläuterung: es soll sich hierbei um ein politisch relevantes Event mit hochrangingen Stakeholdern handeln, welches auch für die Presse von Interesse ist.
d) 2 Referenzen für die Organisation und Umsetzung einer eintägigen Veranstaltung mit mindestens 1000 Teilnehmende und einem Gesamtbudget > 350 TEUR, die Referenz sollte nicht älter sein als 2019

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
a) Ggf. Erklärungen zur Eignungsleihe/Nachunternehmen (siehe unter VI. 3) c) (4)
Setzen Sie Eignungsleihe/Nachunternehmen gemäß VI.3) c) (4) ein?
b) Ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung (siehe unter VI. 3) c) (3)
Nehmen Sie als Bewerbergemeinschaft gemäß VI.3) c) (3) teil?
c) Verhaltenskodex für Lieferanten
Akzeptieren Sie den Verhaltenskodex für Lieferanten?
Sie finden ihn unter https://www.50hertz.com/de/Vertragspartner/Lieferanten/Downloads
"Andere Beschaffungskategorien & weitere Dokumente" - "12 VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN"

a) zu I.3 Zwingende Vorgabe zur Abgabe des Teilnahmeantrages und Angebote
Bewerber wenden sich bitte per Mail unter Angabe des Firmennamens, Ansprechpartner (inkl. Telefonnummer und E-Mail Adresse) und der Steueridentifikationsnummer an den unter I.1. genannten Kontakt, um Informationen zum Zugriff auf die Ausschreibung auf der Ariba-Plattform zu erhalten.
Den Bewerbern wird empfohlen, diesen Zugang so bald wie möglich zu beantragen und auf Ariba auf „Teilnahme beabsichtigen“ zu klicken, um Erläuterungen von der Beschaffungsstelle zu erhalten.
Die Beschaffungsstelle garantiert Bewerbern, die weniger als 48 Stunden vor dem Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge (siehe IV.2.2) Zugriff zu Ariba beantragen, nicht, Ariba-Anmeldedaten vor Abgabeschluss bereitzustellen.
Der Bewerber ist allein dafür verantwortlich, rechtzeitig Zugang zur Ariba-Plattform zu beantragen. Der Auftraggeber übernimmt keine Verantwortung für Probleme mit der Ariba-Plattform. Jeder Antrag, der nicht korrekt über Ariba eingereicht wird, wird abgelehnt.
b) Interessierte Unternehmen können sich bis maximal 7 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist via ARIBA-Plattform mit Fragen an die Vergabestelle wenden. Sollten die Fragen bzw. Antworten von allgemeinem Interesse sein, werden sie in anonymisierter Form über die Nachrichtenfunktion der ARIBA-Plattform zur Verfügung gestellt. Alle interessierten Unternehmen bzw. Bewerber sind verpflichtet, die Fragen und Antworten bei der Abfassung ihres Teilnahmeantrags sowie Angebotes zu beachten. Nichtbeachtung kann zum Ausschluss vom Verfahren führen.
c) Allgemeine Erläuterungen zum Inhalt des Teilnahmeantrags:
c. 1) Die Vergabestelle behält sich vor, den letzten vom Bewerber erhältlichen testierten Geschäftsbericht oder eine Wirtschaftsauskunft (nicht älter als 6 Monate) nachzufordern.
c. 2) Ausländische Bewerber: Diese haben grundsätzlich die geforderten Erklärungen/Nachweise auf Deutsch vorzulegen. Sollte eine Erklärung/ein Nachweis gänzlich nicht geführt werden können, ist dies zu begründen, eine vergleichbare Erklärung/ein vergleichbarer Nachweis vorzulegen und - auf Deutsch - zu erläutern, warum die Vergleichbarkeit besteht. Bei Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizulegen.
c. 3) Bewerbergemeinschaften: Diese haben mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete und vollständig ausgefüllte Bewerbergemeinschaftserklärung abzugeben.
Insbesondere der Aspekt der Übereinstimmung der Bildung der Bewerbergemeinschaft mit dem Kartellrecht ist zu beachten. Jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat die unter Ziffer III.1.1) und II.1.2) geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Für die Erklärungen und Nachweise unter Ziffer III.1.3) gilt dies eingeschränkt, falls die Bewerbergemeinschaft eine Aufgabenteilung vorsieht und insofern z. B. bestimmte Referenzen nur von einem Bewerbergemeinschaftsmitglied vorgelegt werden können; eine gegebenenfalls eingeschränkte Vorlage von Erklärungen und Nachweisen ist von der Bewerbergemeinschaft erschöpfend in einer Anlage zur Bewerbergemeinschaftserklärung zur erläutern. Für Bewerbergemeinschaften gelten im Übrigen die gleichen Regeln wie für Bewerber.
c. 4) Andere Unternehmen: Bewerber können sich zum Nachweis der Eignung anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe).
Dann muss das andere Unternehmen eine Verpflichtungserklärung vorlegen, wonach es im Auftragsfall für den Bewerber eine konkret definierte Teilleistung erbringen wird. Sowohl Unternehmen, welche die Eignung an den Bewerber verleihen (Eignungsverleiher und Nachunternehmer), als auch - sofern möglich - solche anderen Unternehmen, die der Bewerber im Übrigen für die Leistungsausführung vorsehen möchte (Nachunternehmen), sind in einer Liste zusammenzufassen, wo Name und Sitz des anderen Unternehmens sowie der Leistungsteil formuliert ist, für den das andere Unternehmen vorgesehen ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Fristen zur Einlegung eines Nachprüfungsantrags ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.
Zur Klarstellung wird diese Regelung komplett wiedergegeben.
"Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Alle verbliebenen Bieter, die den Zuschlag für den Auftrag nicht erhalten, werden für eine Backup- Funktion bezuschlagt - es gilt das endverhandelte Angebot des jeweiligen Bieters.
Der Auftraggeber (AG) behält sich vor, diese Backup-Funktion in Anspruch zu nehmen, wenn erhebliche Störungen des Vertrags vorliegen, z.B., wenn der Auftragnehmer (AN) des Vertrags Verpflichtungen aus dem Vertrag nicht nachkommt, ablehnt nachzukommen oder nicht nachkommen kann, Schlechtleistung vorliegt und der Vertrag daher vor Ablauf der Laufzeit gekündigt oder sonst beendet wird.
Entscheidet sich der AG, von der Back-Up Funktion Gebrauch zu machen, wird der in der Bewertungsreihenfolge nächste Bieter informiert und dabei über die zu erbringende Leistung aufgeklärt und aufgefordert, den Fortbestand der Leistungsbereitschaft innerhalb einer Frist von 14 Tagen zu erklären. Die Reihenfolge richtet sich nach den Platzierungen, welche nach den endverhandelten Angeboten erreicht wurden.
Bleibt diese Erklärung aus oder lehnt der Bieter ab, erlischt die Back-Up Vereinbarung mit ihm und der AG behält sich vor, den in der Reihenfolge nächsten Bieter zu informieren. Von Seiten der Bieter besteht kein Anspruch auf Ausübung dieser Backup-Vereinbarung.
Der Auftraggeber behält sich vor auf Grundlage der bekanntgegebenen Zuschlagskriterien eine Reduktion des Bieterkreises vorzunehmen und lediglich mit den wirtschaftlichsten Bietern zu verhandeln.